Должностная инструкция секретаря ДОУ (профстандарт) | Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ

Должностная инструкция секретаря ДОУ (профстандарт) | Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ Должностные инструкции

Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря в ДОУ (детском саду) разработана в соответствии с Профессиональным стандартом 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №276н от 6 мая 2021 года;

с учетом Федерального Закона №273-ФЗ от 29.12.2021г «Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 2 июля 2021 года, Федерального закона №149-ФЗ от 27.07.2006г «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.1.2.

Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей секретаря заведующего ДОУ, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе дошкольного образовательного учреждения.1.3.

На должность секретаря принимается лицо:

  • имеющее высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование;
  • с опытом выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании не менее 2 лет;
  • соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, обязательного психиатрического освидетельствования (не реже 1 раза в 5 лет), профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
  • не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» Трудового кодекса Российской Федерации.

1.5. Секретарь подчиняется непосредственно заведующему детским садом.1.6. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника дошкольного образовательного учреждения.

Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу заведующего, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.1.7. В своей деятельности секретарь детского сада руководствуется должностной инструкцией, составленной в соответствии с профстандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, решениями органов управления образования всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами заведующего и трудовым договором между работником и работодателем. Также, секретарь в ДОУ руководствуется:

  • Федеральным законом от 27.07.2006г №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Федеральным законом от 22 октября 2004г № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральным Законом от 29.12.2021г №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2021 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
  • Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2021;
  • СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи»;
  • иными постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
  • правилами орфографии и пунктуации;
  • правилами охраны труда и пожарной безопасности, производственной санитарии, а также правилами работы на компьютере и иной оргтехнике;
  • Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями заведующего детским садом.

Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

Должностные обязанности секретаря

3.1.

В рамках трудовой функции оказания помощи заведующему в планировании рабочего времени:

  • информирует заведующего дошкольным образовательным учреждением о регламенте намеченных встреч, совещаний и заседаний, педагогических советов и иных мероприятий;
  • предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий, согласовывает временные планы;
  • согласовывает телефонные переговоры с представителями вышестоящих организаций, с попечителями, руководителями иных образовательных учреждений;
  • согласовывает встречи и мероприятия с сотрудниками ДОУ и профсоюзным комитетом, с родителями и родительским комитетом, иными советами и комитетами дошкольного образовательного учреждения;
  • формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций;
  • вносит информацию в планировщик (органайзер).

3.2.

В рамках трудовой функции планирования рабочего дня секретаря:

  • согласовывает планы с планами и сроками работы заведующего дошкольным образовательным учреждением;
  • распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);
  • переносит невыполненные запланированные задачи;
  • выполняет типичные ежедневные дела;
  • выбирает и оформляет планировщик секретаря;
  • ведет дневник (на электронном и /или бумажном носителе).

3.3.

В рамках трудовой функции организации телефонных переговоров заведующего:

  • ведет базу телефонных контактов заведующего детским садом;
  • соединяет заведующего с конкретными абонентами;
  • регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;
  • перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям заведующего;
  • получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;
  • устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров.
Другие инструкции:  Должностная инструкция оператора видеомонтажа ТВ (рус.). Должностные инструкции на Jobs.ua

3.4.

В рамках трудовой функции организации работы с посетителями в приемной:

  • организовывает личный прием посетителей заведующим ДОУ;
  • устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
  • ведет журнал предварительной записи на прием, журнал посещений, регистрирует посетителей;
  • содействует оперативному рассмотрению жалоб, просьб и предложений сотрудников дошкольного образовательного учреждения, родителей (законных представителей) воспитанников, иных посетителей;
  • осуществляет прием личных заявлений сотрудников, родителей (законных представителей);
  • организовывает прием представителей организаций, являющихся шефами ДОУ, членов попечительского совета, партнеров дошкольного образовательного учреждения и т.д.;
  • сервирует чайный (кофейный) стол в кабинете заведующего детским садом;
  • принимает меры по сохранению конфиденциальной информации в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете заведующего.

3.5.

В рамках трудовой функции организации подготовки мероприятий с участием заведующего:

  • информирует работников дошкольного образовательного учреждения о намечающемся совещании, педсовете, ином мероприятии;
  • подготавливает и вывешивает на информационный стенд повестку дня мероприятия с участием заведующего;
  • помогает в подготовке доклада заведующего ДОУ, презентационных материалов;
  • рассылает приглашения лицам, приглашенным на проводимое мероприятие.

3.6.

В рамках трудовой функции организации исполнения решений, осуществления контроля исполнения поручений заведующего:

  • документально оформляет решения заведующего;
  • доводит до сведения работников дошкольного образовательного учреждения приказы и распоряжения заведующего;
  • координирует деятельность по исполнению решений заведующего;
  • ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
  • проверяет исполнение поручений заведующего в установленный срок;
  • предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений заведующего детским садом;
  • фиксирует исполнение поручений;
  • составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений заведующего дошкольным образовательным учреждением.

