Должностная инструкция табельщика

Что предстоит заполнять

Назначенные приказом ответственные лица обязаны будут заполнять документы форм Т-12 и Т-13. Документация заполняется как в бумажном, так и в электронном варианте. Причем во втором случае цель издания может и не прописывается. Этот момент упускается из виду как непринципиально важный.

Требования к квалификации и знаниям

2.1. На должность табельщика назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

2.2. Табельщик должен знать:

2.2.1. положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, а также локальные нормативные акты Компании по организации и ведению табельного учета и заполнению табеля учета рабочего времени;

2.2.2. графики сменности работы и режим рабочего времени в Компании и ее структурных подразделениях;

2.2.3. организацию делопроизводства в Компании, порядок оформления, ведения и хранения кадровой документации и ее движение в объеме, необходимом для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

2.2.4. основы организации труда;

2.2.5. основы законодательства о труде;

2.2.6. Правила внутреннего трудового распорядка Компании;

2.2.7. Положение о документообороте и График документооборота Компании;

2.2.7. правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности, производственной гигиены и санитарии;

2.2.8. настоящую Должностную инструкцию;

2.2.9. этику делового общения.

2.3. Табельщик должен уметь работать с:

2.3.1. персональным компьютером, подключенным к информационной сети Компании;

2.3.2. программами «БухСофт: Табель», MS Word, Excel, Outlook;

2.3.3. электронной почтой и Интернет;

2.3.4. оргтехникой.

Функции

2.1. Ведение табельного учета.

2.2. Контроль за своевременным представлением работниками документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе.

Должностные обязанности

Табельщик выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Ведет в электронном виде в программе «БухСофт: Табель» табельный учет фактического времени пребывания работников Компании на рабочих местах (делает соответствующие отметки пребывания работников на рабочих местах в табеле учета рабочего времени (по форме, утвержденной Работодателем в Приложении N 25 к Бухгалтерской учетной политике ООО «Альфа» на 2021 год), а также ведет специальный журнал учета рабочего времени работников с ненормированным рабочим днем (по форме, утвержденной Работодателем в Приложении N 26 к Бухгалтерской учетной политике ООО «Альфа» на 2021 год)).

3.2. Осуществляет контроль за своевременной явкой работников на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

3.3. Ежедневно составляет сводки о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин и направляет их своему непосредственному руководителю.

3.4. Ведет учет списочного состава работающих.

3.5. Систематически вносит в табель учета рабочего времени изменения, связанные с приемом на работу, переводами работников на другую работу, увольнениями, предоставлением отпусков и т.д.

3.6. Контролирует своевременность представления работниками листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия на работе.

3.7. В установленном порядке представляет на проверку своему непосредственному руководителю табель учета рабочего времени и журнал учета рабочего времени работников с ненормированным рабочим днем.

3.8. По окончании учетного периода передает табель учета рабочего времени, а также представленные другими работниками документы, подтверждающие уважительность причин их отсутствия на работе, в бухгалтерию Компании в порядке, установленном Графиком документооборота Компании (выписка из которого в части документов, относящихся к компетенции табельщика, выдается на руки последнему).

3.9. Обеспечивает сохранность персональных данных других работников и защиту этих сведений от несанкционированного доступа.

3.10. Не разглашает конфиденциальную (коммерческую, техническую, служебную) информацию, ставшую ему известной в процессе осуществления своей трудовой функции.

3.11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

3.12. Соблюдает установленный Работодателем порядок хранения документов, материальных и денежных ценностей.

3.13. При осуществлении трудовой функции действует в соответствии с законодательством РФ, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами Работодателя, условиями настоящего Договора.

3.14. Соблюдает установленные Работодателем Правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты Работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью Работника.

3.15. Бережет имущество Работодателя (в т.ч. имущество третьих лиц, находящееся у Работодателя, если Работник несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, принимает меры к предотвращению ущерба, соблюдает установленный порядок хранения материальных ценностей и служебной информации, содержащейся на любых носителях (бумажных, электронных и пр.).

3.16. Соблюдает требования по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и производственной санитарии.

3.17. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3.18. Поддерживает уровень своей квалификации, необходимый для надлежащего исполнения всех должностных обязанностей.

3.19. Содержит свое рабочее место и свои файлы в порядке с последующим оформлением документов и сдачей в архив в соответствии с Положением об организации работы с кадровыми документами Компании, а также политикой «чистых столов» и «чистых экранов» Компании.

3.20. Соблюдает рекомендуемый офисный дресс-код, установленный Положением о персонале Компании.

