Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию. Образец и бланк 2021 года

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании. В документе перечислены:

• требования к квалификации сотрудника;
• опыт работы, обязанности;
• права и ответственность;
• кому он подчиняется;
• как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.

Руководитель решил, что ему не нужна вся эта морока с оформлением инструкций → работники компании должны будут соблюдать только нормы закона и устные распоряжения начальника, в суде доказать их проступок будет очень сложноРуководитель решил, что пора навести порядок с обязанностями работников и подстраховаться на случай трудовых споров → утвердил должностные инструкции в своей компании → сотрудники должны будут соблюдать не только государственные нормы трудовых отношений, но и все пункты должностной инструкции.

Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у компании больше шансов выиграть судебный спор.

(дата)                            (подпись)                    (инициалы, фамилия)

                      ЗАГАД                                                               ПРИКАЗ

______________ №  ________

                     г. Мінск                                                              г. Минск

О переводе на другую должность

Усовой Т.В.

ПЕРЕВЕСТИ:

УСОВУ Татьяну Витальевну, учителя музыки первой квалификационной категории, 01.11.2021 с ее согласия на должность концертмейстера первой  квалификационной категории с окладом согласно штатному расписанию, заключив с ней контракт сроком на 4 года 9 месяцев 25 дней.

Установить Усовой Т. В. повышение тарифной ставки в размере 1,744%.

Основание: заявление Усовой Т.В. от 01.11.2021;

                    контракт от 01.11.2021.

Директор гимназии                                                           Е.И. Иванова

Сидорова 270 22 35

25.05.201

На обратной стороне листа

(дата)                            (подпись)                    (инициалы, фамилия)

Приложение 10

Образец протокола полной формы

ПРОТОКОЛ

05.01.2021 № 4

заседания педагогического совета

государственного учреждения образования

«Гимназия № 58 г. Минска»

Председатель – Е.И. Иванова

Секретарь – Л.М. Михайлова

Присутствовали – 118 человек (список прилагается)

Повестка дня:

1. О работе педагогов по формированию навыков контроля и оценки результатов учебной деятельности для оптимальной реализации потенциальных возможностей учащихся.

Доклад заместителя директора по учебной работе И.В.Ивановой.

Вопросы повестки дня записываются с указанием фамилии, имени, отчества выступающих.

Повестка дня, дополнения и изменения к ней, регламент работы педсовета утверждаются голосованием.

Информация о ходе выполнения предыдущих решений (постановлений, рекомендаций) педсовета в повестку дня не вносится, однако заслушивается и в протоколе записывается.

(Например, слушали информацию директора (зам.директора) учебного заведения (фамилия, имя, отчество) о выполнении решений предыдущего заседания педсовета (от « …»    года, протокол № ).

Решили: информацию о ходе выполнения решения педсовета от         « …»    года, протокол № принять к сведению (возможно принятие конкретного решения по одному, нескольким пунктам, в зависимости от хода выполнения решений; например, обязать, закончить (провести) к такому сроку, указать не невыполнение одного из пунктов, переносе на другое время ит.п.)

СЛУШАЛИ Иванову Е.И. – заместителя директора (Текст информации прилагается) о выполнении решений предыдущего заседания педсовета (от « …»    года, протокол № ).

РЕШИЛИ: Информацию Ивановой Е.И. – заместителя директора по учебной работе о выполнении решений предыдущего заседания педсовета (от « …»    года, протокол № ) принять к сведению.

Голосовали: «за» — 118 человек, «против» — нет, «воздержались» — нет.

1. СЛУШАЛИ:

Борисову И.В. – заместителя директора по учебной работе (Текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Петрова З.А. – Текст выступления прилагается.

Сергеева М.И. – Текст выступления прилагается.

Ковалинская С.С. – Текст выступления прилагается.

РЕШИЛИ:

1.1. Заместителю директора по учебной работе Ивановой И.В. изучить эффективный опыт инновационной площадки Министерства образования Республики Беларусь на тему «Внедрение модели контрольно-оценочной деятельности субъектов образовательного процесса как фактор повышения качества образования учащихся» и разработать памятки и методические рекомендации для его внедрения в образовательный процесс гимназии.

