Образец профстандарта секретаря в 2021 году

Коммерческая деятельность

Прием и первичная обработка входящей документации

Предварительный осмотр и сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации

Подготовка входящих документов для обработки менеджером

Регистрация входящей документации

Организация вручения документов исполнителям

Ведение базы данных организационной документации

Осуществление мероприятий по информированию и направлению

Обработка и отправка исходящей документации

Организация учета, хранения и передачи в соответствующие структурные подразделения действующей системы документооборота.

Контроль над исполнением документов в организации

Необходимые квалификации

Работать со всеми информационными и документационными ресурсами организации

Использование баз данных, включая внешние

Использование справочных правовых систем

Использование автоматизированных систем регистрации, учета, контроля и реферирования для обработки документов организации

Применять современные информационно-коммуникационные технологии в управлении документацией, включая рационализацию и повышение эффективности.

Применять нормы русского языка

Применение техники быстрого письма

Требования к знаниям

Нормативно-правовые акты и программно-методические документы, определяющие порядок управления документами.

Структура организации, управление организационными единицами

Информационные технологии для современного управления документами

Процедура обращения с документами

Системы управления документацией.

Быстрые системы письма

Правила оформления входящих, исходящих и внутренних документов

Организационные правила и формы контроля исполнения документов в организации

Типичные сроки представления документов

Принципы работы с оценочными карточками

Цель и технология проведения плановых и профилактических осмотров

Правила составления аналитических отчетов по управлению и контролю документов

Правила документального обеспечения организации

Типы документов и их задачи

Документальное оформление требований в соответствии с национальными нормами и стандартами

Правила составления и оформления информационных, организационных и управленческих документов

Принципы создания и ведения баз данных по официальным документам организаций

Электронные системы управления документами

Правила и сроки отправки исходящей документации

Требования по охране труда и технике безопасности

Прочие свойства

—

Профессиональные занятия

Составьте список дел организации

Проверка правильности заполнения документов и отметки о выполнении перед передачей их на дальнейшее хранение

Разработка заголовков дел и определение сроков хранения данных

Дизайн корпусов

Контроль правильной и своевременной передачи и архивирования документов

Необходимые навыки

Организация регистрации, хранения и передачи в соответствующие отделы документов в процессе повседневной работы офиса.

Управление архивом организации, надзор за правильным созданием, хранением и архивированием файлов в архиве.

Подготовка списка документов для организационного подразделения

Использование карты для изучения структуры организации, составление инвентаризационных описей

Организовать ведение дел в соответствии с утвержденным в организации перечнем дел.

Конституция документов в дела с учетом их особенностей

Размещение документов в деле

Обеспечение сохранности документов организации.

Применять информационные и коммуникационные технологии для работы с документами

Требования к знаниям

Нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, национальные стандарты, определяющие порядок управления документами

Виды номенклатуры, общие требования к номенклатуре, методология разработки и проектирования номенклатуры

Правила согласования номенклатуры с архивами департамента и Комитета экспертов

Порядок формирования и рассмотрения дел, детали формирования определенных категорий дел

Правила хранения файлов, в том числе содержащих документы ограниченного доступа.

Правила выпуска и использования документов из созданных файлов

Требования к охране труда и технике безопасности

Прочие особенности

—

Задачи:

Проверка сроков хранения документов, составление протоколов экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, протоколов передачи на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Подготовка внутренней картотеки конфиденциальных документов

Регистрация файлов для постоянного и долгосрочного хранения

Дизайн обложки для постоянных и долгосрочных архивов

Инвентаризация постоянных и долгосрочных файлов

Передача файлов в архивы организации

Необходимые навыки

Использовать списки документов и анализировать фактическое содержание документов в деле при определении срока их хранения

Подготовка документов экспертного комитета

Оформление титульных листов постоянных и временных файлов согласно национальным стандартам.

Хронологический и структурный порядок дел

Осуществлять техническую обработку и полное управление постоянными и временными файлами

Составить опись постоянных и временных дел, в соответствии с нормативными и методическими документами.

Использовать информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Требования к знаниям

Нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок управления документацией.

