- Должностные обязанности
- Обязанности по охране труда
- Актуальные требования к должностной инструкции
- Должностные инструкции офис-менеджера | должностные обязанности и образец должностной инструкции обязанности офис-менеджера —
- Образец должностной инструкции менеджера по персоналу
- Основной раздел
- Функции
- Ответственность
- Права
- Обязанности секретаря
- Права и ответственность и заключительные положения
Должностные обязанности
3.1. Офис-менеджер:3.1.1. Планирует свой рабочий день (встречи, звонки, переговоры, прием посетителей и т.п.).3.1.2. Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Общества.3.1.3. Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе работников офиса.3.1.4.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.3.1.5. Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей Общества (в т.ч. делегаций, клиентов, партнеров).3.1.6.
Организует материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.3.1.7. Выезжает по заданиям Руководителя административного отдела в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.3.1.8.
Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров и контролирует их исполнение.3.1.9. По поручению Руководителя Административного отдела согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения Руководителя Административного отдела; контролирует исполнение указаний и распоряжений.3.1.10.
Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных Руководителем Административного отдела и не требующим его непосредственного участия.3.1.11. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых Руководителю Административного отдела, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их Руководителю Административного отдела.3.1.12.
Обеспечивает работников Общества необходимыми рекламно-сувенирными и расходными материалами для работы (визитные карточки, бейджи и пр.).3.1.13. Обеспечивает получение пропусков сотрудниками Общества для доступа в офис.3.1.14. Контролирует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для нормальной работы офиса.3.1.15.
Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет.3.1.16. Проводит ежегодную инвентаризацию материально-технических ценностей.3.1.17. Осуществляет контроль над надлежащим состоянием вверенного ему офисного оборудования.
При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.3.1.18. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.3.1.19.
Осуществляет текущее взаимодействие с арендодателем офисных помещений, представителями частных охранных предприятий.3.1.20. При необходимости заказывает и контролирует выполнение ремонтных работ в офисе Общества.3.1.21. Выполняет разовые служебные поручения Генерального директора.3.1.22. Осуществляет другие права, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Обязанности по охране труда
Офис-менеджер должен:4.1. Выполнять установленные нормы труда4.2. Выполнять требования положения и инструкций по охране труда4.3. Проходить обучение по оказанию первой помощи4.4. На территории Общества в рабочее время: не распивать спиртные напитки, не курить в неустановленных местах, не употреблять наркотические вещества, не принимать пищу вне специально предназначенных для этого помещений, не проводить собрания, митинги, манифестации, любую агитацию и пропаганду политических партий и религиозных объединений, не приносить проводить и кормить животных на территории Общества.4.5.
При необходимости – использовать средства индивидуальной защиты4.6. Незамедлительно сообщать Руководителю Административного отдела и/или Генеральному директору Общества о каждом несчастном случае, об ухудшении своего здоровья, о возникновении ситуаций, представляющих угрозу жизни и здоровью людей, грозящей аварией или сохранности имущества Общества.4.7.
Содержать в порядке и чистоте рабочее место4.8. Выполнять санитарные нормы и соблюдать режимы работы и отдыха4.9. Соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники в соответствии с инструкциями по эксплуатации4.10. Во время работы запрещается: одновременно касаться экрана монитора и клавиатуры, прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании, производить отключение питания во время выполнения активной задачи, допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, клавиатуры, дисководов, принтеров и др. устройств.4.11.
Во всех случаях обнаружения обрывов проводов питания, неисправности заземления и других повреждениях электрооборудования, появления запаха гари немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации лицу, ответственному за электробезопасность и/или представителю арендодателя.4.12.
В случае появления рези в глазах, резком ухудшении видимости-невозможности сфокусировать взгляд или навести его на резкость, появлении боли в пальцах и кистях рук, усилении сердцебиения, следует немедленно покинуть рабочее место, сообщить о происшедшим Руководителю административного отдела и обратиться к врачу.4.13.
При возгорании оборудования покинуть рабочее место, вызвать пожарную команду и сообщить о происшедшем лицу, ответственному за противопожарную безопасность иили представителю арендодателя.4.14. Запрещается самостоятельно выяснять и устранять причины отключения электропитания, т.к. напряжение может также неожиданно появиться.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2021 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2021 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2021 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года.
Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2021 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные инструкции офис-менеджера | должностные обязанности и образец должностной инструкции обязанности офис-менеджера —
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2021 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности офис-менеджера: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности возлагаются на других специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) либо высшее образование (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности) без предъявления требований к стажу работы.
1.7. Офис-менеджер должен знать:
• Устав компании;
• локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
• основы договорной работы, порядок заключения договоров;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
• ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг, в том числе для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
• основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
• законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
• санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию товарно-материальных ценностей;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих техническое и сервисное обслуживание офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• правила организации пассажирских перевозок;
• рынок перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• порядок оформления заказов у перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• основные условия заключенных договоров по организации перевозок работников;
• системы классификации гостиниц;
• рынок гостиничных услуг;
• порядок и алгоритм оформления заказов на проживание;
• основные условия заключенных договоров на предоставление услуг проживания;
• порядок и правила оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку;
• рынок услуг по оформлению и оказанию содействия в получении виз и туристических услуг;
• основные условия заключенных договоров на оказание услуг по оформлению виз;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий;
• ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия;
• ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия;
• основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации питания сотрудников, корпоративных мероприятий;
• правила организации встреч в офисе;
• правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
• основы психологии, конфликтологии, медиации;
• структура и принципы организации документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в компании;
• типовые сроки исполнения документов;
• назначение и технологию текущего и предупредительного контроля исполнения документов;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности компании;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• внутренние документы компании, определяющие порядок подготовки и предоставления документов и информации;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в компании;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• особенности оформления документов компании и способы их обработки;
• технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• правила создания деловых писем с использованием типовых форм;
• внутренние документы компании, регламентирующие архивное дело и хранение документов;
• базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
• способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• основы трудового законодательства.
1.8. Офис-менеджер должен уметь:
• определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг;
• определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
• составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
• организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
• формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
• работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
• использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети интернет, оргтехнику;
• использовать средства коммуникации;
• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
• вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
• оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• работать с сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
• оформлять покупку, обмен и возврат билетов на различные виды транспорта для сотрудников, в том числе в онлайн-сервисах;
• определять наиболее выгодные ценовые предложения для билетов на различные виды транспорта;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг перевозки и продажи билетов;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• формулировать потребности в тех или иных услугах по перевозке работников, а также излагать их описание в письменной форме;
• работать с заявками на приобретение товаров и оказание услуг для обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации;
• оформлять запросы на бронирование, отказ от брони и замену гостиничных номеров и мест проживания, в том числе в онлайн-сервисах;
• определять наиболее выгодные ценовые предложения от гостиниц, отелей и т.д.;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг проживания;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу гостиниц, хостелов, поставщиков услуг проживания;
• оформлять заявления и анкеты на получение визы;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг по оформлению виз;
• подготавливать проведение конферентного мероприятия в составе рабочей группы;
• подготавливать рабочие места участников конферентного мероприятия;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• оценивать возможные места проведения мероприятий с учетом их целей и состава участников;
• обеспечивать и сопровождать корпоративные, деловые и торжественные мероприятия;
• выбирать сувенирную и подарочную продукцию в соответствии с категорией мероприятия и особенностями получателей;
• распределять транспортные ресурсы организации в соответствии с установленными нормами;
• работать с заявками на перевозку и доставку до места назначения работников, документов и грузов;
• разрабатывать оптимальные схемы прохождения автотранспорта от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных об использовании и эксплуатации транспортных средств;
• организовывать питание сотрудников компании;
• применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании;
• координировать работу должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании.
1.9. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.;
2.2. организация питания сотрудников;
2.3. контроль работы курьерской службы, технического персонала;
2.4. прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
2.5. ведение делопроизводства;
2.6. обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;
2.7. организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.;
2.8. организация встреч, совещаний, переговоров;
2.9. участие в организации корпоративных мероприятий;
2.10. формирование бюджета расходов на офисные нужды;
2.11. выполнение поручений руководства.
III. Права офис-менеджера
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя административно-хозяйственного отдела предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению обеспечения функционирования офиса.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Офис-менеджер работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю административно-хозяйственного отдела отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения руководителя административно-хозяйственного отдела информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами административно-хозяйственного отдела в целях повышения эффективности обеспечения функционирования офиса.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Образец должностной инструкции менеджера по персоналу
Основной раздел
- Менеджер по персоналу отвечает за поиск кадров для требуемых руководством предприятия позиций.
- Менеджер по персоналу назначается и освобождается от должности директором предприятия, по представлению начальника кадрового отдела.
- Менеджер по персоналу состоит в подчинении у начальника кадрового отдела.
- На время отсутствия менеджера по персоналу его функции передаются другому работнику отдела.
Кандидат на эту должность обязан отвечать следующим квалификационным требованиям:
- законченное среднее или высшее образование;
- опыт работы на профильных должностях от 0,5 года.
Менеджер по персоналу должен разбираться в:
- актуальном трудовом законодательстве;
- принятых на предприятии нормах документооборота;
- составлении документов по работникам для государственных органов;
- основных методах поиска специалистов;
- способах проверки информации, представленной соискателями;
- методах проведения профессионального тестирования кандидатов;
- приемах собеседования с кандидатами;
- стандартах вознаграждения сотрудников, принятых на предприятии;
- принципах работы своего предприятия;
- управленческой структуре предприятия;
- текущем состоянии персонала предприятия;
- планах по привлечению нового персонала на предприятие;
- текущем состоянии рынка труда и его перспективах в требуемых регионах и отраслях;
- передовых практиках в кадровом деле;
- внесении информации о сотрудниках в соответствующую базу данных предприятия;
- актуальных профессиональных стандартах по востребованным позициям;
- способах расчета эффективности деятельности сотрудников;
- нормативах премирования и поощрения сотрудников;
- пользовании компьютерами, требуемыми программами и оргтехникой.
Менеджер по персоналу руководствуется:
- нормативами трудового законодательства;
- соответствующими документами предприятия;
- пунктами инструкции.
Функции
За менеджером по персоналу закрепляются следующие обязанности:
- Подбор кандидатур для требуемых предприятию должностных позиций.
- Взаимодействие с менеджерами предприятия по вопросам кадров.
- Сотрудничество с кадровыми агентствами в вопросах поиска и отбора кандидатур.
- Участие в мероприятиях по аттестации сотрудников предприятия.
- Подготовка обзоров и отчетов по рынку труда.
- Участие в составлении планов по кадровому развитию предприятия.
- Взаимодействие с сотрудниками предприятия по проблемным моментам работы.
- Проведение тестов и собеседований с соискателями, а также проверка сообщенных ими сведений.
- Отслеживание новаций в сфере кадрового законотворчества.
- Участие в работе по поощрению работников предприятия.
- Объяснение соискателям и новым сотрудникам основных рабочих моментов на предприятии.
- Сотрудничество с коллегами по вопросам кадровой деятельности.
- Участие в подготовке программ по переподготовке и повышению квалификации сотрудников.
- Участие в разрешении трудовых споров между сотрудниками.
Ответственность
Менеджер по персоналу может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За ущерб, который был причинён предприятию из-за его некомпетентности, — в соответствии с правилами трудового законодательства.
- За передачу внутренней информации третьим лицам — в пределах, прописанных в законодательстве.
- За совершенные в ходе выполнения своих обязанностей правонарушения — в соответствии с действующими законодательными нормами.
Права
За менеджером по персоналу закреплен следующий объём прав:
- Передавать руководству предложения по улучшению ситуации в зоне своей ответственности.
- Принимать участие в совещаниях своего отдела по вопросам развития.
- Требовать от работников предприятия данных, которые необходимы для выполнения своих обязанностей.
- Взаимодействовать со службой безопасности по вопросам оперативной проверки данных, представленных соискателями.
- Требовать от начальника отдела создания оптимальных условий для ведения своей деятельности.
Обязанности секретаря
В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.
В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
| Название должности по профстандарту | Секретарь-администратор | Делопроизводитель | Секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографистка | Помощник руководителя |
|---|---|---|---|---|
| Выполняемая обобщенная трудовая функция | Организационное обеспечение деятельности организации | Документационное обеспечение деятельности организации | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации |
| Требуемый уровень образования | Среднее общее, профессиональное обучение | СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки | Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности или СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки | Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности |
| Условия допуска к работе и требования к стажу | Нет | Нет | Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании | Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации |
Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.
Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.
Права и ответственность и заключительные положения
Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.
4. Права Специалист имеет право: 4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. 4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям. 4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. 4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций. 4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций. 4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. 4.7. ……… (другие права) 5. Ответственность 5.1. Работник привлекается к ответственности: за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации; за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации; за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 5.2. ……… (другие положения об ответственности) 6. Заключительные положения 6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации). 6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом). 6.3. ……… (другие заключительные положения). |
