Как составить номенклатуру дел в организации? —

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это внутренний документ, в котором подробно описано, чем занимается сотрудник в компании. Документ содержит список :

• Требования к квалификации сотрудников,
• Опыт работы,
• Обязанности,
• Права и обязанности,
• Кому вы подчиняетесь,

Руководитель решил, что ему не нужны хлопоты по составлению инструкций → сотрудники должны подчиняться только закону и устным указаниям начальника, доказать их проступок в суде будет очень сложно Руководитель решил, что пора разобраться с обязанностями сотрудников и защитить себя от трудовых конфликтов → он утвердил должностную инструкцию своей компании → сотрудники должны подчиняться не только трудовому законодательству штата, но и всем положениям должностной инструкции.

Судебная практика показывает, что если есть должностная инструкция, то у компании больше шансов выиграть судебный процесс.

Для чего нужна должностная инструкция

Без должностной инструкции сотрудники не всегда знают и понимают свои задачи, за что могут быть наказаны или, наоборот, поощрены. Работодатель не способен эффективно управлять своими сотрудниками и быстро разрешать конфликты и трудовые споры в компании и в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.

Для работодателя:

1 Равномерное распределение задач. В руководстве описаны задачи каждого сотрудника. Не бывает ситуации, когда один сотрудник перегорает и работает слишком много, а другой спокойно пьет кофе каждые десять минут и смотрит фотографии в социальных сетях.

3. четкая иерархия. Каждый сотрудник знает, кому он подчиняется. Здесь нет беготни с проблемами непосредственно к генеральному директору — сотрудники решают проблемы через своих руководителей;

Если сотрудники не понимают своих обязанностей, они могут спорить о том, кто должен брать на себя самые сложные задачи. С должностными инструкциями дело обстоит иначе. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть меня заменит Иван Петрович — он опытнее».

(4) Работодателю легче решать проблемы в суде. Предположим, сотрудник плохо работал, был уволен и подал в суд. Без описания работы он, скорее всего, будет вновь принят на работу, и компании придется компенсировать ему время, которое он не работал.

Другое дело — должностная инструкция: компания покажет ее в суде и докажет, что нарушение есть. Тогда суд встанет на сторону компании.

5. возможность проведения оценки сотрудников. Если оценка предусмотрена в должностной инструкции, компания может тестировать сотрудников и проверять их знания и навыки.

Например, бухгалтерия компании переехала в 1С. Все бухгалтеры должны изучить программное обеспечение и сдать экзамен. Если человек отказывается и продолжает сводить баланс в Excel, его могут уволить за несоответствие занимаемой должности.

Должностная инструкция также имеет много преимуществ для сотрудников:

Перечень обязанностей. Работник знает, что ему не будут внезапно давать дополнительные задания или просить делать больше, чем указано в руководстве. Например, продавец в магазине точно знает, что он работает в магазине и не обязан доставлять товары, заказанные через Интернет.

2. четкие ключевые показатели эффективности. Работник понимает, что от него ожидается и что произойдет, если требование не будет выполнено. Например, в должностной инструкции указано количество продаж в месяц.

3 Защита в суде. Работник может отстаивать свои права в суде. Должностная инструкция может быть использована в качестве доказательства того, что человек был наказан без причины.

Должностная инструкция не нужна работнику, который работает по гражданско-правовому договору. Если он подпишет инструкцию, то агентский договор будет переквалифицирован в трудовые отношения. Когда это произойдет, инспекция труда может оштрафовать компанию. Налагается штраф в размере от 100 000 до 50 000.

Должностная инструкция в 2021 году

Завершение работы с текущей номенклатурой

В конце года проверяется, что созданные файлы содержат правильные документы с точки зрения возраста и актуальности. Затем составляются окончательные записи по каждой из основных групп и на основе их данных в общей номенклатуре по форме, приведенной в приложении 7 к основным положениям об архивах. Итоговые данные разделены на три группы в соответствии с периодами хранения, и для каждой группы приведена следующая информация:

• Общее количество случаев;
• Количество случаев с переходом;
• Количество случаев с пометкой «EPC».

