Должностная инструкция специалиста по кадрам школы (профстандарт) | Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

Должностная инструкция специалиста по кадрам школы (профстандарт) | Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ Должностные инструкции

Что напишут в штатном расписании?

Каждая из представленных общетрудовых функций разбивается на конкретные, к которым и относится тот или иной перечень действий. Всем отдельным функциям присвоен особый цифро-буквенный код:

  • латинская буква соответствует наименованию одной из 8 обобщенных функций (см. табл.);
  • через знак «/» от буквы написаны цифры – двузначный номер конкретной функции (01, 02, 03 и т.д.);
  • далее после точки идет необходимый уровень квалификации (в этом стандарте – 5, 6 или 7).

В тексте профстандарта вы найдете рекомендуемые формулировки названий должностей для кадровиков, выполняющих те или иные функции. Удобно, что по каждой из них приведено соответствие из морально устаревшего, но более привычного Единого квалификационного справочника.

В большинстве случаев должности по ЕКС менее конкретизированы относительно профстандарта, например, специалист или инспектор по персоналу, в зависимости от перечня обязанностей, может именоваться «специалистом по подбору персонала», «специалистом по кадровому делопроизводству» или «специалистом по социальным программам».

ВАЖНО! Если в одной должности совмещается несколько функций, то именовать ее следует по той должности, которой присуща более высокая квалификация. Так, если работник кадрового отдела, к примеру, обеспечивает аттестацию сотрудников и ведет соответствующую кадровую документацию, по профессиональному стандарту его должность может быть определена как «менеджер по персоналу».

Функции

Инспектор по кадрам отвечает за следующие вопросы:

  1. Ведение текущего учета по кадровому составу организации.
  2. Взаимодействие с коллегами по вопросам ведения документации по персоналу.
  3. Обеспечение документирования кадровых изменений в организации.
  4. Подготовка мероприятий по профессиональной аттестации работников организации.
  5. Участие в планировании трудовой политики организации.
  6. Консультирование менеджеров и сотрудников организации по вопросам документарного обеспечения кадровой деятельности.
  7. Ведение личных дел сотрудников и внесение необходимых сведений в базы данных организации.
  8. Подготовка необходимой документации по персоналу для контролирующих инстанций.
  9. Участие в подготовке аналитических отчетов по вопросам кадрового обеспечения организации.
  10. Учет графиков отпусков, больничных, деловых командировок.
  11. Подготовка трудовой документации и справок для персонала.
  12. Подготовка документации по кадрам для архивирования, а также обеспечение её текущего хранения.
  13. Документарное обеспечение перечисления сотрудникам премий, дополнительных выплат, предоставленных им льгот.
  14. Осуществление текущего контроля по соблюдению графиков работ и трудовой дисциплины.
  15. Взаимодействие с сотрудниками проверяющих инстанций по вопросам кадров организации.

Должностные обязанности специалиста по кадрам в школе

3.1. В рамках трудовой функции ведения организационной и распорядительной документации по персоналу:

  • обрабатывает и анализирует поступающую в общеобразовательную организацию документацию по персоналу;
  • разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
  • осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.2. В рамках трудовой функции ведения документации по учету и движению кадров:

  • осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления коллективом общеобразовательной организации, учету и движению персонала;
  • организует системы движения документов по педагогическому, учебно-вспомогательному и обслуживающему персоналу;
  • собирает и проверяет личные документы сотрудников общеобразовательной организации;
  • осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках школы;
  • выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
  • доводит до сведения работников образовательной организации организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
  • ведет учет рабочего времени работников;
  • осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по кадрам, подготовку к сдаче их в архив.

