Обзор обязанностей директора по снабжению

Что должен знать руководитель снабженцев

Обычно к менеджеру по закупкам предъявляются следующие требования:

1. Знание методов разработки предиктивных логистических планов.

   ом
   Нормы расхода сырья по направлениям деятельности компании.

   ом
   Приказы и другие нормативные акты, влияющие на деятельность отдела закупок в данной конкретной сфере деятельности.

   ом
   Экономика производства.

   ом
   Нормы транспортировки и хранения сырья, используемого на предприятии.

   ом
   Принятые на местах стандарты рабочего процесса.

   ом
   Также поймите, как работает система логистики и хранения.

   ом
   Знание основных информационных технологий, оптимизирующих деятельность отдела снабжения.

   ом
   Правила и стандарты, необходимые для деятельности на руководящей должности.

Кроме того, в требования часто входит опыт работы – не менее пяти лет обычно в снабжении и не менее трех лет по специальности в сфере деятельности компании на уровне директора или заместителя.

Основные формулировки

Здесь есть смысл исправить:

• Что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников компании — к специалистам;
• Порядок назначения на эту должность;
• Порядок замены данного работника во время его отсутствия на работе;
• Квалификационные требования к специалисту по корпоративным закупкам;
• Какими источниками должен руководствоваться специалист в своей работе.

В разделе Должностные обязанности специалиста вы можете определить:

• Задачи для специалиста по взаимодействию с поставщиками, заказчиками, партнерами;
• Специализированные задачи, связанные с взаимодействием с коллегами;
• Задачи специалиста, которые относятся исключительно к его компетенции и выполняются им лично;
• Порядок отчетности перед руководством специалиста о его работе;
• Обязанность специалиста выполнять указания руководства компании.

В разделе прав инструкции отражены права специалиста по закупкам:

• Получить полномочия, необходимые для выполнения установленных профессиональных функций;
• Получать информацию, необходимую для выполнения обязанностей по установленной должности;
• Получить необходимые ресурсы для выполнения обязанностей по назначенной должности;
• Вносить предложения руководству по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники компании, по оптимизации инфраструктур компании.

В разделе, регламентирующем ответственность закупщика, можно прописать:

• Ваша ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение инструкций руководства, разглашение коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации компании, положений законодательства Российской Федерации;
• Перечень правовых актов или отраслей законодательства, по которым специалист несет ответственность за свои действия.

Если отдел кадров примет решение о включении в инструкцию отдельного раздела о квалификационных требованиях, он может установить критерии в дополнение к содержащимся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

Как организовать работу специалиста по закупкам? Получите бесплатный пробный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм организации работы контрактной службы.

Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция

Должностная инструкция является юридическим документом, устанавливающим права, обязанности и пределы ответственности работника, занимающего соответствующую должность, и дает работодателю право применять дисциплинарные меры в отношении этого работника в случае нарушения. установленные обязанности.

Должностные инструкции имеют еще одну полезную функцию. Он заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи необходимо выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать лучше, чем если бы соответствующие сроки не фиксировались работодателем.

В АЖНЫЙ! Специалист по снабжению отвечает за достаточно сложное направление работы, которое предполагает своевременное снабжение предприятия сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами – словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования предприятия. компания . При этом регламентация деятельности является одним из важнейших условий эффективного функционирования всего предприятия.

Разберем более подробно нюансы написания должностной инструкции специалиста по закупкам.

Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

44-ФЗ прописывает основные направления, по которым работает специалист по закупкам.

Все это, как было сказано выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать свои права.

Кто должен утверждать и подписывать инструкцию

Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем предприятия в виде самостоятельного правового акта (в этом случае он подписывается руководителем) или изданием отдельного приказа. Подтвердить ее получение специалист, для которого была написана инструкция, может подписью на копии документа или в журнале должностных инструкций, если он ведется на предприятии.

