Должностная инструкция Ассистента

Общие положения

1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
   • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
   • способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
   • особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
   • особенности организации МТО;
   • правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
   • норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
   • актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
   • правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
   • правил составления претензий поставщикам;
   • способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
   • этику делового общения;
   • стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
   • основ организации труда, экономики;
   • основ законодательства о труде;
   • правил внутреннего трудового распорядка в компании;
   • норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
6. Сотрудник во время работы должен опираться на:
   • Устав компании;
   • Положение о подразделении МТО;
   • данный документ;
   • другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
7. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

Общий раздел

1. Супервайзера нанимает и увольняет глава фирмы по представлению зам. директора по продажам.
2. Супервайзер подчиняется зам. директора по продажам.
3. Кандидат на эту позицию обязан удовлетворять следующим критериям:
   • среднее или средне-специальное образование;
   • наличие личного автотранспорта и водительских прав категории «B»;
   • опыт в сфере продаж от трех лет.
4. Если супервайзер временно отсутствует (отпуск, непредвиденные обстоятельства и пр.), то его заменяет другой специалист, назначенный зам. директора по продажам.
5. От супервайзера требуется разбираться в:
   • законах, регулирующих торговую деятельность;
   • профильных стандартах качества;
   • теоретических основах менеджмента, рекламы и маркетинга;
   • основных параметрах продаваемых товаров;
   • факторах, влияющих на реализацию продвигаемых товаров;
   • особенностях товарной номенклатуры;
   • параметрах оформления расчетов в торговле;
   • принципах ведения соответствующего документооборота;
   • современных принципах мерчендайзинга;
   • приемах претензионной работы;
   • методах урегулирования спорных ситуаций;
   • современных техниках продаж;
   • особенностях деятельности основных партнеров фирмы;
   • нормативах санитарии, правилах охраны труда и пожарной безопасности;
   • методах оценки результатов деятельности подчиненных;
   • способах применения программного обеспечения в торговой деятельности;
   • алгоритмах взаимодействия с партнерами фирмы.
6. Супервайзер ориентируется на:
   • соответствующие законы и административные акты;
   • документацию фирмы;
   • разделы инструкции.

Должностные обязанности

Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
9. Заключение договоров с поставщиками.
10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.

Функции

Супервайзер решает следующие задачи:

1. Обеспечивает руководство агентами и промоутерами.
2. Доводит до подчиненных планы продаж.
3. Консультирует подчиненных в границах своей должностной компетенции.
4. Информирует подчиненных о планируемых мероприятиях в сфере маркетинга.
5. Проверяет наличие у торговых агентов промо-материалов, образцов, рекламных проспектов.
6. Участвует в разработке маршрутов торговых агентов.
7. Отслеживает степень загрузки подчиненных и соблюдение ими графика работы.
8. Участвует в разрешении спорных ситуаций с клиентами.
9. Отвечает за корректность профильной документации в сфере своей деятельности.
10. Готовит отчеты в соответствии с установленными в фирме правилами.
11. Информирует зам. директора по продажам о текущей ситуации и проблемных моментах.
12. Обеспечивает подготовку новичков для участия в процессах реализации.
13. Отслеживает корректность сдачи выручки подчиненными.
14. Отслеживает ситуацию с запасами реализуемых товаров.
15. Проводит подготовительную работу по реализации товарных новинок.
16. Отслеживает соблюдение подчиненными правил реализации товаров.
17. Наблюдает за колебаниями спроса клиентов на товарные позиции.
18. Обеспечивает соблюдение подчиненными норм санитарии, трудовой дисциплины, соответствующих правил безопасности.
19. Отслеживает корректность ценовой политики по реализуемым товарным группам.
20. Участвует в планировании продаж совместно с зам. директора по продажам и другими супервайзерами.

Ответственность

Супервайзер может нести ответственность в следующих ситуациях:

1. За правонарушения, совершенные в процессе выполнения должностных функций, — в том порядке, который дан в разделах административного, трудового и уголовного законодательства.
2. За невыполнение своих профессиональных обязанностей — в границах, закрепленных в трудовом праве и внутренних документах фирмы.
3. За нанесение материального ущерба работодателю, — в пределах, прописанных в положениях соответствующего законодательства.

Права

Работник имеет такие права:

1. Подписывать бумаги в рамках своей компетенции.
2. Запрашивать от руководства и других структурных подразделений всю нужную информацию и документы.
3. Просить руководства помощи в решении своих должностных задач.
4. Контролировать качество и сроки исполнения поручений.
5. Возглавлять и проводить совещания по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.
6. Участвовать в общем обсуждении проектов решений администрации компании.
7. На рассмотрение администрации вносить предложения о приеме на работу, увольнении, переводе, повышении, дисциплинарных взысканиях подчиненных работников.
8. Требовать завершения или приостановления работ в ситуации, когда нарушены те или иные нормы и инструкции, до ликвидации нарушений.

Права

Супервайзер наделен фирмой следующими возможностями:

1. Получать от сотрудников сведения, нужные для качественного исполнения должностных функций.
2. Контролировать эффективность деятельности подчиненных.
3. Предлагать менеджерам фирмы меры по улучшению торговой деятельности.
4. Участвовать в собраниях руководства фирмы, посвященных процессам торговли.
5. Визировать документы по торговым операциям в пределах должностной компетенции.
6. Получать надбавки и премии по мере выполнения показателей эффективности (KPI).
7. Предлагать руководству фирмы кадровые решения по подчиненным специалистам.
8. За счет работодателя проходить профподготовку в соответствии с правилами фирмы.
9. Получать от работодателя компенсацию расходов на бензин и сотовую связь в пределах, указанных в соответствующих внутренних правилах.