3.3. В рамках трудовой функции администрирования процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:

  • организовывает документооборот по учету и движению кадров;
  • организовывает документооборот по представлению документов по работникам в государственные органы;
  • подготавливает по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналы, выписки, копии документов;
  • подготавливает уведомления, отчетную и статистическую информацию по кадрам;
  • осуществляет подготовку информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.4. Выполняет работу по комплектованию общеобразовательной организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.3.5. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров в образовательной организации.3.6. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры работников школы, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.3.7.

Участвует в подготовке предложений по аттестации, обучению и повышению квалификации работников общеобразовательной организации.3.8. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных комиссий, оформлении их решений.3.9.

Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение сотрудниками школы правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.3.10. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале образовательной организации.3.11.

Другие инструкции:  Должностная инструкция коменданта

Составляет установленную отчетность.3.12. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.3.13. Обеспечивает защиту прав и свобод учащихся, родителей (законных представителей), работников школы при обработке персональных данных.3.14.

Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.3.15.

Соблюдает культуру и этику общения с персоналом образовательного учреждения, обучающимися и родителями (законными представителями), посетителями.3.16. Строго соблюдает права и свободы детей, содержащиеся в Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации» и Конвенции ООН о правах ребенка, является примером для школьников.3.17.

Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.3.18. Специалист по кадрам соблюдает свою должностную инструкцию по профстандарту, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка школы, Коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы директора образовательной организации.3.19.

Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.3.20. Специалисту по кадрам запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории общеобразовательной организации.3.21.

Соблюдает правила использования сети Интернет.3.22. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в общеобразовательной организации.3.23.

Ответственность

5.1.

В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке специалист по кадрам несет ответственность:

  • за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
  • за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных сотрудников, обучающихся и их родителей (законных представителей);
  • за достоверность предоставляемой информации директору, ее своевременную подготовку;
  • за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от директора школы несчастного случая;
  • за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности;
  • за нарушение порядка действий в случае возникновения чрезвычайной ситуации и эвакуации в общеобразовательной организации.

5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкцией специалиста по кадрам в школе, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения, законных распоряжений директора и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации.

За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.5.3. За использование, в том числе однократно, методов воспитания, включающих физическое и (или) психологическое насилие над личностью обучающегося, а также за совершение иного аморального проступка специалист по кадрам может быть освобожден от занимаемой должности согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации.

Увольнение за данный проступок не является мерой дисциплинарной ответственности.5.4. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм специалист по кадрам привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.5.5.

Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Специалист по кадрам выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором общеобразовательной организации.6.2. Специалист по кадрам в общеобразовательной организации самостоятельно планирует свою деятельность.

План работы кадрового специалиста согласовывается непосредственно с директором.6.3. Получает от директора школы информацию нормативно-правового характера.6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией, педагогическим, учебно-вспомогательным и обслуживающим персоналом, информирует их о решениях директора по кадровым вопросам.6.5.

Сообщает директору и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.6.6. Информирует директора образовательной организации о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности.

Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.6.7. О факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, аварийных ситуаций в работе систем электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений, специалист по кадрам информирует директора школы (при отсутствии – иное должностное лицо).6.8.

Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной части о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.6.9.

Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2021 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

Другие инструкции:  В деле: работа в KFC • Чтиво • Сибдепо

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

8 видов работы для кадровика

Работа с персоналом разнообразна и многогранна. Общее понятие «кадровик» может включать в себя самые различные функции, четко разграничить которые и взяли на себя труд разработчики профессионального стандарта. Каждая из выделенных общетрудовых функций содержит в себе комплекс следующих данных.

  1. Определение самой функции.
  2. Уровень требуемой квалификации работника.
  3. Необходимое для этого уровня образование.
  4. Перечень действий, ожидаемых от сотрудника (по каждой отдельной функции в рамках 8 общих).
  5. Профзнания и навыки, необходимые для должности.
  6. Возможные формулировки должностей.
  7. Требования к предварительному практическому опыту.

8 обобщенных трудовых функций кадровой деятельности с основными сведениями по ним приведены в таблице.