Критерии разделения документов на группы в зависимости от ценности содержащейся в них информации

Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определение сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Процедура создания, организации и документирования работы экспертного комитета

Правила составления и утверждения протокола заседаний Комитета экспертов

Правила составления и утверждения справки о присвоении документов, не подлежащих сохранению

Правила технической обработки и полного архивирования постоянных и временных файлов

Правила составления перечня постоянных и временных архивов в соответствии с нормативными и методическими документами

Правила передачи дел в архивы организации

Требования по охране здоровья и безопасности

Прочие функции

—

Деятельность, связанная с работой

Подготовить повестку дня мероприятия

Составить список участников мероприятия

Проинформируйте потенциальных участников о предлагаемом мероприятии и условиях участия в нем.

Выбор места и времени проведения события

Подготовка предварительной сметы

Приглашения отправлены тем, кто подтвердил свое участие

Составление текстов докладов докладчиков и проектов итоговых документов.

Распространение информационных материалов среди участников мероприятия конференции

Подготовка табеля посещаемости и регистрационного списка для мероприятия.

Приобретение канцелярских принадлежностей и продуктов для кофе-брейков

Решать проблемы с техническим оборудованием мероприятия

Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных документов

Организация подготовки к президиуму и рабочих мест участников

Организовать встречу и зарегистрировать участников

Вести запись события

Организация кофе-брейков

Организация культурных мероприятий, транспортные и гостиничные услуги

Нужные навыки

Организация процесса подготовки конференций индивидуально и в составе рабочей группы

Документируйте различные этапы процесса подготовки и организации конференции.

Предоставление информации, документов и материалов для участников во время конференции

Подготовка и оборудование стола бюро и рабочих мест участников

Сервировка чайного (кофейного) стола во время кофе-пауз

Соблюдение норм делового этикета и протокола.

Заботу об имидже организации

Создание для секретаря образа, соответствующего образу организации

Работать с информацией, анализировать и представлять ее систематическим образом.

Обеспечивать безопасность организации

Применение информационно-коммуникационных технологий

Применять правила русского языка

Использование навыков быстрого письма

Применять навыки записи и транскрибирования текста.

Использовать современные технические инструменты в области скорописи

Обеспечение комфорта для участников конференции, помощь им в размещении и проезде.

Требования к знаниям

Все логистические мероприятия по подготовке и проведению встреч и переговоров, в том числе международных.

Правила ведения, оформления и выпуска протоколов и документов, созданных в ходе подготовки мероприятия конференции.

Методология определения стоимости мероприятия конференции

Основы составления речей и отчетов для руководителей

Стандарты установления, поддержания и развития межличностных взаимоотношений

Правила деловой коммуникации, деловой этикет

Этикет и основные правила международного протокола

Правила торговых переговоров

Правила по защите конфиденциальной информации, относящейся к недвижимому имуществу

Системы быстрого набора текстов

Базовое знание программного обеспечения для высокоскоростной печати и офисного оборудования

Требования к безопасности и охране труда

Другие особенности

—

Профессиональная деятельность

Оборудовать рабочее место руководителя необходимой оргтехникой и канцелярскими принадлежностями.

Организация приемной в офисе в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда.

Организация дизайна интерьера зоны ресепшн руководителя

Оснащение рабочего места офисной техникой, персональным компьютером, дополнительным оборудованием

Организовать оснащение приемной зоны необходимыми системами хранения, фурнитурой и расходными материалами.

Обеспечение хранения и пополнения расходных материалов, текущее обслуживание офисной техники

Заказывайте канцелярские принадлежности, средства гигиены, продукты питания и т.д.

Необходимая емкость

Создание среды для эффективной работы менеджера

Используйте офисное оборудование и канцелярские принадлежности по назначению.

Оборудуйте рабочее место руководителя и свое собственное необходимым оборудованием.

Замена расходных материалов и обслуживание офисной техники.

Контроль и пополнение запасов канцелярских принадлежностей, гигиенических средств, продуктов питания

Требования к знаниям

Требования по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите

Основные принципы правильной организации труда и как сделать ее более эффективной

Основные принципы офисной эргономики и цветоводства

Стандарты и руководства по оборудованию офисных помещений

Состав, дизайн и функционирование технологии организации

Другие особенности

—

Профессиональная деятельность

Написать должностную инструкцию секретаря

Разработка устава Секретариата

Разработка руководства по управлению делами

Необходимые навыки

Подготовка и внедрение организационных и методологических документов

Редактирование текста официальных документов

Работа со всеми информационными и документационными ресурсами организации.

