Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2021

Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2021 Должностные инструкции

Должен знать:

  1. Пакет программ MS Office и работу с ними;
  2. Пакет программ 1C: Управление торговлей CRM, 1С рабочее место кассира;
  3. вежливо и уважительно общаться с клиентами;
  4. правильно отвечать на звонки, снабжая клиентов необходимой информацией;
  5. иметь представление об устройстве, программировании и принципах работы ККМ;
  6. типовые правила эксплуатации ККМ, порядок ведения кассовых операций в РФ и другие нормативные документы по ведению кассовых операций;
  7. уметь заполнять формы документов, в т.ч. формы КМ (пакеты документов на регистрацию, снятию с учёта, перерегистрацию, замену ФН);
  8. порядок регистрации ККМ;
  9. порядок регистрирации обособленного подразделения;
  10. руководства по эксплуатации контрольно-кассовой техники;
  11. модели кассовых аппаратов и места нахождения их на складе;
  12. программировать кассовые аппараты (заголовок, ИНН и т.д.);
  13. выполнять правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты в Компании;
  14. как работать с сайтом Компании, заполнять информацию на сайте;
  15. обязанности и инструкции всех сотрудников Компании;
  16. иметь опыт выстраивания конструктивного взаимодействия с людьми;
  17. ясно излагать мысли.

Обязанности по охране труда

Офис-менеджер должен:4.1. Выполнять установленные нормы труда4.2. Выполнять требования положения и инструкций по охране труда4.3. Проходить обучение по оказанию первой помощи4.4. На территории Общества в рабочее время: не распивать спиртные напитки, не курить в неустановленных местах, не употреблять наркотические вещества, не принимать пищу вне специально предназначенных для этого помещений, не проводить собрания, митинги, манифестации, любую агитацию и пропаганду политических партий и религиозных объединений, не приносить проводить и кормить животных на территории Общества.4.5.

При необходимости – использовать средства индивидуальной защиты4.6. Незамедлительно сообщать Руководителю Административного отдела и/или Генеральному директору Общества о каждом несчастном случае, об ухудшении своего здоровья, о возникновении ситуаций, представляющих угрозу жизни и здоровью людей, грозящей аварией или сохранности имущества Общества.4.7.

Содержать в порядке и чистоте рабочее место4.8. Выполнять санитарные нормы и соблюдать режимы работы и отдыха4.9. Соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники в соответствии с инструкциями по эксплуатации4.10. Во время работы запрещается: одновременно касаться экрана монитора и клавиатуры, прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании, производить отключение питания во время выполнения активной задачи, допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, клавиатуры, дисководов, принтеров и др. устройств.4.11.

Во всех случаях обнаружения обрывов проводов питания, неисправности заземления и других повреждениях электрооборудования, появления запаха гари немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации лицу, ответственному за электробезопасность и/или представителю арендодателя.4.12.

В случае появления рези в глазах, резком ухудшении видимости-невозможности сфокусировать взгляд или навести его на резкость, появлении боли в пальцах и кистях рук, усилении сердцебиения, следует немедленно покинуть рабочее место, сообщить о происшедшим Руководителю административного отдела и обратиться к врачу.4.13.

При возгорании оборудования покинуть рабочее место, вызвать пожарную команду и сообщить о происшедшем лицу, ответственному за противопожарную безопасность иили представителю арендодателя.4.14. Запрещается самостоятельно выяснять и устранять причины отключения электропитания, т.к. напряжение может также неожиданно появиться.

Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность в соответствии с Законодательством РФ за:6.1. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил охраны труда и противопожарной безопасности, создающих угрозу деятельности Общества и его работникам;6.2.

Несоблюдение лимитов по административно-хозяйственным и командировочным расходам;6.3. Не обеспечение сохранности исходящей, входящей и внутренней документации;6.4. Несоблюдение интересов Общества, выдачу конфиденциальной информации о сотрудниках и информации, составляющей коммерческую тайну Общества и ее клиентах третьим лицам;6.5.