В некоторых организациях практикуется согласование поручений с доверенным лицом. Как правило, факт соглашения удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в реестре поручений, в котором для этих целей отведена отдельная графа.

Переговоры как отдельная функция руководителя

Эффективный менеджер по закупкам — это больше, чем просто менеджер по производству. Он топ-менеджер, который оптимизирует цепочку поставок и снижает затраты, в частности, за счет поиска новых поставщиков.

Чтобы решать такие задачи, нужно быть мастером переговоров. Как минимум, понимать стили переговоров, знать, когда использовать принуждение и убеждение, а когда сосредоточиться на восприятии и эмоциях.

Вы должны понимать, что подготовка — это большая часть успешных переговоров. Если менеджер знает сильные и слабые стороны поставщика, вы сможете использовать эти знания. При этом не сводите все к цене — чуть более дорогой, но в то же время ответственный поставщик для компании часто более ценен, чем дешевый, но проблемный поставщик.

В нашем тренинге для директоров по закупкам целый модуль посвящен переговорам. Вы узнаете все тонкости делового общения, разберетесь в стилях «уличных боев» и «гарвардского подхода», отработаете основные ситуации, с которыми сталкиваются менеджеры в средних и крупных компаниях.

Главное преимущество такого курса – преподаватели-практики. Так что на занятиях вы не только изучите теорию, но и негласные правила, которых сейчас придерживаются покупатели и поставщики на встречах. Если знать такие нюансы, будет проще получить желаемую должность и полностью раскрыть свой потенциал.

Структура документа

Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет включать следующие ключевые разделы:

• Общие положения инструкции;
• Должностные обязанности специалиста по закупкам;
• Права специалистов по закупкам;
• Ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.

Эти разделы могут быть дополнены другими, например указанием квалификационных требований к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, то подробные требования к знаниям и умениям работника могут быть вынесены в отдельный раздел.

Структура сегмента снабжения

Чтобы понять, как обстоят дела в компании в плане закупок, нужно учитывать сразу несколько факторов:

• Тип производства компании.
• Сфера его деятельности.
• Количество ресурсов, вовлеченных в оборот организации.
  О Количество сотрудников.
• Географическое расположение пунктов сбора сырья, зон его переработки и конечной реализации.
• Ассортимент и география поставок.

Если вы только планируете реализовать себя в качестве менеджера по закупкам, уточните, входит ли в зону ответственности управление всеми складскими мощностями, как реализовано взаимодействие с системой логистики, есть ли закупки за границей и контакты с таможней оформление — все это может стать сюрпризом для будущей должности.

Вот условная структура сегмента предложения в средней компании. Вы будете отвечать за:

• Отдел закупок – менеджеры, которые заключают договоры, участвуют в тендерах, анализируют рынок и ищут лучшие предложения.
• Транспортный отдел — в зависимости от структуры компании отдел закупок может управлять только перемещением ресурсов, необходимых для поддержки администрации компании. Или полностью заменить службу логистики.
• Административный отдел — «диспетчерская», отвечающая за микроуправление закупками.
• Таможенный отдел — при необходимости. Кроме того, отдел может подчиняться директору по закупкам или юридическому отделу.
• Складской отдел — управление складом, контроль минимального запаса, перераспределение ресурсов и их расчет.

Функции и обязанности директора по снабжению

В должностных функциях топа-снабженца часто встречаются несколько пунктов:

1. Нужно понимать, какие ресурсы нужны бизнесу сейчас и в будущем.

   Ом
   Поймите, как они будут храниться и как они попадут в нужные отделы.

   Ом
   Контролируйте свои расходы, определяйте нужных людей, которые будут за них отвечать.

   Ом
   Оптимизация процессов закупок и затрат.

Проще говоря, работа менеджера по закупкам заключается в том, чтобы понять и удовлетворить потребности бизнеса. Таким образом, в зависимости от размера компании менеджер будет управлять либо несколькими сотрудниками, либо несколькими отделами одновременно, занимаясь только стратегическим управлением.

