Договорная работа: 8 этапов

Договорная работа: 8 этапов Должностные инструкции
Содержание
  1. Основные положения договорной работы
  2. 2 этап: определение основных условий
  3. Должностная инструкция юрисконсульта: основные разделы
  4. Обязанности — основной раздел дию
  5. должностные инструкции по подразделениям предприятия и отраслям деятельности (подготовлено экспертами компании "гарант") | гарант
  6. 3 этап: проверка контрагентов
  7. 4 этап: доработка текста договора
  8. 7 этап: контроль за исполнением
  9. 8 этап: хранение
  10. В чем же плюсы сэд?
  11. Договорная работа юридической службы
  12. Должностная инструкция ведущего юриста: нюансы квалификации
  13. Задачи ответственного сотрудника
  14. Зачем создавать регламент?
  15. Как правильно составить договор
  16. Какие нормативные документы регламентируют договорную работу
  17. Не забудьте о деталях
  18. Положение о договорной работе в бюджетном учреждении
  19. Права юриста
  20. Реестр договоров
  21. С чего начать?
  22. Создание временных рабочих групп
  23. Специфика сферы деятельности компании
  24. Типовые формы договоров
  25. Чем вы рискуете, заключая договор: топ рисков и способы, как их избежать
  26. Этапы договорной работы в организации
  27. 1 этап: инициатива заключения договора
  28. Порядок заключения коммерческих договоров

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии). По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

  1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

  2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

  3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

  4. Цену или условия расчетов.

  5. Ответственность за неисполнение.

  6. Сроки и дополнительную информацию.

  7. Ответственных лиц.

Должностная инструкция юрисконсульта: основные разделы

Должностная инструкция юрисконсульта (ДИЮ), как правило, состоит из 4 разделов, разъясняющих работнику ключевые вопросы его трудовой деятельности.

Общая схема построения ДИЮ может иметь следующий вид:

  • организационный раздел;
  • должностные обязанности юрисконсульта;
  • права;
  • ответственность.

Первый раздел носит общеинформационный и организационный характер. Здесь находят отражение следующие важные аспекты:

  • уровень квалификации и категория специалиста;
  • порядок назначения на должность, замещения на время отсутствия, увольнения и иные организационные нюансы;
  • схема подчиненности (должность непосредственного руководителя, с кем взаимодействует при выполнении трудовых функций и др.);
  • перечисление основных документов, которыми юрисконсульт руководствуется в своей работе.

Центральное место в ДИЮ отводится должностным обязанностям. Они могут носить общий унифицированный характер и дополняться специфическими нюансами, характерными для должности юрисконсульта компании, работающей в определенной сфере. Если в компании несколько штатных единиц специалистов, в ДИЮ необходимо разграничить области их ответственности.

Такие же требования следует соблюдать и в отношении раздела ДИЮ, посвященного правам и ответственности работника. В зависимости от сложности, объема, конфиденциальности выполняемой работы юрисконсультам могут быть предоставлены разные права и полномочия.

С содержанием должностных инструкций работников различных профессий знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Обязанности — основной раздел дию

Специфика данного раздела заключается в огромном разнообразии трудовых обязанностей ведущего юриста. Необходимо детализировано прописать все требуемые от этого специалиста действия.

ВАЖНО! С правильной формулировкой обязанностей юриста поможет справиться Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37, и профстандарт в случае его утверждения. Пока что для должности юриста нет действующего профстандарта.

Вместе с тем на портале для размещения информации о подготовке НПА недавно был опубликован проект документа соответствующего назначения, прошедший весной 2020 года антикоррупционную экспертизу. Не исключена разработка официального профстандарта на его основе в ближайшем будущем.

К самым распространенным обязанностям специалистов юридического профиля относятся:

  • разработка учредительных документов, проектов договоров, правовая экспертиза проектов распоряжений, приказов, инструкций и других документов;
  • представление интересов компании в регистрирующих, судебных, правоохранительных и иных органах;
  • ведение претензионной и исковой работы;
  • осуществление контроля над соблюдением законности при увольнении работников, наложении дисциплинарных взысканий и т. д.

В тексте ДИЮ лучше избегать размытых формулировок и учесть специфику работы ведущего юриста не только в данной компании, но и в сфере деятельности (отрасли) в целом.

К примеру, если компания участвует во внешнеэкономических отношениях и имеет партнеров и контрагентов за рубежом, к специалисту будут предъявляться дополнительные требования по владению международным правом и законодательством иностранных государств.