Дела краткосрочного хранения не могут быть переданы на хранение в архив юридического лица, в этом случае они хранятся в его структурных подразделениях до момента их уничтожения (пункт 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сданы в архив, то их учет будет вестись в соответствии с архивным списком.

Временные, долговременные и постоянные дела могут храниться в структурных подразделениях в течение трех лет с конца года, в котором они были созданы (пункт 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они должны быть переданы в архив (архив организации или ведомственный архив) в соответствии с описью, составленной на основе номенклатуры дел за соответствующий год.

Отдельные документы из закрытых дел не предоставляются. При необходимости полные файлы выдаются для работы. Вместо этого в месте хранения оставляется запасная карточка с той же информацией, что и на запасной карточке, с добавлением срока, на который было выдано досье, и отметкой о том, что оно возвращено в место хранения.

Документы, подлежащие передаче в государственный архив, передаются в государственный архив по истечении сроков хранения этих документов в организации (ст. 22 Закона № 125-ФЗ).

Вы можете узнать, как долго должны храниться документы в материалах:

Более подробную информацию об уничтожении документов с истекшим сроком действия см. в разделе «Уничтожение документов с истекшим сроком хранения».

Зачем нужна должностная инструкция

Без хорошо составленных должностных инструкций вы не сможете эффективно управлять персоналом, не сможете разрешить конфликты по поводу обязанностей сотрудников и не сможете построить всю организацию.

В конце концов, в описании вакансии сказано следующее:

• Основа для оценки работы сотрудников, информация для принятия обоснованных решений о найме и оценки соответствия кандидатов на вакантные должности;
• Важная информация для самого сотрудника: дает информацию о том, по каким критериям будет оцениваться его работа и какие действия от него ожидаются, дает советы по дальнейшему обучению и повышению квалификации сотрудника;
• Эффективные организационные методы, помогающие организовать работу отдела;
• Документ, без которого вы не сможете, например, списать амо

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезным документом, чтобы они могли выполнять свои основные функции: давать толчок организации и помогать разрешать правовые и экономические коллизии.

Как написать должностную инструкцию

Единого нормативного акта, устанавливающего порядок написания должностной инструкции, не существует, как и стандарта, регламентирующего содержание и порядок разработки должностной инструкции. Однако существует несколько рекомендаций по составлению и пунктов, общих для всех должностных инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо учитывать уставные документы учреждения, описывающие его задачи и обязанности, квалификацию и требования к существующим должностям, а также нормы нагрузки по должности.

Во-вторых, распределение обязанностей между работниками не должно пересекаться, и следует соблюдать очередность выполнения работ, оставляя более сложные операции более квалифицированным работникам.

В-третьих, каждый сотрудник должен иметь все необходимые и достаточные полномочия и права для успешного исполнения своих обязанностей.

В-четвертых, у сотрудника должен быть только один непосредственный руководитель. Наличие двух и более начальников приводит к снижению производительности труда как подчиненных, так и начальников.

Должностная инструкция обычно состоит из пяти частей:

1. общие положения

— точное и полное название должности сотрудника;

— уровень вознаграждения, условия премирования и методы стимулирования;

— подчиненность работника и есть ли у него подчиненные;

— Процедура замещения сотрудника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т. д.).

— перечень документов, регламентирующих работу сотрудника (законодательство Российской Федерации, устав учреждения, инструкции, рекомендации и др.)

2. Основные задачи :

— задачи, которые должен выполнить сотрудник;

— Конкретные задачи работника, выполнение которых обеспечивает ему возможность выполнять свои должностные обязанности.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения его обязанностей.

4. ответственность:

— ответственность работника за нарушение обязанностей;

— ответственность данного сотрудника за действия своих подчиненных, если таковые имеются.

5. Требования к работнику :

— требования к образованию, квалификации, профессиональному опыту и другим качествам, необходимым для выполнения обязанностей по данной должности.