3.7.

В рамках трудовой функции организации и поддержания функционального рабочего пространства приемной и кабинета заведующего:

  • организовывает приемную заведующего в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
  • осуществляет контроль обеспечения заведующего ДОУ канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
  • ухаживает за комнатными растениями в приемной и кабинете заведующего дошкольным образовательным учреждением.

3.8.

В рамках трудовой функции составления и оформления управленческой документации:

3.9.

В рамках трудовой функции организации работы с документами в приемной:

  • получает, предварительно рассматривает и сортирует документы, поступающие в приемную заведующего дошкольным образовательным учреждением;
  • подготавливает документы для рассмотрения заведующим;
  • ведет учет документов, поступающих на имя заведующего ДОУ;
  • в соответствии с указаниями заведующего организовывает передачу документов исполнителям (конкретным сотрудникам) для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
  • составляет и предоставляет в установленные сроки в орган управления дошкольного образования списки, отчеты и другую статистическую информацию по воспитанникам и сотрудникам детского сада;
  • оперативно вносит текущие изменения в состав контингента воспитанников, педагогических и других работников дошкольного образовательного учреждения;
  • ведет журнал регистрации личных дел, алфавитную книгу учета детей, иные журналы и документы согласно номенклатуре дел секретаря;
  • создает и ведет базу данных документов, проводит информационно-справочную работу;
  • контролирует исполнение документов и поручений заведующего дошкольным образовательным учреждением.

3.10.

В рамках трудовой функции организации хранения документов:

  • корректирует номенклатуры дел секретаря и заведующего детским садом;
  • формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения;
  • подготавливает и передает дела в архив дошкольного образовательного учреждения.

3.11.

В рамках трудовой функции обеспечения заведующего ДОУ информацией:

  • собирает и перерабатывает информацию, необходимую для принятия обоснованных управленческих решений;
  • проверяет достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключает дублирование информации;
  • предоставляет данные в едином и удобном для восприятия формате;
  • выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации;
  • формирует и использует базу данных в дошкольном образовательном учреждении.

3.12.

В рамках трудовой функции организации информационного взаимодействия заведующего с сотрудниками:

  • информирует сотрудников дошкольного образовательного учреждения о решениях заведующего, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях;
  • знакомит сотрудников под подпись с соответствующими документами;
  • организовывает обмен информацией между заместителями заведующего и иными должностными лицами дошкольного образовательного учреждения;
  • оповещает сотрудников о предстоящих мероприятиях и вызывает их по поручению заведующего;
  • информирует заведующего об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;
  • информирует заведующего об обращениях родителей (законных представителей) воспитанников.

3.13.

В рамках трудовой функции организации командировок:

  • подготавливает проект приказа о служебной командировке;
  • выписывает командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;
  • подготавливает документы к поездке;
  • уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки.

3.14. При использовании электронного оборудования, в том числе клавиатуры, компьютерной мыши ежедневно дезинфицирует их в соответствии с рекомендациями производителя либо с использованием растворов или салфеток на спиртовой основе, содержащих не менее 70% спирта.3.15.

Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей), работников ДОУ при обработке персональных данных.3.16. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.3.17.

Соблюдает культуру и этику общения с персоналом дошкольного образовательного учреждения, воспитанниками и родителями (законными представителями), посетителями.3.18. Строго соблюдает права и свободы детей, содержащиеся в Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации» и Конвенции ООН о правах ребенка, является примером для дошкольников.3.19.

Информирует заведующего, а при его отсутствии – дежурного администратора о несчастном случае, принимает меры по оказанию первой помощи пострадавшим, вызове скорой медицинской помощи.3.20. Соблюдает правила использования сети Интернет.3.21. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.3.22.

Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.3.23. Секретарь заведующего ДОУ соблюдает положения данной должностной инструкции, разработанной на основе профстандарта, правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в дошкольном образовательном учреждении.3.24.

Периодически проходит бесплатные медицинские обследования, повышает свою профессиональную компетенцию.3.25. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.3.26. Секретарю запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории дошкольного образовательного учреждения.

Права

Секретарь заведующего имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

Другие инструкции:  Образец профстандарта секретаря в 2021 году

4.2. Запрашивать лично или по поручению заведующего от работников дошкольного образовательного учреждения информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.3. Требовать от администрации ДОУ создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности секретаря.

4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей секретаря, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.

4.6. Знакомиться с проектами решений заведующего, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.

4.7. Предоставлять заведующему на рассмотрение предложения по улучшению деятельности дошкольной образовательной организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции секретаря.

4.8. Участвовать в работе органов самоуправления дошкольным образовательным учреждением, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых секретарем должностных обязанностей.

4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.10. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением секретарем норм профессиональной этики.

