Образец должностной инструкции паспортиста управляющей компании. Бланк 2021 года

Что такое паспортный стол в уо

По договору управления управляющая организация по заданию собственников берёт на себя обязанность в течение согласованного срока выполнять указанные в нём работы и услуги (ч. 2 ст. 162 ЖК РФ). Выдача справок, ведение регистрационного учёта собственников помещений – обязательное условие договора управления МКД.

Эти обязанности в управляющей организации выполняет паспортный стол – отдельное подразделение, в задачи которого входит регистрация и учёт граждан по месту жительства, снятие с учёта, первичное оформление документов, удостоверяющих личность.

Должность работника, который занимается выполнением таких обязанностей, называется паспортист.

Услуги паспортного стола в управляющей организации

Основные обязанности паспортиста в ук

Паспортист в управляющей организации отвечает за:

• проверку документов, которые сдают жильцы;
• учёт граждан согласно законодательству;
• ведение паспортного учёта;
• выдачу справок установленной формы;
• ведение картотеки как в бумажном, так и в электронном виде;
• составление отчётности.

Помимо этих обязанностей руководство управляющей организации может возложить на паспортиста и другие функции, связанные с учётом и документацией, например, ведение реестра собственников помещений в МКД.

Общий раздел

1. Паспортист управляющей компании нанимается и увольняется приказом директора управляющей компании.
2. Паспортист управляющей компании подчиняется её директору.
3. При временном отсутствии паспортиста (заболевание или отпуск) его обязанности на определенный срок передаются другому специалисту, назначенному директором управляющей компании.
4. Лицо, претендующее на данную должность, обязано отвечать следующим квалификационным критериям:
   • законченное среднее образование;
   • соответствующий опыт работы от года.
5. Паспортист управляющей компании должен знать:
   • актуальные законы и административные акты, регулирующие процедуры регистрации и учета граждан;
   • нормативы МВД, регулирующие сферу документирования пребывания граждан;
   • принципы контроля за корректностью прохождения служебных документов;
   • параметры государственного стандарта унифицированной системы документации;
   • внутренние акты УК, регулирующие обращение с паспортами жильцов и сопутствующими документами;
   • территорию и жилые дома, находящиеся в ведении УК;
   • общие принципы делопроизводства;
   • организационную структуру и основной персонал компании;
   • правила обращения с персональными данными жильцов и копиями их документов;
   • параметры внесения сведений в картотеку и соответствующие электронные базы данных;
   • стандартные сроки рассмотрения соответствующих обращений граждан;
   • требования, предъявляемые к качеству оформления и хранения документов;
   • принципы архивирования профильных документов;
   • параметры обращения с офисным оборудованием и необходимыми в работе программами из пакета Microsoft Office;
   • стандарты в области охраны труда, поддержания порядка, профилактики в сфере пожарной безопасности, обязательные к соблюдению сотрудниками управляющей компании.
6. Паспортист управляющей компании руководствуется:
   • действующими законами, нормами и отраслевыми стандартами;
   • Уставом и другой документацией УК;
   • положениями инструкции.

Обязанности

Паспортист управляющей компании отвечает за:

1. Работу с документами, предъявляемыми для прописки, регистрации и выписки.
2. Передачу соответствующих документов и их копий в МВД и другие инстанции.
3. Получение необходимых документов в соответствующих инстанциях и их передачу гражданам.
4. Отслеживание корректности получаемых и заполняемых документов.
5. Предоставление гражданам Формы №1 и прочих документов, необходимых для заполнения, а также за выдачу им профильных справок.
6. Обеспечение сохранности и конфиденциальности документов.
7. Ведение паспортного учета с занесением сведений в картотеку и электронную базу данных.
8. Консультирование граждан по вопросам в области своей компетенции.
9. Мероприятия по описи и архивированию документов.
10. Проведение периодических сверок актуальности учета жителей.
11. Отслеживание появления новых законов и административных положений, относящихся к сфере учета и регистрации граждан.
12. Соблюдение стандартов управляющей компании в области пожарной безопасности, охраны труда и прочих подобных аспектов.

Права

Паспортист управляющей компании обладает полномочиями:

1. Получать допуск к внутренней информации, необходимой в своей трудовой деятельности.
2. Предлагать руководству меры по совершенствованию трудовых процессов.
3. Сообщать руководству и представителям соответствующих инстанций о проблемных моментах, замеченных при выполнении своих обязанностей.
4. Требовать от руководства поддержания условий, необходимых для качественного выполнения своей работы.
5. На время работы получать доступ к отдельному служебному помещению, предоставленному УК. При этом руководство УК обязано оборудовать его оргтехникой и мебелью, а также обеспечить наличие необходимых канцелярских принадлежностей.
6. Работать по установленному графику (понедельник и пятница, с 10.00 до 17.00).

