Должностные обязанности и инструкции кадровика пример и форма

Что включить в должностную инструкцию инспектора отдела кадров

Должностные инструкции для менеджеров по персоналу, как и другие подобные документы, утверждаются руководителем организации. Должностные инструкции могут быть разработаны самостоятельно каждой компанией в зависимости от структуры персонала и особенностей осуществляемой деятельности. Но общие моменты можно выделить.

Этот документ можно разделить на следующие разделы

1. Общие положения

Описываются требования к должности: образование, опыт работы, профессиональные квалификации и навыки.

1. Прямые обязанности на рабочем месте

С этим разделом у компании не должно возникнуть проблем. Это перечень обязанностей, которые компания возлагает на сотрудника в обмен на его зарплату, в соответствии с трудовым договором.

1. Права специалиста по управлению персоналом.
2. Задачи.

Важная часть любой должностной инструкции. Сотрудник должен быть осведомлен о степени своей ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих прямых обязанностей.

1. Важной является глава, посвященная методам работы специалиста.

Вы можете просто сказать: «Рабочее время определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка». Или вы можете дать более подробное описание рабочего времени сотрудника. В первом случае работник должен быть проинформирован о правилах работы, запрещающих ставить подпись.

Описание должности должно быть подписано менеджером по персоналу.

Основы составления должностной инструкции

Российское законодательство не предусматривает формата должностных инструкций. Это позволяет работодателям адаптировать стандартные шаблоны к своим потребностям. Однако существуют определенные стандарты для написания должностной инструкции. Например, он содержит 4 основных раздела, определяющих основные аспекты деятельности работника:

1. Основной раздел.
2. Обязанности.
3. Ответственность.
4. Права.

Эти разделы были взяты из Руководства по тестированию и разработаны в соответствии с потребностями соответствующего работодателя. Эти разделы могут быть дополнены другими разделами, например, об условиях труда, рабочих отношениях или оценке качества.

Что такое должностная инструкция

Это документ, определяющий обязанности конкретного сотрудника на конкретной должности: полномочия, за что он отвечает, какие права имеет, какую квалификацию имеет, за какие конкретные действия может быть наказан или поощрен.

Общие положения

1.1 Должность специалиста по кадрам занимает один человек:

1) имеющие среднее профессиональное образование в системе среднего профессионального образования;

2) пройти дополнительное профессиональное обучение в рамках программ переподготовки, программ профессионального развития.

1.2 HR-специалист должен знать

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие права и обязанности государственных органов, профсоюзов и иных органов представительства работников в сфере обеспечения делопроизводства;

2. законодательство Российской Федерации о персональных данных;

(3) Как создавать, вести и обновлять личные дела персонала;

(4) Процедуры регистрации движения персонала и составления обязательной отчетности;

5) Основные принципы управления документами и документацией ;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) как рассчитываются стаж, льготы, пособия и пенсии сотрудников;

8) структуру организации;

9) основы законодательства и архивных правил РФ по ведению кадрового делопроизводства

10. локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок разработки положений о персонале и организационных документов;

11) Этические нормы и общение в бизнесе;

12. фундаментальные принципы информатики, структурное проектирование информационных систем и особенности их функционирования

13. трудовое законодательство и другие акты, содержащие нормы трудового права;

14) Внутренние правила работы ;

15) требования по охране труда и технике безопасности и противопожарные нормы

16) ……… (требуются другие знания)

1.3 HR-менеджер должен уметь

1. составление организационных документов и документов по управлению персоналом;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3. вести учет и регистрировать документы в компьютерных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового и архивного законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов организации;

5. Анализ кадровых документов и передача информации в базы данных и отчеты;

6) Выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах и определять их законность;

7) Работа с IT-системами и базами данных для ведения статистики и отчетности по сотрудникам;

8. проекты кадровых документов

(9) Разработать план адаптации установленных личных дел и внедрить принятые изменения;

10) осуществлять надзор за присутствием работников на рабочем месте;

11) готовит документацию для представления в государственные органы, профсоюзы и другие органы представительства работников;

12) Проанализировать правила, процедуры и договоренности, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации в отношении обмена кадровыми документами;

13. Вести деловую переписку ;

14) Соблюдать правила этики коммерческого общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

Сотрудник, работающий в отделе кадров, должен следовать следующим рекомендациям:

1) ……… (название документа)

2) Положение об ……… (название организационного подразделения)

3. описание этой должности ;

4) ……… (названия местных нормативных актов, регулирующих должностные обязанности)

1.5 Менеджер по персоналу подчиняется непосредственно ……….. (название руководящей должности).