Использование баз данных, включая удаленный доступ

Использовать справочно-правовые системы

Использование компьютера, директорий (папок) и файлов, сканера

Использование офисного пакета (текстовые редакторы, электронные таблицы)

Использование периферийного и офисного оборудования

Использование электронного письма

Использование систем электронного управления документами

Требования к уровню знаний

Основы управления (административное, трудовое и гражданское право)

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные правила, определяющие порядок управления документами.

Структура, адреса структурных подразделений, образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать и утверждать документы, а также ограничения зон их ответственности

Принципы документального оформления деятельности организации

Порядок действий при работе с документами

Требования к документам в соответствии с национальными нормами и стандартами

Правила составления организационных документов (регламентов, инструкций, стандартов)

Типы документов, их назначение

Базовые принципы документальной лингвистики

Требования к охране труда и технике безопасности

Прочие характеристики

—

Профессиональные занятия

Составление административных (приказы, распоряжения) и информационных документов (письма, справки, отчеты, служебные записки).

Распечатка официальных документов и материалов

Воспроизведение официальных документов

Управление документооборотом в организации (утверждение, подписание и подпись документов)

Необходимые навыки

Как изменить текст в официальных документах

Использовать стандартные формы документов

Подготовка финансовых документов для учета наличности и накладных расходов.

Печать офисных документов

Использование периферийных устройств и оргтехники

Работа с компьютером, сканером

Использование офисного пакета (обработка текста, электронные таблицы)

Использование электронной почты

Используйте системы электронного документооборота

Обеспечение безопасности деятельности организации.

Требуются знания

Правовые основы управления (основы административного, трудового и коммерческого права)

Организационная структура, адреса организационных подразделений, образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать и утверждать документы, и ограничения их зон ответственности.

Стандарты для документирования деятельности организации

Процедура работы с документом

Документальное оформление требований в соответствии с национальными нормами и стандартами

Типы документов, их предназначение

Правила утверждения организационной документации (внутренней и внешней)

Правила подписи и утверждения

Правила составления и оформления информационно-справочных, руководящих документов и деловых писем

Фундаментальные принципы документальной лингвистики

Правила русского языка

Требования к охране труда и технике безопасности

Прочие функции

—

Деятельность, связанная с работой

Прием, предварительная сортировка и подшивка документов, поступающих в приемный центр

Проверьте полноту документов, полученных приемным центром

Подготовка документов для рассмотрения менеджером

Реестр документов, поступивших к руководителю

Организация передачи документов исполнителям

Создание и ведение базы административных документов

Осуществление деятельности по информированию и консультированию

Необходимые навыки

Управление входящей, исходящей и внутренней документацией

Использование систем электронного управления документами для архивирования, управления документами и реферирования документов

Использование информационных и коммуникационных технологий для работы с документами

Применять правила русского языка

Применение быстрого ввода

Подготовка и составление проектов местных законов

Требования к знаниям

Нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок управления документооборотом

Организационная структура, менеджмент организационных единиц

Передовые информационные технологии для управления документооборотом

Документирование процедур, документирование блок-схем

Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов

Правила организации документарных проверок и стандартные сроки оформления документов

Стандарты подготовки аналитических отчетов по управлению и контролю за документами

Принципы создания и ведения базы данных официальных документов в организации

Системы электронного управления документами

Системы быстрого въезда

Требования к охране труда и безопасности на рабочем месте

Прочие функции

—

Профессиональные занятия

Сбор и обработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Проверка надежности, целостности и согласованности данных, исключающая дублирование информации

Предоставление данных в унифицированном и легко понятном формате.

Определение наиболее значимых критериев для систематизации информации для создания баз данных.

Создание и использование баз данных в организации

Необходимые навыки

Сбор, обработка и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, ясности, своевременности, точности и достоверности, оптимальной систематизации, непрерывности процесса сбора и обработки информации.

Регистрация, сбор и передача, систематическое хранение и выдача информации в требуемой форме

Составлять и писать сводные документы, отчеты и статистические данные

Обработка и структурирование информации для создания информационных ресурсов

Ввод новых данных в справочные системы

Вставка в память компьютера электронных изображений документов.

