Должностная инструкция юрисконсульта по договорной работе

Обязанности — основной раздел дию

Специфика данного раздела заключается в огромном разнообразии трудовых обязанностей ведущего юриста. Необходимо детализировано прописать все требуемые от этого специалиста действия.

ВАЖНО! С правильной формулировкой обязанностей юриста поможет справиться Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37, и профстандарт в случае его утверждения. Пока что для должности юриста нет действующего профстандарта.

Вместе с тем на портале для размещения информации о подготовке НПА недавно был опубликован проект документа соответствующего назначения, прошедший весной 2020 года антикоррупционную экспертизу. Не исключена разработка официального профстандарта на его основе в ближайшем будущем.

К самым распространенным обязанностям специалистов юридического профиля относятся:

• разработка учредительных документов, проектов договоров, правовая экспертиза проектов распоряжений, приказов, инструкций и других документов;
• представление интересов компании в регистрирующих, судебных, правоохранительных и иных органах;
• ведение претензионной и исковой работы;
• осуществление контроля над соблюдением законности при увольнении работников, наложении дисциплинарных взысканий и т. д.

В тексте ДИЮ лучше избегать размытых формулировок и учесть специфику работы ведущего юриста не только в данной компании, но и в сфере деятельности (отрасли) в целом.

К примеру, если компания участвует во внешнеэкономических отношениях и имеет партнеров и контрагентов за рубежом, к специалисту будут предъявляться дополнительные требования по владению международным правом и законодательством иностранных государств.

Обязательным этапом в разработке ДИЮ будет согласование обязанностей ведущего юриста с его непосредственным руководителем — это позволит уточнить и дополнить раздел обязательных трудовых действий работника еще до момента утверждения ДИЮ.

Образец должностной инструкции юриста по структуре и составу схож с должностной инструкцией юрисконсульта, размещенной на нашем сайте.

Обеспечение правовыми средствами сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации

Отсутствие привычки мыслить по шаблону — один из ключевых навыков юриста. Задача обеспечения сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации требует именно такого подхода. С недвижимым имуществом часто возникают спорные моменты: если заканчивается срок исковой давности, оспорить сделку уже невозможно. Здесь и пригодится умение искать новые пути.

Например

Юрист проиграл иск по одному требованию, соответственно, подать по нему новый иск уже нельзя. Но можно найти другое обоснование для оспаривания. Так, существует п.52 совместного постановления пленумов Верховного и Высшего Арбитражного судов 10/22, где установлен еще один способ защиты нарушенных прав, которого нет в Гражданском Кодексе.

Это иск о признании права отсутствующим. Он может спасти безнадежную ситуацию, поскольку, согласно постановлению Пленума Верховного суда №43 от 29.09.2021, на требование о признании права отсутствующим срок исковой давности не распространяется. И такого рода иски можно предъявлять через много лет с момента, когда право было нарушено.

Тем более, что рейдерский захват компаний не остался, к сожалению, в 90-х годах. Один из самых ценных активов — это недвижимость. С помощью каких механизмов и инструментов защитить, например, здание, находящееся в собственности ООО?

• Самый простой способ — залог. Так, компания собственника под иностранной юрисдикцией (например, на Кипре), может выступить залогодержателем здания, потому что когда-то дала деньги для ООО взаймы. 
• Отдать в залог свои доли, например, физическому лицу, также ранее выступившему заемщиком. 
• Наложить арест на какое-то имущество через суд, создав косвенный иск (то есть без реального намерения выиграть дело) с помощью какого-либо дружественного кредитора. Ведь ни в ГПК, ни в ВПК нет статей о злоупотреблении процессуальными правами. Даже если в Арбитражном или Гражданском суде видят такое злоупотребление, используется статья 10 ГК.

Устав компании — это тоже рубеж обороны юриста. В нем можно прописать определенные требования к одобрению крупных сделок. Или вообще указать, что сделки с акциями, долями, займами, кредитами, недвижимостью требуют единогласного одобрения. Установить особый порядок созыва и подготовки общего собрания не только через Почту России (письма могут перехватить рейдеры), но и дублируя информацию с помощью публикации в газете.