1.6. ……… (другие общие положения)

Трудовые функции

2.1 Документация по человеческим ресурсам:

(1) вести организационный и административный учет персонала;

2) ведение учета информации о сотрудниках и их перемещениях;

3) Администрирование процессов и рабочих процессов для регистрации и перевода сотрудников и подачи кадровых документов в государственные административные органы.

2.2. ……… (другие функции).

Функции

Директор по персоналу отвечает за следующие функции

1. Подбор кандидатов на должности, необходимые компании.
2. Взаимодействие с руководством компании по кадровым вопросам.
3. Сотрудничество с кадровыми агентствами в поиске и отборе кандидатов.
4. Участие в мероприятиях по оценке эффективности работы сотрудников компании.
5. Подготовка исследований и отчетов по рынку труда.
6. Участие в подготовке планов развития персонала компании.
7. Взаимодействие с сотрудниками по проблемным вопросам.
8. Проведение тестов и собеседований с кандидатами на работу и проверка предоставленной информации.
9. Следить за нововведениями в законодательстве о человеческих ресурсах.
10. Участвовать в награждении сотрудников компании.
11. Объяснять соискателям и новым сотрудникам ключевые моменты работы компании.
12. Сотрудничать с коллегами по работе с персоналом.
13. Участвовать в разработке программ переподготовки и повышения квалификации сотрудников.
14. Участвовать в разрешении трудовых споров между работниками.

Права

Менеджер по персоналу имеет полномочия

4.1 Участвовать в обсуждении проектов решений и в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Просить у непосредственного руководителя объяснений и разъяснений по поводу поставленных задач

4.3. Запрашивать, следуя указаниям непосредственного руководителя, и получать от других сотрудников организации информацию и документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4 знакомиться с проектами управленческих решений, касающихся выполняемой им функции, документами, определяющими его права и обязанности в связи с занимаемой должностью, а также критериями оценки качества выполнения должностных функций.

4.5. Представлять начальнику предложения по организации работы в рамках своих задач.

4.6 Участвовать в дискуссиях на темы, относящиеся к обязанностям, связанным с должностью.

4.7. ……… (другие права)

Ответственность

5.1 Руководитель отдела кадров отвечает за :

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение обязанностей по настоящей должностной инструкции — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, Бухгалтерским Кодексом;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

— за нанесение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (прочие резервы по обязательствам)

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Государственные служащие, такие как сотрудники федеральных министерств и ведомств, муниципалитетов, армии и полиции, должны иметь должностную инструкцию или положение.

Для чего нужна инструкция?

Все компании сталкиваются с необходимостью рационализации кадровых вопросов. Недостаточно просто распределить сотрудника по отделам — он должен знать, как взаимодействовать с коллегами, какой объем работы от него требуется, какие права он имеет, и другие вещи, без которых невозможно продуктивно выполнять свои функции. Должностная инструкция заполняет эти пробелы. Его основными особенностями являются:

• Формализация рабочего процесса
• Информирование работников об основных аспектах их работы
• Предотвращение возможных конфликтов на работе
• Разрешение профессиональных и юридических споров.

Благодаря такому разнообразию функций инструкция по эксплуатации сегодня считается стандартным документом для любой профессии.

Для каких целей используется

Цель должностной инструкции — точно определить, что сотрудник должен делать на рабочем месте и как он должен взаимодействовать с начальством и коллегами.

В большинстве случаев это право работодателя, но не его обязанность. Глава компании может управлять своими подчиненными в «ручном режиме», без инструкций. Для небольших компаний это иногда даже более выгодно — меньше бюрократии, меньше бумажной работы, которую нужно регистрировать и вести.

Но чем больше сотрудников, тем сложнее управлять и контролировать их работу. Именно поэтому были разработаны руководящие принципы. Таким образом, сотрудники будут знать, что они будут привлечены к ответственности, и работодателю будет легче наказывать их.

Должностная инструкция является способом защиты прав работника.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался расчищать территорию, надо его уволить». Но Иванов в этой ситуации может сказать: «Вот мое техническое задание. Что написано, то я и делаю. Почему я должен быть наказан?». В такой ситуации существует большая вероятность того, что нет необходимости передавать дело в суд и что дисциплинарного взыскания, скорее всего, можно избежать.