Срок исполнения — до 01.09.2021

1.2. Общественному методисту по информационным технологиям Челдышкиной Т.В для более активного применения информационных программных продуктов и компьютерных технологий, способствующих оптимизации контрольно-оценочной деятельности, оказать консалтинговую поддержку педагогам на базе ресурсных предметных кабинетов.

Срок исполнения – до 31.05.2021

1.3. Заместителю директора по учебной работе Ивановой И.В. провести семинар-практикум «Контрольно-оценочная деятельность как средство управления саморазвитием личности» с целью повышения эффективности аналитической деятельности педагогов и учащихся

Срок исполнения – 1 четверть 2021/2021 учебного года

1.4. Учителям, классным руководителям, ответственному за сопровождение гимназического сайта Михейчик А.Г. усилить разъяснительную работу с учащимися и родителями о критериях и нормах оценивания результатов учебной деятельности через систематическое информирование на учебных занятиях, собраниях учащихся и родителей, размещение материалов в предметных кабинетах и на сайте гимназии.

Срок исполнения – до 01.03.2021

1.5. Администрации поставить на внутригимназический контроль с рассмотрением результатов на совещании при директоре вопрос формирования навыков самооценки путём применения алгоритмов, рейтинговых шкал, оценочных листов, создания ученического портфолио и других средств.

Срок исполнения до 01.05.2021

Голосовали: «за» – 118 человек, «против» – нет, «воздержались» – нет.

Председатель совета                                                       Е.И.Иванова

Секретарь совета                                                            Л.М.Михайлова

Приложение 10

Образец протокола

ПРОТОКОЛ

07.09.2021 № 1

Заседания совета

государственного учреждения образования

«Гимназия № 555 г. Минска»

Председатель – Е.И. Иванова

Секретарь – Л.М. Сергеева

Присутствовали – 28 человек (список прилагается)

Повестка дня:

1. Об избрании секретаря совета гимназии.
2. О плане работы совета гимназии на 2021/2021 учебный год.
3. О результатах образовательной и финансово-хозяйственной деятельности гимназии за 2021/2021 учебный год и определении цели, стратегических и тактических задач на 2021/2021 учебный год.
4. Об участии гимназии в республиканском инновационном проекте «Внедрение комплекса интерактивных компьютерных моделей в процесс начального математического образования» и направлениях его осуществления.

По первому вопросу слушали директора гимназии Толмачеву И.В. об избрании секретаря совета гимназии.

РЕШИЛИ: Избрать секретарем совета гимназии СергеевуЛ.М.

Голосовали: «за» – 28 человек, «против» – нет, «воздержались» — нет.

По второму вопросу слушали о плане работы совета гимназии на 2021/2021 учебный год.

РЕШИЛИ: План работы совета гимназии на 2021/2021 учебный год одобрить (прилагается).

Голосовали: «за» – 28 человек, «против» – нет, «воздержались» – нет.

По третьему вопросу слушали о результатах образовательной и финансово-хозяйственной деятельности гимназии за 2021/2021 учебный год и определении цели, стратегических и тактических задач на 2021/2021 учебный год.

РЕШИЛИ: Администрации гимназии обеспечить совершенствование организации и результативности образовательного процесса в соответствии с целями, стратегическими и тактическими задачами деятельности гимназии

Срок исполнения – 2021/2021 учебный год.

Голосовали: «за» – 28 человек, «против» – нет, «воздержались» – нет.

По четвертому вопросу слушали об участии гимназии в республиканском инновационном проекте «Внедрение комплекса интерактивных компьютерных моделей в процесс начального математического образования» и направлениях его осуществления.

РЕШИЛИ:

1. Информацию о содержании и направлениях реализации инновационного проекта принять к сведению.

2. Заместителю директора по учебной работе Иванченко А.И. систематически отслеживать содержание проводимых мероприятий, анализировать их результативность в соответствии с критериями и показателями эффективности инновационной деятельности для принятия обоснованного решения о целесообразности продолжения участия гимназии в проекте.