Использование персонального компьютера, оргтехники и другого офисного оборудования и корпоративных ресурсов в нерабочих целях;6.6. Нетактичное поведение при общении с персоналом и посетителями Общества;6.7. Предоставление Генеральному директору ложной или искаженной отчетной и другой информации;6.8.

Несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины;6.9. Неисполнение или некачественное исполнение своих должностных обязанностей и обязанностей по вопросам соблюдения правил охраны труда и противопожарной безопасности;6.10. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Административного отдела и Генерального директора.

Вопросы по функционалу ккм:

Подключается ли касса к 1С, какие кассы подключаются , тут мы обьясняем, что это фискальный регистратор.Чем фискальный регистратор отличается от ККМ. Можно ли подключить к кассе терминал. нет, есть только один кассовый аппарат, которые с кассовым теминалом, но от очень плохо работает ( нестабильно).

Можно сообщить о том, что на кассовом аппарате можно пробивать кредитные чеки. Как то кредитный чек? Кассы и теминал работают отдельно друг от друга, пробиваете отдельно кассовый чек и отдельно чек на терминале, грубо говоря по кассе вы проводите сумму на другой отдел. И в отчетах и на чеке будет отображаться, что деньги приняты по безналу.

Другие инструкции:  Должностная инструкция огнеупорщика - обмуровщика

Подключается ли ККМ к сканеру штрих-кода? Подключаются следующие: Меркурий 130К, Альфа 400, Агат 1, Касби 02К, WAB 08RK, АМС 100К, фискальные регистраторы.

Обязательно ли использовать Меркурии 180 как разъездные или они могут быть стационарными? Переносные кассовые аппараты можно использовать и как стационарные и как разъездные.

Можно ли запрограммировать базу товаров и услуг? Да, можно но за отдельную платку. Как это будет выглядеть? Каждому товару присваивается свой код и цена, база товаров загружается через компьютер. Далее кассир вводит код товара и на чеке автоматически выводится его наименование и цена.Нам нужно будет заполнить все наши 10 кодов? Вы можете их распечатать и положить перед глазами кассира.

Работает ли конкретная касса только от сети, или у нее есть аккумулятор?

На сколько хватает аккумулятора? Производитель обещает 120 часов или 480 чеков.

Выбор технического обслуживания

техническое обслуживание можно оплачивать поквартально: 1500 ККМ, 1800 фискальный регистратор.


Можно оплачивать ТО по пол года, стоимость 2400 ККМ — 3000 ФР

или сразу год: 3600 ККМ или 4800 ФР

Что входит в техническое обслуживание:ремонт в случае поломки, снятие отчетов для налоговой инспекции, если к вам приходит налоговая проверкапомощь по ходу работы с кассовым аппаратом

К нам будут приходить каждый месяц?

при годовом и полугодовом выезд мастера не включен, при поквартальном механик приходит раз в квартал

А за отсутствие ТО штрафуют?

— Нет не штрафуют!

А зачем тогда оно нужно, это техническое обслуживание?

без технического обслуживание не поддерживается гарантия на кассучерез год потребуется замена ФН с перерегистрацией в налоговой инспекцииремонтировать и снимать отчеты для налоговой мы тоже не можем без ТО

Должностная инструкция офис-менеджера

1.  Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

-законодательными актами РФ;

-Уставом Компании;

-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

-Положениями об отделах Компании;

-приказами руководства;

-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

— организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

— положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

— функции и задачи подразделений Компании;

— функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

— свои функциональные обязанности и права;

— свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2.  Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера Ц максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1.  Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

— приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

— фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

— работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

— работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

— организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

— работа с исходящей корреспонденцией (письма,а факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

— ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

— оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

— по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

— формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2.  Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

Другие инструкции:  Должностная инструкция офис-менеджера

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3.ааа Координируета и контролирует работу:

— водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

— курьеров;

— уборщицы.

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

— добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнятьа распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

— качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

— поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

— эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

— соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

— не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенныха специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

3.  Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

4.  Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф лКонфиденциально

Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2021

Должностная инструкция офис-менеджера призвана установить права и обязанности работника. Рассмотрим детальнее подпункты инструкции.

