приложение n 30. должностной регламент секретаря-референта | гарант
Приложение N 30
к приказу Министерства
иностранных дел
Российской Федерации
от 26 декабря 2021 г. N 24949
Образец должностной инструкции федерального чиновника центрального аппарата Министерства иностранных дел Российской Федерации
УТВЕРЖДАЮ
______________________________________________
(Название должности представителя работодателя
Или уполномоченное работодателем лицо)
___________ _____________________
(Подпись) (фамилия, инициалы)
от «___»_____________201__ г.
Должностная инструкция для секретаря-казначея
_________________________________________________________
(вставьте название департамента и отдела)
II. Квалификация с точки зрения уровня профессионального образования, опыта работы на государственной службе или профессионального опыта по специальности, направлению, знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей и, по решению представителя нанимателя, по специальности, направлению.
(5) Следующие требования применяются к должности секретаря/казначея:
(a) высшее образование ;
(b) базовые профессиональные знания: знание государственного языка Российской Федерации (русского), знание Конституции Российской Федерации и федеральных законов от 27 мая 2003 года. N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации «4 , от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ «О противодействии коррупции «5 и Федеральный закон о государственной службе; основные принципы делопроизводства, управления и организации работы; процесс государственной службы; стандарты делового общения; формы и методы работы с использованием автоматизированных средств управления; устройства
(е) профессиональные навыки, необходимые для
Работать в сфере, соответствующей деятельности структурного подразделения центрального аппарата МИД России; обеспечивать выполнение поставленных руководством задач; планировать и организовывать свою работу; рационально использовать рабочее время; анализировать и прогнозировать деятельность в порученной сфере; вести переговоры и деловые беседы, в том числе с представителями иностранных государств и международных организаций; выступать перед отечественной и зарубежной аудиторией; осуществлять политическую и информационную деятельность.
I II. Обязанности, права и ответственность
7 Основные права и обязанности ответственного секретаря, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой и особенностями гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации, которые предусмотрены статьями 14-18 Федерального закона о государственной гражданской службе 9 и статьями 4, 5 и 8 Федерального закона N 205-ФЗ от 27 июля 2021 года «О характеристике федеральной государственной гражданской службы в Министерстве иностранных дел Российской Федерации»).
В соответствии со статьей 20.2 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» секретарь-референт обязан предоставлять представителю нанимателя информацию об адресах сайтов и (или) страниц сайтов ЦРБ в сети Интернет, на которых он опубликовал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать, за исключением случаев опубликования общедоступной информации при исполнении должностных обязанностей.
(8) Секретарь-казначей имеет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами (распоряжениями) Министерства иностранных дел Российской Федерации, поручениями Министра иностранных дел Российской Федерации и его заместителей, поручениями директора Департамента (указывается наименование Департамента) и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), поручениями начальника Департамента (указывается наименование Департамента).
I X. Показатели эффективности и результативности профессиональной сервисной деятельности
17. Эффективность работы секретаря референтуры оценивается по следующим показателям:
Нагрузка и интенсивность работы, способность поддерживать высокий уровень работоспособности в экстремальных условиях и соблюдение дисциплины на рабочем месте;
Своевременность и скорость выполнения заказов;
Качество выполненной работы (подготовка документов в соответствии с согласованными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически правильное составление, отсутствие стилистических и грамматических ошибок)
Профессиональная компетентность (знание законов и правил, объем профессиональных знаний, умение работать с документами);
Умение четко организовывать и планировать выполнение задач, рационально использовать время и расставлять приоритеты
Творческий подход к решению задач, активность и инициативность в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
Осознание ответственности за последствия своих действий и решений.
------------------------------
1 При определении профессиональной сферы деятельности рекомендуется применять Справочник квалификаций профессий, специальностей, знаний и навыков, необходимых для замещения должностей государственной гражданской службы, с учетом профессиональной сферы деятельности и типа государственных гражданских служащих (далее — «Справочник квалификаций»), предусмотренный пунктом 8 статьи 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ. «О государственной гражданской службе в Российской Федерации
Для уточнения вида профессиональной деятельности рекомендуется обратиться к Квалификационному справочнику.
3 Для заполнения раздела II данных должностных инструкций рекомендуется использовать квалификационный справочник.
4 Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 22, с. 2063; 2021, N 22, с. 3091.
5 Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст. 6228; Официальный сайт правовой информации www.pravo.gov.ru, 31 октября 2021 года.
6 Если в обязанности должностного лица, замещающего должность ответственного секретаря, входят функции по созданию, развитию и управлению информационными системами центрального аппарата МИД России, а также использованию программного обеспечения для обеспечения автоматизации государственных функций, то в должностную инструкцию также должны быть включены следующие профессиональные знания: системы взаимодействия с гражданами и организациями; учетные системы для обеспечения исполнения федеральных государственных функций
7 Если в должностную инструкцию должностного лица входит создание, развитие и администрирование информационных систем центрального аппарата МИД России, а также использование программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в должностную инструкцию также включаются следующие профессиональные компетенции работа с системами взаимодействия с гражданами и организациями, с системами межинституционального взаимодействия, с системами управления государственным управлением, с системами информационного управления, с системами информационного управления, с системами информационного управления, с системами информационного управления, с системами информационного управления, с системами информационного управления, с системами информационного управления, с системами информационного управления.
8 Если в должностные обязанности должностного лица, являющегося секретарем-референтом, входит обработка персональных данных (любое действие (операция) или совокупность действий (операций), осуществляемых с использованием или без использования автоматизированных средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, стирание, уничтожение персональных данных и др.
