Назначение ответственных за ведение кадрового делопроизводства

Что такое должностная инструкция

Это локальный нормативный акт, который не является обязательной частью кадрового документооборота, за исключением случаев, регулируемых отраслевыми НПА, где его подготовка обязательна.

Цель использования должностной инструкции для специалиста:

• Определяет квалификационные требования к претендентам на вакансию;
• Регулирует объем профессиональных обязанностей;
• Описывает права и ответственность.

Примерная структура локального документа, определяющего, что должен знать и уметь применять на практике специалист по HR.

Работодателям рекомендуется использовать профессиональные стандарты (статья 195.3(2) Трудового кодекса) для определения обязанностей менеджера по персоналу:

• В качестве основы для определения требований к квалификации персонала;
• С учетом специфики функций, выполняемых сотрудниками.

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты № 691н от 06.10.2021 г., на который опирается работодатель:

• Уточняет требования к высшему (среднему профессиональному образованию) и дополнительному образованию (высшему профессиональному образованию и переподготовке) в ИР
• Проверяет наличие соответствующего диплома (свидетельства или сертификата) на момент приема на работу.

Например, должностная инструкция менеджера по персоналу предъявляет более высокие требования к образованию: необходимо высшее образование, а иногда и дополнительная подготовка по специальности.

Функции

2.1 Укомплектование организации персоналом необходимых профессий, специальностей и квалификаций.

2.2 Обеспечить своевременное и точное заполнение кадровой документации.

Должностные обязанности

Перед сотрудником отдела кадров стоят следующие задачи:

3.1 Работа по укомплектованию организации необходимыми профессиональными группами, специальностями и квалификациями.

3.2 Участвовать в мероприятиях по найму, отбору и трудоустройству.

3.3. осуществляет изучение и анализ структуры профессиональных квалификаций и должностей работников организации и ее структурных подразделений, готовит документацию по кадровым делам, связанным с приемом, переводом, трудоустройством и увольнением работников, результатами аттестации работников и оценкой их предпринимательских качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, готовит предложения по замещению вакантных должностей и формированию резерва на продвижение по службе

3.4 Участвует в исследованиях рынка труда для выявления источников кадровых потребностей, устанавливает и поддерживает прямые связи с учебными заведениями, контакты с аналогичными организациями.

3.5 Информирует сотрудников организации об имеющихся вакансиях.

3.6 Принимает участие в разработке будущих и текущих планов работы.

3.7. осуществляет контроль за размещением и интеграцией молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с профессией и специальностью, полученной в учебном центре, руководит их стажировкой, участвует в адаптации вновь принятых сотрудников к производственной деятельности

3.8. участвует в разработке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и развитию персонала, а также в оценке эффективности обучения.

3.9. участвует в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий, а также в протоколировании их решений.

3.10. Анализировать состояние трудовой дисциплины и соблюдение сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка, текучесть кадров, участвовать в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и повышению трудовой дисциплины.

3.11. контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок о текущей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работников и других кадровых документов, а также внесение соответствующей информации в базу данных персонала организации.

3.12. готовит финансовую отчетность, предусмотренную законодательством.

Права

Менеджер по управлению персоналом имеет право

4.1 Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2 По согласованию со своим руководителем привлекать других сотрудников к выполнению порученных им заданий.

4.3 запрашивать и получать необходимые сведения и документы от сотрудников других структурных подразделений.

4.4 Участвовать в дискуссиях на темы, относящиеся к обязанностям, связанным с занимаемой должностью.

4.5 требовать помощи от руководства организации при выполнении своих обязанностей.

Ответственность

5.1 Менеджер по персоналу отвечает за :

Заключительные положения

6.1 Работник должен быть ознакомлен с данной должностной инструкцией при приеме на работу (до заключения трудового договора).