Общие положения

Первое, что указывается в данном разделе – офис-менеджер относится к служащим. Также здесь обязательно указывается, кому подчиняется офис-менеджер, каким способом принимается на должность и каким освобождается с должности и другие организационные вопросы.

Обязанности

К основным обязанностям офис-менеджера согласно инструкции относятся работы с документацией, а именно:

  • упорядочивание документации;
  • отбор документации, которую необходимо предоставить на государственное хранение;
  • участие в разработке унифицированных форм документов и т.д.

Кроме обязанностей, каждый офис-менеджер, при получении данной должности, получает определенные права (например, право на повышение уровня знаний), а также начинает нести ответственность за совершенные действия.

Должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а также должна быть подписана вновь-нанятым офис-менеджером.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Если организация:

как открывать обособленное подразделение. У нас есть такая услуга, стоимость открытия 1500 рублей. Сроки открытия по регламенту 5 рабочих дней, на практике это до 2-х недель.

Если спрашивают что мы делаем? Механик приезжает к клиенту с документами, подписывает их, подает заявление в налоговую инспекцию, отслеживает процесс открытия ОП ( звонит в налоговую), после открытия можно регистрировать кассовый аппарат.

Стоимость регистрации: с вашим участием: 1500, без вашего участия 2500, некоторые районы ( где по записи) 3000лен область: Всеволожск без участия 4000 с участием 3000Ломоносов, Гатчина, Тосно, сосновый бор: 4500 и 3500Кириши: 4500 и 5000Выборг только с участием 5000, там запись

Что входит в регистрацию:

подготовка всех необходимых документов, если без участия: выезд к клиенту для подписи документов, регистрация в налоговой инспекции, доставка ККМ владельцу (если без участия), первичное обучение работе на ККМ, программирование ККМ.

Если нужно обучить кассиров на точке то плюс 1890 рублей выезд.

Инструкция по общению с клиентом при плановой замене эклз

Здравствуйте, это ЦТО ПрофНалог, у нас на обслуживании Ваш кассовый аппарат, с кем можно поговорить по поводу его?

В Вашем кассовом аппарате предстоит плановая замена ЭКЛЗ. Это ежегодная процедура, это надо сделать до первого числа такого-то месяца. Дата блокировка кассового аппарата 01.__. 201_ года.Процедура замены ЭКЛЗ происходит следующим образом: в налоговой инспекции получаете разрешение на замену блока ЭКЛЗ, после чего механик меняет блок ЭКЛЗ и готовит все необходимые документы. Эти документы также нужно отнести в налоговую инспекцию.

У нас есть два варианта замены ЭКЛЗ:Первый вариант, когда в налоговую инспекцию оба раза ходите вы, а мехиник приезжает к вам, когда меняется ЭКЛЗ и подготавливает документы, стоимость этой замены 7900 рублей.

Другие инструкции:  Обязанности бухгалтера по банковским операциям - должностная инструкция 2021

А где нам взять разрешение на замену ЭКЛЗ? Его выписываем мы. Вы можете за ним приехать в нашу фирму по адресу Московский проспект д.3.

Второй вариант замены блока ЭКЛЗ: все делает механик, стоимость 9000 рублей.

Обслуживание будете также на год продлевать?

Оплата у Вас будет за наличку или по безналу?

Если по безналу узнать куда скинуть счет.

Если нет регистрационного номера старой ФН нужно его узнать для внесение в разрешение на замену ФН: «У вас кассовый аппарат под рукой?»ЕСЛИ НЕТ, ТО УЗНАЮ КОГДА ОНИ БУДУТ РЯДОМ С КАССОЙ. Включите кассовый аппарат, подтвердите дату, время, нажмите на точку, внизу чека есть строчка: ЭКЛЗ» и радом 10 цифр, продиктуйте их пожалуйста.

По какому адресу находиться кассовый аппарат?Документы там же где и касса?


Если оплатили по безналу или уже оплатили за наличку узнаем когда удобно чтобы механик подъехал. При себе нужно иметь печать.

Когда все узнали передаем документы механику.