4.11. На моральное и материальное поощрение, награждения по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4.12. Секретарь заведующего ДОУ имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка дошкольного образовательного учреждения.

Ответственность

5.1.

В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке секретарь несет ответственность:

  • за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
  • за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных сотрудников, воспитанников и их родителей (законных представителей);
  • за достоверность предоставляемой информации заведующему, ее своевременную подготовку;
  • за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от заведующего ДОУ несчастного случая;
  • за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности;
  • за нарушение порядка действий в случае возникновения чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.

5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкцией секретаря ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего детским садом и иных локальных нормативных актов, подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации.

За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.5.3. За использование, в том числе однократно, методов воспитания, включающих физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, а также за совершение иного аморального проступка секретарь может быть освобожден от занимаемой должности согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации.

Увольнение за данный проступок не является мерой дисциплинарной ответственности.5.4. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм секретарь привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.5.5.

Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Секретарь выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим дошкольным образовательным учреждением.6.2. Секретарь самостоятельно планирует свою деятельность. План работы секретаря согласовывается непосредственно с заведующим.6.3.

Получает от заведующего ДОУ информацию нормативно-правового характера.6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками детского сада, информирует их о решениях заведующего, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях.6.5.

Вовремя сообщает заведующему об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте, информирует о намеченных встречах, совещаниях и заседаниях, иных мероприятиях.6.6. Сообщает заведующему и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.6.7.

Информирует заведующего о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.6.8. Информирует заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.6.9.

Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.6.10.

Информирует заведующего (при отсутствии – иное должностное лицо) о несчастном случае, факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) – об аварийных ситуациях в работе систем электроснабжения и теплоснабжения, водоснабжения и водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.

Необходимость профстандарта

Профессиональные стандарты вошли в обиход с принятия 122-ФЗ, утвержденного в 2021 году. Они носят обязательный характер в двух случаях:

  • Если организация на 50% и более контролируется государством или муниципалитетом (Постановление Правительства РФ №584 от 27 июня 2021 года).
  • Если для должности сотрудника в ТК РФ или в других нормативно-правовых актах установлены требования по его квалификации (статья 195.3 ТК).

Если необходимости в применении профстандартов нет, то их использование остается на усмотрение работодателя. На практике их применяют в частном секторе для:

  • Снижения рисков при проверках, осуществляемых Рострудом, ПФР и прочими контролирующими инстанциями.
  • Получения возможностей на правовой основе отказывать кандидатам в приеме на работу из-за их несоответствия требованиям по квалификации.
  • Помощи в создании должностных инструкций и иной документации, регулирующей трудовые отношения.
  • Использования в административных и судебных спорах в области трудовых отношений.
  • Разработки размеров зарплат, если у работодателя действует тарифная система оплаты труда.
  • Создания списков квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство и действующим сотрудникам.

Важно отметить, что вместе с профстандартами для этих целей могут применяться и разделы квалификационных справочников (ЕКС и ЕТКС).

Внимание! Неприменение работодателем обязательных положений профстандартов классифицируется как правонарушение административного характера и наказывается согласно статье 5.27 КоАП РФ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

Другие инструкции:  Должностная инструкция Делопроизводитель 2019 | Образец должностной инструкции делопроизводителя с учетом профстандартов Минтруда РФ

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

Например:

  • секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
  • секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
  • секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

  • окончить среднюю школу;
  • обладать элементарной грамотностью;
  • иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Порядок применения

Порядок внедрения профстандарта в практику документооборота организации-работодателя должен следовать определенным правилам.

  • На первом этапе проводится рассмотрение и классификация работ, выполняемых организацией и сотрудниками. Это необходимо, чтобы подобрать подходящий профстандарт или раздел квалификационного справочника.
  • Далее рассматривается имеющаяся документация на предмет соответствия квалификационным характеристикам из профстандарта. В первую очередь изучаются трудовые договора, должностные инструкции и правила трудового распорядка.
  • Проводится внесение необходимых изменений в трудовую документацию организации. Она должна быть подстроена под требования профстандарта.

Уже на основе обновленной трудовой документации и внедренных профстандартов можно проводить изменения в квалификационных требованиях к сотрудникам. Нужно различать применение этих требований к кандидатам и уже действующим сотрудникам. Наниматель вправе установить квалификационные критерии к кандидатам на должность с использованием положений профильного профстандарта.

И, если кандидаты не подходят под требования, отказывать им в приеме на работу. Но уже действующего сотрудника уволить нельзя, даже если он формально не подходит под требования профстандарта: ТК РФ не предусматривает такой возможности. Это невозможно, даже если сотрудник отказывается проходить дополнительное обучение или переаттестацию.

Внимание! Для минимизации риска трудовых конфликтов с работником наниматель может попытаться перевести его на другую позицию. По статье 72.1 ТК для этого требуется согласие самого сотрудника.

Оцените статью
Добавить комментарий