— обработку персональных данных, путем принятия или обеспечения принятия необходимых правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных
— Прекращение, в случае расторжения трудового договора, обработки персональных данных, о которых ему стало известно в ходе выполнения своих обязанностей (в случае прекращения трудового договора).
9 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, статья 3215; 2007, N 10, статья 1151, N 16, статья 1828; 2008, N 13, статья 1186, N 30, статья 3616, N 52, статья 6235; 2021, N 5, статья 459; 2021, N 48, статья 6730; 2021, N 50, статья 6954; 2021, N 19, статья 2329, N 27, статья 3462 3477, N 43, с. 5454, N 48, с. 6165; 2021, N 52, с. 7542; 2021, N 41, с. 5639; 2021, N 27, с. 4157; 2021, N 1, с. 46, N 15, с. 2139, N 31, с. 4741, с. 4824; 2021, N 32, с. 5100; официальный портал правовой информации в сети Интернет www.pravo.gov.ru, 31 октября 2021 года.
10 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2021, N 27, ст. 4157
11 Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 33, с. 3196; 2009, N 29, с. 3658
------------------------------
Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция дис
Руководство компании часто злоупотребляет своими полномочиями и возлагает на секретаря чрезмерную ответственность. Руководство компании часто злоупотребляет своими полномочиями и возлагает на секретаря чрезмерную ответственность.
ВАЖНО: Чтобы ПИС были значимыми, важно найти баланс между правами и обязанностями, избегая при этом шаблонных формулировок.
Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контакты, списки и т.д.), в разделе «Права секретаря» должно быть указано, что сотрудник имеет право использовать технические средства компании.
Такой подход позволит работнику качественно и эффективно выполнять свои должностные обязанности.
Однако секретарь должен знать, что, работая с технологиями компании, он несет ответственность за их надлежащее использование и что в случае их повреждения или потери в результате неправомерных действий неизбежно последует наказание. Это рассматривается в отдельном разделе BDS, посвященном обязанностям секретаря.
Например, возложив на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ОИП), администрация должна обеспечить отсутствие несанкционированного доступа к компьютеру и другим носителям информации, с которыми работает секретарь.
Подробнее об обязанностях работодателя в отношении условий труда читайте в статье «Стандарты охраны труда для офисных работников (2021)».
Как написать должностную инструкцию? Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и получите рекомендации по составлению этого документа, разработанного экспертами системы и основанного на последних разъяснениях Роструда и Трудовой инспекции Дании.
Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
Должностная инструкция секретаря/секретаря (ССА) не менее важна для правильного функционирования организационного процесса в компании.
Как проводник информации и документов между руководством и начальством, а также как первое лицо, к которому обращаются подрядчики и другие посетители офиса, секретарь может укреплять дисциплину и авторитет компании, и наоборот.
Разработка СОП сделает это возможным:
- Избежать чрезмерных требований руководства к квалификации и другим требованиям кандидата на должность;
- Ограничить неадекватные и чрезмерные требования руководства к обязанностям, выполняемым секретарем;
- Оценить уровень знаний кандидата в отношении ведения документации, набора текста, подачи документов и других выполняемых обязанностей;
- Определить, что права, предоставляемые работнику, сбалансированы с обязанностями, возложенными на него.
Один из нюансов ECD заключается в том, что он предъявляет особые требования к внешнему виду и культуре секретаря. Включение этих параметров в ВИС не является обязательным, но они встречаются чаще, чем в инструкциях для других категорий персонала.
Должностные инструкции для различных категорий сотрудников можно найти на нашем сайте:
Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
Требования к образованию и опыту работы являются неотъемлемой чертой любого описания должности, включая профессиональное обучение. Эти требования составляют понятие «уровень квалификации».
ВАЖНО: Минимальные требования к квалификации работника, проходящего профессиональное обучение, не должны быть ниже требований, установленных в профессиональных стандартах для этой категории работников.
Например, профессиональный стандарт для специалистов по организации и ведению документооборота утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Эта категория специалистов включает в себя широкий спектр должностей, от секретаря до помощника руководителя.
Квалификационные требования в профессиональном стандарте также различаются. Чем сложнее и обширнее функции, выполняемые работником, тем выше требования к квалификации.
Например:
- Секретарям-администраторам достаточно иметь 11 дипломов о среднем образовании;
- Секретарям-сотрудникам необходимо среднее профессиональное образование (специалисты средней школы) или непрофильное среднее профессиональное образование по соответствующим программам, дополненное профессиональным образованием по дополнительным программам переподготовки;
- Секретарям-ассистентам необходимо иметь высшее образование (бакалавр или непрофильный бакалавр с дополнительным профессиональным образованием по программам переподготовки) и иметь.
Например, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответом на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе, и они перечислены в VDS, для их выполнения претенденту на должность достаточно:
- Иметь полное среднее образование;
- Обладать базовой грамотностью;
- Иметь практический опыт работы с компьютерами и оргтехникой.
Обязанности помощника руководителя, который поддерживает работу руководителя не только организацией и документацией, но и информационно-аналитической, организационной и административной поддержкой, различны. В этом случае вам потребуется серьезное образование и практический опыт.
Итоги
Должностная инструкция административного секретаря содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.
Содержание этого внутреннего документа компании разъясняет работнику требования работодателя в отношении квалификации и других важных аспектов (кому подчиняется, как назначается, какими знаниями и навыками должен обладать и т.д.).
