В штате организации нет должности кассира. Организация хочет возложить обязанности кассира на ведущего бухгалтера с доплатой. Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности в данном случае? Вправе ли она ставить свою подпись на месте подписи кассира на кассовых документах?

Что делать компаниям с несколькими кассами

У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.

Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.

После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.

Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.

Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.

После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.

Общие положения

1. Бухгалтер-кассир ответственен за комплекс операций по работе с наличными средствами.
2. Бухгалтер-кассир принимается на работу и освобождается от неё распоряжением директора фирмы.
3. Бухгалтер-кассир подчиняется главному бухгалтеру.
4. На время отсутствия бухгалтера-кассира его функции принимает на себя помощник главного бухгалтера.

Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим требованиям:

• законченное среднее образование по экономическому профилю или прошедшее дополнительную профессиональную подготовку по данной специальности;
• трудовой стаж в сфере учетно-контрольных операций — от 3 лет.

Бухгалтер-кассир обязан разбираться в следующих вопросах:

• законодательство по бухгалтерскому учету;
• действующие нормативы по операциям с наличными средствами;
• действующие планы счетов и правила корреспонденции между ними;
• правила оформления платежных документов;
• правила проверки первичной документации;
• нормы работы с наличными деньгами;
• особенности ведения бухгалтерского учета, применяемые в организации;
• принципы проведения аудита и инвентаризации;
• подготовка справок по состоянию наличности в ответ на соответствующие запросы;
• внесение соответствующих записей в кассовую книгу;
• нормы по взаимодействию с сотрудниками банков по вопросам, связанными с наличными средствами;
• правила проведения платежей в безналичной форме;
• использование соответствующей оргтехники.

Бухгалтер-кассир руководствуется:

• законодательством РФ;
• внутренней документацией фирмы;
• содержанием данной инструкции.

Функции

1. Оформление операций по приему наличных и их выдаче.
2. Составление списка негодных купюр.
3. Отслеживание изменений в нормах и законах, регулирующих сферу наличного денежного оборота.
4. Взаимодействие с инкассаторами и сотрудниками банка по операциям с наличными средствами.
5. Оформление и хранение документов по операциям с наличными.
6. Информирование главного бухгалтера о возможных проблемах в зоне своей ответственности.
7. Изготовление справок и отчетов по своей зоне ответственности.
8. Мониторинг ситуации с лимитами денежных средств.
9. Ведение кассовой книги.
10. Обеспечение хранения принятых наличных сумм, их выдачи и учета.
11. Помощь в проведении дистанционных платежей.
12. Отслеживание соответствий наличных сумм их документарному оформлению.
13. Оформление соответствующих бухгалтерских проводок.
14. Участие в разработке политики бухгалтерского учета фирмы.
15. Внесение соответствующей информации в базу данных фирмы.

Ответственность

Бухгалтер-кассир может быть привлечен к ответственности в следующих случаях:

1. За нарушения законов, совершенных в период своей рабочей деятельности, — в соответствии с нормами, определенными в соответствующем законодательстве.
2. За нарушение внутренних правил фирмы по конфиденциальности — в границах, которые оговорены в соответствующем законодательстве.
3. За неисполнение своих функций, либо их ненадлежащее исполнение, — в соответствии с трудовым законодательством.

Права

Бухгалтер-кассир обладает следующим набором прав:

1. Получать от работников информацию и документы, которые нужны для осуществления своей деятельности.
2. Получать от коллег по бухгалтерии и других отделов помощь в своей деятельности, с согласия соответствующих руководителей.
3. Требовать от руководства бухгалтерии и фирмы создания условий, которые нужны для выполнения своих обязанностей.
4. Предоставлять главному бухгалтеру предложения по возможным путям улучшения работ в зоне своей ответственности.
5. Ставить подпись на необходимых платежных документах.
6. Знакомиться с теми проектами решений руководства, которые затрагивают его деятельность.

Условия труда

1. Бухгалтер-кассир получает от фирмы возможность повышения своей квалификации путем оплаты работодателем соответствующего профильного обучения, но не чаще, чем раз в 2 года.
2. Рабочий график специалиста определяется на основе соответствующих внутренних документов.
3. Премии и льготы бухгалтеру-кассиру предоставляются в соответствии со стандартами фирмы, закрепленными в соответствующих документах, в пределах, данных трудовым законодательством.

Должностная инструкция продавца-кассира — главбух-инфо

Зачем нужна должностная инструкция кассира

Этот документ необходим по нескольким причинам: помимо основного предназначения – регламентации служебного функционала, он позволяет руководству эффективно управлять подчиненными и служит доказательством при решении споров и конфликтов в судебном порядке (причем как с одной, так и с другой стороны).

Зачем нужна кассовая дисциплина

Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.

Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.

Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.

Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.

Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.

Зачем составляется инструкция?

Должностная инструкция входит в число документов, регулирующих трудовые отношения внутри фирмы. Инструкцию составляют с целью:

• формализация ключевых рабочих моментов;
• согласование специалистом и нанимателем основных аспектов совместной работы;
• возможного использования в правовых спорах по трудовым вопросам;
• наблюдения за качеством и объемом работы специалиста.