Воздействовать на недобросовестного поставщика, защищая имущество работодателя, тоже бывает нелегко. Он нарушает сроки, меняет ассортимент, не соблюдает качество товара, нарушает требования к таре и упаковке. Какие существуют правовые механизмы обеспечения, например, сроков поставки?

Это возможно, если в договоре указать: «Из всех сумм, подлежащих уплате поставщику, покупатель вправе удерживать пени, убытки, штрафы и т.д.». Таким образом, если компания должна заплатить такому поставщику миллион рублей, 100-110 тыс. руб. будет удерживаться в качестве пеней и неустоек, после направления контрагенту соответствующего письма.

И теперь пусть уже поставщик, несогласный с суммой неустойки, идет в суд — закон дает такую возможность. Теперь уже он будет писать претензию, оплачивать госпошлину и юриста, идти в суд и дожидаться непонятного результата. Этот пример демонстрирует две важные вещи: как важно предвосхитить развитие событий, указав соответствующую строку в договоре, и управлять правовыми рисками (в данном случае — задержки оплаты или доставки).

Безусловно, ситуация будет другой, если ваш контрагент — монополист. Он является сильной стороной и навязывает компаниям свои условия. Это банки, страховые компании, такие структуры, как РЖД или Газпром. Но даже после заключения договора с ними у компании есть возможность обжаловать определенные пункты через суд, ссылаясь на то, что она — слабая сторона и условия соглашения были навязаны.

Поддержание и развитие правовой культуры организации обязывает юриста объяснять неблагоприятные правовые последствия решений тем сотрудникам, которые участвуют в правовой, договорной деятельности компании. Их много и они могут не иметь юридического образования и лично не подчиняться юридической службе.

Алексей Голощапов, кандидат юридических наук, преподаватель Русской Школы Управления

Кадровики не уточнили у юриста, есть ли доверенность у увольняющегося сотрудника. (Замечу: я советую всегда включать юриста в обходной лист. Это особенно полезно, если компания плохо расстается с работником, который по доверенности может подписать любые документы от имени компании, в которой уже не работает). Или, допустим, компания дополнительно нанимает по договору маркетинговую компанию для проведения акции в помощь уже имеющимся в штате маркетологам. У юристов сразу возникают налоговые риски, поскольку Налоговая инспекция может счесть необоснованным расходом сумму на сторонних специалистов. 

Или грузчики перепутали место доставки и привезли мебель не тому человеку, который все принял и расписался в получении. Юрист знает, что возник большой правовой риск и помнит ст. 312 ГК РФ, в которой сказано: «Должник, исполняя обязательство, обязан убедится в личности кредитора и обязан потребовать от кредитора доказательств, что он является надлежащим получателем товаров, работ и услуг». Но грузчики этого не знают. И не проверяют получателя. Отсюда возникает большое количество споров, которые отчасти относятся к области управления правовыми рисками.

Здесь может помочь принцип Эстоппель, который подразумевает запрет на непоследовательное поведение. То есть нельзя поступать в противоречии со своими предыдущими поступками и высказываниями. В ГК его нет, но он активно применяется судами в экстренных ситуациях (потеря накладной, ее подписание лицом без полномочий). Например, кладовщик принял по доверенности партию товара, покупатель ее оплатил. Но во второй раз у него доверенности не было, между тем, партию он принял. А покупатель оказывается платить за доставленный товар, мотивируя это отсутствием разрешительных документов у кладовщика. Но на вторую партию доставки правовые нормы начинают действовать по принципу «из обстановки». То есть, если в первый раз оплаченный товар был доставлен, принят этим человеком и все было в порядке, то противоположное поведение компании может быть оспорено.

Юрист не может прогнозировать планы работы отделов продаж, маркетинга, но может наладить взаимодействие с разными подразделениями, чтобы их руководители и сотрудники тоже понимали правовые риски своих решений. В этом случае маркетологи напишут служебную записку, что они сами не справляются с поставленной задачей, или поменяют должность — здесь уже юрист подскажет выход.

Эффективным механизмом поддержания правовой культуры организации станет консультирование коллег, работников. Как о внутреннем распорядке, так и о действующем законодательстве. Это может быть инструктаж, подготовка памятки: в какой ситуации запросить доверенность, когда она не может быть ксерокопией (которые не являются доказательством в суде), где нужно включить текст о полномочиях в договор (в отношении тех, кто подписывает акт выполненных работ или приема-передачи, отгружает груз).

Проведите ревизию должностей, на которых сотрудники совершают действия с правовыми последствиями, и напишите для них памятку. В ней укажите алгоритм действий, а затем соберите общее собрание и объясните все правовые риски. Памятку можно раздать под роспись.

В чем же плюсы сэд?

Первый этап автоматизации — подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.

На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.

После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.

Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.

Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud. Вот только несколько ее преимуществ:

• Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
• Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
• Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
• Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
• Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
• Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
• Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.

EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив. В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.

С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.

Попробовать EnDocs Cloud бесплатно на тарифе Старт

Должностные обязанности

• составление документов, подтверждающих учреждение организации, фирмы и т.д.;
• регистрация нанимающей или дочерней организации в реестрах;
• документальное оформление выпуска ценных бумаг;
• внесение правок в существующую документацию;
• установление юридических актов для организации (но находящихся в рамках законодательства РФ и трудового кодекса);
• вычитка выпущенных вышестоящим начальством распоряжений и актов на наличие отклонений от законодательства РФ и трудового кодекса, внесение поправок в соответствии с законодательством страны или сообщение начальству о недопустимости работы с данными распоряжениями;
• отслеживание юридической документации нанимающей организации на всех стадиях ее прохождения в других инстанциях;
• подготовка предписаний, рекомендаций и правок в документации сотрудников организации, если содержание этой документации противоречит законодательству РФ, трудовому кодексу, каким-то региональным подзаконным актам;
• отслеживание и регламентация всех договоров, которые составляет или подписывает организация;
• создание или утверждение форм для документации внутри фирмы;
• оценка законности действий представителей организации или законности действий других физических и юридических лиц по отношению к ней;
• создание нотариального удостоверения договора;
• государственная регистрация вышеозначенного документа;
• работа со всеми видами юридических претензий, как в адрес организации-нанимателя, так и по отношению к другим юридическим лицам от организации-нанимателя, отстаивание интересов нанимателя и курирование всего процесса, от подачи претензий до их разрешения;
• иски на компанию или же предъявленные кому-то компанией-нанимателем также являются работой юрисконсульта. Когда дело доходит до судебных разбирательств, наниматель обычно предпочитает нанимать юриста, который будет заниматься судебным делом, но юрисконсульт обязан консультировать своего нанимателя в данном вопросе;
• если работодатель не нанимает другого юриста, то возможно представление организации в арбитражном суде;
• конструирование всех необходимых документов и заявок на лицензирование, регистрацию товарного знака и прочих юридических производственных вопросов, также их отправка и отслеживание статуса поднятого вопроса;
• составление договоров, которые регламентируют отношения материальной ответственности внутри компании;
• изготовление документации, которая регламентирует учет производимых материальных ценностей, продукции, нематериальных товаров (услуги);
• порядок получения компанией каких-либо материальных ценностей;
• в ходе проверок юрисконсульт представляет интересы компании перед проверяющими, не зависимо от того, какого уровня именно проверка (санитарные нормы, налоговая, даже пожарная безопасность);
• юридическая консультация для сотрудников нанимающей организации, причем, если это оговорено в трудовом договоре, не только по рабочим вопросам, но и по личным проблемам юридического плана;
• создание справок для сотрудников (при запросе таких с места работы).

Зачем создавать регламент?

СЭД — система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.

Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.

Если все сделано правильно, то в организации:

• Оптимизируются сроки каждой процедуры;
• Юридически договоры будут более грамотно составленными;
• Снизятся риски;
• Повыситься качество претензионной работы;
• Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..

При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.

Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.

Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.

Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.

Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.

Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.

Не забудьте о деталях

Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.

Рассчитайте ориентировочные сроки согласований, но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.

Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне, которую нельзя раскрывать.

Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.

Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:

• Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
• Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
• В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
• Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
• На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.

