Образец должностной инструкции менеджера по закупкам в 2021 году

Основы написания документа

В действующем законодательстве нет указаний по составлению должностной инструкции, что открывает большой простор для работодателей по адаптации документа для своих нужд. Но на практике многие компании предпочитают переделывать для себя стандартные инструкции, а не составлять новые с чистого листа. Стандартная инструкция включает следующие части:

• Общая часть.
• Функции.
• Права.
• Ответственность.

К этим разделам, описывающим основные параметры деятельности специалиста, работодатели, особенно крупные, могут добавить ещё несколько дополнительных частей. В них могут оговариваться условия работы, должностные связи или критерии, которые применяют для оценки качества достигнутых сотрудником результатов.

Общие положения

1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
   • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
   • способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
   • особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
   • особенности организации МТО;
   • правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
   • норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
   • актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
   • правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
   • правил составления претензий поставщикам;
   • способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
   • этику делового общения;
   • стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
   • основ организации труда, экономики;
   • основ законодательства о труде;
   • правил внутреннего трудового распорядка в компании;
   • норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
6. Сотрудник во время работы должен опираться на:
   • Устав компании;
   • Положение о подразделении МТО;
   • данный документ;
   • другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
7. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

Должностные обязанности

Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
9. Заключение договоров с поставщиками.
10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.

Обязанности

1. Организация закупки соответствующих товаров.
2. Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
3. Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
4. Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
5. Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.
6. Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
7. Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
8. Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.
9. Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
10. Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
11. Ведение документооборота в своей зоне ответственности.
12. Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
13. Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
14. Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.
15. Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
16. Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.

Функции

Продавец-консультант ответственен за:

1. Сбыт товаров, представленных в магазине.
2. Помощь клиенту в оформлении покупки.
3. Предоставление посетителям магазина сведений по скидкам на соответствующие товары и проводимых по ним промо-акций.
4. Урегулирование конфликтных ситуаций с посетителями по возврату товаров, а также по претензиям к их качеству.
5. Оформление соответствующей торговой документации.
6. Предоставление информации руководителям о возможных проблемных моментах по реализуемым товарам.
7. Донесение до руководства и торговых агентов информации по запасам товаров и иным важным моментам, относящимся к сбыту товаров.
8. Участие в составлении аналитических справок руководству по аспектам реализации продукции.
9. Мониторинг товарного ассортимента в магазине в части цен, разнообразия, качества и спроса.
10. Общение с торговыми агентами поставщиков, в том числе по проблемным моментам качества товаров.
11. Помощь коллегам в общении с покупателями.
12. Участие в профессиональных тренингах и мероприятиях.
13. Грамотное размещение товаров в сфере своей ответственности.
14. Отслеживание товарного вида, аккуратной раскладки и иных моментов по реализуемым товарам.
15. Взаимодействие с посетителями по ситуации с временно отсутствующими товарами.
16. Помощь посетителям в проблемных ситуациях.

Права

Работник имеет такие права:

1. Подписывать бумаги в рамках своей компетенции.
2. Запрашивать от руководства и других структурных подразделений всю нужную информацию и документы.
3. Просить руководства помощи в решении своих должностных задач.
4. Контролировать качество и сроки исполнения поручений.
5. Возглавлять и проводить совещания по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.
6. Участвовать в общем обсуждении проектов решений администрации компании.
7. На рассмотрение администрации вносить предложения о приеме на работу, увольнении, переводе, повышении, дисциплинарных взысканиях подчиненных работников.
8. Требовать завершения или приостановления работ в ситуации, когда нарушены те или иные нормы и инструкции, до ликвидации нарушений.

Права

Продавец-кассир обладает следующим перечнем прав:

• Получать от сотрудников фирмы те данные, которые требуются для выполнения своих функций.
• Требовать от руководства поддержания условий, нужных для выполнения своих рабочих функций.
• Предоставлять руководству фирмы замечания по возможным путям оптимизации рабочих процессов в сфере своей компетенции.
• Ставить свою подпись на соответствующих платежных и торговых документах.
• Участвовать в совещаниях персонала, на которых обсуждаются вопросы, затрагивающие деятельность продавцов-кассиров.
• Знакомиться с документацией магазина, относящейся к сфере своей ответственности.
• Представлять интересы фирмы в процессах рабочего взаимодействия с клиентами и торговыми агентами в пределах своей компетенции.
• Регулярно получать, за счет работодателя, фирменную рабочую одежду.
• Получать премии по итогам года и квартала в размерах, оговоренных в соответствующих документах фирмы.
• Получать льготы по оплате профильного обучения от фирмы.