Срок исполнения – 2021/2021 учебный год.

Голосовали: «за» – 28 человек, «против» – нет, «воздержались» – нет.

Председатель совета                                                       Е.И.Иванова

Секретарь совета                                                             Л.М.Сергеева

Приложение

Образец оформления реквизита «Адресат» в письмах

Министерство образования

Республики Беларусь

Министерство образования

Республики Беларусь

Управление общего среднего

образования

Начальнику управления образования, спорта и туризма администрации Московского района Лойко А.Д.

Управление образования, спорта и туризма администрации Московского района

Начальнику отдела дошкольного и общего среднего образования

Попковой В.Н.

Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела» ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск

Столяровой Н.М. ул. П.Глебки, д.15, кв. 26 , 223120, п/о Логоза,

Логойского района Минской обл.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Контент-менеджер (редактор сайта) (далее – «Работник») относится к служащим.

1.2. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) Работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности и непосредственно на рабочем месте в «» (далее – «Работодатель»).

1.3. Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом Работодателя в установленном действующим трудовым законодательством порядке.

1.4. Работник подчиняется непосредственно .

1.5. Работник должен знать:

• нормативные акты, локальные нормативные акты Работодателя, регламентирующие работу в Интернете;
• технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования, правила его технической эксплуатации;
• специфику и тематику сайта, его цели и задачи;
• Интернет-технологии;
• передовой отечественный и зарубежный опыт программирования и использования вычислительной техники;
• этические и другие нормы поведения, принятые в Интернет-сообществах;
• стилистику и грамматику русского языка, основы корректорской правки;
• основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации;
• правила внутреннего трудового распорядка.

1.6. Требования к квалификации: высшее образование по специальности, стаж работы по специальности не менее лет. Знание английского языка (чтение, перевод без словаря).

ПРАВА РАБОТНИКА

3.1. Работник имеет право на:

• обращение в структурные подразделения Работодателя по вопросам размещения или удаления материалов Интернет-сайта;
• предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
• рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
• своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
• отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;
• полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
• профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;
• объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;
• участие в управлении организацией в предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и коллективным договором формах;
• ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;
• защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;
• разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;
• возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;
• обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами;
• получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности;
• взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.

ОЦЕНКА ДЕЛОВЫХ КАЧЕСТВ РАБОТНИКА И РЕЗУЛЬТАТОВ ЕГО РАБОТЫ

8.1. Критериями оценки деловых качеств Работника являются:

• квалификация;
• стаж работы по специальности;
• профессиональная компетентность, выразившаяся в лучшем качестве выполняемых работ;
• уровень трудовой дисциплины;
• способность адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;
• интенсивность труда (способность в короткие сроки справляться с большим объемом работы);
• умение работать с документами;
• способность в установленные сроки осваивать технические средства, повышающие производительность труда и качество работы;
• производственная этика, стиль общения;
• способность к творчеству, предприимчивость;
• способность к адекватной самооценке;
• проявление инициативы в работе, выполнение работы более высокой квалификации;
• повышение индивидуальной выработки;
• рационализаторские предложения;
• практическая помощь вновь принятым работникам без закрепления наставничества соответствующим приказом;
• высокая культура труда на конкретном рабочем месте.

8.2. Результаты работы и своевременность ее выполнения оцениваются по следующим критериям:

• результаты, достигнутые Работником при исполнении обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;
• качество законченной работы;
• своевременность выполнения должностных обязанностей;
• выполнение нормированных заданий, уровень производительности труда.

8.3. Оценка деловых качеств и результатов работы проводятся на основе объективных показателей, мотивированного мнения непосредственного руководителя и коллег.

Должностная инструкция разработана на основании .

Начальник структурного подразделения:

/ «»2021 г.

Согласовано:

/ «»2021 г.

С инструкцией ознакомлен(а) :

/ «»2021 г.

Для чего нужна должностная инструкция

Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты в компании и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.

Для работодателя:

1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.

3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;

Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».

4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания должна будет выплатить компенсацию за время, пока он не работал.