Буквенный кодСодержание функцииКвалификационный уровеньТребуемое образование и опыт работы
1АДокументирование кадрового учета5Среднее специальное, можно без опыта
2ВОтбор и наем сотрудников6Высшее (бакалавр) спец.курсы, можно без опыта
3СОбеспечение соответствия персонала требованиям уровня (аттестация)6
4DПовышение квалификации сотрудников (обучение, развитие, стажировка)6
5TОрганизация трудового процесса и выплаты вознаграждения за работу6
6FДеятельность, касающаяся социальной политики организации6
7GОперативная деятельность кадрового менеджмента в самом коллективе или подразделении организации7Высшее (магистр), опыт работы от 5 лет
8НТактика и стратегия управления кадровой сферой организации7

СПРАВКА! 5, 6 и 7 квалификационные уровни (всего их бывает 9), используемые в данном профстандарте, отражают требования к специальному образованию, практическим навыкам, полученным в результате опыта, и к умению ставить и решать профессиональные задачи. Более подробно о квалификационных уровнях говорит Приказ №148н Минтруда от 12.04.2021 г.

Должностная инструкция специалиста по кадрам: назначение документа

К числу стандартных составляющих кадровой документации относится должностная инструкция. По ТК РФ ее применение, строго говоря, не предусмотрено. Но традиционно она применяется практически по всем должностям.

Одна из причин тому в том, что до сих пор формально действуют (либо фактически применяются) нормы советского кадрового законодательства. Так, ДИ — обязательная часть унифицированной системы организационно-распорядительной документации Главархива СССР от 18.03.

Составление таких инструкций прямо предусмотрено и некоторыми действующими нормативными актами — например, Законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе», Законом от 29.12.2021 № 273-ФЗ «Об образовании», различными ведомственными нормативами.

Должностная инструкция — в общем случае локальный норматив (ознакомление с которым, к слову, должно быть произведено до подписания трудового договора), где регламентируются, прежде всего, права и обязанности работника на соответствующей должности. Все эти пункты в принципе можно включить и в трудовой договор, но  все же ДИ удобнее, поскольку:

  1. Функции, права и обязанности по должности, как правило, одинаковы вне зависимости от того, какой конкретно человек ее занимает.

Поэтому, гораздо менее трудозатратно составить одну инструкцию для всех работников по соответствующей должности и ссылаться на нее в трудовых договорах — чем увеличивать объем каждого трудового договора на текст, соответствующий инструкции.

Проще в этом случае и согласовывать изменения в ДИ: работодателю не надо поднимать договоры и носить их по рабочим местам. Достаточно обойти коллег с «одним листом» для сбора подписей, подтверждающих согласие с корректировками положений должностной инструкции.

  1. В большинстве организаций принято, что функции, права и обязанности по любой должности не составляют тайны и совершенно прозрачны для всех занимающих ее работников.

В свою очередь, если отражать их в «приватных» трудовых договорах, то это наверняка поспособствует взаимному недоверию между работниками и работодателем.

Рассмотрим, что может включать должностная инструкция специалиста по кадрам.

Должностные обязанности

Указывается, какого рода работу выполняет кадровик. Чаще всего она связана со следующими направлениями деятельности:

  • комплектованием своей организации кадрами;
  • участием самого кадровика в подборе, отборе, адаптации кадров;
  • учетом личного состава;
  • ведением личных карточек, алфавитной картотеки, штатных книг работников;
  • оформлением приема на работу и увольнения людей;
  • подготовкой проектов приказов и распоряжний по кадрам;
  • ведением личных дел работников;
  • ведением и учетом трудовых книжек, вкладышей;
  • учетом отпусков, а также ведением графиков по ним;
  • обеспечением передачи личных дел и кадровых документов работников в архив;
  • участием кадровика в работе комиссий — квалификационных, аттестационных;
  • работой с вакансиями;
  • отчетностью по личному составу;
  • оформлением больничных (в пределах компетенции работника — например, в части отражения в листках нетрудоспособности сведений о стаже);
  • взаимодействием с другими организациями и частными лицами (в пределах компетенции работника).