Чем закупки отличаются от снабжения

Обычно возникает путаница между этими двумя понятиями — каковы функции отдела закупок и каковы функции отдела закупок. По сути, это одно и то же, нет никакой профессиональной классификации. Но есть условное деление, которое мы наблюдаем в крупных компаниях:

• Закупка – это процесс получения материалов, необходимых для производства конечного продукта для продажи.
• Sourcing — это обеспечение расходными материалами, необходимыми для функционирования всего бизнеса.

Исходя из этих пояснений, можно предположить, что закупки — это скорее бизнес-функция, а закупки — административная функция. Но разделение формальное, поэтому нужно рассматривать каждый конкретный случай с учетом внутренних документов и должностных инструкций в компании.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам

Человек, разбирающийся в организации тендеров, необходим и заказчику, и исполнителю, поэтому эта профессия сегодня особенно востребована. Обязанности специалиста по закупкам несколько различаются в зависимости от того, на кого он работает и какова цель работодателя.

Если человек работает в госструктуре, то ему важно, в первую очередь, совершить покупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и сопроводить заключение договора. Его задачи в этом случае будут заключаться в следующем:

Снабженческая деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается и вопросов квалификации специалистов. Например, в законе (ч. 6 ст. 38) указано, что работник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые позволят ему понимать, как осуществляются все процессы закупок.

Для совершения покупки необходимо сформировать тендерную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти лица должны пройти переподготовку или повышение квалификации и в некоторых случаях обладать специальными знаниями в области, в которой заключается договор (часть 5 статьи 39).

В коммерческих структурах, играющих роль поставщиков, специалист по закупкам, задачи и требования которого иные, может не иметь специальной подготовки.

Любая государственная структура, самостоятельно занимающаяся закупками, должна иметь в штате специалиста по закупкам. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях есть целые отделы снабжения, штат которых состоит из нескольких человек.

Количество работников учреждения, занимающихся закупками, определяется их годовым объемом. Если государственная структура осуществляет закупки на сумму свыше 100 млн рублей в год, она обязана заключить договор на оказание услуг. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в функции которого входят исключительно вопросы снабжения.

Если сумма, на которую организация осуществляет закупки, меньше 100 млн рублей, то договорной службы может и не быть, тогда руководство назначает лицо, которое будет заниматься проведением торгов и отвечать за выполнение каждого договора.

Чем придется заниматься директору лично

В перечне прямых обязанностей руководителя сектора снабжения есть линии, знакомые любому руководителю, а также уникальные линии. Вот общий список:

• Разработайте систему мотивации и KPI для подчиненных. Эффективный менеджер также создаст кадровую матрицу с распределением компетенций и прогнозом развития.
• Проанализируйте и утвердите стоимость обслуживания и план перераспределения ресурсов.
• Анализировать ситуацию в компании, прогнозировать спрос.
• Позаботьтесь об остальной акции, поймите, что считается неликвидом и что с этим делать.
• Создать страховой запас, построить систему распределения и пополнения.
• Создайте полную структуру цикла закупок и поставок.
• Оптимизировать время выполнения заказа, внедрить современные ИТ-технологии для взаимодействия с другими подразделениями компании.

Основные проблемы современных менеджеров по закупкам возникают в двух случаях — когда необходимо взаимодействовать с другими отделами и создать единую систему складского учета. В нашем курсе «Менеджер по закупкам» мы говорим о трех моделях услуг по закупкам: функциональной, операционной и объектной.

Для отработки взаимодействия проводим специальный практикум по матрицам. Тренируемся в общении с основными поздравлениями компании — маркетингом, логистикой, продажами и финансами.

Итоги

Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность работника, занимающего соответствующую должность. Менеджер компании должен заверить инструкцию, а сотрудник должен подтвердить получение.

Со спецификой других должностных инструкций вы можете ознакомиться в статьях: