Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании

Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компании Должностные инструкции
Содержание
  1. Должностная инструкция юрисконсульта: основные разделы
  2. Обязанности — основной раздел дию
  3. 2 этап: определение основных условий
  4. Основные правила должностной инструкции
  5. Обеспечение правовыми средствами сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации
  6. 3 этап: проверка контрагентов
  7. 5 этап: согласование
  8. 7 этап: контроль за исполнением
  9. Должностная инструкция ведущего юриста: нюансы квалификации
  10. Должностные обязанности
  11. Должностные обязанности юриста
  12. Задачи юриста в организации
  13. Как правильно оформлять должностную инструкцию
  14. Область недвижимости
  15. Понятие юридической службы
  16. Права
  17. Права юриста
  18. Преимущества заказа услуг по договорной работе в юридической компании
  19. Претензионно-исковая работа
  20. Программа подготовки должностной инструкции
  21. Работа с доверенностями
  22. Чем занимается специалист по договорной работе в штате
  23. Этапы договорной работы в организации
  24. 1 этап: инициатива заключения договора

Должностная инструкция юрисконсульта: основные разделы

Должностная инструкция юрисконсульта (ДИЮ), как правило, состоит из 4 разделов, разъясняющих работнику ключевые вопросы его трудовой деятельности.

Общая схема построения ДИЮ может иметь следующий вид:

  • организационный раздел;
  • должностные обязанности юрисконсульта;
  • права;
  • ответственность.

Первый раздел носит общеинформационный и организационный характер. Здесь находят отражение следующие важные аспекты:

  • уровень квалификации и категория специалиста;
  • порядок назначения на должность, замещения на время отсутствия, увольнения и иные организационные нюансы;
  • схема подчиненности (должность непосредственного руководителя, с кем взаимодействует при выполнении трудовых функций и др.);
  • перечисление основных документов, которыми юрисконсульт руководствуется в своей работе.

Центральное место в ДИЮ отводится должностным обязанностям. Они могут носить общий унифицированный характер и дополняться специфическими нюансами, характерными для должности юрисконсульта компании, работающей в определенной сфере. Если в компании несколько штатных единиц специалистов, в ДИЮ необходимо разграничить области их ответственности.

Такие же требования следует соблюдать и в отношении раздела ДИЮ, посвященного правам и ответственности работника. В зависимости от сложности, объема, конфиденциальности выполняемой работы юрисконсультам могут быть предоставлены разные права и полномочия.

С содержанием должностных инструкций работников различных профессий знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Обязанности — основной раздел дию

Специфика данного раздела заключается в огромном разнообразии трудовых обязанностей ведущего юриста. Необходимо детализировано прописать все требуемые от этого специалиста действия.

ВАЖНО! С правильной формулировкой обязанностей юриста поможет справиться Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37, и профстандарт в случае его утверждения. Пока что для должности юриста нет действующего профстандарта.

Вместе с тем на портале для размещения информации о подготовке НПА недавно был опубликован проект документа соответствующего назначения, прошедший весной 2020 года антикоррупционную экспертизу. Не исключена разработка официального профстандарта на его основе в ближайшем будущем.

К самым распространенным обязанностям специалистов юридического профиля относятся:

  • разработка учредительных документов, проектов договоров, правовая экспертиза проектов распоряжений, приказов, инструкций и других документов;
  • представление интересов компании в регистрирующих, судебных, правоохранительных и иных органах;
  • ведение претензионной и исковой работы;
  • осуществление контроля над соблюдением законности при увольнении работников, наложении дисциплинарных взысканий и т. д.

В тексте ДИЮ лучше избегать размытых формулировок и учесть специфику работы ведущего юриста не только в данной компании, но и в сфере деятельности (отрасли) в целом.

К примеру, если компания участвует во внешнеэкономических отношениях и имеет партнеров и контрагентов за рубежом, к специалисту будут предъявляться дополнительные требования по владению международным правом и законодательством иностранных государств.

Обязательным этапом в разработке ДИЮ будет согласование обязанностей ведущего юриста с его непосредственным руководителем — это позволит уточнить и дополнить раздел обязательных трудовых действий работника еще до момента утверждения ДИЮ.