Ответственность

Паспортист управляющей компании отвечает за:

1. Ненадлежащее исполнение своих профессиональных обязанностей — в границах, определенных в разделах трудового законодательства.
2. Нарушение норм конфиденциальности и правил хранения документов — в пределах, указанных в соответствующих положениях законодательства и правилах управляющей компании.
3. Правонарушения, совершенные при выполнении своей работы, — в соответствии с действующим нормами трудового, административного либо уголовного права.
4. Материальный ущерб, полученный работодателем из-за его непрофессиональных действий, — в размерах, определенных в соответствующих законах и внутренних правилах УК.

Должностная инструкция паспортиста

Должностная инструкция паспортиста управляющей компании

Должностная инструкция паспортиста управляющей компании определяет функциональные обязанности специалиста, его полномочия и параметры ответственности. Можете воспользоваться уже готовым образцом (ниже) либо включить в него свои требования, изменить нужные параграфы и распечатать.

Кто должен заниматься разработкой ди

Разработкой должностных инструкций на специалистов обычно занимаются их непосредственные руководители. В случае с паспортистом это может быть начальник ЖЭУ. Однако отметим, что разработка инструкции может быть поручена и другим специалистам.

При необходимости директор управляющей компании может дополнительно определить ответственных за разработку инструкции вообще и инструкции паспортиста в частности. Делается это посредством издания распорядительного документа — приказа о разработке ДИ. В приказе могут быть дополнительно обозначены:

• сроки представления инструкции на утверждение;
• согласующие лица (юрисконсульт, инженер по охране труда, специалисты канцелярии и т.п.).

С приказом о разработке ответственных лиц следует ознакомить под подпись.

Место пребывания и место жительства

Отделения УФМС осуществляют регистрационный учёт граждан через структурные подразделения согласно постановлению Правительства РФ от 17.07.1995 № 713.

Управляющие организации осуществляют первичный приём от граждан документов на регистрацию и снятие с регистрационного учёта по месту пребывания и месту жительства, подготовку и передачу документов в орган регистрационного учёта, а также ведут и хранят поквартирные карточки регистрации по месту жительства.

Местом пребывания считается место, где гражданин проживает временно. Это могут быть гостиницы, санатории, дома отдыха, пансионаты, кемпинги, туристские базы и другие жилые помещения, не являющиеся постоянным местом жительства.

Местом жительства считается жилое помещение, где гражданин проживает постоянно или большую часть времени:

• на праве собственности;
• по договору найма;
• по договору социального найма;
• на иных основаниях, предусмотренным законодательством РФ.

Граждане обязаны регистрироваться по месту пребывания и месту жительства в органах регистрационного учёта.

Какие сведения УО должна предоставлять собственникам

Общие положения

В данном разделе указывается цель разработки инструкции, а также излагается основная информация о должности, на которую она разрабатывается. Так, здесь указываются:

1. категория персонала, к которой относится паспортист управляющей компании (специалист);
2. требования к лицу, замещающему должность (наличие среднего профессионального образования, опыт работы и т.п.);
3. порядок приема паспортиста на работу (по чьему представлению, чьим приказом);
4. место паспортиста в подразделении (непосредственная подчиненность);
5. порядок замещения паспортиста на период его отсутствия по различным причинам (болезнь, отпуск, командировка и т.д.).

Также в данном разделе могут быть перечислены основные федеральные и локальные нормативные акты, которыми паспортист должен руководствоваться в своей деятельности.

Общий раздел

Здесь документируют должностные параметры общего характера:

• Правила кадровых перемещений (наём, замена и увольнение).
• Критерии подчинения.
• Требования по трудовому стажу и образованию.
• Конкретные профильные и общие знания, востребованные в работе.

Особо значимым является список требуемых умений. Он не только способствует отсеву неподходящих кандидатов, но и обеспечивает готовность сотрудника к выполнению функций, перечисленных в следующей части.

