Бухгалтер-кадровик: обязанности, образец должностной инструкции 2021

Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2021 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

a:39:{s:16:»ADD_REVIEW_PLACE»;s:1:»1″;s:17:»BUTTON_BACKGROUND»;s:7:»#dbbfb9″;s:10:»CACHE_TIME»;s:8:»36000000″;s:10:»CACHE_TYPE»;s:1:»A»;s:26:»COMMENTS_TEXTBOX_MAXLENGTH»;s:3:»200″;s:18:»COMPONENT_TEMPLATE»;s:9:»bootstrap»;s:11:»DATE_FORMAT»;s:5:»d.m.Y»;s:21:

«DEFAULT_RATING_ACTIVE»;s:1:»3″;s:12:»FIRST_ACTIVE»;s:1:»1″;s:10:»ID_ELEMENT»;s:5:»59252″;s:11:»INIT_JQUERY»;s:1:»N»;s:10:»MAX_RATING»;s:1:»5″;s:12:»NOTICE_EMAIL»;s:0:»»;s:13:»PRIMARY_COLOR»;s:7:»#a76e6e»;s:27:»QUESTIONS_TEXTBOX_MAXLENGTH»;s:3:»200″;s:25:

«REVIEWS_TEXTBOX_MAXLENGTH»;s:3:»200″;s:13:»SHOW_COMMENTS»;s:1:»Y»;s:14:»SHOW_QUESTIONS»;s:1:»Y»;s:12:»SHOW_REVIEWS»;s:1:»Y»;s:17:»~ADD_REVIEW_PLACE»;s:1:»1″;s:18:»~BUTTON_BACKGROUND»;s:7:»#dbbfb9″;s:11:»~CACHE_TIME»;s:8:»36000000″;s:11:»~CACHE_TYPE»;s:1:»A»;s:27:

«~COMMENTS_TEXTBOX_MAXLENGTH»;s:3:»200″;s:19:»~COMPONENT_TEMPLATE»;s:9:»bootstrap»;s:12:»~DATE_FORMAT»;s:5:»d.m.Y»;s:22:»~DEFAULT_RATING_ACTIVE»;s:1:»3″;s:13:»~FIRST_ACTIVE»;s:1:»1″;s:11:»~ID_ELEMENT»;s:5:»59252″;s:12:»~INIT_JQUERY»;s:1:»N»;s:11:»~MAX_RATING»;s:1:»5″;s:13:

«~NOTICE_EMAIL»;s:0:»»;s:14:»~PRIMARY_COLOR»;s:7:»#a76e6e»;s:28:»~QUESTIONS_TEXTBOX_MAXLENGTH»;s:3:»200″;s:26:»~REVIEWS_TEXTBOX_MAXLENGTH»;s:3:»200″;s:14:»~SHOW_COMMENTS»;s:1:»Y»;s:15:»~SHOW_QUESTIONS»;s:1:»Y»;s:13:»~SHOW_REVIEWS»;s:1:»Y»;s:8:»TEMPLATE»;s:9:»bootstrap»;}

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. автор полина

Должностные обязанности

Указывается, какого рода работу выполняет кадровик. Чаще всего она связана со следующими направлениями деятельности:

• комплектованием своей организации кадрами;
• участием самого кадровика в подборе, отборе, адаптации кадров;
• учетом личного состава;
• ведением личных карточек, алфавитной картотеки, штатных книг работников;
• оформлением приема на работу и увольнения людей;
• подготовкой проектов приказов и распоряжний по кадрам;
• ведением личных дел работников;
• ведением и учетом трудовых книжек, вкладышей;
• учетом отпусков, а также ведением графиков по ним;
• обеспечением передачи личных дел и кадровых документов работников в архив;
• участием кадровика в работе комиссий — квалификационных, аттестационных;
• работой с вакансиями;
• отчетностью по личному составу;
• оформлением больничных (в пределах компетенции работника — например, в части отражения в листках нетрудоспособности сведений о стаже);
• взаимодействием с другими организациями и частными лицами (в пределах компетенции работника).

Законодательные изменения

Начиная с 2021 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:

Невыполнение любого их требований, представленных в вышеуказанной таблице, чревато наложением штрафных санкций на кадровых работников в размере от 10000 до 20000 рублей, а на юридическое лицо – от 50000 до 100000 рублей.

