Общие положения
1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
2. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
3. Назначение на должность инспектора по кадрам и освобождение от нее производится приказом
директора предприятии по представлению начальника отдела кадров/структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров.
4. Инспектор по кадрам должен знать:
4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала.
4.2. Трудовое законодательство.
4.3. Формы и методы контроля исполнения документов.
4.4. Структуру и штаты предприятия.
4.5. Оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятии.
4.6. Порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
4.7. Порядок учета движения кадров и составления отчетности.
4.8. Порядок ведения банка данных о персонале предприятия.
4.9. Основы делопроизводства.
4.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.12. Правила и нормы охраны труда.
5. Инспектор по кадрам в своей работе руководствуется:
5.1. Положением об отделе кадров (структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров).
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров/структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров.
7. На время отсутствия инспектора по кадрам (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.
Должностные обязанности
Инспектор по кадрам:
1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.
2. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.
3. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
4. При приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха, ведет учет и выдачу служебных удостоверений.
5. Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.
6. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
7. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
8. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа.
9. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
10. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.
11. Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей.
12. Производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
13. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
15. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
16. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
17. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
18. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
19. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.
20. Ведет учет нарушений трудовой дисциплины и контролирует своевременность принятия администрацией, общественными организациями и трудовыми коллективами соответствующих мер.
21. Выполнят разовые служебные поручения начальника отдела кадров (соответствующего подразделения отдела кадров).
Ответственность
Инспектор по кадрам несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2021 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2021 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2021 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года.
Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2021 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
- Прием персонала на работу.
- Оформление кадровых документов.
- Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
- Ведение воинского учета.
- Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Тк рф статья 358. обязанности государственных инспекторов труда / консультантплюс
Государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, обязаны соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы работодателей — физических лиц и работодателей — юридических лиц (организаций).
(в ред. Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 18.07.2021 N 242-ФЗ, от 28.06.2021 N 220-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Государственные инспекторы труда обязаны хранить охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую и иную), ставшую им известной при осуществлении ими своих полномочий, а также после оставления своей должности, считать абсолютно конфиденциальным источник всякой жалобы на недостатки или нарушения положений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, воздерживаться от сообщения работодателю сведений о заявителе, если проверка проводится в связи с его обращением, а заявитель возражает против сообщения работодателю данных об источнике жалобы.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