Обязательным этапом в разработке ДИЮ будет согласование обязанностей ведущего юриста с его непосредственным руководителем — это позволит уточнить и дополнить раздел обязательных трудовых действий работника еще до момента утверждения ДИЮ.

Образец должностной инструкции юриста по структуре и составу схож с должностной инструкцией юрисконсульта, размещенной на нашем сайте.

должностные инструкции по подразделениям предприятия и отраслям деятельности (подготовлено экспертами компании "гарант") | гарант

II. Должностные инструкции работников некоторых отраслей

2. Транспорт

13. Образование

Руководители

Должностная инструкция президента образовательной организации высшего образования

Должностная инструкция заместителя президента образовательной организации высшего образования

Руководитель (директор, начальник, заведующий) образовательной организации

Заместитель руководителя (директора, начальника, заведующего) образовательной организации

Заместитель директора по учебно-производственной работе

Заведующий подготовительными курсами (отделениями)

Заведующий отделением в образовательной организации среднего профессионального образования

Заместитель директора школы по экономике

Заместитель директора школы по научно-методической работе

Заместитель директора школы по экспериментальной работе

Заместитель директора школы по воспитательной работе

Заместитель директора школы по учебно-воспитательной работе (завуча)

Заместитель директора школы по социальной защите и охране детства

Заведующий отделением дополнительного образования детей

Заведующий учебно-производственными мастерскими

Заместитель заведующего по воспитательной и методической работе дошкольной образовательной организации

Управляющий учебным хозяйством образовательной организации

Ответственный за систему менеджмента качества образования

Руководитель структурного подразделения образовательной организации (учебно-консультационного пункта, секции, лаборатории, кабинета и т. п.)

Заместитель заведующего по хозяйственной части в дошкольной образовательной организации

Советник ректора по молодежной политике

Руководитель (ректора, директора) ВУЗа

Проректор по учебной работе

Начальник учебного отдела (института, университета)

Директор филиала (института) образовательной организации

Начальник (заведующий) отдела интернатуры/ординатуры

Заведующий отделением дополнительного образования

Начальник (заведующий) отдела профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации

Директор учебной базы (станции)

Заведующий отделом трудоустройства и связей с выпускниками

Заведующий магистратурой

Заведующий учебным (учебно-методическим) кабинетом

Заведующий детским садом

Заместитель директора по воспитательной работе и социальной защите студентов

Педагогические работники, профессорско-преподавательский состав

Вожатый

Педагог-организатор (организационно-педагогическое обеспечение воспитательного процесса)

Старший вожатый

Уполномоченный по защите прав участников образовательного процесса

Декан факультета

Профессор

Доцент

Тьютор

Заместитель декана по учебной работе

Заведующий кафедрой

Профессор (преподавание по программам аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки и ДПП)

Доцент (преподавание по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры и ДПП, ориентированным на соответствующий уровень квалификации)

Преподаватель (преподавание по дополнительным общеобразовательным программам)

Старший тренер-преподаватель

Преподаватель (преподавание по программам профессионального обучения, СПО и ДПП, ориентированным на соответствующий уровень квалификации)

Старший преподаватель (преподавание по программам бакалавриата и ДПП, ориентированным на соответствующий уровень квалификации)

Преподаватель (преподавание по программам бакалавриата и ДПП, ориентированным на соответствующий уровень квалификации)

Педагог-библиотекарь (библиотечно-педагогическая деятельность в образовательной организации общего образования)

Ассистент (профессорско-преподавательского состава)

Ассистент (преподавание по программам бакалавриата и ДПП, ориентированным на соответствующий уровень квалификации)

Мастер производственного обучения (организация и проведение учебно-производственного процесса при реализации образовательных программ различного уровня и направленности)

Старший методист (организационно-методическое обеспечение реализации дополнительных общеобразовательных программ)

Методист (организационно-методическое обеспечение реализации программ профессионального обучения, СПО и ДПП, ориентированных на соответствующий уровень квалификации)

Преподаватель (организационно-педагогическое сопровождение группы (курса) обучающихся по программам СПО)

Мастер производственного обучения (организационно-педагогическое сопровождение группы (курса) обучающихся по программам СПО)

Старший преподаватель (организационно-педагогическое сопровождение группы (курса) обучающихся по программам ВО)