Применяйте скорость письма

Использование навыков записи и транскрибирования.

Использовать современные технические средства в области быстрого письма

Поиск информации в существующих базах данных, выполнение запросов на основе различных комбинаций поисковых терминов.

Применение информационно-коммуникационных технологий

Требования к знанию

Характеристики внешних и внутренних информационных потоков.

Состав внешних потоков информации

Структура внутреннего потока информации

Организационная структура и взаимосвязь между подразделениями и службами

Особые условия создания баз данных в организации

Современные научные методы и технологии, которые облегчают сбор, обработку, хранение и передачу потоков информации.

Способы обработки информации с помощью современных коммуникационных и информационных технологий.

Быстрые системы письма

Основы программного обеспечения для быстрого ввода и офисные принадлежности

Требования к безопасности и гигиене труда

Другие особенности.

—

Профессиональная деятельность

Информирование сотрудников организации о решениях руководителя

Организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

Уведомление сотрудников о предстоящих мероприятиях

Организация собраний персонала с руководством

Информирование руководителя о вопросах сотрудников по работе и личным вопросам.

Требуются навыки

Использование современных технологий для сбора и передачи информации

Сбор и обработка информации, необходимой для работы руководителя.

Систематизация полученных и передаваемых данных.

Проверка точности, полноты и последовательности данных во избежание дублирования информации.

Представляйте данные в едином и легко понятном формате.

Используйте информацию неоднократно, постоянно обновляйте данные

Обеспечение оперативного потока информации

Работа с компьютером, использование офисного пакета (обработка текстов, электронные таблицы)

Требования к знаниям

Нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, государственные нормативы в сфере деятельности организации

Организационная структура, лидерство организационных единиц, области организационной деятельности и компетенции организационных единиц и сотрудников.

Классификация управленческой информации, типы управленческой информации

Формы предоставления управленческой информации

Источники получения управленческой информации

Методология выбора источников информации.

Требования к управленческой информации

Требования по охране здоровья и безопасности

Другие льготы

—

Профессиональная деятельность

Отбор источников информации в соответствии с определенными критериями

Обработка и интерпретация информации для составления проектов решений

Подготовка запросов о предоставлении документов и информации от государственных органов и организаций от имени управляющего и получение соответствующей информации и документов

Информирование руководителя о результатах расследований и жалоб

Организация вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в государственных органах, муниципалитетах и общественных организациях.

Подготовка документов для заключения договоров о сотрудничестве с бизнес-партнерами

Информирование деловых партнеров и заинтересованных групп о решениях руководителя относительно выполнения контракта

Необходимые компетенции

Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности информации

Сбор, обработка и анализ данных в соответствии с установленными требованиями

Распространение информации в структурированной форме.

Обрабатывать и структурировать информацию для формирования информационных ресурсов

Поиск информации в существующих базах данных, выполнение запросов на основе различных сочетаний ключевых слов

Обеспечение защиты информации организации

Работа с компьютером, использование офисного программного обеспечения (обработка текстов, электронные таблицы)

Требования к знаниям

Внутренняя и внешняя политика организации

Принципы представительства в органах государственной власти и местного самоуправления, в сторонних организациях и как с ними взаимодействовать

Принципы и методы администрации

Характеристики внешнего и внутреннего информационных потоков

Организационная структура и взаимодействие между подразделениями и службами

Правила создания и использования баз данных

Современные научные методы и технологии, облегчающие сбор, обработку, хранение и передачу информации

Правила защиты конфиденциальной информации о правах собственности

Современные информационные технологии

Другие особенности

—

Деятельность на производстве

Сбор, обработка и анализ информации для выполнения заданий, поставленных руководителем

Подготовка информации и аналитических данных

Разработка тематического плана, краткого документа, отчета и т.д.

Определение спектра библиографических источников

Выберите источники и составьте библиографию по теме исследования, отчета или справки.

Написать и подготовить резюме, отчет, политический отчет

Необходимые навыки

Подготовка тематического обзора, отчета, информационного бюллетеня по вопросам политики

Обосновать актуальность проблемы, которая должна быть освещена в обзоре, отчете, сертификате

Использовать информационные ресурсы и упорядочивать информацию в соответствии с определенными критериями.

Интерпретировать полученные данные и представить их в систематизированном виде.