Образец должностной инструкции юриста по структуре и составу схож с должностной инструкцией юрисконсульта, размещенной на нашем сайте.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.


Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

  1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

  2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

  3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

  4. Цену или условия расчетов.

  5. Ответственность за неисполнение.

  6. Сроки и дополнительную информацию.

  7. Ответственных лиц.

Основные правила должностной инструкции

Должностная инструкция — это не единый документ для всех специалистов страны. Каждая организация имеет право вносить нововведения в руководство для своих будущих сотрудников, единственным ограничением являются рамки компетентности специалиста и трудовой кодекс. Противоречить специализации нанимаемого сотрудника и законодательству инструкция не должна.

Текст инструкции состоит из 4 пунктов, которые прописываются обязательно. Первый пункт — общие положения, регламентирует основные принципы работы нанимаемого специалиста. Второй пункт, перечень обязанностей, прописывает виды деятельности, которыми должен будет заниматься специалист.

Пункт «Права» обычно заключает в себя права человека и как наемного работника (на эргономичное место труда, соблюдение трудового распорядка и т.д.), и как специалиста (то есть рамки компетенции). Пункт «Ответственность» предполагает наличие мер и взысканий за нарушение инструкции.

Составляют документ из расчета 1 экземпляр на 1 специалиста.

Обеспечение правовыми средствами сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации

Отсутствие привычки мыслить по шаблону — один из ключевых навыков юриста. Задача обеспечения сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации требует именно такого подхода. С недвижимым имуществом часто возникают спорные моменты: если заканчивается срок исковой давности, оспорить сделку уже невозможно. Здесь и пригодится умение искать новые пути.

Например

Юрист проиграл иск по одному требованию, соответственно, подать по нему новый иск уже нельзя. Но можно найти другое обоснование для оспаривания. Так, существует п.52 совместного постановления пленумов Верховного и Высшего Арбитражного судов 10/22, где установлен еще один способ защиты нарушенных прав, которого нет в Гражданском Кодексе.

Это иск о признании права отсутствующим. Он может спасти безнадежную ситуацию, поскольку, согласно постановлению Пленума Верховного суда №43 от 29.09.2021, на требование о признании права отсутствующим срок исковой давности не распространяется. И такого рода иски можно предъявлять через много лет с момента, когда право было нарушено.

Тем более, что рейдерский захват компаний не остался, к сожалению, в 90-х годах. Один из самых ценных активов — это недвижимость. С помощью каких механизмов и инструментов защитить, например, здание, находящееся в собственности ООО?

  • Самый простой способ — залог. Так, компания собственника под иностранной юрисдикцией (например, на Кипре), может выступить залогодержателем здания, потому что когда-то дала деньги для ООО взаймы. 
  • Отдать в залог свои доли, например, физическому лицу, также ранее выступившему заемщиком. 
  • Наложить арест на какое-то имущество через суд, создав косвенный иск (то есть без реального намерения выиграть дело) с помощью какого-либо дружественного кредитора. Ведь ни в ГПК, ни в ВПК нет статей о злоупотреблении процессуальными правами. Даже если в Арбитражном или Гражданском суде видят такое злоупотребление, используется статья 10 ГК.

Устав компании — это тоже рубеж обороны юриста. В нем можно прописать определенные требования к одобрению крупных сделок. Или вообще указать, что сделки с акциями, долями, займами, кредитами, недвижимостью требуют единогласного одобрения. Установить особый порядок созыва и подготовки общего собрания не только через Почту России (письма могут перехватить рейдеры), но и дублируя информацию с помощью публикации в газете.

Другие инструкции:  Карьера в СДЭК

Воздействовать на недобросовестного поставщика, защищая имущество работодателя, тоже бывает нелегко. Он нарушает сроки, меняет ассортимент, не соблюдает качество товара, нарушает требования к таре и упаковке. Какие существуют правовые механизмы обеспечения, например, сроков поставки?

Это возможно, если в договоре указать: «Из всех сумм, подлежащих уплате поставщику, покупатель вправе удерживать пени, убытки, штрафы и т.д.». Таким образом, если компания должна заплатить такому поставщику миллион рублей, 100-110 тыс. руб. будет удерживаться в качестве пеней и неустоек, после направления контрагенту соответствующего письма.