3.21. Бережно относится к находящемуся в его пользовании корпоративному оборудованию Компании (компьютеру, телефону, принтеру, сканеру), соблюдает правила эксплуатации работы с корпоративным оборудованием (в т.ч. не забывает выключать оборудование по окончании рабочего дня, при переподключении периферийных устройств (принтеров, мониторов), не допускает самостоятельную переконфигурацию установленного в офисе оборудования или самостоятельную установку компьютерных программ), а также принимает все меры к обеспечению его сохранности и длительного использования.

3.22. Использует телефонную связь в Компании в служебных целях и только при крайней необходимости — для личных звонков. Не осуществляет несанкционированных международных и междугородных звонков, а также длительных и частных разговоров.

3.23. Использует ресурсы Internet-трафика только в профессиональных целях, с соблюдением условий безопасности Компании. Не использует запрещенные Компанией для просмотра и загрузки сайты сети Internet следующего содержания: эротика и порнография, аудио, видео исполняемые программы, азартные игры, развлечения, криминал, наркотики, алкоголь, путешествия, фотографии, для хакеров, удаленные прокси-сервера, сайты электронной почты (кроме корпоративной), колдовство, чаты, спорт, насилие, религия, рефераты, животные, постеры, плакаты, кулинария, косметика, удача и лотерея, анекдоты, магия, гороскопы, гадание.

3.24. Не играет на рабочем месте в компьютерные и иные игры.

3.25. Не разглашает сведения конфиденциального характера, ставшие известными в процессе работы, в соответствии с Положением о коммерческой тайне и конфиденциальной информации Компании.

3.26. Соблюдает этику делового общения в повседневной работе. Приветливо, доброжелательно и уважительно относится ко всем сотрудникам Компании и ее деловым партнерам.

При общении с сотрудниками Компании находит оптимально корректное решение в конфликтной ситуации. Не допускает употребления экспрессивных или жаргонных выражений, ненормативной лексики, ведение разговора на повышенных тонах, раздражения, крика, а также бросания телефонной трубки, если разговор с сотрудником ему неприятен.

Права

Табельщик имеет право:

4.1. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией и занимаемой должностью и в размере, определенном заключенным с ним трудовым договором.

4.2. Принимать участие в обсуждении проектов Компании, имеющих отношение к его непосредственной деятельности, а также представлять предложения по совершенствованию своей работы.

4.3. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений Компании, запрашивать документы Компании, в том числе и документы, определяющие его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки эффективности его деятельности и качества исполнения должностных обязанностей.

4.4. Запрашивать лично или по поручению руководства от руководителей структурных подразделений, сотрудников Компании и получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

4.5. Вести служебную переписку с другими структурными подразделениями Компании по вопросам, относящимся к его компетенции.

4.6. Проходить переподготовку и курсы повышения квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и в соответствии с локальными нормативными актами Компании.

4.7. Требовать от руководства Компании обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также содействия в обеспечении прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.

4.8. На другие права, предусмотренные ч. 1 ст. 21 ТК РФ и локальными нормативными актами Работодателя.

Право подписи

5.1. Табельщику для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи (в качестве исполнителя) табелей учета рабочего времени, информационно-справочных материалов и других документов по вопросам, входящим в его должностные обязанности.

Заключительные положения

    6.1.   Настоящая   должностная   инструкция   разработана   на   основе

Квалификационной       характеристики         должности         «Табельщик»

(Единый квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов

и служащих.    Раздел    «Общеотраслевые   квалификационные  характеристики

должностей   работников,   занятых   на   предприятиях,   в  учреждениях  и

организациях»,  утвержденный  постановлением  Минтруда России от 21.08.1998

N 37), ___________________________________________________________________.

                       (реквизиты иных актов и документов)

    6.2.   Ознакомление   работника  с  настоящей  должностной  инструкцией

осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

    Факт   ознакомления   работника  с  настоящей  должностной  инструкцией

подтверждается ____________________________________________________________

                 (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой

___________________________________________________________________________

     частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными

___________________________________________________________________________

              инструкциями); в экземпляре должностной инструкции,

__________________________________________________________________________.

                   хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ___________________________________________________________________.