Квалификационные требования

Устанавливаются они в отношении:

• уровня образования и опыта работника;
• перечня источников знаний, которыми должен владеть кадровик.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
• на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Общие положения

Там прописывается:

• порядок назначения и освобождения работника от должности;
• то, кому подчиняется работник;
• то, какими нормативами работник руководствуется.

Особенности должностной инструкции кадрового работника

Какие обязанности должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника отдела кадров, напрямую зависит от потребностей конкретного работодателя. Зачастую современные руководители организаций вкладывают в служебные обязанности кадрового работника совершенно разный смысл. Согласно этому всех кадровых работников можно поделить на 3 категории:

1. Инспектор отдела кадров.

Такой сотрудник занимается непосредственно кадровым учетом и документацией. В его обязанности, как правило, входит:

• составление приказов по личному составу;
• ведение личных (персональных) дел по каждому сотруднику;
• заполнение личных карточек (в соответствии с общераспространенной практикой, по форме Т-2);
• заключение трудовых договоров, составление дополнительных соглашений при изменении положений основного документа;
• прием копий личных документов от вновь поступивших работников;
• прием и обработка заявлений на отпуск, кадровое перемещение, прием и увольнение, оформление вычетов по НДФЛ в текущем году и других обстоятельств, непосредственно связанных с личным составом;
• на крупных предприятиях — ведение и сдача отчетности по персонифицированному учету в ПФ РФ и т. д.

Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля и вести кадровый учет? Рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:

2. Менеджер по персоналу.

В отличие от задач инспектора отдела кадров деятельность менеджера по персоналу направлена главным образом на поиск и подбор необходимого персонала и проведение собеседований с потенциальными соискателями. Такие сотрудники занимаются заполнением анкет кандидатов и, возможно, приемом копий документов.

3. Универсальный кадровый работник.

Подобный сотрудник — мечта современных работодателей. Он объединяет в себе функции 2 предыдущих категорий, то есть:

• ведение кадрового учета и необходимой документации;
• поиск и подбор персонала.

В зависимости от тех обязанностей, которые работодатель хочет возложить на сотрудника, и составляется должностная инструкция специалиста отдела кадров. Масштабы предприятия предопределяют, достаточно ли ввести на нем должность инспектора по кадрам или следует создать целую кадровую службу.

Вы уверены, что правильно составляете должностные инструкции? Оформите пробный бесплатный доступ к системе «КонсультантПлюс» и сверьте свои действия с алгоритмом составления должностных инструкций, предложенным экспертом.

Ответственность

Кадровик, как правило, отвечает:

• за неисполнение своих обязанностей, закрепленных в ДИ;
• за несоблюдение правил и норм охраны труда, санитарии, противопожарной защиты, техники безопасности;
• за неисполнение положений распорядительных документов руководства.

Права

Чаще всего в ДИ прописывается, что кадровик имеет право:

• предлагать руководству методы улучшения работы своего отдела;
• запрашивать у руководителей необходимые сведения для своей работы;
• повышать собственную квалификацию.

Роль кадровой службы

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2021 года.

Структура ди специалиста по кадрам

Типичная должностная инструкция специалиста по кадрам содержит следующие разделы:

Подводим итоги

Должностная инструкция кадровика — это:

• документ, в котором прописываются, прежде всего, права и обязанности сотрудника на соответствующей позиции (дополненные положениями о квалификационных требованиях, ответственности работника и иными нормами, разъясняющими сущность его трудовой функции);
• локальный норматив, с которым человек знакомится до подписания трудового договора;
• документ, одинаковый (как правило) по содержанию для всех лиц, занимающих соответствующую должность — и потому устанавливающий прозрачные, способствующие росту доверия к работодателю, условия работы для всех сотрудников.

Итоги

Обязанности кадрового специалиста определяются предприятием. Это может быть работник, занимающийся кадровым делопроизводством, менеджер по найму персонала или специалист, совмещающий обе функции.

Должностная инструкция специалиста по кадрам разрабатывается организацией самостоятельно исходя из ее особенностей. Она утверждается личной подписью руководителя компании. Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам в подтверждение его ознакомления с рабочими обязанностями, правами и правилами внутреннего трудового распорядка.