Должностные обязанности секретаря в организации в 2021 году

Должностные обязанности секретаря в организации в 2021 году Должностные инструкции

приказ министерства труда и социальной защиты рф от 15.06.2020 n 333н "об утверждении профессионального стандарта "специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией" | гарант

В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2021 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 4, ст. 293; 2021, N 39, ст. 5266), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

2. Признать утратившим силу приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2021 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 2 июня 2021 г., регистрационный N 37509).

Зарегистрировано в Минюсте РФ 15 июля 2020 г.

Регистрационный N 58957

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н

Профессиональный стандарт
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

3.2. Обобщенная трудовая функция

Дополнительные характеристики

3.2.1. Трудовая функция

Трудовые действия

Прием и первичная обработка входящих документов

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

Регистрация входящих документов

Организация доставки документов исполнителям

Ведение базы данных документов организации

Ведение информационно-справочной работы

Обработка и отправка исходящих документов

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Контроль исполнения документов в организации

Необходимые умения

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

Пользоваться справочно-правовыми системами

Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

Применять правила русского языка

Применять навыки скоростного письма

Необходимые знания

Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Структура организации, руководство структурных подразделений

Современные информационные технологии работы с документами

Порядок работы с документами

Схемы документооборота

Системы скоростного письма

Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

Типовые сроки исполнения документов

Принципы работы со сроковой картотекой

Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

Правила документационного обеспечения деятельности организации

Виды документов, их назначение

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

Системы электронного документооборота

Правила и сроки отправки исходящих документов

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.2.2. Трудовая функция

Трудовые действия

Разработка номенклатуры дел организации

Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Формирование дел

Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Необходимые умения

Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив

Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения

Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

Формировать документы в дела с учетом их специфики

Систематизировать документы внутри дела

Обеспечивать сохранность и защиту документов организации

Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.2.3. Трудовая функция

Трудовые действия

Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

Передача дел в архив организации

Необходимые умения

Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения

Оформлять документы экспертной комиссии

Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов

Производить хронологическо-структурную систематизацию дел

Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения

Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения

Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

Правила передачи дел в архив организации

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.3. Обобщенная трудовая функция

Дополнительные характеристики

3.3.6. Трудовая функция

Трудовые действия

Подготовка повестки дня мероприятия

Оформление списка участников мероприятия

Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

Выбор места и времени проведения мероприятия

Подготовка предварительной сметы расходов

Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

Решение вопросов технического оснащения мероприятия

Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

Организация встречи и регистрация участников мероприятия

Ведение протокола мероприятия

Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

Необходимые умения

Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы

Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия

Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия

Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)

Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз

Соблюдать правила делового этикета и протокола

Поддерживать имидж организации

Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации

Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде

Обеспечивать безопасность деятельности организации

Применять информационно-коммуникационные технологии

Применять правила русского языка

Применять навыки скоростного письма

Применять навыки записи и расшифровки текста

Использовать современные технические средства в области скоростного письма

Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения

Необходимые знания

Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия

Основы написания речей и докладов руководителя

Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

Правила делового общения, делового этикета

Этикет и основы международного протокола

Правила проведения деловых переговоров

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Системы скоростного письма

Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.3.8. Трудовые функции

Трудовые действия

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

Организация оформления интерьера приемной руководителя

Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями

Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

Необходимые умения

Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя

Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности

Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием

Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой

Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания

Необходимые знания

Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты

Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности

Основы эргономики офиса и флористики

Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений

Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

Другие характеристики

Другие инструкции:  Обязанности раздатчицы в столовой - Еда и Кафе: справочная информация

3.3.9. Трудовая функция

Трудовые действия

Разработка должностной инструкции секретаря

Разработка положения о секретариате

Разработка инструкции по делопроизводству

Необходимые умения

Составлять и оформлять организационные и методические документы

Редактировать тексты служебных документов

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

Использовать справочные правовые системы

Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером

Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)

Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой

Пользоваться электронной почтой

Пользоваться системами электронного документооборота

Необходимые знания

Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности

Правила документационного обеспечения деятельности организации

Порядок работы с документами

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)