Структуры юридических служб: виды и различия

От особенностей предприятия зависит структура юридического отдела. Влияет не только сфера деятельности, но и ее масштабы, объем оборота, география распространения и другие факторы. На практике существуют следующие разновидности структур:

• линейные;
• функциональные;
• линейно-функциональные;
• проектные;
• дивизиональные;
• матричные.

Указанные модели можно комбинировать между собой для достижения желаемого результата. В настоящее время наиболее популярной формой организации является линейно-функциональная структура, которую можно назвать наследием советского времени, когда отделы делились на бюро и секторы со своим начальством и функционалом.

Данный вид структуры прост и изящен, так как у каждого юриста появляется своя специализация и круг компетенции. Примеры таких линейно-функциональных подразделений внутри департамента:

• договорно-правовая работа;
• претензионно-исковая работа;
• представительство;
• корпоративно-правовая работа;
• консультации.

Менеджмент не стоит на месте – с его развитием появились и другие виды структур, которые удовлетворяют запросам вертикально-интегрированных холдингов, проектных компаниях и территориально-распределенных организациях.

Дивизиональная структура нашла применение в холдингах, которые построены по вертикально-интегрированному принципу. В таких холдингах бизнес-единицы имеют максимальную самостоятельность, поэтому юридический департамент может быть разделен по их характеру деятельности (непосредственное производство, добыча или логистика).

Проектная структура подходит для реализации конкретного проекта. К примеру, у предприятия появилась задача застроить район или открыть новую клинику. В таких случаях часть команды юристов может быть направлена на выполнение связанных с проектом задач (оформление лицензий, получение разрешения на строительство и другие действия).

Матричная модель считается «гибридом» между остальными типами структур. Данный смешанный вид организован по следующему основному принципу: юристы формально подчиняются директору предприятия на основании трудового договора, но методологические задачи задает функциональный руководитель соответствующего отдела.

Программа «Юрайт» решает задачи юристов и подходит под любую структуру юридического отдела

Чем вы рискуете, заключая договор: топ рисков и способы, как их избежать

Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента. Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.

Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.

Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий. По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.

Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года…

У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.

Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.

Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются. Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации.

Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД.

Юрист договорного отдела должностная инструкция

• Главная
• Направления
• Право
• Организация договорной работы

Хотите повысить качество договорной работы, сформировать коллектив из грамотных специалистов? Планируете подготовить регламент подготовки, согласования, подписания, учета и хранения договоров, упростить и стандартизировать подготовку проектов договоров? Выявлять подводные камни при составлении договоров и уменьшить дебиторскую задолженность?

Курс «Организация договорной работы» содержит практические ответы на вопросы, которые чаще всего интересуют работников и руководителей, специализирующихся на постановке системы договорных отношений. В программе рассматриваются вопросы юридического администрирования, основные функции юридической службы во взаимодействии с другими подразделениями.

Обучение в аудитории

Удостоверение о повышении квалификации

Особенности организации работы юридической службы

• Особенности организации работы юридической службы. Цели, задачи, функции и принципы юридического администрирования.
• Проблемы документирования управленческой деятельности. Принципы ведения и учета номенклатуры дел и договоров.
• Формирование юридической службы. Подбор квалифицированных кадров. Риск-менеджмент.
• Организация эффективного функционирования юридической службы. Распределение обязанностей. Проблемы аутсорсинга. Построение юридической службы по принципу «скорая помощь» или как правильно это сделать.
• Место и роль юридической службы. Цели и задачи, схема построения юридической службы, взаимодействие юридической службы с другими подразделениями. Эффективное взаимодействие юридической службы с внешними организациями.
• Примерное содержание положения о юридической службе.
• Ключевые направления деятельности юридической службы: договорная работа, участие в переговорах, претензионно-исковая работа, правовая аналитика (понятие анализа и необходимость аналитической деятельности). Аналитические методы. Методы структурирования информации.
• Информационно-консультационная работа юридической службы.
• О некоторых функциях юридической службы, направленных на защиту предприятия от недружественного поглощения.

Инструменты эффективной договорной и судебной работы

Источник