Обязанности

В этой ключевой части инструкции содержится перечень функций, выполнения которых менеджер вправе требовать от сотрудника. Условно они разделяются на несколько категорий:

• Профильные — обязательные для конкретной профессии. Так, для паспортиста это работа по учету и регистрации граждан, проживающих на определенной территории.
• Дополнительные — их перечень может отличаться в разных компаниях. Он зависит от размеров и масштаба деятельности работодателя, его кадровой политики и пр.
• Базовые — их включают в инструкции для большинства профессий: поддержание порядка, соблюдение норм конфиденциальности и т.д.

Внимание! Если наниматель предполагает использовать сотрудника на работах, не связанных с его основной профессией, он должен убедиться, что дополнительная нагрузка не противоречит параметрам трудового договора.

Обязанности работника

Раздел обязанностей является основным в инструкции и должен содержать подробный перечень должностных обязанностей сотрудника.

При этом обязанности, указанные в инструкции, не должны ухудшать положение работника в сравнении с трудовым договором и не должны противоречить трудовому законодательству. В противном случае инструкции будет недействительной.

В качестве должностных обязанностей паспортиста могут быть указаны:

1. Проверка паспортов и иных документов, предъявляемых гражданами для регистрации по месту жительства и пребывания.
2. Осуществление регистрации граждан по месту жительству и пребывания и выписки их в соответствии с установленным законом порядком.
3. Подготовка и выдача справок населению.
4. Ведение паспортного учета в электронной картотеке, работа с ней.
5. Контроль за соблюдением паспортного режима населением.
6. Составление отчетности по работе.

Ответственность

Наказание работника за должностные нарушения может включать материальную ответственность, дисциплинарную или административную. В особо тяжелых случаях может наступать и уголовная ответственность. Поскольку наказание определяется на основе действующего законодательства, с его сложностью и нюансами, его описание выходит за рамки возможностей должностной инструкции. Поэтому раздел составляется в упрощенной форме, с небольшим количеством конкретики.

После создания инструкции она должна быть проверена на соответствие действующим законам, внутренним нормативам работодателя и стандартам делопроизводства. Эту проверку проводят юрист, специализирующийся на трудовом праве, делопроизводитель и специалист по персоналу.

Документ, после получения их одобрений, согласовывается с менеджерами и специалистами, разбирающимися в той области, для которой составляется инструкция. Окончательную форму документа визирует руководитель организации-работодателя. Сам сотрудник подписывает инструкцию при своем трудоустройстве, соглашаясь с её положениями.

Источник

Права

Объем полномочий, предоставленных сотруднику, зависит от степени его ответственности. Чем она значительнее, тем большими правами наделяется сотрудник, чтобы иметь возможность решать возникающие вопросы.

Внимание! В ст. 21 ТК РФ уже дан перечень прав, гарантированных любому сотруднику. Сведения из этого раздела не должны дублировать его.

Правлением тсж «ключ»

Председатель Правления ТСЖ «Ключ»

______________

Принципы создания должностной инструкции

Современное законодательство не устанавливает требования и параметры написания должностной инструкции. Поэтому работодатели имеют большую свободу действий при её написании. Как правило, они ориентируются на использование стандартных образцов инструкций, перерабатывая их под свои потребности, в соответствии со стандартами документооборота и отраслевыми нормами. Созданные таким путем инструкции включают 4 обязательных части:

• Общий раздел.
• Должностные функции.
• Должностные полномочия.
• Параметры привлечения к ответственности.

Дополнительно работодатель может добавлять и другие части. Особенно популярны:

• Условия труда.
• Параметры должностных взаимосвязей.
• Нормативы результативности сотрудника (KPI).
• Правила, регулирующие изменения в инструкции.

Расширенная форма инструкции применяется в крупных компаниях для позиций высокого уровня ответственности. Но для большинства профессий вполне достаточно и обычного формата.

Снятие граждан с регистрационного учёта

Если жилое помещение не является местом жительства гражданина, он считается снятым с регистрационного учёта с момента истечения срока, указанного в заявлении о регистрации по месту пребывания.

Другая ситуация с гостиницами, санаториями, домами отдыха, туристическими базами, пансионатами и кемпингами – гражданин остаётся на учёте до момента выезда. А в медицинских учреждениях гражданина снимают с регистрационного учёта при выписке.

Снять гражданина с регистрационного учёта следует при:

Структура инструкции

Несмотря на то, что унифицированной структуры должностной инструкции не существует, на практике принято использовать типовую, которая включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Обязанности работника.
3. Права работника.
4. Ответственность работника.

Разделы могут быть дополнены, изменены, могут называться иначе. Например, в инструкцию может быть включен раздел «Функции работника».