И теперь пусть уже поставщик, несогласный с суммой неустойки, идет в суд — закон дает такую возможность. Теперь уже он будет писать претензию, оплачивать госпошлину и юриста, идти в суд и дожидаться непонятного результата. Этот пример демонстрирует две важные вещи: как важно предвосхитить развитие событий, указав соответствующую строку в договоре, и управлять правовыми рисками (в данном случае — задержки оплаты или доставки).

Безусловно, ситуация будет другой, если ваш контрагент — монополист. Он является сильной стороной и навязывает компаниям свои условия. Это банки, страховые компании, такие структуры, как РЖД или Газпром. Но даже после заключения договора с ними у компании есть возможность обжаловать определенные пункты через суд, ссылаясь на то, что она — слабая сторона и условия соглашения были навязаны.

Поддержание и развитие правовой культуры организации обязывает юриста объяснять неблагоприятные правовые последствия решений тем сотрудникам, которые участвуют в правовой, договорной деятельности компании. Их много и они могут не иметь юридического образования и лично не подчиняться юридической службе.

Специалист договорного отдела: как организовать договорную работу в компанииАлексей Голощапов, кандидат юридических наук, преподаватель Русской Школы Управления

Кадровики не уточнили у юриста, есть ли доверенность у увольняющегося сотрудника. (Замечу: я советую всегда включать юриста в обходной лист. Это особенно полезно, если компания плохо расстается с работником, который по доверенности может подписать любые документы от имени компании, в которой уже не работает). Или, допустим, компания дополнительно нанимает по договору маркетинговую компанию для проведения акции в помощь уже имеющимся в штате маркетологам. У юристов сразу возникают налоговые риски, поскольку Налоговая инспекция может счесть необоснованным расходом сумму на сторонних специалистов. 

Или грузчики перепутали место доставки и привезли мебель не тому человеку, который все принял и расписался в получении. Юрист знает, что возник большой правовой риск и помнит ст. 312 ГК РФ, в которой сказано: «Должник, исполняя обязательство, обязан убедится в личности кредитора и обязан потребовать от кредитора доказательств, что он является надлежащим получателем товаров, работ и услуг». Но грузчики этого не знают. И не проверяют получателя. Отсюда возникает большое количество споров, которые отчасти относятся к области управления правовыми рисками.

Здесь может помочь принцип Эстоппель, который подразумевает запрет на непоследовательное поведение. То есть нельзя поступать в противоречии со своими предыдущими поступками и высказываниями. В ГК его нет, но он активно применяется судами в экстренных ситуациях (потеря накладной, ее подписание лицом без полномочий). Например, кладовщик принял по доверенности партию товара, покупатель ее оплатил. Но во второй раз у него доверенности не было, между тем, партию он принял. А покупатель оказывается платить за доставленный товар, мотивируя это отсутствием разрешительных документов у кладовщика. Но на вторую партию доставки правовые нормы начинают действовать по принципу «из обстановки». То есть, если в первый раз оплаченный товар был доставлен, принят этим человеком и все было в порядке, то противоположное поведение компании может быть оспорено.

Юрист не может прогнозировать планы работы отделов продаж, маркетинга, но может наладить взаимодействие с разными подразделениями, чтобы их руководители и сотрудники тоже понимали правовые риски своих решений. В этом случае маркетологи напишут служебную записку, что они сами не справляются с поставленной задачей, или поменяют должность — здесь уже юрист подскажет выход.

Эффективным механизмом поддержания правовой культуры организации станет консультирование коллег, работников. Как о внутреннем распорядке, так и о действующем законодательстве. Это может быть инструктаж, подготовка памятки: в какой ситуации запросить доверенность, когда она не может быть ксерокопией (которые не являются доказательством в суде), где нужно включить текст о полномочиях в договор (в отношении тех, кто подписывает акт выполненных работ или приема-передачи, отгружает груз).