  1. Сообщить клиенту о окончании срока действия ЭКЛЗ.
  2. Сообщить клиенту, что требуется замена ЭКЛЗ, так как в противном случае его кассовый аппарат заблокируется.
  3. Проинформировать клиента о расценках Компании по замене ЭКЛЗ и других расходах:
    • Продление договора на ТО
    • Оклейка голограммой СО текущего года и маркой пломбы
  4. Осуществить замену ЭКЛЗ у клиента.

Возможные вопросы и фразы клиентов и ответы на них:

Важно! При отказе клиента от замены ФН

  • Сообщить точную дату блокировки ККМ

Расчет ЗП

1. ЗП умножается на коэффициент отметок со следующих страниц:

Мне нужен кассовый аппарат

  1. Если касса, то узнать нужна касса с денежным ящиком или без.
  2. Выяснить сколько чеков в день примерно будет печататься.
  3. Если нужно с автоматизацией и поменьше, то ЭВОТОР
  4. Если без денежного ящика, то поменьше Меркурий 180Ф, Меркурий 185Ф, плюс, если нужен, то денежный ящик, побольше: Меркурий 130Ф, (все без ящика)

Выясняем ИНН организации, оплата за нал или по безналу и телефон для связи.Нужна ли ЭЦП и ОФДУзнаем: подъедет ли клиент в офис или нужен выезд механика, рассказываем о разнице в цене: 4600

Кратко: рассказываем пошаговую инструкцию по регистрации:

У клиента на точке:Механик выезжает к Вам в удобное для Вас время с кассовым аппаратом, ЭЦП и договором с ОФД, заранее механику нужно заранее переслать цветную копию СНИЛС и ПАСПОРТА директора, если нужна постоянная ЭЦП

Высылаем кассу.

В офисе ЦТО:Клиент приезжает в офис ЦТО и в течении 20 мин. Ему регистрируют кассу, если нужен ЭЦП то еще 20 минут. Если требуется постоянная ЭЦП, то заранее желательно прислать копию паспорта и копию СНИЛС (обе копии цветные).

Оплата:


Способы оплаты:

  • за наличные в офисе
  • за наличные механику при выезде механика (документы об оплате он возьмет с собой)
  • по безналу выставляем счет на почту, высылаем товар и начинаем работы после оплаты
  • на карту сбербанка через Сбербанк ONLINE на карту по номеру телефона 89112444508

1. Оплата на карту Сбербанка (способы оплаты):

— Через интернет, если у Вас есть карта и подключен СбербанкОнлайн- Через банкомат с карты Сбербанка на карту Сбербанка- Если у Вас нет карты Сбербанка, можно сделать перевод в ближайшем отделении Сбербанка, через оператора.

Отсылаем письмо с инструкцией по оплате Сбербанк Онлайн, ПРИМЕР ПИСЬМА:

Добрый день!Вы заказали на нашем сайте ЧПМ Меркурий 115 с доставкой Почтой России.

Адрес доставки: 

Россия, Нижегородска облать, г. Сергач, ул. Грибоедова д.158, индекс: 607513

Получатель:

Зорина Анастасия Александровна тел: 79697622220

Высылаем реквизиты для оплаты через Сбербанк Онлайн:

Тадеев Дмитрий А.Телефон: 79112444508

После оплаты мы отгружаем товар и высылаем Вам номер накладной, по которому вы можете отследить товар на сайте почты России.

Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.3.3.

Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.3.5.

Правила поведения сотрудника компании при проведении налоговой проверки

  1. Немедленно сообщить директору по телефону о явке налоговых инспекторов.
  2. Вежливо, но настоятельно потребовать документы, удостоверяющие личность и должность проверяющих.
  3. Записать Ф.И.О. и должности проверяющих, их контактный телефон.
  4. При необходимости предоставить проверяющим должностным лицам:
    • Личный паспорт или другие документы, удостоверяющие личность.
    • Данные о себе и о своей должности.
  5. Запрещается сообщать любую информацию о работе Компании, информацию о сотрудниках, предъявлять любую документацию, любую информацию о фирме и ее клиентах (п.7.7. должностной инструкции).
  6. При возникновении вопросов показать инструкцию с должностными обязанностями.
  7. Быть вежливым и максимально уважительным в общении с проверяющими.
Оцените статью
Добавить комментарий