Старший методист (научно-методическое и учебно-методическое обеспечение реализации программ профессионального обучения, СПО и ДПП)

Преподаватель (организационно-педагогическое сопровождение группы (курса) обучающихся по программам ВО)

Доцент (организационно-педагогическое сопровождение группы (курса) обучающихся по программам ВО)

Ассистент (организационно-педагогическое сопровождение группы (курса) обучающихся по программам ВО)

Старший преподаватель (проведение профориентационных мероприятий со школьниками и их родителями (законными представителями))

Мастер производственного обучения (проведение профориентационных мероприятий со школьниками и их родителями (законными представителями))

Преподаватель (проведение профориентационных мероприятий со школьниками и их родителями (законными представителями))

Методист (проведение профориентационных мероприятий со школьниками и их родителями (законными представителями))

Доцент (проведение профориентационных мероприятий со школьниками и их родителями (законными представителями))

Ассистент (проведение профориентационных мероприятий со школьниками и их родителями (законными представителями))

Методист отдела образования по работе с образовательными организациями

Старший преподаватель

Преподаватель ВУЗа

Учитель (педагогическая деятельность по реализации программ начального общего образования)

Учитель (педагогическая деятельность по проектированию и реализации образовательного процесса в образовательных организациях дошкольного, начального общего, основного общего, среднего общего образования)

Учитель (модуль «Предметное обучение. Русский язык»)

Учитель (модуль «Предметное обучение. Математика»)

Учитель (педагогическая деятельность по реализации программ основного и среднего общего образования)

Учитель

Воспитатель лагеря с дневным пребыванием

Воспитатель (кроме воспитателя в дошкольной образовательной организации)

Старший воспитатель (кроме старшего воспитателя в дошкольной образовательной организации)

Педагог-валеолог

Преподаватель

Преподаватель экспериментальной площадки

Преподаватель-организатор основ безопасности жизнедеятельности

Педагог-библиотекарь

Учитель, осуществляющий функции классного руководителя

Учитель-дефектолог (учитель-логопед, логопед)

Руководитель физического воспитания (руководитель по спортивно-массовой работе)

Музыкальный руководитель

Воспитатель группы продленного дня

Старший воспитатель

Воспитатель

Воспитатель (педагогическая деятельность по реализации программ дошкольного образования)

Воспитатель (педагогическая деятельность по проектированию и реализации образовательного процесса в образовательных организациях дошкольного, начального общего, основного общего, среднего общего образования)

Воспитатель в учреждении для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей

Социальный педагог

Другие инструкции:  Должностные обязанности юрисконсульта Акты, образцы, формы, договоры Консультант Плюс

Педагог-психолог

Старший педагог дополнительного образования

Старший педагог-организатор

Педагог-организатор

Педагог-организатор (организационно-педагогическое обеспечение реализации дополнительных общеобразовательных программ)

Педагог дополнительного образования

Преподаватель правил дорожного движения

Инспектор по воспитательной работе в воспитательной колонии

Методист-координатор по инклюзивному образованию

Методист образовательной организации спортивной направленности (ДЮСШ и др.)

Старший методист

Методист

Методист (организационно-методическое обеспечение реализации дополнительных общеобразовательных программ)

Инструктор-методист (в образовательной организации, осуществляющей деятельность в области физической культуры и спорта)

Старший инструктор-методист (в образовательной организации, осуществляющей деятельность в области физической культуры и спорта)

Старший инструктор-методист (в физкультурно-спортивной организации)

Инструктор-методист (фитнес-инструктор) (в физкультурно-спортивной организации)

Инструктор по физической культуре

Инструктор по труду

Мастер производственного обучения

Мастер производственного обучения (обучение вождению транспортных средств соответствующих категорий и подкатегорий)

Психолог образовательной организации (психолог)

Педагог-психолог (психолог)

29. Закупки для обеспечения государственных и муниципальных нужд

Руководитель/директор (управления, департамента, организации) (организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Заместитель руководителя/директора (управления, департамента, организации) (организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Руководитель подразделения (экспертиза результатов закупок, приемка контракта)

Заместитель руководителя подразделения (экспертиза результатов закупок, приемка контракта)

Руководитель (контроль в сфере закупок)

Заместитель руководителя (контроль в сфере закупок)

Руководитель контрактной службы (организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Руководитель контрактной службы (экспертиза результатов закупок, приемка контракта)