Проведите ревизию должностей, на которых сотрудники совершают действия с правовыми последствиями, и напишите для них памятку. В ней укажите алгоритм действий, а затем соберите общее собрание и объясните все правовые риски. Памятку можно раздать под роспись.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

  • Финансовые службы.
  • Юристы.
  • Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
  • Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

  1. Обоснование необходимости составления договора. 

  2. Обоснование выбора контрагента.

  3. Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

  4. Срок согласования для каждого подразделения. 

  5. Пояснительную записку с дополнительной информацией.


Лист согласования также должен содержать:

  • ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
  • Визу ответственного исполнителя.
  • Визы руководителей ответственного исполнителя.
  • Вид документа (договор, допсоглашение).
  • Наименование контрагента.
  • Список визирующих лиц.
  • Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов).

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании. 

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами.

Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Другие инструкции:  ЕКС: ИНЖЕНЕР-ИСПЫТАТЕЛЬ

Должностная инструкция ведущего юриста: нюансы квалификации

Рассмотрим особенности разработки должностной инструкции на примере ведущего юриста.

Первым нюансом, на который следует обратить внимание разработчику ДИЮ, является уровень квалификации специалиста. Этот вопрос напрямую связан с качеством осуществляемых им юридических услуг.

Пока для юристов не разработан профессиональный стандарт, работодатель вправе предусмотреть в ДИЮ тот уровень образования, который он считает наиболее приемлемым для выполнения юридической работы в данной компании. В отношении стажа действует аналогичный порядок.

ВАЖНО! В разрабатываемом проекте профстандарта для должности корпоративного юриста (юрисконсульта) предлагается установить обязательное высшее образование (специалитет, магистратура) и стаж в должности юрисконсульта или корпоративного юриста 3–4 года.

Какие квалификационные требования предусмотрены утвержденным профстандартом для бухгалтера, смотрите в материале «Должностная инструкция ведущего бухгалтера — образец».

Каковы нюансы составления должностных инструкций главного или старшего юрисконсульта? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и прочитайте рекомендации эксперта, что важно учесть при составлении должностных инструкций юрисконсультов.

Должностные обязанности

  • составление документов, подтверждающих учреждение организации, фирмы и т.д.;
  • регистрация нанимающей или дочерней организации в реестрах;
  • документальное оформление выпуска ценных бумаг;
  • внесение правок в существующую документацию;
  • установление юридических актов для организации (но находящихся в рамках законодательства РФ и трудового кодекса);
  • вычитка выпущенных вышестоящим начальством распоряжений и актов на наличие отклонений от законодательства РФ и трудового кодекса, внесение поправок в соответствии с законодательством страны или сообщение начальству о недопустимости работы с данными распоряжениями;
  • отслеживание юридической документации нанимающей организации на всех стадиях ее прохождения в других инстанциях;
  • подготовка предписаний, рекомендаций и правок в документации сотрудников организации, если содержание этой документации противоречит законодательству РФ, трудовому кодексу, каким-то региональным подзаконным актам;
  • отслеживание и регламентация всех договоров, которые составляет или подписывает организация;
  • создание или утверждение форм для документации внутри фирмы;
  • оценка законности действий представителей организации или законности действий других физических и юридических лиц по отношению к ней;
  • создание нотариального удостоверения договора;
  • государственная регистрация вышеозначенного документа;
  • работа со всеми видами юридических претензий, как в адрес организации-нанимателя, так и по отношению к другим юридическим лицам от организации-нанимателя, отстаивание интересов нанимателя и курирование всего процесса, от подачи претензий до их разрешения;
  • иски на компанию или же предъявленные кому-то компанией-нанимателем также являются работой юрисконсульта. Когда дело доходит до судебных разбирательств, наниматель обычно предпочитает нанимать юриста, который будет заниматься судебным делом, но юрисконсульт обязан консультировать своего нанимателя в данном вопросе;
  • если работодатель не нанимает другого юриста, то возможно представление организации в арбитражном суде;
  • конструирование всех необходимых документов и заявок на лицензирование, регистрацию товарного знака и прочих юридических производственных вопросов, также их отправка и отслеживание статуса поднятого вопроса;
  • составление договоров, которые регламентируют отношения материальной ответственности внутри компании;
  • изготовление документации, которая регламентирует учет производимых материальных ценностей, продукции, нематериальных товаров (услуги);
  • порядок получения компанией каких-либо материальных ценностей;
  • в ходе проверок юрисконсульт представляет интересы компании перед проверяющими, не зависимо от того, какого уровня именно проверка (санитарные нормы, налоговая, даже пожарная безопасность);
  • юридическая консультация для сотрудников нанимающей организации, причем, если это оговорено в трудовом договоре, не только по рабочим вопросам, но и по личным проблемам юридического плана;
  • создание справок для сотрудников (при запросе таких с места работы).