Законодательные изменения

Начиная с 2021 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:

Нормативный актСущество дополнений и измененийДата вступления
Постановление Правительства РФ №1080Утверждение проверочных листов, используемых при проверках инспекцией труда, представляющих перечень вопросов по соблюдению трудового законодательства, что должен знать работник отдела кадров. На основании листов выводы о наличии или отсутствии нарушений инспектор будет делать самостоятельно01.01.2021
Статья 40 ТК РФЗаключение коллективного договора не только предприятиями в случае инициативы любой из сторон, но и индивидуальными предпринимателями (ИП) 

01.10.2021

Статья 58 ТК РФСнятие при заключении трудовых договоров, что делает кадровик, условия о сроках действия
Статья 84 ТК РФУстановление чёткости в правила внесения причин увольнения в трудовую книжку с указаниями статей
Статья 63 ТК РФРежим рабочего дня для несовершеннолетних подростков не может превышать четырёх часов в день. Контроль входит в обязанности инспектора по кадрам
Статья 140 ТК РФИзменение сроков расчёта по причитающимся выплатам, которые должны быть произведены в день увольнения с оформлением кадровых документов
Постановление Госкомстата №1Утверждение унифицированных учётных форм по труду, что должен делать кадровик01.07.2021
Федеральный закон № 360-ФЗ от 11.10.2021,

статья 262.2 ТК РФ

Предоставление отпуска обоим родителям, имеющим троих детей в возрасте до 12-ти лет независимо от графика, а по желанию в любое удобное время. Обязанности кадрового отдела – внести изменения в составленный график при волеизъявлении работника 

01.01.2021

Письмо Минтруда РФ № 14-2/ООГ-9754 от 07.12.2021,

статьи 124 – 126 ТК РФ

Уточнение отпускного периода, запрет на предоставление отпуска только в выходные дни, что должен знать кадровый отдел
Другие инструкции:  Приложение 1. Должностная инструкция руководителю муниципального унитарного предприятия (для предприятий жилищно-коммунального хозяйства и иных предприятий) | ГАРАНТ

Невыполнение любого их требований, представленных в вышеуказанной таблице, чревато наложением штрафных санкций на кадровых работников в размере от 10000 до 20000 рублей, а на юридическое лицо – от 50000 до 100000 рублей.

Обязанности специалиста по кадрам

При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.

Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:

К дополнительным требованиям следует отнести обязательность, внимательность и своевременность выполнения работы. Трудовая функция специалиста по кадрам – своеобразное начало и завершение отношений, как для предприятия в целом, так и для каждого работника в конкретике.

Кадровая документация – второй шаг после регистрации предприятия при открытии и завершающий – при ликвидации. Создание приказов о приёме и увольнении с отражением в трудовой книжке – «альфа» и «омега» для работника также входит в обязанности кадрового отдела.

Ошибки в работе кадров приводят к искажению информации службами, следующими за кадрами, подобно нитке за иголкой. Например, неправильное заполнение табелей использования рабочего времени приводит к искажению в начислении заработной платы, несвоевременности выдачи отпускных, обеспечивая недовольство сотрудников и штрафные санкции проверяющих.

Грамотное ведение документооборота приобретает всё большую значимость, а должностная инструкция специалиста отдела кадров обрастает новыми требованиями, касающимися обеспечения учёта в электронном виде, изучения нормативной литературы и способности теоретически и практически следовать «в ногу со временем».

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2021 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя.

Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

  • Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
  • Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
  • Права — дается перечень прав специалиста.
  • Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Роль кадровой службы

Должностная инструкция кадровика

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2021 года.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

  • Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
  • Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

  • Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
  • Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
  • Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
  • Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
  • Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Оцените статью
Добавить комментарий