Юридическая служба компании: задачи и организация работы

Основные правила должностной инструкции

Должностная инструкция — это не единый документ для всех специалистов страны. Каждая организация имеет право вносить нововведения в руководство для своих будущих сотрудников, единственным ограничением являются рамки компетентности специалиста и трудовой кодекс. Противоречить специализации нанимаемого сотрудника и законодательству инструкция не должна.

Текст инструкции состоит из 4 пунктов, которые прописываются обязательно. Первый пункт — общие положения, регламентирует основные принципы работы нанимаемого специалиста. Второй пункт, перечень обязанностей, прописывает виды деятельности, которыми должен будет заниматься специалист.

Пункт «Права» обычно заключает в себя права человека и как наемного работника (на эргономичное место труда, соблюдение трудового распорядка и т.д.), и как специалиста (то есть рамки компетенции). Пункт «Ответственность» предполагает наличие мер и взысканий за нарушение инструкции.

Составляют документ из расчета 1 экземпляр на 1 специалиста.

Должностная инструкция юрисконсульта: основные разделы

Должностная инструкция юрисконсульта (ДИЮ), как правило, состоит из 4 разделов, разъясняющих работнику ключевые вопросы его трудовой деятельности.

Общая схема построения ДИЮ может иметь следующий вид:

• организационный раздел;
• должностные обязанности юрисконсульта;
• права;
• ответственность.

Первый раздел носит общеинформационный и организационный характер. Здесь находят отражение следующие важные аспекты:

• уровень квалификации и категория специалиста;
• порядок назначения на должность, замещения на время отсутствия, увольнения и иные организационные нюансы;
• схема подчиненности (должность непосредственного руководителя, с кем взаимодействует при выполнении трудовых функций и др.);
• перечисление основных документов, которыми юрисконсульт руководствуется в своей работе.

Центральное место в ДИЮ отводится должностным обязанностям. Они могут носить общий унифицированный характер и дополняться специфическими нюансами, характерными для должности юрисконсульта компании, работающей в определенной сфере. Если в компании несколько штатных единиц специалистов, в ДИЮ необходимо разграничить области их ответственности.

Такие же требования следует соблюдать и в отношении раздела ДИЮ, посвященного правам и ответственности работника. В зависимости от сложности, объема, конфиденциальности выполняемой работы юрисконсультам могут быть предоставлены разные права и полномочия.

С содержанием должностных инструкций работников различных профессий знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Что должна контролировать юридическая служба

Юридическая служба должна контролировать и (при необходимости) пересматривать, отменять положения:

• Об обмене документами. 
• Внутреннем распорядке. 
• Порядке приема на работу. 
• Обработке данных. 
• Решения общего собрания акционеров и совета директоров, 
• Приказы. 
• Распоряжения. 
• Инструкции.
• Другие организационно-распорядительные документы компании. 

В случае необходимости юристам стоит участвовать в их подготовке.

Основной раздел

1. Помощник юриста назначается на должность и освобождается от неё главой фирмы по представлению руководителя юридической службы.
2. Помощник юриста подчиняется руководителю юридической службы.
3. Лицо, претендующее на эту позицию, должно соответствовать следующим критериям:
   • образование юридического профиля (можно незаконченное высшее);
   • опыт работы по профилю не требуется.
4. При отсутствии помощника юриста (болезнь, обучение и пр.) его временно замещает другой сотрудник, назначенный начальником юридической службы.
5. Помощник юриста обязан понимать:
   • теоретические основы актуального законодательства;
   • нормативные материалы по юридической деятельности;
   • стандарты делопроизводства в юридической сфере;
   • нормы взаимодействий с другими юристами, а также с представителями государственных инстанций;
   • стандарты написания распространённых юридических документов;
   • правила подготовки документации к судебным процессам;
   • процесс прохождения правовых документов по соответствующим инстанциям;
   • управленческую систему фирмы;
   • кадровый состав юридической службы;
   • нормы этики в сфере права;
   • правила работы со справочно-правовыми системами и отраслевой прессой;
   • методы использования офисного оборудования и востребованных компьютерных программ;
   • стандарты внутреннего распорядка деятельности персонала;
   • нормы пожарной безопасности и охраны труда.
6. Помощник юриста руководствуется:
   • актуальным законодательством;
   • внутренней документацией фирмы;
   • данной инструкцией.