Должностные обязанности юриста

Служебные обязанности юриста включают в себя конкретный список задач:

  • актуализация правовой базы компании
  • составление договоров и сопровождение сделок
  • работа с внутренним документооборотом
  • визирование документов
  • управление рисками компании на уровне юридической службы
  • оформление лицензий и разрешений
  • составление исков и претензий
  • работа с органами власти
  • консультации сотрудников компании

Но не всегда юрист выполняет все задачи, которые он должен. Отслеживать эффективность работы руководителю отдела помогает должностная инструкция.

Для чего юристу нужна должностная инструкция

Должностная инструкция в коммерческих организациях необязательна. На крупных предприятиях, в государственных и муниципальных структурах документ воспринимается как анахронизм. Но должностная инструкция юриста на предприятии – не формальность. Документ нужен по нескольким причинам:

  • это гарантия безопасного сотрудничества – в случае разногласий документ может стать доказательством в суде
  • в инструкции можно обозначить общие положения по работе штатного юриста
  • четко прописать права и обязанности, чтобы не было вопросов от сотрудников по выполнению задач
  • обозначить ответственность в случае ошибок
  • отслеживать выполнение задач, меняя документ в зависимости от потребностей компании

Задачи юриста в организации

Принято считать, что представлять интересы организации в суде – основная функциональная обязанность юрисконсульта. Но на самом деле, функций у юриста в компании больше:

  • отвечать за документацию, чтобы вся работа компании велась в рамках закона
  • отслеживать и пресекать нарушение законодательства, которое ведет к финансовым потерям
  • выстраивать сотрудничество с поставщиками, заказчиками, органами власти
  • использовать нормы права в интересах компании

Юрист – главный в компании по вопросам законодательства. От его компетенций напрямую зависит работа организации. Тонкости нормативно-правовых актов, изменения в законах, досудебные соглашения – за все эти вопросы должен отвечать юрисконсульт.

Также на юриста возлагается ответственность по подготовке всех юридических документов в организации. Важно это сделать быстро и без ошибок.

Упростите подготовку юридических документов вместе с программой «Юрайт». Узнать подробнее

Как правильно оформлять должностную инструкцию

Сверху надо написать название инструкции, а ниже – должность, имя и должность сотрудника, утвердившего документ, и дата утверждения. Затем идет основная часть.

В заключении подписи оставляет непосредственный начальник и сам юрисконсульт. Специалист должен оставить подпись под документом до начала работы – это гарантирует, что сотрудник познакомился с текстом инструкции и согласен с ним.

Важно регулярно обновлять инструкцию, иначе документ быстро устаревает и становится формальностью. Актуализировать информацию надо: при появлении новых бизнес-процессов, при реструктуризации компании или открытии филиалов. То есть, во всех случаях, когда функционал сотрудника меняется.

Область недвижимости

Задача юриста — обеспечить систематизированный учет объектов недвижимости организации и обеспечить его государственную регистрацию. Один из механизмов обезопасить недвижимость клиента — запрет на совершение сделок без личного присутствия. Необходимо обратиться в Росреестр, чтобы собственник компании написал, что сделки по доверенности невозможны.

Любая компания — живой организм. Эффективность работы ее сотрудников (и юристов в том числе) зависит от степени взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями. Именно юристы сталкиваются с самыми негативными сторонами работы компании: несвоевременными поставками, жалобами клиентов, исками.