Ответственность

6.1. Табельщик несет ответственность за:

6.1.1. ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

6.1.2. несоблюдение требований законодательных и нормативных документов, регулирующих работу табельщика, а также несоблюдение действующего законодательства Российской Федерации и принятых в компании Правил внутреннего распорядка, Положения о персонале, Политик «чистого стола» и «чистого экрана», Положения о документообороте, Графика документооборота и других локальных нормативных актов Компании, невыполнение приказов, распоряжений и поручений (в т.ч. устных распоряжений и указаний)

6.1.3. недостоверную информацию о состоянии выполнения своих должностных обязанностей, а также за предоставление руководству Компании и непосредственному руководителю искаженной информации, касающейся выполнения должностных обязанностей, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

6.1.4. невежливое или нетактичное обращение с другими сотрудниками Компании, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

6.1.5. причинение материального ущерба Компании — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации;

6.1.6. неправомерный доступ к компьютерной информации, создание, использование и распространение вредоносных программ для персонального компьютера (ПК), нарушения правил эксплуатации ПК, системы ПК или их сети — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации;

6.1.7. несоблюдение правил и норм охраны труда, промышленной безопасности, пожарной безопасности, а также за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности (в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации); непринятие мер по пресечению выявленных нарушений других правил, создающих угрозу деятельности Компании и ее сотрудникам.

Взаимоотношения. Связи по должности

7.1. Взаимоотношения по должности:

7.1.1. Прямое подчинение начальнику отдела кадров.

7.1.2. Дополнительное подчинение генеральному директору Компании, главному бухгалтеру.

7.2. На время отсутствия табельщика его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке генеральным директором Компании.

7.3. Для достижения общих целей Компании, эффективного исполнения должностных обязанностей табельщик в процессе работы взаимодействует и регулярно обменивается следующей информацией и документами согласно Графику документооборота Компании:

7.3.1. с другими сотрудниками отдела кадров:

---------------------------------------------------------------------------------------------
¦  Документы,  ¦Кому передает¦     Срок и     ¦  Документы,  ¦   От кого   ¦     Срок и     ¦
¦  информация  ¦             ¦  периодичность ¦  информация  ¦   получает  ¦  периодичность ¦
¦              ¦             ¦  представления ¦              ¦             ¦    получения   ¦
 -------------- ------------- ---------------- -------------- ------------- ---------------- 
¦Оформленные   ¦Менеджеру по ¦Согласно графику¦Подписанные   ¦Менеджера по ¦Согласно графику¦
¦табели учета  ¦кадрам на    ¦документооборота¦табели учета  ¦кадрам       ¦документооборота¦
¦рабочего      ¦подпись      ¦Компании        ¦рабочего      ¦             ¦Компании        ¦
¦времени       ¦             ¦                ¦времени       ¦             ¦                ¦
--------------- ------------- ---------------- -------------- ------------- -----------------

7.3.2. с сотрудниками других структурных подразделений внутри Компании:

---------------------------------------------------------------------------------------------
¦  Документы,  ¦Кому передает¦     Срок и     ¦  Документы,  ¦   От кого   ¦     Срок и     ¦
¦  информация  ¦             ¦  периодичность ¦  информация  ¦   получает  ¦  периодичность ¦
¦              ¦             ¦ представления в¦              ¦             ¦    получения   ¦
¦              ¦             ¦  другие отделы ¦              ¦             ¦    получения   ¦
 -------------- ------------- ---------------- -------------- ------------- ---------------- 
¦Оформленные   ¦Руководителям¦Согласно Графику¦Проверенные   ¦Руководителей¦Согласно Графику¦
¦табели учета  ¦подразделений¦документооборота¦табели учета  ¦подразделений¦документооборота¦
¦рабочего      ¦для проверки ¦Компании        ¦рабочего      ¦             ¦Компании        ¦
¦времени       ¦             ¦                ¦времени       ¦             ¦                ¦
 -------------- ------------- ---------------- -------------- ------------- ---------------- 
¦Оформленные и ¦Бухгалтерии, ¦Согласно Графику¦Документы,    ¦Всех         ¦По мере         ¦
¦подписанные   ¦бухгалтеру   ¦документооборота¦подтверждающие¦сотрудников  ¦поступления     ¦
¦табели учета  ¦участка      ¦Компании        ¦отсутствие    ¦всех         ¦                ¦
¦рабочего      ¦оплаты труда ¦                ¦сотрудников на¦подразделений¦                ¦
¦времени       ¦             ¦                ¦рабочем месте ¦             ¦                ¦
 -------------- ------------- ---------------- -------------- ------------- ---------------- 
¦Документы,    ¦Бухгалтерии, ¦По мере         ¦       X      ¦      X      ¦        X       ¦
¦подтверждающие¦бухгалтеру   ¦поступления от  ¦              ¦             ¦                ¦
¦отсутствие    ¦участка      ¦сотрудников     ¦              ¦             ¦                ¦
¦сотрудников на¦оплаты труда ¦                ¦              ¦             ¦                ¦
¦рабочем месте ¦             ¦                ¦              ¦             ¦                ¦
--------------- ------------- ---------------- -------------- ------------- -----------------

Оценка эффективности работы

8.1. Оценка эффективности работы табельщика осуществляется в порядке, установленном Положением об оценке персонала Компании.