Как внести изменения в существующую инструкцию

Бывает, что в компании меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.

Если компания просто меняет свое название, она обязана это сделать:

1. Измените титульный лист.
2. Утвердить должностную инструкцию вместе с руководителем.
3. Ознакомьте сотрудника с документом до того, как он/она подпишет его.

Чтобы изменить часть должностной инструкции, вам необходимо:

• Издать приказ об изменении содержания части руководства и сделать его приложением к существующей должностной инструкции.
• Зачитать приказ работнику под подпись.

В качестве альтернативы можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую признать недействительной.

Меняются рабочие задачи, например, если водитель раньше перевозил товары, а теперь должен их загружать и разгружать.

Если в работе ничего не меняется, кроме того, что работник будет работать больше, меньше или по-другому, то уведомлять не нужно.

Официант будет обслуживать не пять, а десять столиков.

Если должностная инструкция кардинально меняется, компании лучше утвердить новую версию.

Как правильно разработать должностную инструкцию

Чтобы написать должностную инструкцию, необходимо выполнить несколько шагов. Давайте рассмотрим этот процесс шаг за шагом.

Если вам не хочется самостоятельно читать горы документов, обратитесь к специалисту по трудовому праву.

Для некоторых профессий обязательным является соблюдение профессиональных стандартов при составлении должностных инструкций — например, для всех государственных служащих, работников производств с вредными условиями труда или бухгалтеров компаний. Однако единого списка для всех секторов не существует.

В случае небольших компаний профессиональные стандарты, как правило, не нужны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали основные законы Российской Федерации.

То, что написано в стандартах работы, не всегда подходит для конкретной компании. Задачи и требования к квалификации для одной и той же работы могут значительно отличаться.

Большому количеству магазинов требуются менеджеры по продажам. В один из магазинов требуется сотрудник с опытом работы от трех лет и высшим образованием. Другой примет человека без опыта и со средним профессиональным образованием.

Шаг 2: Разработайте должностную инструкцию. Стандартной формы не существует; предложенные выше пункты могут послужить основой.

Должностная инструкция может быть составлена руководителем организации, отделом кадров, юристами или самим работником. В некоторых случаях руководитель сам заботится о выполнении стандартных требований должностной инструкции или поручает эту работу юристам или сотрудникам отдела кадров.

Проблемы могут возникнуть, если руководитель или сотрудники не имеют хорошего представления о работе специалиста, для которого готовится пособие.

Руководитель организации не очень понимает, чем занимается системный администратор. Он скачал из Интернета стандартное руководство и добавил в него то, что считал необходимыми требованиями. Он решил, что системный администратор должен убедиться, что сайт работает, а бухгалтерская программа 1С должна быть адаптирована к потребностям компании. Затем я передал его в юридический и кадровый отделы для проверки. Они тоже ничего не знали об ИТ, поэтому во всем соглашались. Системный администратор ничего не знал об 1С, для этого нужен более узкий специалист. Работник не мог справиться с такими требованиями, но, согласно инструкции, эта работа была его обязанностью. Когда пришло время, он изо всех сил старался обновить «1С» через Интернет. В результате все счета компании были потеряны. Ему пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.

Чтобы избежать такой ситуации, лучше всего привлечь к составлению должностной инструкции всех заинтересованных лиц: руководителя, юристов, отдел кадров, начальников отделов и самого работника.

Шаг 3: Свяжитесь со своими адвокатами. Юристы должны проверить, соответствует ли должностная инструкция законодательству, нормам охраны труда и техники безопасности и другим местным политикам компании.

Шаг 6: Сохраните должностную инструкцию. Один экземпляр должен быть передан работнику на подпись, а другой — в отдел кадров или непосредственному руководителю.

Какие бывают должностные инструкции

Для того чтобы уточнить задачи каждого сотрудника, компания может составить различные виды должностных инструкций. В законодательстве нет единых требований к форме и содержанию, но исходя из практики должностные инструкции можно разделить на индивидуальные и типовые.

Индивидуальный: Это делается, когда сотрудники имеют одну и ту же работу, но разные обязанности.

В магазине работают два продавца. Один обслуживает покупателей и следит за тем, чтобы товар был в хорошем состоянии, а другой обслуживает покупателей и проверяет товар на кассе.

Типично — если работники на одной и той же работе делают одни и те же вещи.

В японском кафе работают два сушиста. В обязанности обоих входит приготовление роллов и суши.

Вот основные различия между шаблоном должностной инструкции и индивидуальным должностным описанием:

Для того чтобы должностная инструкция была официальной и чтобы работники были обязаны ее выполнять, необходимо соблюдение двух условий:

1. Утверждение должностной инструкции означает, что документ составлен правильно и подписан работодателем.
2. Работник должен прочитать и подписать его.

Если вы просто составите список задач и назовете его должностной инструкцией, он не будет юридически обязательным.

Какие пункты есть в должностной инструкции

Закон ничего не говорит о том, как писать должностную инструкцию, поэтому оформление, разделы, заголовки, содержание и количество пунктов могут быть написаны компанией по своему усмотрению.

Это наиболее распространенная структура, используемая при написании описания вакансии:

• Название.
• Общие положения.
• Обязанности по должности.
• Права.
• Обязанности.
• Взаимодействие.

Заголовок. Заголовок указывает на название организации, утверждение документа и должность лица, утверждающего инструкцию.

Это может быть утверждено руководителем или сотрудником по указанию руководителя — например, начальником отдела или специалистом по кадрам. Затем укажите название структурного подразделения предприятия, если таковое имеется: отдел, подразделение, служба, офис, цех, лаборатория, сектор.

Далее следует профессия или специальность, для которой составлена инструкция, и имя работника, если инструкция индивидуальная.

Общие положения. Этот раздел содержит положения, которые применяются ко всем работникам:

• Кто назначает и увольняет работника. Например, помощник юриста назначается и увольняется начальником юридического отдела.
• Образование и опыт. Например, помощник адвоката должен иметь диплом юриста (который может быть и не высшим), опыт работы не требуется.
• Кто заменяет работника во время болезни или отпуска. Например, аудитора временно заменяет другой сотрудник, назначенный ведущим аудитором.
• Что руководит вами в вашей работе.
• Например, администратор связан внутренними правилами работы: он должен работать с 9.00 до 18.00 с понедельника по пятницу.

Функции, должностные инструкции. В них подробно описывается работа, которую должен выполнять сотрудник: все задачи, что включает в себя его работа, в какие сроки он должен уложиться.

Старший продавец розничной торговли: консультирует покупателей, обсуждает скидки и акции, разрешает споры с покупателями, следит за подготовкой торговых залов к началу рабочего дня.

Должностная инструкция должна соответствовать тому, что сотрудник фактически делает в компании. Например, в должностной инструкции повара не может быть указано, что он/она должен/должна ремонтировать электроприборы на кухне.

Часто стандартные инструкции написаны непонятным языком, канцелярским жаргоном и общими терминами. Пишите простым языком, иначе работнику будет трудно понять, что он/она должен/должна делать.

Права. В этом разделе указывается, что сотрудник может требовать от других, кто ему подотчетен, как и по какому поводу он может обращаться к руководству.

Менеджер по продажам имеет право: получать техническую информацию от коллег, получать от компании компенсацию расходов на мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.

Ответственность. В нем содержится перечень случаев, в которых работник может быть наказан. Например, если он или она некачественно и несвоевременно выполняли работу, не соблюдали трудовую дисциплину, не выполняли стандарты работы или не следовали указаниям начальства.

Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программное обеспечение. За это ему может быть объявлен выговор.

Взаимодействие. В этом разделе указывается, кому подчиняется сотрудник, какие приказы он должен выполнять, как и с кем он взаимодействует.

Бухгалтер получает от директора и заместителя директора приказы, распоряжения, указания и письма в бухгалтерию. Выдает другим сотрудникам: справки, выписки, информацию о состоянии счетов, наличии основных средств.

Дополнительные пункты. Компании могут дополнить список основных разделов должностной инструкции в соответствии со своими задачами. Это может быть отдельный блок с результатами работы (KPIs) и критериями, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказов.

Вы можете ставить конкретные цели: 50 продаж в месяц. Но если эти показатели часто меняются, то практичнее написать, что работник должен придерживаться согласованного плана, и обновлять этот план каждый месяц, чтобы должностная инструкция не менялась.

Обязанность по использованию номенклатуры

Организации, передающие документы в государственный архив (пункт 2 статьи 20 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть основных правил работы архивов организаций, утвержденных решением Совета Росархива от 06.02.2002), должны разработать номенклатуру дел:

• Государственные и муниципальные;
• Негосударственные для документов, отнесенных к государственной собственности;
• Негосударственные, если они имеют соглашение с государственным архивом.

Другие юридические лица не обязаны составлять список файлов. Однако следует иметь в виду, что в случае ликвидации НПО ее документы передаются в государственный архив (ст. 23(10) Закона № 125-ФЗ), поэтому необходимо вести картотеку.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков хранения (п. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ), то есть формировать собственные архивы. Удобнее создавать такой архив по действующим правилам, утвержденным Росархивом.

Прочитайте наши статьи о ликвидации организаций:

О подготовке ликвидационного баланса читайте в статье «Ликвидационный баланс — пример нового вида нулевого баланса».

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из важнейших факторов, используемых для распределения документов по разным делам. Таким образом, документы могут быть рассортированы по делам даже в процессе их формирования:

• Краткосрочное временное хранение (обычно до 10 лет);
• Долгосрочное временное хранение (обычно более 10 лет);
• Постоянное (бессрочное) хранение.

Если в файле есть документы с разными сроками хранения, то период устанавливается на самый длительный срок хранения. Для определения сроков хранения имеются утвержденные списки.

Сроки хранения документов, переданных на хранение в государственный архив, устанавливаются типовыми перечнями, составляемыми архивными учреждениями.

ВНИМАНИЕ: Приказом Росархива от 20.12.2021 № 236 изменен срок хранения ряда документов. Документ вступил в силу 18.02.2020. Более подробную информацию об этих изменениях можно найти здесь.

Списки агентств, основанные на стандартном списке и дополненные сроками представления часто требуемых агентских документов, используются организациями, работающими в конкретном секторе. Эти организации должны использовать сначала ведомственный список, а затем стандартный список.

Другие организации могут использовать приведенные ниже шаблоны списков:

• Административные документы о деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Росаркова № 236 от 20 декабря 2021 г.)
• Документы о научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Министерства культуры Российской Федерации № 1182 от 31 июля 2007 г. с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации № 412 от 28 апреля 2021 г.)
• Документы о деятельности государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений и организаций. Документы государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий (опись Государственного архива СССР от 15 августа 1988 г.).

Первый список является базовым и подходит для коммерческих фирм.

Кроме того, акционерным обществам следует учитывать, что существуют сроки хранения документов акционерных обществ, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (постановление ФКЦБ № 03-33/пс от 16 июля 2003 года).

Организация не имеет права устанавливать сроки хранения для документов, не включенных в перечень. Если срок хранения не указан, он устанавливается ЭК (экспертной комиссией) юридического лица для документов, не передаваемых в национальные архивы, и ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архива для документов, предназначенных для национальных архивов.

Государственный комитет по делам архивов также участвует в определении сроков хранения документов, имеющих отметку «ЭПК» в типовом перечне (документы с этой отметкой должны быть утверждены Экспертно-ревизионной комиссией Государственного архива). Организации, не сдающие документы в государственный архив, должны сделать отметку в описи дел, которую готовит организация. Также могут быть включены дополнительные аннотации для коротких периодов временного хранения.

Сроки хранения исчисляются с начала года, следующего за годом, в котором был завершен документ.

Особенности присвоения номеров и наименований делам

Номер дела обычно состоит из двух (их может быть больше или меньше, в зависимости от структуры организации) дефисных цифровых (или буквенных) кодов (раздел 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих

• Номер подраздела (раздела)
• Номер дела.

Файлы в каждом разделе перечислены в соответствии со степенью их важности, но таким образом, что файлы с одинаковым содержанием в разных разделах имеют одинаковый номер. Таким образом, первым пунктом в списке для каждого раздела будут общие документы, используемые этим подразделением, а последним пунктом в списке будут документы только этого конкретного подразделения.

Название дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Рекомендуется перечислять идентичные названия, различающиеся по регионам или контрагентам, в алфавитном порядке. Дополнительный буквенный код в цифровом коде номера дела не является необоснованным.

Если объем документов большой, файл можно разделить на несколько папок (желательно пронумерованных) в соответствии с периодами (ежемесячно, ежеквартально, раз в полгода) или другими критериями. Папки обычно состоят из оригиналов, но возможны и папки, содержащие копии документов.

На передней обложке и задней стороне дела указывается индекс, название организации, название дела и период, к которому относятся документы в деле. Папки с небольшим количеством листов могут содержать документы за несколько лет. В этом случае они являются преходящими и сохраняют свое количество на следующий год.

Узнайте, как включить электронные документы в список записей организации из КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе K-System, попробуйте ее бесплатно в режиме онлайн.

Понятие номенклатуры дел организации

Справочник — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Для этого они группируются в дела, сформированные по тематическому принципу, с учетом сроков их хранения. Перечень этих дел, установленный определенным образом, является географическим справочником (ГОСТ Р 7.0.8-2021, с. 94).

Применение номенклатуры к текущим документам решает ряд проблем, таких как

• Архивирование и ведение документации;
• Содействие поиску;
• Помощь в передаче и инвентаризации документов;
• Систематическая подготовка к отбору для последующего хранения и уничтожения.

Может вестись журнал учета дел:

• (нормативная) модель, разработанная отделом и принятая подчиненными организациями в качестве образца для разработки собственного документа;
• Образцовая или рекомендуемая, т.е. служащая методическим руководством для создания номенклатуры в аналогичных организациях, относящихся, например, к отрасли;
• Индивидуальная, разработанная для конкретной организации.

Узнайте, как создать список бухгалтеров в КонсультантПлюс. Чтобы сделать все правильно, получите пробный доступ к системе и перейдите на готовое решение. Это бесплатно.

Порядок работы с текущими делами и номенклатурой

Делопроизводство состоит из

• При соответствующем оформлении папок.
• Заполнение папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (документы по одной теме группируются вместе), хронологическим, алфавитным или нумерованным. Документ помещается в папку вместе со всеми вложениями.
• Создание списков папок для постоянных и временных документов для долгосрочного хранения. Когда папки заполнены, листы в них нумеруются, а индекс суммируется, в последнем поле отмечается количество документов и листов в папке и количество листов в индексе.

В начале работы со списком файлов необходимо определить, где должны быть размещены файлы с оригиналами документов. Это может быть:

• Один из отделов — в небольших компаниях
• Каждый отдел в организации по отношению к своему набору вопросов.

При выдаче из формируемой папки необходимого для работы оригинала документа на его место ответственным за хранение текущих дел подшивается лист-заместитель (возможно, с копией выданного документа), в котором отражаются:

• Дата выдачи,
• Имя адресата,
• Подписи лица, выдавшего документ и лица, получившего документ

Порядок формирования и утверждения номенклатуры

Каждое юридическое лицо должно составлять перечень вопросов индивидуально для себя. В организациях, которые вынуждены использовать стандартные формы, работу можно облегчить, перенеся имена и выражения из этих форм в собственный документ. Разработка обычно возлагается на внутренний отдел или сотрудника. Однако можно также получить помощь от сторонней организации или от Федеральной архивной службы (раздел 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура составляется на основе всех документов, характеризующих деятельность и структуру юридического лица, предыдущих номенклатур и перечней типовых документов, составленных в связи с деятельностью организации. У юридических лиц, имеющих структурные подразделения (в том числе обособленные подразделения), он составляется сначала по каждому подразделению, а затем сводится в единый реестр.

Перед утверждением номенклатура утверждается архивариусом и экспертной комиссией (ЭК), ответственной за оценку значимости документов, а при передаче в Государственный архив — его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ должен быть утвержден руководителем организации и введен в действие приказом по организации.

Номенклатура впервые устанавливается в начале деятельности юридического лица, затем ежегодно пересматривается в конце года и применяется в уточненном виде в начале нового года (пункт 3.4.6 Основных архивных стандартов). Также рекомендуется утвердить в качестве части номенклатуры первый порядок классификации текущего архива, который может отличаться.

Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то было

Что случилось? Дела у директора магазина шли плохо, и было решено его уволить. Ущерб от неудовлетворительной работы был оценен в 3 млн рублей.

Работник не согласился и обратился в суд. Он потребовал изменить основания для увольнения, выплатить среднюю заработную плату за период вынужденного прогула и возместить нематериальный ущерб. В целом, претензий было много.

Что нарушил работник. Были изучены все материалы дела, включая должностную инструкцию.

В обязанности менеджера входило нахождение с персоналом в цеху 70% времени, контроль за тем, как персонал цеха выполняет свою работу, обеспечение замены отсутствующего персонала и т.д. Менеджер подписал договор о полной финансовой ответственности.

На деле оказалось, что менеджер проводил большую часть своего рабочего времени в офисе, не контролировал своих сотрудников и вообще пускал работу на самотек. И компания понесла убытки.

Решение суда. Компания смогла доказать, что работник нарушил должностную инструкцию, и суд согласился с этим. Все потому что:

1. Должностные инструкции были утверждены в цехе.
2. В должностных инструкциях четко описаны обязанности и ответственность.
3. Работники были ознакомлены с должностной инструкцией под роспись.

Если в компании нет руководства, доказать факт неправомерного поведения будет сложнее.

Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2021 № 33-21839/2021

Структура номенклатуры дел

Реестр файлов представляет собой таблицу, модели которой приведены в Приложении 7 (основной документ) и Приложении 8 (подготовлено организационным подразделением) к основным правилам. Различия между этими формами заключаются в их названиях и подписях.

Основная часть документа (табличная) состоит из 5 колонок:

• Индекс дела — его номер.
• Case title — название дела.
• Количество единиц хранения — количество файлов в заголовке. Если количество документов большое, то папок будет несколько, так как количество листов в папке не должно превышать 250, а их толщина не должна превышать 4 см (пункт 3.5.3 Основных архивных стандартов). Эта графа должна быть заполнена в конце года.
• Срок хранения и количество позиций в списке: срок хранения, указанный в списке стандартных документов, со ссылкой на соответствующий номер позиции и любые необходимые специальные примечания.
• Примечание: Здесь можно найти все виды информации: электронное хранение, передаваемые файлы, уничтожение, передача в другую организацию. Заполняется по мере необходимости.

Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), расположенных в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый перечень (без разделения разделов), так и делать группировку по обобщенным названиям подразделений.

Подробнее о штатном расписании см. статью «Унифицированная форма Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

Список досье составляется с максимально возможным охватом всех документов, обрабатываемых организацией, в надежде на преемственность в последующие годы и с учетом того, что в текущем году могут появиться не предусмотренные изначально досье. В каждом разделе таблицы оставлены пустые строки для дополнительных файлов.

Номенклатура единиц измерения, являющаяся частью основного документа, также используется в работе в течение года. Результаты его реализации будут отражены в сводной основной таблице.

Специалисты КонсультантПлюс подробно разъяснили процедуру утверждения картотеки организации. Получите доступ к бесплатной демонстрации K и перейдите на решение «под ключ», чтобы узнать все подробности этой процедуры.

Итоги

Архивирование документов является обязанностью каждой организации. Передача файлов на хранение в архив осуществляется в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Рекомендуется разработать индекс дела в соответствии с действующими стандартами, утвержденными Росархивом.