Текст: Светлана Щербак

Понятие юридической службы

В законодательстве отсутствуют какие-либо нормативные или разъяснительные акты, в которых достаточно подробно давалось бы понятие и описание юридической службы (ЮС). Давно устарели советские стандарты 70-х годов прошлого века, например, из-за использования таких фраз:

«Руководитель юридической службы консультирует работников по вопросам трудового права». Скорее всего, сегодня юрист, давший работнику подробную инструкцию, как избежать увольнения, вскоре сам потеряет работу. Мы предлагаем базовое, короткое и емкое определение:

Юридическая служба организации — это подразделение, осуществляющее правовое обеспечение ее деятельности.


Именно юрист определяет, что законно или незаконно в деятельности компании, защищает ее права и обязанности, выстраивает схемы сделки, формирует договорную базу и политику. 

Другие инструкции:  Приказ Министерства здравоохранения РФ от 12.11.2012 N 906н "Об утверждении Порядка оказания медицинской помощи населению по профилю "гастроэнтерология" | ГАРАНТ

Права

  • выполнять запросы на предоставление ему необходимой информации по той или иной деятельности организации-нанимателя для успешного выполнения работы;
  • быть лицом-представителем организации-нанимателя в правовых вопросах;
  • вести переписку по вопросам, связанным с юриспруденцией, от лица нанимателя;
  • вводить указания, связанные с юридической стороной работы организации, обязательные для исполнения другими сотрудниками;
  • работать со специалистами других юридических отраслей по профессиональным вопросам;
  • устранять обнаруженные нарушения правовых норм в организации;
  • информировать о нарушителях законодательных и правовых норм в рамках организации вышестоящее начальство;
  • обращаться в более высокие инстанции (при их наличии) организации при нарушениях со стороны непосредственного начальства;
  • вносить предложения по оптимизации, улучшению правовых отношений внутри организации;
  • требовать соблюдения правил эргономики в выделенном рабочем пространстве;
  • требовать соблюдения распорядка рабочего дня (не работать сверх нормы).

Права юриста

К разработке разделов, посвященных правам и функциональным обязанностям ведущего юриста, работодателю необходимо подходить с особой скрупулезностью.

ВАЖНО! Чем полнее будут описаны в ДИЮ права работника, тем качественнее и своевременнее будут исполняться им обязанности.

Например, для выполнения своей трудовой функции специалисту юридического профиля необходима информация из подразделений компании о взаиморасчетах с контрагентом, не исполняющим денежных обязательств. Для получения такой информации юристу необходимы полномочия по осуществлению от своего имени разного рода запросов (актов сверок, первичных документов и др.).

Если работнику не предоставить такого права, при больших масштабах компании процесс согласования соответствующих запросов по инстанциям может отнимать очень много времени, что непременно негативно отразится на качестве работы юридической службы.

При разработке этого раздела необходимо:

  • разграничить виды принимаемых специалистом решений — какие он вправе принимать самостоятельно, а что относится к компетенции вышестоящего руководства;
  • указать, от каких подразделений и ответственных лиц ведущий юрист имеет право запрашивать информацию;
  • конкретизировать виды и объемы запрашиваемой информации;
  • привести перечень документов, которые вправе подписывать ведущий юрист без согласования с руководителем;
  • предусмотреть право ведущего юриста давать структурным единицам и другим специалистам обязательные для исполнения указания по правовым аспектам производственно-хозяйственной деятельности компании.

Точная формулировка прав позволит работнику выполнять трудовые обязанности, речь о которых пойдет в следующем разделе.

Преимущества заказа услуг по договорной работе в юридической компании

Сторонняя юридическая организация сможет оказать более компетентную помощь при составлении договоров и документов, которые необходимы для сотрудничества с партнерами. Во-первых, юридическая компания имеет в штате узкоспециализированных сотрудников, которые работают только по договорной работе.

Во-вторых, компания обладает гораздо большим опытом в таких делах, сможет предусмотреть возможные нюансы при составлении документов, тем самым обезопасить своего клиента. В-третьих, аутсорсинговые услуги специалистов сторонней юридической фирмы, как правило, гораздо дешевле содержания в штате юриста.

Договорная работа в компании – очень важная деятельность, поэтому необходимо грамотно подходить к выбору сотрудника, который будет ей заниматься вне зависимости от того, работает он в штате или на аутсорсинге.