Обязанности — основной раздел дию

Специфика данного раздела заключается в огромном разнообразии трудовых обязанностей ведущего юриста. Необходимо детализировано прописать все требуемые от этого специалиста действия.

ВАЖНО! С правильной формулировкой обязанностей юриста поможет справиться Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37, и профстандарт в случае его утверждения. Пока что для должности юриста нет действующего профстандарта.

Вместе с тем на портале для размещения информации о подготовке НПА недавно был опубликован проект документа соответствующего назначения, прошедший весной 2020 года антикоррупционную экспертизу. Не исключена разработка официального профстандарта на его основе в ближайшем будущем.

К самым распространенным обязанностям специалистов юридического профиля относятся:

• разработка учредительных документов, проектов договоров, правовая экспертиза проектов распоряжений, приказов, инструкций и других документов;
• представление интересов компании в регистрирующих, судебных, правоохранительных и иных органах;
• ведение претензионной и исковой работы;
• осуществление контроля над соблюдением законности при увольнении работников, наложении дисциплинарных взысканий и т. д.

В тексте ДИЮ лучше избегать размытых формулировок и учесть специфику работы ведущего юриста не только в данной компании, но и в сфере деятельности (отрасли) в целом.

К примеру, если компания участвует во внешнеэкономических отношениях и имеет партнеров и контрагентов за рубежом, к специалисту будут предъявляться дополнительные требования по владению международным правом и законодательством иностранных государств.

Обязательным этапом в разработке ДИЮ будет согласование обязанностей ведущего юриста с его непосредственным руководителем — это позволит уточнить и дополнить раздел обязательных трудовых действий работника еще до момента утверждения ДИЮ.

Образец должностной инструкции юриста по структуре и составу схож с должностной инструкцией юрисконсульта, размещенной на нашем сайте.

Обеспечение правовыми средствами сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации

Отсутствие привычки мыслить по шаблону — один из ключевых навыков юриста. Задача обеспечения сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации требует именно такого подхода. С недвижимым имуществом часто возникают спорные моменты: если заканчивается срок исковой давности, оспорить сделку уже невозможно. Здесь и пригодится умение искать новые пути.

Например

Юрист проиграл иск по одному требованию, соответственно, подать по нему новый иск уже нельзя. Но можно найти другое обоснование для оспаривания. Так, существует п.52 совместного постановления пленумов Верховного и Высшего Арбитражного судов 10/22, где установлен еще один способ защиты нарушенных прав, которого нет в Гражданском Кодексе.

Это иск о признании права отсутствующим. Он может спасти безнадежную ситуацию, поскольку, согласно постановлению Пленума Верховного суда №43 от 29.09.2021, на требование о признании права отсутствующим срок исковой давности не распространяется. И такого рода иски можно предъявлять через много лет с момента, когда право было нарушено.

Тем более, что рейдерский захват компаний не остался, к сожалению, в 90-х годах. Один из самых ценных активов — это недвижимость. С помощью каких механизмов и инструментов защитить, например, здание, находящееся в собственности ООО?

• Самый простой способ — залог. Так, компания собственника под иностранной юрисдикцией (например, на Кипре), может выступить залогодержателем здания, потому что когда-то дала деньги для ООО взаймы. 
• Отдать в залог свои доли, например, физическому лицу, также ранее выступившему заемщиком. 
• Наложить арест на какое-то имущество через суд, создав косвенный иск (то есть без реального намерения выиграть дело) с помощью какого-либо дружественного кредитора. Ведь ни в ГПК, ни в ВПК нет статей о злоупотреблении процессуальными правами. Даже если в Арбитражном или Гражданском суде видят такое злоупотребление, используется статья 10 ГК.

Устав компании — это тоже рубеж обороны юриста. В нем можно прописать определенные требования к одобрению крупных сделок. Или вообще указать, что сделки с акциями, долями, займами, кредитами, недвижимостью требуют единогласного одобрения. Установить особый порядок созыва и подготовки общего собрания не только через Почту России (письма могут перехватить рейдеры), но и дублируя информацию с помощью публикации в газете.