Если нет должностной инструкции, никто не может применить санкции к работодателю. Но если таковой имеется, он должен соблюдаться с момента подписания. Это похоже на контракт, в котором работодатель и работник — две стороны, подписавшие его и обязавшиеся соблюдать его безоговорочно.

Наличие должностной инструкции также имеет следующие преимущества:

1. Может использоваться в качестве доказательства в суде.
2. Обе стороны трудовых отношений четко понимают, кто и что кому должен. Это означает улучшение коммуникации.
3. Легче обучать новичков. Просто распечатайте инструкции и раздайте их новым сотрудникам. Если они что-то забыли, они могут открыть его и прочитать.
4. Если в компании есть должностные инструкции для всех сотрудников, в их работе будет больше порядка. Сотрудники точно знают, чего от них ожидает руководство. А если они забудут, то всегда смогут прочитать инструкцию еще раз.

Должностные обязанности

Указывается тип работы, выполняемой менеджером по персоналу. Чаще всего это связано со следующими видами деятельности:

• Участие HR-менеджера в подборе, отборе и адаптации персонала
• Ведение личных дел
• Ведение личных карточек, алфавитных картотек, кадровых книг
• Прием и увольнение персонала
• Подготовка приказов и распоряжений по личному составу
• Ведение личных дел
• Ведение личных дел и документации;
• Ведение журналов отпусков и планов отпусков;
• Обеспечение передачи личных дел и кадровых документов в архив;
• Участие сотрудников HR в отборочных и аттестационных комиссиях;
• Работа с вакансиями;
• Ведение личных дел;
• Оформление больничных листов (в рамках компетенции сотрудников — f.
• Оформление больничных листов (в пределах компетенции работника — например, отражение стажа в больничном листе)
• Работа с другими организациями и лицами (в пределах компетенции работника)

Законодательные изменения

Начиная с 2021 года, краткий перечень кадровых нововведений, за которые отвечает менеджер по персоналу, приведен в таблице ниже:

Несоблюдение любого из требований, приведенных в таблице выше, может привести к штрафам в размере 10 000-20 000 рублей для сотрудников и 50 000-100 000 рублей для юридических лиц.

Запомнить

1. Должностная инструкция не является обязательным документом.
2. Правильно составленная должностная инструкция может помочь как работнику, так и работодателю.
3. Не перефразируйте все стандарты из кодексов и законов в описании должности.
4. Избегайте общих фраз и терминов в инструкциях.

Квалификационные требования

Они устанавливаются по отношению к :

• Уровень подготовки и опыт сотрудника;
• Список источников знаний, которыми должен обладать менеджер по персоналу.

Классификация

Существует два типа должностных инструкций:

1. Индивидуальный, или персонализированный. Она готовится для конкретного сотрудника. Его главное отличие в том, что в нем указывается не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типичный: он подготовлен для определенной категории работников или должностей и не содержит конкретных имен.

Я объясню на примере, какие инструкции нужны.

Основная задача Наташи — работа с системой электронного документооборота. Это то, что написано в ее должностной инструкции.

У Светы и Наташи одинаковые должности: секретарь. Но они выполняют разную работу. Поэтому, чтобы всем было понятно, кто чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. И это возможно. В каждой инструкции указывается имя сотрудника и перечисляется, что он будет делать.

В организации также есть бригада штукатуров. Они выполняют одну и ту же работу — штукатурят стены. Для них не существует индивидуальных требований. В этом случае нет необходимости в отдельной должностной инструкции для каждого штукатура. Это может быть стандартная должностная инструкция, в которой просто излагаются обязанности и перечисляется, что должны делать работники.

Работодатель сам решает, какую инструкцию давать в каждом конкретном случае. Работодатель руководствуется только принципами целесообразности.

Кто разрабатывает

Должностные инструкции составляются сотрудниками отдела кадров, юристами, секретарями, менеджерами и самим работником. Проще всего объяснить, как это работает на практике, на примере.

Предположим, что в фиктивном автосервисе «Винтик и Шпунтик» работает слесарь Василий Петрович. Для него необходимо подготовить должностную инструкцию. Менеджер задается вопросом, кому поручить эту работу.

Сотрудники отдела кадров хорошо знают трудовой кодекс, но они ничего не знают о работе слесаря. Они находят в архиве первую должностную инструкцию и просят Василия Петровича расписаться в том, что он с ней ознакомился.