Претензионно-исковая работа

Претензионно-исковая работа требует:

  • Подготовки с соответствующими службами претензий, исков. 
  • Ответов на них от имени организации в суды, представительства. 
  • Анализа претензий и результатов их рассмотрения. 
  • Участия в рассмотрении материалов о дебиторской задолженности для получения долгов, требующих принудительного взыскания


В итоге нужно представить руководству рекомендации, как избежать претензий и отвечать на иски, как списать безнадежную задолженность, как организовать работу приема качества и количества товара.

В некоторых компаниях есть претензионные отделы, не входящие в юридическую службу. Им тоже нужно писать инструкцию по подготовке претензий. Ведь она теперь не просто формальный документ, а основание для подачи иска. Стоит сделать типовую форму претензий в текстовом формате, в которой какие-то формы будут неизменны. Это облегчит работу и юристу, и подразделениям компании.

Программа подготовки должностной инструкции

Инструкция для юриста – это руководство к действию, и важно обеспечить сотруднику быстрый доступ к документу. Упрощает работу с должностными инструкциями юристов программа «Юрайт: Судебно-претензионная работа». Софт дает доступ ко всем локальным актам компании в электронном формате.

Понятный интерфейс и приятный дизайн делают работу с программой простой и удобной. Даже неопытные пользователи ПК могут быстро разобраться с функционалом.

Программа «Юрайт: Судебно-претензионная работа» решает следующие задачи:

  1. Планирование. В софте есть планировщик, куда можно вносить любые события, например, заседания суда, встречи или совещания.
  2. Визирование документов. Согласовать можно как внутренние документы компании, так и договоры с партнерами.
  3. Претензионно-исковая работа. В программе можно сохранять любые документы, касающиеся претензий, судов, исполнительных листов.
  4. Корпоративно-правовая работа. Например, хранение уставных документов или ведение реестра собственников.
  5. Консультирование сотрудников. В софте есть встроенный сервис для предоставления консультаций отделам компании по запросу.
  6. Отчетность. Программа может сформировать отчет и отправить руководству.

Весь комплекс задач, которые стоят перед юридическим отделом, можно решить в программе «Юрайт: Судебно-претензионная работа».

Работа с доверенностями

Один из важнейших инструментов, который требует внимания к деталям. Нужен журнал который для систематизации учета доверенностей можно вести в электронном виде, в форме таблицы. Не забудьте поставить «напоминалки» (в том же Excel) об окончании срока доверенности.

Кроме учета важно контролировать отмену доверенности. Не только в отношении увольняемых сотрудников, но и в качестве стратегического рычага ее выдачи. Основной риск юридической службы — подписание документов лицом без полномочий. Сейчас число сделок по поддельным доверенностям или по доверенностям, отозванным задним числом, приобрело массовый характер. Этот риск тоже надо учитывать.

Чем занимается специалист по договорной работе в штате

Специалист по договорной работе должен иметь юридическое образование. Существуют два вида специалистов по договорной работе: штатный специалист, работающий непосредственно в компании и сторонний юрист, осуществляющий услуги по договорам на аутсорсинге.

Каждая конкретно взятая компания зачастую самостоятельно определяет функциональные обязанности такого специалиста в штате. То есть в компании такому работнику могут поручить сопровождение договоров, другому исполнение, а третьему договорную и претензионную работу.

Поэтому деятельность штатного сотрудника определяется в зависимости от целей и задач компании в данном направлении деятельности и закрепляется должностной инструкцией. В некоторых организациях при большом количестве работы с договорами формируется целый договорной отдел.

Юрист по договорной работе

Этапы договорной работы в организации

Заключение договора проходит через шесть стадий.

  1. От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
  2. Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
  3. Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
  4. Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
  5. Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
  6. Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.

Дополнительный пункт — преобразование подписанного электронного договора в бумажный договор, простановка печатей.

1 этап: инициатива заключения договора


Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.  

Если вы занимаетесь подготовкой:

  1. Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

  2. Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

  3. Согласуйте условия с контрагентом.

Оцените статью
Добавить комментарий