Виды документов, их назначение

Основы документной лингвистики

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.3.10. Трудовая функция

Трудовые действия

Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

Печать служебных документов и материалов

Размножение служебных документов

Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Необходимые умения

Редактировать тексты служебных документов

Пользоваться унифицированными формами документов

Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов

Печатать служебные документы

Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой

Работать с компьютером, сканером

Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)

Пользоваться электронной почтой

Пользоваться системами электронного документооборота

Обеспечивать безопасность деятельности организации

Необходимые знания

Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права)

Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности

Правила документационного обеспечения деятельности организации

Порядок работы с документами

Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

Виды документов, их назначение

Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)

Правила подписания и утверждения документов

Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем

Основы документной лингвистики

Правила русского языка

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.3.11. Трудовая функция

Трудовые действия

Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов

Подготовка документов для рассмотрения руководителем

Учет документов, поступающих на имя руководителя

Организация доставки документов исполнителям

Создание и ведение базы данных документов руководителя

Ведение информационно-справочной работы

Необходимые умения

Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией

Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами

Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

Применять правила русского языка

Применять навыки скоростного письма

Составлять и оформлять локальные нормативные акты

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Структура организации, руководство структурных подразделений

Современные информационные технологии работы с документами

Порядок работы с документами, схемы документооборота

Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов

Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

Системы электронного документооборота

Системы скоростного письма

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.3.13. Трудовые функции

Трудовые действия

Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений

Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате

Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных

Формирование и использование баз данных в организации

Необходимые умения

Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации

Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме

Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы

Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы

Вводить новые данные в справочно-информационные системы

Вводить в память компьютера электронные образы документов

Применять навыки скоростного письма

Применять навыки записи и расшифровки текста

Использовать современные технические средства в области скоростного письма

Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков

Применять информационно-коммуникационные технологии

Необходимые знания

Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

Состав внешних информационных потоков

Состав внутренних информационных потоков

Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

Особенности формирования баз данных в организации

Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков

Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

Системы скоростного письма

Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.3.14. Трудовая функция

Трудовые действия

Информирование работников организации о решениях руководителя

Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

Организация встреч трудового коллектива с руководством

Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

Необходимые умения

Использовать современные технологии сбора и передачи информации

Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя

Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных

Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате

Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные

Обеспечивать оперативность информационных потоков

Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

Классификация управленческой информации, виды управленческой информации

Формы представления управленческой информации

Источники управленческой информации

Методика отбора источников информации

Требования, предъявляемые к управленческой информации

Требования охраны труда

Другие характеристики

3.4. Обобщенная трудовая функция

Дополнительные характеристики

3.4.1. Трудовые функции

Трудовые действия

Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов

Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

Необходимые умения

Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации

Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями

Передавать информацию в систематизированном виде

Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы

Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков

Обеспечивать информационную безопасность организации

Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Необходимые знания

Внутренняя и внешняя политика организации

Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

Принципы и методы администрирования

Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

Правила формирования и использования баз данных

Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Современные информационные технологии

Другие характеристики

3.4.2. Трудовая функция

Трудовые действия

Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

Подготовка информационно-аналитических материалов

Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

Определение круга библиографических источников

Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

Необходимые умения

Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки

Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке

Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям

Интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде

Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов

Излагать материал в логической последовательности

Производить анализ и оценку изложенного материала

Оформлять текст в соответствующем стиле

Редактировать текст документов

Формулировать выводы и рекомендации

Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации

Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами

Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

Проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций

Применять основы психологии делового общения

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

Классификация управленческой информации, виды управленческой информации

Формы представления управленческой информации

Источники управленческой информации, методика отбора источников информации

Требования, предъявляемые к управленческой информации

Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

Основы написания речей и докладов руководителя

Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад

Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

Правила работы с внешними носителями информации

Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания

Справочные правовые системы

Другие характеристики

Другие инструкции:  Положение о дежурном администраторе в школе | Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