6.2 Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается его подписью в листе ознакомления, который является неотъемлемой частью настоящего руководства.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2021

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности, если у него нет приказа о назначении лица, ответственного за ведение воинского учета. Лицо, ответственное за ведение обязательного воинского учета, может быть назначено приказом (пример 2).

Если в организации нет лица, ответственного за ведение воинского учета граждан, в том числе резерва граждан, пребывающих в запасе, и за хранение бланков, максимальный размер штрафа составляет 50 000 рублей [3]. В этом случае штрафуется не должностное лицо, а сама организация.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель должен вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от формы оплаты труда[4].

Ответственность за учет рабочего времени может быть определена в трудовом договоре или, точнее, в должностной инструкции. Если эти обязанности не закреплены в документах, следует составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

Нарушения учета фактического рабочего времени работников могут привести к административным санкциям на основании статьи 5.27.1 настоящего Коллективного договора:

• Для руководителей работодателей — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для индивидуальных работодателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для организаций работодателей — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Уполномоченные лица должны знать под роспись все предыдущие приказы.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, они отвечают за многие важные организационные и административные документы. Однако часто упускается из виду один важный вопрос — ответственность HR-специалиста. Инспектор ХТИ немедленно выявит такие недостатки, подав соответствующее распоряжение.

На основании пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, оформления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей[1] одним из обязательных приказов является назначение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения в этой области инспектор может наложить административное взыскание[2]. Под санкции может попасть не только организация или руководитель, но и начальник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) доступ к персональным данным работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) обязывает хозяйствующий субъект назначить специалиста по обработке персональных данных (пример 3).

Отсутствие такого приказа является нарушением Федерального закона № 152-ФЗ. Санкции, предусмотренные статьей 13.11 КоАП РФ за нарушение Правил обработки персональных данных, включают предупреждение или административный штраф:

• Для государственных служащих — от 500 до 1000 рублей;
• Для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Менеджер по персоналу является государственным служащим, поскольку выполняет организационные, управленческие или административные функции. Поэтому на него/нее может быть наложено административное взыскание.

Суды соглашаются с постановлением инспекторов ГТИ о наложении административных штрафов, а также считают сотрудников кадровых служб государственными служащими. Как таковые, они несут административную ответственность, как и руководитель организации.

Инспекторы STI могут наказывать работника только за нарушение обязанностей, указанных в трудовом договоре, должностной инструкции или уведомлении. Если эти обязанности не определены и не содержатся в локальном нормативном акте работодателя, работник не может быть наказан.

Кроме того, к сотруднику могут быть применены дисциплинарные меры в виде выговора, предупреждения или увольнения за невыполнение своих обязанностей.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Этот документ регулирует основные аспекты взаимоотношений специалиста с начальством и коллегами. Для самого чиновника этот документ является основой для выполнения его профессиональных обязанностей. Для вышестоящих руководителей он содержит рекомендации по взаимодействию со специалистом в процессе работы.

Образец должностной инструкции

Применение профессиональных стандартов обязательно, если законом или НПА установлены квалификационные требования к работникам (например, распространяется на государственных и муниципальных служащих, некоторых работников бюджетных организаций и казенных предприятий)

Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения при составлении своих должностных инструкций включают требования к образованию и знаниям для должности школьного кадровика, описывая их на основании профессионального стандарта.

HR-функции возложены на штатных сотрудников и являются должностными обязанностями отдельных специалистов.