Воздействовать на недобросовестного поставщика, защищая имущество работодателя, тоже бывает нелегко. Он нарушает сроки, меняет ассортимент, не соблюдает качество товара, нарушает требования к таре и упаковке. Какие существуют правовые механизмы обеспечения, например, сроков поставки?

Это возможно, если в договоре указать: «Из всех сумм, подлежащих уплате поставщику, покупатель вправе удерживать пени, убытки, штрафы и т.д.». Таким образом, если компания должна заплатить такому поставщику миллион рублей, 100-110 тыс. руб. будет удерживаться в качестве пеней и неустоек, после направления контрагенту соответствующего письма.

И теперь пусть уже поставщик, несогласный с суммой неустойки, идет в суд — закон дает такую возможность. Теперь уже он будет писать претензию, оплачивать госпошлину и юриста, идти в суд и дожидаться непонятного результата. Этот пример демонстрирует две важные вещи: как важно предвосхитить развитие событий, указав соответствующую строку в договоре, и управлять правовыми рисками (в данном случае — задержки оплаты или доставки).

Безусловно, ситуация будет другой, если ваш контрагент — монополист. Он является сильной стороной и навязывает компаниям свои условия. Это банки, страховые компании, такие структуры, как РЖД или Газпром. Но даже после заключения договора с ними у компании есть возможность обжаловать определенные пункты через суд, ссылаясь на то, что она — слабая сторона и условия соглашения были навязаны.

Поддержание и развитие правовой культуры организации обязывает юриста объяснять неблагоприятные правовые последствия решений тем сотрудникам, которые участвуют в правовой, договорной деятельности компании. Их много и они могут не иметь юридического образования и лично не подчиняться юридической службе.

Алексей Голощапов, кандидат юридических наук, преподаватель Русской Школы Управления

Кадровики не уточнили у юриста, есть ли доверенность у увольняющегося сотрудника. (Замечу: я советую всегда включать юриста в обходной лист. Это особенно полезно, если компания плохо расстается с работником, который по доверенности может подписать любые документы от имени компании, в которой уже не работает). Или, допустим, компания дополнительно нанимает по договору маркетинговую компанию для проведения акции в помощь уже имеющимся в штате маркетологам. У юристов сразу возникают налоговые риски, поскольку Налоговая инспекция может счесть необоснованным расходом сумму на сторонних специалистов. 

Или грузчики перепутали место доставки и привезли мебель не тому человеку, который все принял и расписался в получении. Юрист знает, что возник большой правовой риск и помнит ст. 312 ГК РФ, в которой сказано: «Должник, исполняя обязательство, обязан убедится в личности кредитора и обязан потребовать от кредитора доказательств, что он является надлежащим получателем товаров, работ и услуг». Но грузчики этого не знают. И не проверяют получателя. Отсюда возникает большое количество споров, которые отчасти относятся к области управления правовыми рисками.

Здесь может помочь принцип Эстоппель, который подразумевает запрет на непоследовательное поведение. То есть нельзя поступать в противоречии со своими предыдущими поступками и высказываниями. В ГК его нет, но он активно применяется судами в экстренных ситуациях (потеря накладной, ее подписание лицом без полномочий). Например, кладовщик принял по доверенности партию товара, покупатель ее оплатил. Но во второй раз у него доверенности не было, между тем, партию он принял. А покупатель оказывается платить за доставленный товар, мотивируя это отсутствием разрешительных документов у кладовщика. Но на вторую партию доставки правовые нормы начинают действовать по принципу «из обстановки». То есть, если в первый раз оплаченный товар был доставлен, принят этим человеком и все было в порядке, то противоположное поведение компании может быть оспорено.

Юрист не может прогнозировать планы работы отделов продаж, маркетинга, но может наладить взаимодействие с разными подразделениями, чтобы их руководители и сотрудники тоже понимали правовые риски своих решений. В этом случае маркетологи напишут служебную записку, что они сами не справляются с поставленной задачей, или поменяют должность — здесь уже юрист подскажет выход.

Эффективным механизмом поддержания правовой культуры организации станет консультирование коллег, работников. Как о внутреннем распорядке, так и о действующем законодательстве. Это может быть инструктаж, подготовка памятки: в какой ситуации запросить доверенность, когда она не может быть ксерокопией (которые не являются доказательством в суде), где нужно включить текст о полномочиях в договор (в отношении тех, кто подписывает акт выполненных работ или приема-передачи, отгружает груз).