Определять источники и литературу, необходимые для получения информации и анализа.

Представлять материал в логической последовательности

Анализировать и оценивать представленный материал

Форматирование текста соответствующим стилем

Редактирование текста документов

Сформулировать выводы и рекомендации

Автоматизация процессов сбора, хранения и совместного использования информации.

Пользоваться текстовым редактором и фотокопировальным оборудованием.

Применение компьютерных и информационных технологий для организации информационных процессов экономичным и эффективным образом, делая их более гибкими и динамичными

Выполнять форматирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций.

Применять базовые понятия психологии делового общения.

Требования к знаниям

Нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

Структура организации, управление организационными подразделениями, области деятельности организации и полномочия организационных подразделений и должностных лиц

Классификация управленческой информации, типы управленческой информации

Формы предоставления управленческой информации

Источники управленческой информации, методология выбора источников информации

Требования к информации для управления

Особенности реферирования информации, специфика составления и оформления рефератов, докладов, обзоров, отчетов

Основы написания речей и отчетов для руководителей

Категории слушателей (читателей), которым адресована данная рецензия, сообщают

Методы обработки информации с помощью современных коммуникационных и информационных технологий

Структура информационных публикаций в соответствии с характером информации и ее предполагаемым использованием.

Современные средства сбора, обработки и систематизации информации

Источники информации: библиотечные каталоги, журналы, поисковые системы в Интернете, электронные базы данных.

Функциональное назначение обзора (библиографический, реферативный, аналитический) как средство ориентации читателя в документе или потоке информации

Характеристики общего научного и прагматического обзора

Правила работы с внешними носителями

Концепция и специфика библиографических, реферативных и аналитических публикаций

Справочно-правовые системы

Другие выгоды

—

Трудовая деятельность

Организация и планирование деловых контактов, встреч и деловых поездок.

Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

Подготовка материалов для заседаний, составление и запись протоколов

Подготовка презентаций по указанию руководителя

Подготовка и проведение пресс-конференции для высокопоставленного чиновника

Организация переговоров, предоставление участникам информационных материалов, ведение протокола переговоров

Необходимые навыки

Подготовьте маршрут для руководителя

Оформить документы, необходимые для командировки, командировки руководителя

Подготовка и составление протоколов совещаний, конференций и мероприятий, подготовка списка участников, повестки дня, контрольных списков и проектов итоговых документов.

Подготовка пресс-релизов

Проведение переговоров с партнерами

Многозадачность

Работать с большим количеством информации

Создавать и поддерживать позитивный имидж организации и лидера

Использовать компьютерные и информационно-коммуникационные технологии для организации информационных процессов более экономичным и эффективным способом, делая их более гибкими и динамичными

Обеспечение информационной безопасности организации.

Необходимые знания

Нормативно-правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

Структура организации, руководство организацией и ее подразделениями, деятельность организации и компетенция структурных подразделений и должностных лиц

Психология деловой коммуникации, основы конфликтологии

Правила ведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

Этикет и основы международного бурения

Правила подготовки и оформления документов

Правила по защите конфиденциальной информации о праве собственности

Информационные и коммуникативные технологии

Другие свойства

—

Рабочие мероприятия

Записывать решения директора, доводить устные указания директора до сотрудников организации.

Координацию выполнения решений руководителя

Контроль за исполнением решений директора

Составление отчетов о выполнении распоряжений и решений руководителя

Необходимые навыки

Составление и оформление документов, содержащих указания и распоряжения директора.

Ведите учет распоряжений руководителя, требующих существенного контроля над ходом дела.

Принимайте решения в процессе работы

Провести анализ исполнительской дисциплины

Готовить аналитические отчеты и доклады о выполнении приказов и распоряжений директора.

Используйте системы электронного документооборота

Использовать информатику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и эффективной организации информационных процессов, а также для придания им большей гибкости и динамичности

Обеспечивать безопасность деятельности организации

Требуется способность

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в области деятельности организации

Структуру организации, управление организационными подразделениями, сферы деятельности организации и полномочия организационных подразделений и должностных лиц.

Правила выполнения инструкций руководителя

Технология контроля за выполнением указов

Система электронного документооборота, базы данных

Требования к охране труда и технике безопасности

Другие аспекты

—