При написании должностной инструкции юристы часто переписывают трудовое законодательство и пункты документов по регулированию труда в компании. Такая инструкция звучит очень убедительно. Но о работе слесаря практически ничего не известно, потому что адвокат тоже не является специалистом в этой области.

Секретарь часто загружает документ из Интернета. Но когда она его подпишет, может оказаться, что слесарь, ремонтирующий легковые автомобили, — это не то же самое, что слесарь, ремонтирующий грузовики. Есть вероятность, что и эта инструкция не сработает. Загружать стандартные должностные инструкции из Интернета не имеет смысла.

Менеджер автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него будет отличная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что менеджер только организует работу, а о работе слесаря ничего не знает.

Нюансы подготовки

ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ. Предприниматель — сам себе менеджер. Ему нет смысла писать инструкции для себя. Работодатель может определить объем работы, ему не нужны внутренние документы; в любом случае, он не может наказать себя за невыполнение.

Например, кассир заменяет бухгалтера во время отпуска или больничного, ассистент выполняет работу менеджера во время командировки. За это им доплачивают. Но и ответственность тоже возрастает: человек отвечает не только за свою работу, но и за работу, которую он совмещает.

Общие положения

Предписывается:

• Порядок назначения и увольнения работника;
• Кому подчиняется работник;
• Правила, которым следует работник.

Общий раздел

Эта часть справочника содержит различные основные принципы взаимодействия между работником и работодателем. В нем описывается процедура замещения работника, квалификация, требуемая от работника, то, что работник должен обладать определенной профессиональной квалификацией и другие вопросы. В большинстве случаев здесь все стандартизировано.

Исключением является список требуемых квалификаций, составленный с учетом потребностей конкретного работодателя. В некоторых компаниях от менеджера по найму ожидают навыков, выходящих за рамки подбора персонала: проверка биографических данных, проведение полиграфных тестов кандидатов, разрешение конфликтов в компании и т.д.

Компетенции, требуемые от руководителя, должны соответствовать требуемым от него функциям, как указано в следующем параграфе ПСО.

Обязанности специалиста по кадрам

Если функция HR уникальна, сотрудник должен не только писать рутинные документы, но и совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и внедрение инноваций.

В обязанности HR-специалиста в компании входят:

Дополнительными требованиями являются: добросовестность, внимательность и пунктуальность в работе. Функция HR-консультанта — это начало и конец отношений, как для компании в целом, так и для отдельного сотрудника в частности.

Кадровый учет является вторым шагом после регистрации предприятия при открытии бизнеса и последним шагом при его сворачивании. В обязанности отдела кадров также входит создание приказов о приеме и увольнении и отражение их в трудовой книжке — «альфа» и «омега» для работника.

Ошибки в работе HR приводят к искажению информации отделами, которые следуют за HR, как нитка за иголкой. Например, неправильные табели учета рабочего времени приводят к искажениям в платежных ведомостях, задержкам в выплате отпускных, обеспечению недовольных сотрудников и санкциям со стороны инспекторов.

Хорошее архивирование становится все более важным, и должностная инструкция менеджера по персоналу была обновлена, чтобы включить больше требований к электронному архивированию, изучению нормативной литературы и способности идти в ногу со временем, как в теории, так и на практике.

Ответственность

В этом разделе рассматриваются основные нарушения, за которые может быть привлечен к ответственности менеджер по персоналу. Для ряда должностей, включая менеджера по персоналу, имеет смысл выделить точку ответственности за раскрытие внутренней информации.

Сама ответственность упоминается в общей форме, с минимальной конкретикой. Это объясняется тем, что конкретная ответственность может быть установлена только в ходе соответствующего разбирательства.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего инициатором изменений в должностной инструкции является работодатель. Например, он решает, что работник работает недостаточно, и добавляет несколько пунктов.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится штамп «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится подпись. Хотя этого требует ГОСТ Р 7.0.97-2021, это не является обязательным. Если на документе нет печати, руководитель может поставить подпись в любом месте документа — это не является нарушением закона.

Должностная инструкция также должна быть подписана работником. Это подтверждает, что он ознакомился с содержанием данного документа и понимает свои права и обязанности.

Подпись работодателя обязательна. Это подтверждает, что работодатель ознакомился с содержанием данного руководства.

Права

Этот раздел посвящен описанию прав, имеющихся у специалиста. Они достаточно стандартны, но могут варьироваться в зависимости от особенностей работодателя. Например, если в компании есть отдел безопасности, руководитель должен иметь право получать от своих сотрудников информацию о соискателях и предоставленной ими информации.