Должностная инструкция администратора-кассира

Часто работа с выручкой бывает объединена с административными функциями. Например, администратор частной клиники, салона красоты или фитнес-клуба может как взаимодействовать с клиентурой и персоналом, так и принимать выручку за услуги.

В этом случае целесообразным будет дополнить должностную инструкцию такого работника отдельным разделом, посвященным административной работе. В том числе можно указать:

• обязанности по общению с посетителями, включая их информирование о предлагаемых услугах и ценах на них, действующих акциях и т. п.;
• формирование клиентской базы, уточнение предпочтений и пожеланий клиентов (например, посредством анкетирования);
• формирование плана текущей работы специалистов через систему предварительной записи, с учетом рабочих графиков и востребованности разных услуг;
• обеспечение работы предприятия путем решения отдельных хозяйственных вопросов. Например, закупки необходимых расходных материалов;
• улаживание возможных конфликтов и оперативное принятие управленческих решений в нестандартных ситуациях.

Должностная инструкция бухгалтера-кассира

Бухгалтер-кассир, помимо функций кассира, может выполнять еще и бухгалтерские обязанности в части:

• контроля за правильностью оформления всех первичных документов, связанных с поступлением и выдачей денежных средств;
• внесения данных по операциям с наличными деньгами в бухгалтерские регистры и бухгалтерскую компьютерную базу;
• взаимодействия с банками по операциям по взносу и получению наличных денег, договорам эквайринга, получения необходимых справок и подтверждений;
• взаимодействия с контролирующими органами при проверках кассовой и финансовой дисциплины;
• ведения учета расчетов с подотчетными лицами, включая составление и контроль авансовых отчетов и проведение их в бухгалтерских регистрах и компьютерной базе;

Об особенностях работы с АО читайте в материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

• участия во внутренних контрольных мероприятиях, связанных с наличными денежными средствами, например в инвентаризациях.

Должностная инструкция старшего кассира

Работа старшего кассира тоже включает административные обязанности. В первую очередь это контрольные функции и функции делопроизводства. Должностная инструкция старшего кассира может быть дополнена следующими пунктами:

• управление и контроль работы группы (смены) кассиров, включая постановку задач, разъяснения по рабочим вопросам, обучение младшего персонала (при необходимости);
• контроль за правильностью оформления всех первичных документов, приемом денежных средств, применением ККТ;
• организация сдачи наличной выручки инкассаторам;
• ведение кассовой книги, закрытие смен младших кассиров, в т. ч. прием, пересчет и проверка выручки;
• проведение отмен по ККМ, проведение возвратов от покупателей. Оформление первичных документов по этим операциям;
• контроль за качеством купюр, составление описи ветхих купюр, описи сомнительных купюр, организация передачи таких купюр в банк;
• подготовка к инвентаризации и участие в инвентаризации;

О порядке проведения обязательных инвентаризаций читайте в статье «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

• предотвращение конфликтных ситуаций с покупателями и в коллективе;
• информирование руководства о недостатках в работе, выявленных при исполнении старшим кассиром своих обязанностей и внесение предложений по их устранению.

Необходимость должностной инструкции

Востребованность этого документа для позиции менеджера по работе с клиентами определяется тем, что в различных компаниях этот специалист может выполнять разные функции. Так, в зависимости от сферы деятельности фирмы и конкретного отдела, где трудится специалист этого профиля, он может заниматься следующим:

• продажа товаров и услуг (фактически — менеджер по продажам);
• работа с претензиями клиентов (разрешение конфликтных ситуаций);
• постпродажное обслуживание;
• консультирование клиентов.