Должностная инструкция в 2021 году

Должностные функции

Этот раздел инструкции — самый важный. Именно в нем будет содержаться информация, что конкретно должен делать на своем рабочем месте менеджер по снабжению. Для того чтобы не возникло в будущем разногласий, рекомендуется эту часть прописать как можно конкретнее.

Если подобных специалистов в компании несколько, то должностные обязанности каждого из них будут отличаться — их можно даже распределить между работниками.

Какие разделы обычно бывают в документе

Стандартно документ содержит 4 раздела, такие как «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». Остальные относятся к дополнительным и вносятся в документ при желании работодателя как можно подробнее описать все грани трудовых отношений с персоналом.

Образец должностной инструкции менеджера по снабжению

Общие положения

В данном разделе указывают лишь информацию о требуемом образовании и стаже, знаниях и опыте, которыми должен обладать потенциальный менеджер по снабжению. Важно отметить, кому подчиняется работник, есть ли у него в подчинении персонал, какими документами должен руководствоваться нанимаемый в своей деятельности, кто будет заменять его при отсутствии.

Таким образом, основная часть этого раздела будет стандартной для многих должностей. В ней прописывают только общие моменты.

Общие сведения

Работу над созданием документа можно поручить в компании юристу, специалисту по кадрам, делопроизводителю или другому специалисту, знакомому с принципами составления данных документов. Для уточнения обязанностей такой сотрудник может обратиться к непосредственному руководителю менеджера по снабжению — именно он имеет точное представление о его должностных функциях.

Также можно обратиться к «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», который был закреплен Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года №37.

Важно! Должностная инструкция может быть самостоятельным документом или приложением к трудовому контракту. В любом случае она не должна противоречить ему.

Общий раздел

В начальной части документа даются базовые основы деятельности специалиста:

• Порядок руководства.
• Правила его временной замены.
• Требуемые от него опыт и уровень образования.
• Список умений, которыми он должен владеть.
• Другие общие характеристики.

Требования к уровню кандидата на должность, перечисленные в разделе, позволяют отсечь неквалифицированных претендентов. А список требуемых навыков, сформированных в соответствии с особенностями нанимателя, позволяет решать задачи, изложенные в следующей части.

Внимание! Инструкция создается «под должность» и «под специалиста». В первом варианте пишется типовой документ, который подходит для любого служащего. В противном случае документ создается для специалиста, обладающего уникальными навыками, или для ведущего руководителя. Тогда его параметры прописываются в индивидуальном порядке.

Ответственность

В данном разделе перечисляют меры ответственности за возможные проступки или нарушения. Наказания формулируют общими словами, например: «в пределах положений актуального трудового законодательства». Это связано с тем, что описать каждый проступок и ответственность за него невозможно, все решается индивидуально, иногда с привлечением суда.

Оформление должностной инструкции

Документ распечатывают на фирменном бланке компании формата А4. Оформление должно быть выполнено следующим образом:

1. Сначала по центру или в левом верхнем углу располагают наименование компании, реквизиты (они обычно уже есть на фирменном бланке).
2. Далее справа нужно разместить графы для подписи и должности нанимателя. Такая отметка об утверждении документа должна быть обязательно.
3. После этого пишут наименование документа и располагают текст должностной инструкции.
4. В завершении документа расписываются непосредственный руководитель менеджера по снабжению и сам принимаемый сотрудник. Также могут стоять подписи согласующих должностную инструкцию работников. Это могут быть юрист, специалист по кадрам и т.п.

Должностную инструкцию лучше составить в двух экземплярах. Первый будет храниться в отделе кадров компании или предприятия, а второй — у принятого менеджера по снабжению. Работник сможет беспрепятственно обращаться к документу в нужные ему моменты.

Права

Перечень прав в данном разделе не должен повторять тот, который прописан в статье 21 ТК. Его содержимое описывает дополнительные возможности, предоставленные сотруднику его работодателем. Так, для ряда позиций в раздел включают возможность получать от работодателя компенсацию расходов на бензин и/или мобильную связь.

После подготовки первоначального варианта инструкция должна пройти ряд согласований:

• Её обсуждение с юрисконсультом и специалистом по персоналу.
• Рассмотрение будущими руководителями сотрудника.
• Подготовка чистовика, с учетом высказанных замечаний.
• Распечатывание документа на официальном бланке, с оформлением по правилам делового документооборота.
• Проставление подписей главой фирмы и сотрудниками, участвовавшими в согласовании документа.
• Подписание инструкции самим сотрудником при его трудоустройстве.

Внимание! Работник имеет право на получение своей копии инструкции в бумажной форме или в виде файла в локальной сети. В последнем случае сотрудник отдела кадров должен предварительно удалить из документа персональные сведения.

Функции

В этом разделе приведен исчерпывающий перечень профессиональных обязанностей. Их можно разделить на три части:

• Профильные — которые обязательны для конкретной должности у любых работодателей.
• Вспомогательные — зависящие от требований конкретного работодателя и его особенностей.
• Базовые — обязательные для большинства профессий (соблюдение правил трудовой дисциплины, пожарной безопасности и пр.).

Объем раздела может меняться за счет вспомогательных обязанностей, список которых формируется под влиянием трудовой политики нанимателя, отраслевых особенностей бизнеса и других моментов.