Должностная инструкция ивент менеджера
Должностная инструкция для специалиста по планированию и спонсорству общественных мероприятий
Название должности: Специалист по мероприятиям и спонсорству.
Роль: Выполнять обязательства компании по планированию внешних мероприятий в соответствии с маркетинговой стратегией; планировать PR-мероприятия и спонсорские проекты, направленные на привлечение новых клиентов.
Основные задачи:
Планирование, согласование и контроль мероприятий (PR-мероприятия, пресс конференция), благотворительные акции.
— Управление отношениями с агентствами по организации мероприятий и PR и оценка эффективности сотрудничества.
— Разрабатывать и реализовывать концепции, идеи, механизмы и сценарии мероприятий, соответствующие заявленным целям, работая в тесном сотрудничестве с агентствами по организации мероприятий и PR.
Оценка успешности мер и поиск путей их улучшения.
— Управление спонсорскими проектами: разработка стратегии спонсорства; определение коммуникационных целей (включая позиционирование бренда, уровень осведомленности о бренде); размещение рекламных материалов в рамках спонсорских проектов.
Для достижения наилучшего соотношения задачи и бюджета необходимо участие в тендерах, создание конкурсной документации и тесная координация с департаментом закупок.
Взаимодействие с другими подразделениями компании: участие в клубах, церемониях и т.п.
Постоянный мониторинг изменений в ивент-индустрии (ведущие агентства), инноваций.
Специальные знания и навыки:
Презентационные способности (способность эффективно передавать информацию).
— Навыки управления проектом (бюджетирование и управление временем).
— — даже пока в форхендлере.
Юридические и финансовые знания, относящиеся ко всем видам мероприятий и проектов.
— Знание использования конференционного и концертного оборудования (освещение, звуковые системы).
— Знание истории искусства (в том числе музыки и хореографии).
— Артистические вкусы.
— Творческое мышление -.
— Знание языков (английский).
· Владение компьютером (знание программ MS Office Power Point, Excel, MS Project)
Поведенческие навыки кандидата:
— предназначение
— творчество и открытость новым идеям;
— проактивность, быстрая реакция, устойчивость к стрессам;
Памятливость и внимание к деталям;
— поиск наилучших результатов;
— заинтересованность в успехе команды;
Сострадание к клиентам.
Должностная инструкция для менеджера по проведению мероприятий
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. общие положения
1.1. Event-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Назначение на должность event-менеджера и освобождение от нее производится приказом генерального директора компании.
1.3. Event-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия event-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.5. На должность event-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в сфере индустрии развлечений, а также опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет или высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее года.
1.6. Event-менеджер должен знать:
— специфику организации крупных корпоративных мероприятий;
— специфику сервисной индустрии и индустрии изготовления подарков;
— основы маркетинга и рекламы;
— правила установления деловых контактов и проведения деловых переговоров;
— методы сбора и обработки информации с применением современных технических средств связи и компьютерных технологий;
— локальные нормативные акты организации.
1.7. Event-менеджер должен уметь:
— разрабатывать концепцию и план мероприятий, специальных поездок, семинаров и выставок;
— планировать и организовывать различные по масштабам рекламно-праздничные мероприятия;
— составлять детальную программу мероприятия и описывать необходимые средства исполнения разработанной программы мероприятия;
— составлять сценарий и программу праздника;
— собирать, изучать и анализировать требования клиентов;
— отслеживать эффективность реализации проектов;
— предварительно рассчитывать бюджет реализуемого мероприятия;
— в интересной и доступной форме преподносить информацию клиенту;
— осуществлять постоянную связь с клиентом;
— пополнять информационный материал рекламного характера;
— пользоваться справочной литературой и интернет-ресурсами.
1.8. Event-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— уставом компании, правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. функциональные обязанности менеджера мероприятий
Перед менеджером событий стоят следующие задачи:
2.1. Проводит необходимые встречи и переговоры с клиентами с целью выяснения пожеланий заказчика о планируемом мероприятии, требованиях, составе участников и для утверждения программы мероприятия.
2.2. Обеспечивает клиента необходимой устной и письменной информацией и консультирует клиентов.
2.3. Осуществляет поиск наиболее выгодных по стоимости, срокам и качеству обслуживания организации, оказывающих услуги по развлечению и обслуживанию клиентов (предоставление необходимого оборудования для проведения конференций и семинаров, культурно-экскурсионное обслуживание, питание, проживание, транспортные услуги, концертные программы и т. д.).
2.4. Устанавливает контакты с организациями, оказывающими услуги, необходимые для выполнения проектов; согласовывает с ними основные условия договоров на предоставление услуг и обеспечивает их заключение.
2.5. Отслеживает современные тенденции и нововведения по организации корпоративных мероприятий и событий.
2.6. Ведет статистику организованных мероприятий и готовит аналитические справки и отчеты по проектам.
2.7. Незамедлительно информирует руководителя организации и заинтересованных лиц о чрезвычайных происшествиях с участниками во время мероприятия.
3. Право event-менеджера
Управляющий мероприятием имеет право:
3.1. Проходить переподготовку и повышение квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными нормативными актами организации.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его профессиональной деятельности.
3.3.Запрашивать и получать от руководителя организации и других специалистов документы, информацию, в том числе программное обеспечение, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
3.5. Сообщать руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе работы, и вносить предложения по их устранению.
3.6. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам своей профессиональной деятельности.
4. ответственность организатора события
Event-менеджер отвечает за:
4.1. Некачественное и несвоевременное выполнение возложенных на него должностной инструкцией обязанностей в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. Причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Образец должностной инструкции менеджера по закупкам
Общие положения
- Менеджер по закупкам отвечает за своевременное получение товаров, необходимых компании.