После завершения подготовки и утверждения инструкция печатается на фирменном бланке. Руководитель рабочего места и трудоустраиваемый работник подтверждают свое согласие с содержанием формы, подписывая ее. Кроме того, могут потребоваться подписи лиц, с которыми было согласовано назначение. Печать компании не требуется.

Распространенные ошибки

Стремитесь к большему объему. Хороший справочник не должен быть большим — это не признак работоспособности, совсем наоборот. Он должен состоять из одной страницы, но содержать очень конкретные и четкие пункты о том, что необходимо сделать.

Переписывание закона. В предыдущем разделе мы говорили о том, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями разделов Трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать формулировку статьи 21 Трудового кодекса в разделах о правах и обязанностях. Это ошибка.

Использование общих фраз и выражений. Эту ошибку часто совершают, когда руководство говорит вам увеличить длину. Человек, пишущий должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты речи и выражения.

Роль кадровой службы

С тех пор ситуация кардинально изменилась: были введены экономические санкции против:

Функции менеджера по персоналу по внедрению санкций и инноваций в бухгалтерском учете требуют систематизации знаний и постоянного совершенствования навыков. Срок хранения кадровых документов был увеличен с 50 до 75 лет с 13.03.2021.

Структура ди специалиста по кадрам

Должностная инструкция типичного менеджера по управлению персоналом содержит следующие разделы

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к форме. Единой формы должностной инструкции нет ни в законодательстве, ни в других правовых актах. В Российском классификаторе управленческой документации упоминается должностная инструкция, но нет обязательной формы для ее составления.

Поэтому в данной организации можно писать инструкции обычным способом. Неважно, что у него есть заголовок, печать и что его одобрили многие специалисты. Важно то, что написано в самой инструкции.

Процедуры и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и обязуется добросовестно их выполнять. Работодатель, в свою очередь, перечисляет условия, которые он создаст для выполнения работы.

Отсюда и требования к конструкции. Инструкция должна иметь две подписи. Первая — это подпись работодателя. Работодатель обычно является инициатором инструкции, поэтому его подпись может выглядеть как одобрение. Например, вот так:

От имени работодателя должностную инструкцию обычно подписывает лицо, имеющее полномочия нанимать человека. Руководитель также может делегировать право утверждения должностной инструкции любому другому сотруднику. Главное, чтобы эти полномочия были предоставлены в письменном виде, например, в виде приказа или директивы.

Форма и структура. Единой формы или структуры должностной инструкции, утвержденной законом или Колледжем, не существует. Каждый волен развивать его по своему усмотрению.

Титульный лист. Это также не оговорено в нормативном документе. Как и любой административный документ, первая страница инструкции обычно содержит следующие данные:

1. Название организации, как оно указано в регистрационных документах.
2. Название документа.
3. Имя, фамилия и должность сотрудника, уполномоченного утвердить или подписать должностную инструкцию.
4. Дата документа.
5. Регистрационный номер, если организация ведет реестр документов.

Описание вакансии обычно располагается на первой странице, сразу под визой утверждения и названием должности.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, чем занимается человек. Примеры хорошей лексики включают: сажать деревья, копать ямы, вести записи по технике безопасности, вести производственные записи. Если вы хотите написать о надзоре, вам необходимо указать, как он будет осуществляться.

Например, вы можете потребовать от сотрудника чаще посещать подчиненное подразделение и составить график посещений. Чтобы ускорить процесс, запишите необходимые действия. Например, нанять дополнительный персонал, разработать новый процесс.

Вот пример официальной должностной инструкции для директора образовательного учреждения. Он написан таким образом, что и работник, и работодатель могут интерпретировать его по-своему.

Функции

Среди всех разделов этот является наиболее индивидуализированным. Ведь у любого работодателя может быть свое представление о том, чем должен заниматься его HR-менеджер. В разных компаниях, отличающихся по размеру, отрасли и организационной форме, эти специалисты, несмотря на одинаковое название, могут иметь разные обязанности.

Рекомендуется не нагружать работника дополнительными функциями, которые мешают его основной деятельности.

Хранение

По общему правилу, работодатель хранит подписанный экземпляр должностной инструкции либо в отделе кадров, либо в отделе делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — для этого нет никаких ограничений.

Срок хранения должностных инструкций составляет не менее трех лет после их замены новыми или после увольнения сотрудника.