В нашем примере должность менеджера по персоналу предполагает следующие роли и обязанности, которые изложены в двух разделах описания должности.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
   • Быть в курсе проектов, связанных с их сферой деятельности.
   • Внести предложения по модернизации процессов управления документами.
   • Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для надлежащего функционирования системы управления документацией.
   • Информировать руководителей и коллег о любых недостатках, обнаруженных в системах управления документацией компании.
   • Требуйте от руководителей соблюдения трудового законодательства в соответствии с действующим законодательством и настоящим руководством.
6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
   • За ненадлежащее выполнение задач, определенных в данном руководстве, в пределах, установленных положениями трудового законодательства.
   • За разглашение конфиденциальной информации, потерю и кражу документов в рамках соответствующих законодательных положений.
   • За проступок, совершенный на рабочем месте, в соответствии с положениями действующего законодательства.
   • За нарушение правил внутренней работы, безопасности и хранения документов, согласно соответствующим законодательным положениям и правилам компании.
7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности

Этот раздел составляет основу повседневной деятельности чиновника. Поэтому необходимо четко определить функции сотрудника, не перегружая его, но и не забывая учитывать основные задачи.

Важно: Если сотрудников несколько, рекомендуется не дублировать роли, а четко определить их для каждого сотрудника.

Обязанности делопроизводителя

Секретарь

1. Обрабатывает входящую почту, регистрирует ее и направляет в соответствующие отделы компании.
2. После получения поручений от соответствующих менеджеров, направляет необходимые документы для их исполнения.
3. Ведение внутренней базы данных документов компании.
4. Обеспечивает комплекс мер по защите документов.
5. Обеспечивает обновление текущих документов компании.
6. Осуществляет первичную подачу и отбор документов.
7. Контролирует доставку документов получателям.
8. Ссылки на документы компании.
9. Занимается инвентаризацией документов в соответствии с указаниями руководства.
10. Контролирует точность ведения документации в отделах компании.
11. Ведет инвентаризацию документации компании.
12. Выполняет распоряжения руководителя в своей зоне ответственности.
13. Соблюдает внутренние правила компании в отношении безопасности, правил работы и работы с документами.

Обязательно ли пользоваться кадровым профессиональным стандартом?

Закон гласит, что использование профессиональных стандартов является обязательным с июля 2021 года, если такая необходимость утверждена федеральным законом или другими нормативными актами. Кадровая работа не предусматривает особых льгот, компенсаций или ограничений для сотрудников, поэтому использование профессиональных стандартов в этой области не является обязательным, а только рекомендуется.

Даже если работодатель не будет оштрафован за неприменение этого стандарта, его стоит использовать. Работодатели оценят его полезность в качестве шаблона для квалификационных требований, источника для формулирования должностных инструкций, инструмента для установления ставок, формулирования кадровой политики организации и т.д.

Ответственность

Секретарь может быть привлечен к ответственности по следующим основаниям:

1. За неправомерное поведение при выполнении функций, изложенных в данном руководстве, в пределах, установленных трудовым законодательством.
2. За разглашение конфиденциальной информации, потерю и кражу документов, в пределах, установленных соответствующим законодательством.
3. За уголовные преступления, совершенные на рабочем месте, в рамках соответствующего законодательства.
4. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и хранения документов, согласно соответствующим законам и политике компании.

Пластичность кадрового профстандарта

Работодатель, учитывая специфику работы своей организации и, конечно же, соблюдая Трудовой кодекс и федеральные законы, имеет право:

• Определять объем и содержание работы на конкретной должности;
• В этом смысле можно разделить или объединить обязанности, предусмотренные профессиональным стандартом (и, следовательно, должностной инструкцией), между различными должностями или работниками;
• Увеличить количество трудовых действий, ожидаемых работодателем от работника, если тех, что перечислены в профессиональном стандарте, недостаточно.

ПРИМЕЧАНИЕ: Новые обязанности для сотрудников нельзя «изобрести» просто так, их можно только расширить путем переноса из другой обобщенной функции в рамках того же стандарта или из смежных стандартов, если таковые имеются.

Напоминаем, что для изменения трудовой функции требуется согласие работника и письменное уведомление за 60 дней. Уточнение требований не является изменением функции!