Проведите ревизию должностей, на которых сотрудники совершают действия с правовыми последствиями, и напишите для них памятку. В ней укажите алгоритм действий, а затем соберите общее собрание и объясните все правовые риски. Памятку можно раздать под роспись.

Функции

Помощник юриста выполняет следующие обязанности:

1. Помощь юристам в выполнении их обязанностей.
2. Взаимодействие с помощниками других юристов, а также с представителями государственных служб.
3. Замещение юриста по его прямому поручению в пределах своей компетенции.
4. Участие в подготовке документов к юридическим процедурам.
5. Сопровождение юриста при его участии в судебных разбирательствах и деловых встречах.
6. Нахождение в отраслевой прессе, справочно-правовым системах и других источниках необходимых для юристов фирмы актуальных данных.
7. Отслеживание появления и проведения новых правовых актов, подготовка на данной основе периодических обзоров.
8. Распечатывание и оформление профильной документации, а также внесение в неё необходимых правок.
9. Обеспечение работы с текущей корреспонденцией.
10. Информирование руководства по обнаруженным проблемным ситуациям.
11. Выполнение распоряжений юриста в границах своей компетенции.
12. Обеспечение соблюдения стандартов внешнего вида, порядка на своем месте работы, правил пожарной безопасности и охраны труда.

3 задачи юридической службы

Задачи юридической службы определяют ее основные роли, каждая из которых делится на подзадачи. Давайте разберем поле приложения сил сотрудников юридической службы.

Глобальное обеспечение законности в компании

Это касается сферы проведения юридической экспертизы проектов внутренних нормативных актов компании на предмет их соответствия действующему законодательству. 

Ответственность

Помощник юриста отвечает за:

1. Ущерб, полученный фирмой по его вине, — в границах, определенных в трудовом законодательстве.
2. Передачу внутренних данных фирмы и клиентов третьим лицам — в границах, которые указаны в правилах фирмы и профильных положениях законодательства.
3. Совершенные в процессе работ нарушения действующих законов — в пределах, определенных в подходящих статьях законодательства.
4. Неисполнение своих должностных функций — в соответствии с нормами трудового права.

Права

Помощник юриста обладает полномочиями:

1. Вносить предложения по улучшению трудовых процедур в пределах своей компетенции.
2. Принимать участие в совещаниях персонала юридической службы.
3. Иметь доступ к внутренней информации, необходимой в его работе.
4. Требовать от менеджеров поддержания условий, нужных для эффективного выполнения предписанных функций.
5. Получать дополнительные выплаты при достижении оговоренных показателей результативности (KPI).
6. Получать компенсацию от фирмы своих расходов на транспорт и мобильную связь в пределах, указанных в соответствующей документации.
7. Иметь возможность повышать свою квалификацию путем участия в профильных конференциях и семинарах за счет работодателя.

Аспекты написания должностной инструкции

Имеются некоторые правила, учитываемые при составлении инструкции, хотя и неформализованные в действующем законодательстве. К ним относится структура документа. Обязательны 4 части:

• Общие параметры.
• Должностные функции.
• Потенциальная ответственность за нарушения.
• Должностные права.

Работодатель может расширить сферу применения инструкции включив в неё дополнительные части. Обычно включают:

• Правила изменения инструкции.
• Правила оценки эффективности (KPI).
• Должностные особенности.
• Правила взаимодействий с коллегами.

Обычно стандартный формат используется в небольших и средних компаниях, а также в инструкциях для профессий широкого распространения. Расширенный формат применяется в крупном бизнесе для особо ответственных позиций.

Независимо от формата, положения инструкции не должны находиться в противоречии с пунктами трудового договора, который является базовым документом по должностным взаимоотношениям.

Базовые параметры

Начальная часть документа отведена под перечисление общих должностных параметров:

• Принципов кадровых взаимодействий с сотрудником (порядок подчинения, трудоустройства и пр.).
• Положений, на которые он ориентируется в работе.
• Требуемых от него умений.
• Критериев по уровню образования и опыта в работе.
• Прочих аспектов общего характера.