Где регистрируется

Приказ, а точнее, его номер и дата издания, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. За неимением такового — в журнал приказов по основной деятельности. В любом случае по Трудовому кодексу хранятся такие журналы 75 лет.

Внимание! В соответствующей конкретному приказу графе должны стоять подписи руководителя и всех назначенных для выполнения этого функционала работников.

Если регистрация (присвоение номера) происходит в системе электронного документооборота организации, то такой документ тоже будет иметь юридическую силу. Хотя опытные бухгалтеры и кадровики все равно для надежности выносят большинство данных в бумажный вид, не слишком доверяя капризной технике.

Кем утвержден

Приказ предусматривает учет требований, перечисленных в Постановлении Госкомстата №402 от 4.12.12. Именно оно подробно прописывает, какие моменты должны присутствовать в табелях учета рабочего времени коммерческих предприятий. Для бюджетных же организаций есть специальная форма под номером 0504421. Не обошлось и без Трудового кодекса. Ст. 91 предусматривает издание этой бумаги.

Кто назначается ответственным

Если работников в организации достаточно много, то ведение табелей становится достаточно трудоемким занятием. Приказ существует для того, чтобы возложить эти обязанности на одно или несколько лиц.

Это может быть кадровик, бухгалтер, заведующий или любой другой сотрудник, в обязанности которого будет входить прописывание важных моментов. Часто ответственность за это делят между собой несколько работников.

Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант. При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами.

Куда еще вносятся данные

Помимо приказа, информация о новых обязанностях должна содержаться в трудовых договорах или должностных инструкциях тех лиц, которые назначаются. Это становится ясно из 8 и 57 статей Трудового кодекса.

Распространенные ошибки при написании

При судебных спорах часто возникает принципиально важная необходимость в установлении точной даты подписания и вступления в силу того или иного приказа. Таким образом, упускать из виду датировку нельзя ни в коем случае. Это касается как шапки приказа, так и его основной части, с датами, с которых конкретное лицо отвечает за ведение табелей учета рабочего времени.

Еще один нюанс — подпись руководителя. Для вступления в силу приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени без нее не обойтись.

Если решение о назначаемом работнике принимал, например, руководитель отдела одного из структурных подразделений организации, то составляется два отдельных документа. Они имеют связь.

1. Первый – заверяется подписью главного руководителя организации и возложением обязанностей по заполнению на отдел целиком.
2. Второй – с распоряжением начальника отдела и его подписью.

Оба документа должны быть зарегистрированы и иметь юридическую силу. Только тогда руководитель одного из структурных подразделений получает обозначенные полномочия.

Составные элементы приказа

Документ заполняется от имени руководителя и состоит из шапки, основной и завершающих частей. Вверху прописываются организация, ее контакты, место издания и дата.

Основные данные содержатся в средней части. В ней первым делом указываются причины издания этого приказа. Варианты возможных причин:

• самая простая – «В целях организации учета рабочего времени»;
• более конкретизированная формулировка звучит как «В связи с необходимостью своевременного учета рабочего времени»;
• «С целью получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда»;
• «Для сбора (составления) статистической отчетности по труду» и т.д.

В целом целеполагающий момент в приказе не является жизненно важным. В электронной версии документа, например, он вообще отсутствует. Но его наличие свидетельствует об ответственном подходе руководителя. После слова «приказываю» обычно располагается несколько пунктов. Иногда – один. И они содержат информацию о:

• ФИО назначаемого или назначаемых;
• его должности или должностей (начальник отдела, бухгалтер, секретарь и пр.);
• дате начала исполнения приказа;
• общем ответственном, если табельщиков больше двух;
• ФИО и должности того, кто будет осуществлять контроль выполнения этих обязанностей.

Если табеля учета рабочего времени заполняются децентрализовано, то логично назначить на эту работу лиц, которые непосредственно находятся рядом с работниками или несут за их действия ответственность.

Завершают информативную часть подписи всех назначенных лиц и руководителя (с печатью и датой).

Если речь идет о крупной компании, то приказом руководитель может указать лишь подразделение, а не отдельного работника. Позже на месте меньшему начальнику нужно будет определиться с конкретным человеком для выполнения этой работы.