Познакомьтесь: кадровый профстандарт

Документ утвержден приказом Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 06.10.2021 № 691н. Его название в реестре официального сайта, где перечислены все зарегистрированные стандарты, — «Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом»». Он имеет четыре стандартные секции:

• Общий — содержит признаки, отличающие данную специальность от всех других;
• Перечень профессиональных функций, выделенных в данном стандарте;
• Его полная характеристика;
• Разработчики — организации, которые формировали и «тестировали» положения профессионального стандарта

Права

Агент имеет право:

1. Ознакомьтесь с проектами нормативных актов в вашей сфере деятельности.
2. Вносить предложения по модернизации процессов управления документами.
3. Получать информацию от коллег и начальства, необходимую для надлежащего функционирования системы управления документами
4. Информировать начальство и коллег о любых недостатках, обнаруженных в системах управления документами компании.
5. Требуйте от начальства соблюдения стандартов работы в соответствии с действующим законодательством и настоящим руководством.

Принципы должностной инструкции

Для этого документа не существует единой формы, как в целом, так и для клерка. Существуют требования к компетенциям клерка, рекомендованные Профессиональным стандартом № 276н, принятым в 2021 году, но большая часть содержания инструктажа остается на усмотрение работодателя.

Поэтому организации имеют значительные возможности для адаптации положений данного документа к своему сектору, размеру и другим соображениям. Однако существуют определенные стандарты для составления этого документа. Считается, что она обязательно должна иметь 4 секции:

• Общие — здесь вы найдете полное описание работы специалиста.
• Обязанности — здесь вы найдете описание функций, выполняемых куратором дела.
• Полномочия — здесь вы найдете список полномочий, которыми наделен специалист.
• Гражданская ответственность — здесь вы найдете перечень общих оснований для гражданской ответственности.

Менеджеры могут добавить к ним другие разделы. Обычно они добавляют параграф об условиях труда. Также можно добавить параграф, подробно описывающий отношения на работе.

Само руководство было подготовлено по принципу «один экземпляр для одного специалиста». Каждая инструкция должна быть подтверждена собственноручной подписью ответственного лица, руководителя и ответственного сотрудника.

Составление должностной инструкции

Желательно, чтобы документ был напечатан на фирменном бланке компании. Таким образом, верхняя правая часть документа отводится под реквизиты компании и руководителя. Название документа следует посередине. Содержание самих разделов описано ниже.

Специалист по персоналу – кто он?

Часть 1 HR-стандарта определяет профессиональную деятельность менеджера по персоналу как регулирование кадровых процессов организации. Задача HR-специалиста — координировать систему управления человеческими ресурсами для обеспечения эффективного функционирования всей организации. Эта профессия включает в себя :

• Руководители отделов кадров;
• Менеджеры по персоналу;
• Специалисты по профориентации;
• Работники служб занятости.

Хранение и изменение инструкции

Если действующие требования и функции в должностной инструкции менеджера по персоналу закреплены в отдельном локальном нормативном акте, то в трудовом договоре делается ссылка на него. В случае внесения изменений в ТДИ (ст. 61 ТК РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6):

• Работник подписывает дополнение к трудовому договору;
• Детали нового ИР указываются в дополнении.

В соответствии с пунктом 443 перечня, установленного приказом Федерального агентства записи актов гражданского состояния от 20.12.2021 № 236, в организации должны храниться должностные инструкции специалистов по кадрам, соответствующие профессиональному стандарту и составленные без ссылки на него:

• 50 лет — утверждены после 2003 года;
• 75 лет — утверждены до 2003 года.

Итоги

Обязанности HR-специалиста определяются компанией. Он или она может быть менеджером по персоналу, менеджером по подбору персонала или специалистом, совмещающим обе функции.

Должностная инструкция менеджера по персоналу разрабатывается самой организацией в соответствии с ее особенностями. Он должен быть утвержден личной подписью руководителя компании. Должностная инструкция должна быть подписана HR-специалистом для подтверждения того, что он ознакомлен со своими обязанностями, правами и правилами внутреннего трудового распорядка.