В большинстве инструкций эти параметры стандарты, но могут отличаться в компаниях с отраслевой спецификой. Так, для юристов, которые трудятся в специализированных областях, могут потребоваться знания в сфере налогов, международных контрактов и других профильных отраслей права. В этом случае их перечень приводится в данном разделе.

Для чего нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция позволяет специалисту-юрисконсульту грамотно выполнять свою работу, связанную с высокой степенью ответственности перед законом. На плечах юрисконсульта лежит отслеживание правомерности не только собственных действий, но и организации-нанимателя и других лиц по отношению к ней.

Должностная инструкция ведущего юриста: нюансы квалификации

Рассмотрим особенности разработки должностной инструкции на примере ведущего юриста.

Первым нюансом, на который следует обратить внимание разработчику ДИЮ, является уровень квалификации специалиста. Этот вопрос напрямую связан с качеством осуществляемых им юридических услуг.

Пока для юристов не разработан профессиональный стандарт, работодатель вправе предусмотреть в ДИЮ тот уровень образования, который он считает наиболее приемлемым для выполнения юридической работы в данной компании. В отношении стажа действует аналогичный порядок.

ВАЖНО! В разрабатываемом проекте профстандарта для должности корпоративного юриста (юрисконсульта) предлагается установить обязательное высшее образование (специалитет, магистратура) и стаж в должности юрисконсульта или корпоративного юриста 3–4 года.

Какие квалификационные требования предусмотрены утвержденным профстандартом для бухгалтера, смотрите в материале «Должностная инструкция ведущего бухгалтера — образец».

Каковы нюансы составления должностных инструкций главного или старшего юрисконсульта? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте рекомендации эксперта, что важно учесть при составлении должностных инструкций юрисконсультов.

Должностные обязанности

• составление документов, подтверждающих учреждение организации, фирмы и т.д.;
• регистрация нанимающей или дочерней организации в реестрах;
• документальное оформление выпуска ценных бумаг;
• внесение правок в существующую документацию;
• установление юридических актов для организации (но находящихся в рамках законодательства РФ и трудового кодекса);
• вычитка выпущенных вышестоящим начальством распоряжений и актов на наличие отклонений от законодательства РФ и трудового кодекса, внесение поправок в соответствии с законодательством страны или сообщение начальству о недопустимости работы с данными распоряжениями;
• отслеживание юридической документации нанимающей организации на всех стадиях ее прохождения в других инстанциях;
• подготовка предписаний, рекомендаций и правок в документации сотрудников организации, если содержание этой документации противоречит законодательству РФ, трудовому кодексу, каким-то региональным подзаконным актам;
• отслеживание и регламентация всех договоров, которые составляет или подписывает организация;
• создание или утверждение форм для документации внутри фирмы;
• оценка законности действий представителей организации или законности действий других физических и юридических лиц по отношению к ней;
• создание нотариального удостоверения договора;
• государственная регистрация вышеозначенного документа;
• работа со всеми видами юридических претензий, как в адрес организации-нанимателя, так и по отношению к другим юридическим лицам от организации-нанимателя, отстаивание интересов нанимателя и курирование всего процесса, от подачи претензий до их разрешения;
• иски на компанию или же предъявленные кому-то компанией-нанимателем также являются работой юрисконсульта. Когда дело доходит до судебных разбирательств, наниматель обычно предпочитает нанимать юриста, который будет заниматься судебным делом, но юрисконсульт обязан консультировать своего нанимателя в данном вопросе;
• если работодатель не нанимает другого юриста, то возможно представление организации в арбитражном суде;
• конструирование всех необходимых документов и заявок на лицензирование, регистрацию товарного знака и прочих юридических производственных вопросов, также их отправка и отслеживание статуса поднятого вопроса;
• составление договоров, которые регламентируют отношения материальной ответственности внутри компании;
• изготовление документации, которая регламентирует учет производимых материальных ценностей, продукции, нематериальных товаров (услуги);
• порядок получения компанией каких-либо материальных ценностей;
• в ходе проверок юрисконсульт представляет интересы компании перед проверяющими, не зависимо от того, какого уровня именно проверка (санитарные нормы, налоговая, даже пожарная безопасность);
• юридическая консультация для сотрудников нанимающей организации, причем, если это оговорено в трудовом договоре, не только по рабочим вопросам, но и по личным проблемам юридического плана;
• создание справок для сотрудников (при запросе таких с места работы).