Контрактный управляющий (обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Контрактный управляющий (экспертиза в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Контрактный управляющий (консультирование в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Контрактный управляющий (экспертиза результатов закупок, приемка контракта)

Контрактный управляющий (осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Контрактный управляющий (организация работ по экспертизе и консультированию в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Эксперт по закупкам (экспертиза в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Советник (контроль в сфере закупок)

Ведущий специалист (экспертиза результатов закупок, приемка контракта)

Старший специалист по закупкам (консультирование в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Старший специалист по закупкам (осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Специалист по закупкам (обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Консультант по закупкам (консультирование в сфере закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Консультант по закупкам (осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Работник контрактной службы (экспертиза результатов закупок, приемка контракта)

Работник контрактной службы (осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Работник контрактной службы (обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд)

Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами

31. Промышленность

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами.

Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

8 этап: хранение

Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив. Копии и подлинники выдаются на основании запроса, заверенного руководителем структурного подразделения. 

В чем же плюсы сэд?

Первый этап автоматизации — подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Другие инструкции:  Обязанности дежурного администратора по школе.Государственное учреждение образования "Сопоцкинская средняя школа"

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud. Вот только несколько ее преимуществ:

  • Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
  • Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
  • Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
  • Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
  • Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
  • Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
  • Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив. В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Попробовать EnDocs Cloud бесплатно на тарифе Старт

Договорная работа юридической службы

Юрист — первый помощник руководителя, способный снять множество рисков уже на стадии заключения контракта. Он участвует в обсуждении финансовой и правовой схемы сделок, составлении Положения об организации договорной работы на предприятии.

При этом важно не допускать двух ошибок:

  1. целиком и полностью возлагать договорную работу на юридическую службу — юрист не всегда может оценить детали технологического процесса, выявить значимые условия для сторон;
  2. полностью исключать ее из процедуры — использование типовых образцов, составленных с помощью «конструкторов» приводит к недооценке индивидуальных особенностей сделки.

Не стоит забывать, что несоответствие наименования договора, избранной модели и фактических отношений контрагентов дает основания для ее оспаривания и признания недействительной. Договорно-правовая работа юриста на предприятии в том и заключается, чтобы учесть все обстоятельства с учетом намерений сторон, не отходя от установленных законодательных норм.

При нарушении условий соглашения контрагентом, ответственный исполнитель доводит информацию до руководителя, и при невозможности исправить ситуацию документы передаются в юридический отдел. Урегулирование спорных ситуаций, возникающих по поводу неисполнения обязательств — вторая часть договорно-правовой работы юриста на предприятии. Это стадия предъявления претензий и подачи исковых заявлений в суд.

Она включает решение целого ряда задач:

  1. выяснение положения и позиции контрагента в сложившихся обстоятельствах;
  2. выявление всех нарушений, понуждение к исполнению обязательств;
  3. снижение негативных последствий ненадлежащего исполнения договора;
  4. прекращение отношений путем обращения в третейский, арбитражный суд.

Грамотно составленное, учитывающее специфику деятельности, Положение о договорной работе в организации (предприятии) сокращает риск возникновения споров, заключения «кабальных» сделок или с невыполнимыми условиями. Особенно важную роль выполняет юридическая служба при заключении экстраординарных сделок: крупных и с особой заинтересованностью, для которых установлен особый порядок совершения.

Должностная инструкция ведущего юриста: нюансы квалификации

Рассмотрим особенности разработки должностной инструкции на примере ведущего юриста.

Первым нюансом, на который следует обратить внимание разработчику ДИЮ, является уровень квалификации специалиста. Этот вопрос напрямую связан с качеством осуществляемых им юридических услуг.

Пока для юристов не разработан профессиональный стандарт, работодатель вправе предусмотреть в ДИЮ тот уровень образования, который он считает наиболее приемлемым для выполнения юридической работы в данной компании. В отношении стажа действует аналогичный порядок.

ВАЖНО! В разрабатываемом проекте профстандарта для должности корпоративного юриста (юрисконсульта) предлагается установить обязательное высшее образование (специалитет, магистратура) и стаж в должности юрисконсульта или корпоративного юриста 3–4 года.

Какие квалификационные требования предусмотрены утвержденным профстандартом для бухгалтера, смотрите в материале «Должностная инструкция ведущего бухгалтера — образец».