- Менеджер по закупкам нанимается и увольняется приказом директора.
- Менеджер по закупкам подчиняется руководителю соответствующего отдела.
- На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, командированный руководителем отдела закупок.
Кандидат на данную позицию должен соответствовать следующим требованиям:
- Законченное высшее образование
- Высокий уровень владения деловой лексикой на английском языке, достаточный для общения и переписки с иностранными партнерами
- Опыт работы от 1,5 лет.
Специалист по закупкам должен знать следующее
- Специализированное законодательство и нормативные акты;
- Особенности внешнеторговых операций;
- Деловые обычаи страны, с которой работодатель ведет торговлю;
- Ведение документооборота в связи с закупками;
- Ведение деловой переписки;
- Ценовые особенности закупаемых товаров;
- Основные марки закупаемых товаров, их характеристики и отличия;
- Мониторинг основных тенденций рынка закупаемых товаров
- Заключение контрактов с иностранными поставщиками
- Проверка качества и других параметров закупаемых товаров
- Мониторинг поставщиков и их условий
- Поиск альтернативных поставщиков и товаров
- Использование соответствующего программного обеспечения и офисного оборудования
- Сотрудничество с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
- Необходимым аспектам процессов закупок.
Ответственность за это несет директор по закупкам:
- Содержание этих инструкций описано в следующих частях данного документа.
Обязанности
- Организация закупки подходящих товаров.
- Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
- Определение возможных альтернативных поставщиков.
- Мониторинг ситуации со скидками и акциями от поставщиков.
- Мониторинг тенденций рынка закупаемых товаров.
- Мониторинг неэкономических факторов, которые могут повлиять на ситуацию с закупками.
- Выполнение запросов менеджеров по продажам о сроках, количестве и других параметрах закупаемых товаров.
- Подготовка долгосрочных планов по закупке товаров в сотрудничестве с персоналом компании.
- Разрешение споров с поставщиками, включая возврат товаров ненадлежащего качества.
- Контроль ситуации с оплатой приобретенных товаров.
- Ведение документации в зоне своей ответственности.
- Контроль ситуации со своевременной доставкой товаров, их транзитом, таможенным оформлением и другими рабочими вопросами.
- Сотрудничество с контролирующими органами для получения соответствующих документов на импортируемые товары.
- Мониторинг регулярности внешнеторговых операций.
- Перевод иностранных документов для сотрудников компании в случаях, предусмотренных соответствующими правилами компании.
- Сотрудничество с аналитиками для подготовки отчетов и оценки закупленных товаров.
Ответственность
Сотрудник по закупкам может быть привлечен к ответственности в следующих случаях: а) в случаях, когда
- Причиняет ущерб компании из-за своей некомпетентности и невыполнения своих обязанностей — в соответствии с нормами трудового законодательства.
- Совершение проступка на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
- Раскрытие конфиденциальной информации третьим лицам — в соответствии с правилами компании и в рамках соответствующих нормативных актов.
Права
Руководитель заказчика имеет на это полномочия:
- Получать от сотрудников компании информацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.
- Требовать от руководителя своего отдела обеспечить ему/ей условия, необходимые для выполнения своих обязанностей.
- Информировать начальство о мерах по улучшению ситуации в своей зоне ответственности.
- Подписывать документы в своей зоне ответственности.
- Участвовать в совещаниях, связанных с закупочной деятельностью.
- Получать от компании новые документы, относящиеся к его/ее зоне ответственности.
- Представлять компанию в контактах с представителями поставщиков.
- Получает премии в соответствии с правилами, установленными в документах компании.
- Совершать оплачиваемые компанией поездки в другие города и за границу в связи с выполнением служебных обязанностей.
Форма представления и как оформить в соответствии с гостом
Какие документы необходимо создать перед выпуском должностной инструкции. Нормативные акты отрасли не предусматривают единого шаблона для должностной инструкции. Должностная инструкция упоминается в Общероссийском классификаторе управленческой документации, но установленного формата для ее создания нет.
Поэтому в организации можно составить инструкцию обычным способом. Не имеет значения, есть ли у него фирменный бланк, печать или сколько специалистов его одобрили. Важно то, что написано в самом руководстве.
Процедуры и стандарты. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и обязуется добросовестно их выполнять. И работодатель перечисляет условия, которые он создаст для этой должности.
Из этого вытекают требования к проектированию. Руководство должно быть подписано двумя лицами. Одним из них является работодатель. Обычно инициатором инструкции является работодатель, поэтому его подпись может выглядеть как согласие. Например, вот так:
От имени работодателя обычно подписывает лицо, уполномоченное нанимать данное лицо. В качестве альтернативы руководитель может делегировать полномочия по утверждению должностной инструкции любому другому сотруднику. Самое главное, что эти полномочия должны быть предоставлены в письменном виде, например, в форме приказа или распоряжения.
Форма и структура. Единой формы или структуры должностной инструкции, утвержденной законом или Колледжем, не существует. Каждый волен развивать его по своему усмотрению.
Фронт. Это также не прописано ни в одном нормативном документе. Как и в любом административном документе, первая страница руководства обычно содержит следующее:
- Название организации, как оно указано в регистрационных документах.
- Название документа.
- Имя, фамилия и должность сотрудника, уполномоченного утвердить или подписать должностную инструкцию.
- Дата документа.
- Регистрационный номер, если организация ведет реестр документов.
Текст должностной инструкции обычно начинается после названия должности и визы утверждения.