Заключительная часть

Заключительная часть — это личные данные нанимаемого сотрудника, на получение и обработку которых теперь необходимо дополнительно соглашение (документ о разрешение на их обработку нужно подготовить и подписать заранее). Указывается следующая информация:

• ФИО;
• официальное наименование организации-нанимателя;
• данные из паспорта (для этого и нужно подписывать разрешение на обработку);
• личная подпись нанимаемого;
• дата подписания.

Заверять этот документ не нужно, в рамках организации-нанимателя он и так будет иметь юридическую силу.

Как составляется

Алгоритм создания инструкции следующий:

Корпоративное управление

Корпоративное управление подразумевает обеспечение законности работы органов управления компании и контроль акционерной организации, участие в подготовке проектов решений совета директоров, в подготовке выпуска и обращения ценных бумаг, информировании акционеров о деятельности компании и их консультированию.

Например, в случае непредставления информации, члену АО кодексом об административных правонарушениях предусмотрен штраф от 500-700 тыс. руб. А иногда за нарушение порядка проведения общего собрания можно получить до 1 млн руб. штрафа административной ответственности.

Область недвижимости

Задача юриста — обеспечить систематизированный учет объектов недвижимости организации и обеспечить его государственную регистрацию. Один из механизмов обезопасить недвижимость клиента — запрет на совершение сделок без личного присутствия. Необходимо обратиться в Росреестр, чтобы собственник компании написал, что сделки по доверенности невозможны.

Любая компания — живой организм. Эффективность работы ее сотрудников (и юристов в том числе) зависит от степени взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями. Именно юристы сталкиваются с самыми негативными сторонами работы компании: несвоевременными поставками, жалобами клиентов, исками.

Текст: Светлана Щербак

Ответственность

При нарушении работником действующего законодательства и корпоративных правил степень его вины определяется в процессе административных и судебных споров. При этом используются как положения законодательства, так и внутренние правила работодателя. Поскольку они обладают значительной сложностью и объемом, то инструкция упоминает об ответственности сотрудника в общем виде, с минимальным включением конкретики.

Понятие юридической службы

В законодательстве отсутствуют какие-либо нормативные или разъяснительные акты, в которых достаточно подробно давалось бы понятие и описание юридической службы (ЮС). Давно устарели советские стандарты 70-х годов прошлого века, например, из-за использования таких фраз:

«Руководитель юридической службы консультирует работников по вопросам трудового права». Скорее всего, сегодня юрист, давший работнику подробную инструкцию, как избежать увольнения, вскоре сам потеряет работу. Мы предлагаем базовое, короткое и емкое определение:

Юридическая служба организации — это подразделение, осуществляющее правовое обеспечение ее деятельности.

Именно юрист определяет, что законно или незаконно в деятельности компании, защищает ее права и обязанности, выстраивает схемы сделки, формирует договорную базу и политику. 

Права

Базовый перечень прав любого сотрудника дан в статье 21 ТК. Данный раздел расширяет этот список путем включения дополнительных полномочий, предоставленных служащему нанимателем. Обычно к ним относится возможность участвовать в собраниях персонала, знакомиться с проектами документов по своей тематике и другие. Чем значительнее должность, тем большими возможностями наделяется работник.

Готовая должностная инструкция проходит определенный путь утверждения. Для контроля качества её показывают юристу, руководителю кадровой службы и специалистам, которые работают в подходящей профессиональной области. Они проверяют инструкцию на:

• Совместимость с действующим законодательством.
• Соответствие внутренним корпоративным стандартам.
• Соответствие профессиональным требованиям.
• Согласованность с нормативами делового документооборота.

После полученного от них одобрения, удостоверенного соответствующими подписями, чистовик документа отправляется на подпись руководителю организации. Окончательной стадией утверждения инструкции является её подписание самим специалистом, который таким образом демонстрирует согласие с положениями документа. Чаще всего это происходит в процессе трудоустройства.

Внимание! Поскольку инструкция является официальным документом, то при её оформлении должны соблюдаться стандарты делопроизводства: расшифровка подписей, наличие даты создания и другие.