Каковы нюансы составления должностных инструкций главного или старшего юрисконсульта? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте рекомендации эксперта, что важно учесть при составлении должностных инструкций юрисконсультов.

Задачи ответственного сотрудника

  • Контроль исполнения договора.
  • Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
  • Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
  • Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня). 

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

  • Оптимизируются сроки каждой процедуры;
  • Юридически договоры будут более грамотно составленными;
  • Снизятся риски;
  • Повыситься качество претензионной работы;
  • Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

Как правильно составить договор

Перед встречей внесите в проект договора:

Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:

Какие нормативные документы регламентируют договорную работу


Договорная работа в организации основывается на действующем законодательстве и локальных нормативных актах — регламентах. Эти акты описывают:

Если условие не определено сторонами в договоре, отношения сторон определяются обычаями делового оборота.

Локальные акты носят как комплексный характер, так и отражают часть стадий. Чрезмерная детализация стадий рождает правила, которые не используются. Корпоративные акты утверждает руководитель.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований, но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне, которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

  • Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
  • Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
  • В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
  • Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
  • На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.

Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену. Также контракты заключаются путем проведения конкурсов, и в этом случае договор подписывается с компанией, чье предложение было признано лучшим. Значение имеет не только цена, но и другие факторы.

Другие инструкции:  Резюме Клиентский менеджер, Москва, по договоренности - найти Менеджера по работе с клиентами на SuperJob

Права юриста

К разработке разделов, посвященных правам и функциональным обязанностям ведущего юриста, работодателю необходимо подходить с особой скрупулезностью.

ВАЖНО! Чем полнее будут описаны в ДИЮ права работника, тем качественнее и своевременнее будут исполняться им обязанности.

Например, для выполнения своей трудовой функции специалисту юридического профиля необходима информация из подразделений компании о взаиморасчетах с контрагентом, не исполняющим денежных обязательств. Для получения такой информации юристу необходимы полномочия по осуществлению от своего имени разного рода запросов (актов сверок, первичных документов и др.).

Если работнику не предоставить такого права, при больших масштабах компании процесс согласования соответствующих запросов по инстанциям может отнимать очень много времени, что непременно негативно отразится на качестве работы юридической службы.

При разработке этого раздела необходимо:

  • разграничить виды принимаемых специалистом решений — какие он вправе принимать самостоятельно, а что относится к компетенции вышестоящего руководства;
  • указать, от каких подразделений и ответственных лиц ведущий юрист имеет право запрашивать информацию;
  • конкретизировать виды и объемы запрашиваемой информации;
  • привести перечень документов, которые вправе подписывать ведущий юрист без согласования с руководителем;
  • предусмотреть право ведущего юриста давать структурным единицам и другим специалистам обязательные для исполнения указания по правовым аспектам производственно-хозяйственной деятельности компании.

Точная формулировка прав позволит работнику выполнять трудовые обязанности, речь о которых пойдет в следующем разделе.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

  • Регистрационный номер.
  • Дополнительный номер (номер контрагента).
  • Дату договора.
  • Наименование контрагента.
  • Предмет договора.
  • Срок действия.
  • Ответственное подразделение (исполнитель).
  • Цена договора.
  • Наличие приложений.
  • Кто подписал договор.

С чего начать?

В Положении предусмотрите несколько разделов:

По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.

Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.

В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Типовые формы договоров

Типовая форма договора — шаблон, основанный на образце из справочно-правовой системы. Он ускоряет работу менеджеров и специалистов договорного отдела, дает правовую и финансовую безопасность, упрощает работу с клиентами и партнерами. Предприниматели не создают каждый раз документ заново, а лишь немного его корректируют.

Уменьшаются издержки, появляется полное понимание условий сотрудничества, повышается прибыль в результате роста общих показателей эффективности. При возникновении спора типовой договор дает больше доказательств сторонам, не «размываются» их права и обязанности.

Чем вы рискуете, заключая договор: топ рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента. Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий. По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года…

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются. Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации.

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД.

Этапы договорной работы в организации

Заключение договора проходит через шесть стадий.

  1. От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
  2. Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
  3. Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
  4. Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
  5. Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
  6. Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.

Дополнительный пункт — преобразование подписанного электронного договора в бумажный договор, простановка печатей.

1 этап: инициатива заключения договора


Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.  

Если вы занимаетесь подготовкой:

  1. Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

  2. Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

  3. Согласуйте условия с контрагентом.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Оцените статью
Добавить комментарий