Во многих фирмах часть этих функций совмещается. Соответственно, у работника и работодателя может возникнуть путаница по его обязанностям. Для решения данной проблемы и применяется должностная инструкция, использующаяся как приложение к трудовому договору.

Менеджер, руководствуясь положениями инструкции, может спокойно сосредоточиться на выполнении предписанных функций. Его руководитель, тоже опираясь на должностную инструкцию, ожидает от подчиненного выполнения соответствующих рабочих обязанностей. Для обеих сторон этот документ позволяет выстроить эффективные деловые отношения и предотвратить возможные трудовые конфликты.

Важно! Хотя в трудовом договоре и используется понятие «трудовая функция», которая регулируется ст. 57 ТК, но часто требуется более широкое разъяснение обязанностей работника. Для этой цели и используют должностную инструкцию, которая, следовательно, является правовым документом, требующим соответствующего отношения к своему составлению и оформлению.

Образец должностной инструкции менеджера по снабжению

Образец должностной инструкции продавца-консультанта

Общая характеристика функций кассира

Кассир – сотрудник, который отвечает за действия с наличными деньгами, ценными бумагами и документами строгой отчетности (например, билетами). Законом «О применении контрольно-кассовой техники» от 22.05.2003 № 54-ФЗ расчеты наличными денежными средствами и пластиковыми картами  отнесены к фискализируемым расчетам, при осуществлении которых обязательно применяется контрольно-кассовая техника.

На практике к обязанностям работника именно как кассира часто добавляются дополнительные функции, связанные с особенностями деятельности предприятия. Целесообразно при составлении должностной инструкции особо учитывать такие дополнения, а также предъявлять работнику соответствующие требования к образованию и опыту работы при трудоустройстве.

Оформление должностной инструкции

Документ распечатывают на фирменном бланке компании формата А4. Оформление должно быть выполнено следующим образом:

1. Сначала по центру или в левом верхнем углу располагают наименование компании, реквизиты (они обычно уже есть на фирменном бланке).
2. Далее справа нужно разместить графы для подписи и должности нанимателя. Такая отметка об утверждении документа должна быть обязательно.
3. После этого пишут наименование документа и располагают текст должностной инструкции.
4. В завершении документа расписываются непосредственный руководитель менеджера по снабжению и сам принимаемый сотрудник. Также могут стоять подписи согласующих должностную инструкцию работников. Это могут быть юрист, специалист по кадрам и т.п.

Должностную инструкцию лучше составить в двух экземплярах. Первый будет храниться в отделе кадров компании или предприятия, а второй — у принятого менеджера по снабжению. Работник сможет беспрепятственно обращаться к документу в нужные ему моменты.

Права

В этой части даётся перечень прав специалиста. Основные права являются типовыми, но второстепенные — например, на участие в собраниях персонала по профильной деятельности — могут различаться в зависимости от величины магазина, характера продукции, входит ли он в розничную сеть и других аспектов.

После составления должностной инструкции её показывают соответствующим специалистам: юрисконсульту, HR-менеджеру, директору магазина. Только после учета их замечаний документ отправляется на утверждение к руководителю фирмы.

После окончания процесса согласования документ распечатывают на фирменном бланке, со включением всех требуемых официальных атрибутов: расшифровки подписей, даты составления и пр.

Заключительным этапом ввода инструкции в действие является проставление подписей товароведа, руководителя фирмы и других сотрудников, с которыми согласовывался документ.

Внимание! Копия документа может быть выдана сотруднику или выложена для него в локальную сеть компании, но в этом варианте требуется исключить используемые персональные данные.

Функции

Раздел отведен под конкретизацию обязанностей, данных в трудовом договоре. Если в этом договоре трудовая функция дается в общем виде, то здесь она расписывается более подробно. Естественно, перечисленные в разделе обязанности не должны выходить за пределы тех, которые даны в трудовом договоре.

Внимание! В крупных компаниях работает несколько товароведов, отвечающих за свои участки работы. Обычно различают следующие их разновидности: работа со складом, с закупками, с претензиями к поставщикам и с сертификатами на товары. В компаниях малого и среднего бизнеса их функции объединены. Соответственно, данная часть может сильно различаться в зависимости от размеров работодателя.