Права юриста

К разработке разделов, посвященных правам и функциональным обязанностям ведущего юриста, работодателю необходимо подходить с особой скрупулезностью.

ВАЖНО! Чем полнее будут описаны в ДИЮ права работника, тем качественнее и своевременнее будут исполняться им обязанности.

Например, для выполнения своей трудовой функции специалисту юридического профиля необходима информация из подразделений компании о взаиморасчетах с контрагентом, не исполняющим денежных обязательств. Для получения такой информации юристу необходимы полномочия по осуществлению от своего имени разного рода запросов (актов сверок, первичных документов и др.).

Если работнику не предоставить такого права, при больших масштабах компании процесс согласования соответствующих запросов по инстанциям может отнимать очень много времени, что непременно негативно отразится на качестве работы юридической службы.

При разработке этого раздела необходимо:

• разграничить виды принимаемых специалистом решений — какие он вправе принимать самостоятельно, а что относится к компетенции вышестоящего руководства;
• указать, от каких подразделений и ответственных лиц ведущий юрист имеет право запрашивать информацию;
• конкретизировать виды и объемы запрашиваемой информации;
• привести перечень документов, которые вправе подписывать ведущий юрист без согласования с руководителем;
• предусмотреть право ведущего юриста давать структурным единицам и другим специалистам обязательные для исполнения указания по правовым аспектам производственно-хозяйственной деятельности компании.

Точная формулировка прав позволит работнику выполнять трудовые обязанности, речь о которых пойдет в следующем разделе.

Претензионно-исковая работа

Претензионно-исковая работа требует:

• Подготовки с соответствующими службами претензий, исков. 
• Ответов на них от имени организации в суды, представительства. 
• Анализа претензий и результатов их рассмотрения. 
• Участия в рассмотрении материалов о дебиторской задолженности для получения долгов, требующих принудительного взыскания

В итоге нужно представить руководству рекомендации, как избежать претензий и отвечать на иски, как списать безнадежную задолженность, как организовать работу приема качества и количества товара.

В некоторых компаниях есть претензионные отделы, не входящие в юридическую службу. Им тоже нужно писать инструкцию по подготовке претензий. Ведь она теперь не просто формальный документ, а основание для подачи иска. Стоит сделать типовую форму претензий в текстовом формате, в которой какие-то формы будут неизменны. Это облегчит работу и юристу, и подразделениям компании.

Работа с доверенностями

Один из важнейших инструментов, который требует внимания к деталям. Нужен журнал который для систематизации учета доверенностей можно вести в электронном виде, в форме таблицы. Не забудьте поставить «напоминалки» (в том же Excel) об окончании срока доверенности.

Кроме учета важно контролировать отмену доверенности. Не только в отношении увольняемых сотрудников, но и в качестве стратегического рычага ее выдачи. Основной риск юридической службы — подписание документов лицом без полномочий. Сейчас число сделок по поддельным доверенностям или по доверенностям, отозванным задним числом, приобрело массовый характер. Этот риск тоже надо учитывать.

Работа с контрагентами

В работе с контрагентами нужно наладить:

• Подготовку проектов договоров. 
• Юридическую экспертизу этих проектов.
• Визирование.
• Процесс устранения выявленных нарушений.
• Анализ причин появления претензий, неисполнения договоров.

Условия работы

Прописываются отдельным, пятым, пунктом инструкции, но к нему довольно сложно подобрать шаблон, поскольку условия труда различны в каждой организации.

Отметить стоит следующее: обязательно прописывать распорядок рабочего дня и возможность выездных командировок.

Функции

Эта часть играет основную роль в инструкции. Именно в ней описаны обязанности, выполнения которых руководитель вправе требовать от подчиненного. Обычно их разделяют на 3 категории:

• Профессиональные — характерны для конкретной должности и включаются в инструкцию независимо от работодателя.
• Дополнительные — их перечень зависит от особенностей и пожеланий конкретной компании.
• Базовые — обязательны для большинства позиций: соблюдение стандартов охраны труда, правил работы с документами и пр.

На список функций, в первую очередь дополнительных, оказывает влияние кадровая политика, отраслевые и профессиональные особенности, размер компании и другие параметры.

Шапка

В верхней части указывается человек, наделенный правом утвердить документ (генеральный директор, например), ставится его подпись