Другое дело — с должностной инструкцией: компания предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на стороне компании.

5. Возможность провести аттестации сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестации, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.

Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в «Экселе», можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.

В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:

1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят обязанностей, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.

2. Понятные KPI. Сотрудник понимает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.

3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.

Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовые отношения. Тогда трудовая инспекция  может оштрафовать компанию. Штраф  от 50 — 100 тысяч ₽.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Как внести изменения в существующую инструкцию

Бывает, что в компании меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.

Если компания просто меняет название, нужно:

1. Изменить титульный лист.
2. Утвердить должностную инструкцию у руководителя.
3. Ознакомить работника с документом под роспись.

Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:

• Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать ее приложением к имеющейся должностной инструкции.
• Ознакомить с приказом работника под роспись.

Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую считать утратившей силу.

Трудовая функция меняется, если водитель, например, раньше возил товары, а теперь должен еще их загружать и разгружать.

Если в работе ничего не меняется, просто работник будет работать больше, меньше или другим способом, — предупреждать не обязательно.

Официант будет обслуживать не пять столиков, а десять.

Если должностная инструкция меняется кардинально, то компании лучше утвердить новую, в другой редакции.

Как правильно разработать должностную инструкцию

Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.

Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.

Для некоторых профессий при разработке должностной инструкции обязательно соблюдать профстандарты — например, для всех госслужащих, работников производств с вредными условиями труда или главных бухгалтеров АО. Но единого списка для всех отраслей нет.

Для малого бизнеса чаще всего профстандарты не обязательны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали базовые законы РФ.

Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретной компании. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.

В несколько магазинов требуются менеджеры по продажам. В один магазин нужен сотрудник с опытом работы три года и высшим образованием. В другой возьмут без опыта и со средним специальным образованием.

Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.

Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.

Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.

Руководитель организации не очень хорошо понимает, чем занимается системный администратор. Он скачал типовую инструкцию из интернета и добавил туда еще необходимых, по его мнению, требований. Решил, что системный администратор должен обеспечивать функционирование сайта, а еще адаптировать бухгалтерскую программу 1С для компании. Потом отдал юристам и кадровикам на проверку. Они тоже не очень хорошо разбираются в ИT, поэтому все согласовали.Системный администратор не разбирался в 1С, для этого нужен более узкий специалист. Сотрудник не мог выполнить такие требования, но теперь по инструкции эта работа входила в его обязанности. Когда пришло время, он попытался обновить 1С через интернет, как смог. В результате вся отчетность компании пропала. Пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.

Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и другим локальным нормативным актам компании.

Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Один экземпляр надо отдать работнику под роспись на руки, а второй — в отдел кадров или непосредственному руководителю.

Какие пункты есть в должностной инструкции

В законе ничего не сказано о том, как составить должностную инструкцию, поэтому оформление, разделы, их названия, содержание и количество пунктов компания может составить под себя.

Вот структура, которую чаще всего используют при разработке должностной инструкции:

• Заголовок.
• Общие положения.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.
• Взаимодействие.

Заголовок. В заголовке указывают название организации, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.

Утверждать может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. Дальше надо написать название структурного подразделения компании, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.

После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если инструкция индивидуальная.

Общие положения. В этом разделе содержатся пункты, обязательные для всех сотрудников:

• Кто назначает и увольняет работника. Например, помощника юриста назначает и освобождает от должности руководитель юридической службы.
• Образование и опыт. Например, помощник юриста должен иметь юридическое образование (можно неоконченное высшее), а опыт работы по профилю не требуется.
• Кто заменяет сотрудника при болезни или отпуске. Например, бухгалтера временно замещает другой сотрудник, которого назначает главный бухгалтер.
• Чем руководствуется в работе. Например, администратор руководствуется правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
• Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиНы, ГОСТы, приказы, программы.

Функции, должностные обязанности. Здесь подробно описывается, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.

Старший продавец розничного магазина: консультирует покупателей, рассказывает о скидках и акциях, решает конфликты с покупателями, контролирует подготовку торгового помещения к началу рабочего дня.

Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается в компании. Например, в должностной инструкции повара нельзя прописать, что он должен чинить электроприборы на кухне.

Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику тяжело понять, что конкретно он должен делать.

Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.

Менеджер по продажам имеет право: получать от коллег техническую информацию, получать компенсацию от фирмы за мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.

Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.

Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программу. За это ему могут вынести замечание.

Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.

Бухгалтер получает от директора и замдиректора приказы, распоряжения, указания и письма для бухгалтерии. Выдает другим сотрудникам: справки, ведомости, сведения о состоянии расчетов, о наличии основных средств.

Дополнительные пункты. Компании могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы (KPI) и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.

Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Когда обновить должностной документ

Трудовое законодательство не регламентирует, как и в каких случаях допускается вносить изменения в инструкции сотрудников. ДИ относится к локальным нормативным актам, и поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Выбор законодательно обоснованной процедуры и оформление поправок — самостоятельное решение нанимателя (Письмо Роструда от 31.10.

• утверждено новое штатное расписание;
• внесены коррективы в полномочия и обязанности;
• перевод на новую должность;
• работнику вменены дополнительные обязанности;
• организационные или технологические корректировки повлияли на условия труда.

Установленный и действующий порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов:

• статуса ДИ — является она частью трудового договора или отдельным документом;
• от времени проведения — до принятия сотрудника на должность или после;
• от характера поправок — конкретизируется ли имеющаяся трудовая функция или вводится новая.

Для соблюдения юридически верной процедуры следует учитывать статус ДИ и вносимые корректировки.

Содержание ДИ не регламентировано законодательством. Она может включать в себя информацию, являющуюся предметом договора, а иногда и нет. В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ к существенным условиям соглашения между работодателем и работником относятся:

• описание трудовой функции;
• условия труда.

Новая функция устанавливается и вводится согласно ст. 72, 72.1 ТК РФ. Без согласия сотрудника это осуществляется на время в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК. Стоит напомнить о порядке внесения новых положений в договор и сроках оповещения сотрудника:

Если должностная инструкция используется в организации, все правки вносятся следующими способами:

Практики рекомендуют утверждать ДИ как самостоятельный документ. В договоре следует прописать, что сотрудник обязан выполнять требования ДИ (с которой он знакомится под роспись). Это позволяет:

• не перечислять все обязанности;
• не вносить каждый раз правки — оформляется дополнительное соглашение.

Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон

Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).

Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.

Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.

Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ (либо действовать в порядке статьи 74 ТК РФ при наличии оснований). Если изменения все же утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после новой редакции.

Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:

• грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
• приказом.

Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.

Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Составные элементы журнала

Документ имеет простую и понятную структуру. Самый первый лист – обложка. Для удобства пользования она может быть выполнена из плотной бумаги. На ней указывается наименование организации, к которой он принадлежит, а также датировка.

Обычно указывается только дата начала ведения журнала. А дату окончания ставят, только когда заводят новый. В любом случае реестр имеет юридическую силу минимум с одним заполненным числом.

Под обложкой находится таблица со столбцами, в которые вписывается следующая информация:

• Порядковый номер строки.
• Дата инструктажа.
• Полное название выдаваемой инструкции.
• Дата принятия инструкции.
• Номер обозначения выдаваемого документа.
• Срок, запланированный для проведения проверки знаний по выдаваемым инструкциям.
• Полное ФИО, должность, подпись сотрудника, которое проводит учет выдачи.

Обычно журнал ведется в течение года или нескольких лет. По истечении 10-летнего срока его в любом случае необходимо будет заменить.

Если речь идет не только о принятии распоряжения, но и об информировании, то указывается также количество печатных экземпляров, которое было выдано сотрудникам. Последние ставят свою подпись в заключительной графе документа.

Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то было

Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.

Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. В общем, требований — вагон.

Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.

В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как работники магазина выполняют свои обязанности, обеспечивать замены отсутствующих работников и т. д. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.

В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.

Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:

1. В магазине были утверждены должностные инструкции.
2. В должностной инструкции были четко прописаны должностные обязанности и ответственность.
3. Сотрудники ознакомились с должностной инструкцией под роспись.

Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.

Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2021 № 33-21839/2021

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль.

Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.