3.4.3. Трудовая функция

Трудовые действия

Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

Подготовка презентаций по указанию руководителя

Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя

Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

Необходимые умения

Составлять план поездки руководителя

Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя

Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов

Составлять пресс-релизы

Вести переговоры с партнерами

Работать в режиме многозадачности

Работать с большим объемом информации

Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя

Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

Обеспечивать информационную безопасность организации

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

Психология делового общения, основы конфликтологии

Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

Этикет и основы международного прокола

Правила составления и оформления документов

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Информационно-коммуникационные технологии

Другие характеристики

3.4.4. Трудовая функция

Трудовые действия

Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

Координация деятельности по исполнению решений руководителя

Контроль исполнения решений руководителя

Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя

Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса

Принимать решения в процессе работы

Производить анализ исполнительской дисциплины

Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя

Пользоваться системами электронного документооборота

Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

Обеспечивать безопасность деятельности организации

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

Системы электронного документооборота, базы данных

Требования охраны труда

Другие характеристики

Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Необходимость профстандарта

Профессиональные стандарты вошли в обиход с принятия 122-ФЗ, утвержденного в 2021 году. Они носят обязательный характер в двух случаях:

  • Если организация на 50% и более контролируется государством или муниципалитетом (Постановление Правительства РФ №584 от 27 июня 2021 года).
  • Если для должности сотрудника в ТК РФ или в других нормативно-правовых актах установлены требования по его квалификации (статья 195.3 ТК).

Если необходимости в применении профстандартов нет, то их использование остается на усмотрение работодателя. На практике их применяют в частном секторе для:

  • Снижения рисков при проверках, осуществляемых Рострудом, ПФР и прочими контролирующими инстанциями.
  • Получения возможностей на правовой основе отказывать кандидатам в приеме на работу из-за их несоответствия требованиям по квалификации.
  • Помощи в создании должностных инструкций и иной документации, регулирующей трудовые отношения.
  • Использования в административных и судебных спорах в области трудовых отношений.
  • Разработки размеров зарплат, если у работодателя действует тарифная система оплаты труда.
  • Создания списков квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство и действующим сотрудникам.

Важно отметить, что вместе с профстандартами для этих целей могут применяться и разделы квалификационных справочников (ЕКС и ЕТКС).

Внимание! Неприменение работодателем обязательных положений профстандартов классифицируется как правонарушение административного характера и наказывается согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.
Другие инструкции:  Ответственность заместителя генерального директора: должностная инструкция

Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Название должности по профстандартуСекретарь-администраторДелопроизводительСекретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографисткаПомощник руководителя
Выполняемая обобщенная трудовая функция

Организационное обеспечение деятельности организации

Документационное обеспечение деятельности организации

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Требуемый уровень образованияСреднее общее, профессиональное обучениеСПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки

Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности

или

СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки

Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности
Условия допуска к работе и требования к стажуНетНетНе менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образованииНе менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу.

Порядок применения

Порядок внедрения профстандарта в практику документооборота организации-работодателя должен следовать определенным правилам.

  • На первом этапе проводится рассмотрение и классификация работ, выполняемых организацией и сотрудниками. Это необходимо, чтобы подобрать подходящий профстандарт или раздел квалификационного справочника.
  • Далее рассматривается имеющаяся документация на предмет соответствия квалификационным характеристикам из профстандарта. В первую очередь изучаются трудовые договора, должностные инструкции и правила трудового распорядка.
  • Проводится внесение необходимых изменений в трудовую документацию организации. Она должна быть подстроена под требования профстандарта.

Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам. Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта.

И, если кандидаты не подходят под требования, отказывать им в приеме на работу. Но уже действующего сотрудника уволить нельзя, даже если он формально не подходит под требования профстандарта: ТК РФ не предусматривает такой возможности. Это невозможно, даже если сотрудник отказывается проходить дополнительное обучение или переаттестацию.

Внимание! Для минимизации риска трудовых конфликтов с работником наниматель может попытаться перевести его на другую позицию. По статье 72.1 ТК для этого требуется согласие самого сотрудника.

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

  • требуемый уровень образования;
  • социальный статус;
  • престижность профессии;
  • оплата труда;
  • перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

  • специалист;
  • или руководителям среднего и низшего звена.

Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Оцените статью
Добавить комментарий