И для специалиста, и для его нанимателя документ служит не только для выстраивания рабочих отношений, но и как средство профилактики внутренних конфликтов на предприятии.

Как быть с обособленными подразделениями

Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.

Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.

Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.

Как выдавать деньги

В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.

Кроме того, кассир должен убедиться, что деньги он будет выдавать тому, кто указан в расходном кассовом ордере или в ведомости — платежной или расчетно-платежной. Это значит, что получатель должен предъявить паспорт.

Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.

Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.

Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.

На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:

На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.

Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.

Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.

Как принимать наличные

Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.

Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.

Как рассчитываться наличными

Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.

Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.

Лимит соблюдают компании и ИП, которые рассчитываются между собой. Физлиц и самозанятых это не касается. Например, если человек покупает в магазине диван за 300 000 Р наличными, лимит не действует. Но если этот же диван купит ИП для своего офиса, то наличными он сможет отдать только 100 000 Р, остальное — безналом.

Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.

Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.

Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.

Какие документы нужны для работы с наличными

Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:

1. Приходный кассовый ордер — ПКО.
2. Расходный кассовый ордер — РКО.
3. Кассовая книга.
4. Платежная ведомость.
5. Книга учета кассиром принятых денежных средств.

Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.

Приходный кассовый ордер — ПКО. ПКО подтверждает, что наличные поступили в кассу. Заполняет документ бухгалтер по форме № КО-1, утвержденной Госкомстатом, — указывает номер ордера, дату, кто вносит деньги, основание, сумму цифрами и прописью.

Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену.

В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.

Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.

Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.

В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.

Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.

Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину

За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.

Какие правила нужно знать при работе с документами

Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.

Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.

При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.

В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.

Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.

В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции.

Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.

Лимит остатка кассы

Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.

Сумма считается по формулам, приведенным в приложении к Указанию № 3210-У. Их всего две — по объему поступлений денег и по объему выдачи. Организация выбирает, по какой формуле будет считать, и руководитель утверждает рассчитанный лимит приказом.

Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.

Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.

Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.

Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.

Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:

Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк

Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.

Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.

Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:

Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке

Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.

О чем нужно помнить

1. Кассу должны вести все организации, у кого есть расчеты наличными. Для ИП из кассовых документов обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными.
2. Если кассиров несколько и они передают деньги друг другу, каждый из них ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
3. Хранить деньги в кассе можно только в пределах лимита остатка наличных денег. Этот лимит организации рассчитывают самостоятельно, по формулам, разработанным Центробанком. Малые предприятия и ИП могут не устанавливать лимит и хранить любые суммы наличными.
4. Рассчитываться наличными между организациями и ИП можно только в пределах 100 000 Р по одному договору.
5. За нарушение кассовой дисциплины налоговая может оштрафовать ИП, организацию, ее директора и главного бухгалтера.

Общие положения

• В первом разделе под названием «Общие положения» следует указать, к какой категории работников относится кассир (специалист, технический персонал, рабочий и т.д.) и основания для начала исполнения трудовых функций (приказ, распоряжение директора и т.п.).
• Затем нужно вписать непосредственного руководителя кассира (без написания конкретных фамилий) и требования по уровню образования, стажу и опыту, без наличия которых сотрудник не может быть допущен к работе.
• После этого в этом же разделе нужно перечислить все законы, акты, нормативы и документы с которыми кассир обязан быть знаком, а также знание кассового аппарата и правила обращения с ним.
• Здесь же вписывается сотрудник, который будет замещать его в период отсутствия на рабочем месте (также без указания конкретных имен).
• В заключение в этом разделе следует указать, какими нормативными документами руководствуется кассир при исполнении рабочих обязанностей (обычно это устав, приказы и распоряжения руководства, законодательные акты и т.п.).

Общий раздел

Базовый раздел, посвященный описанию основных аспектов рабочего взаимодействия. Здесь прописывают требования к квалификации кандидата, ожидаемые от него навыки, кто его замещает на время отсутствия и тому подобные моменты. Основным в разделе является список навыков, которые требуются от специалиста. Данные навыки должны соответствовать его рабочим обязанностям.

В небольших организациях обязанности кассира может выполнять штатный бухгалтер. Для этого со специалистом заключается соответствующий договор, по которому за дополнительную плату бухгалтер берет на себя и функции кассира.

Ответственность

В разделе в общем виде дается перечень оснований для привлечения работника к ответственности. Конкретные виды наказаний тут не описывают, поскольку степень вины определяется лишь в ходе соответствующих разбирательств.

Ответственность продавца-кассира

Продавец-кассир несет материальную ответственность за сохранность вверенных ему для продажи и работы имущества и других материальных ценностей и денежных средств.Кроме того, продавец-кассир несет ответственность:4.1.

За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3.

Права

Раздел дает перечень прав специалиста. Эти права стандартны, но работодателем могут добавляться дополнительные возможности для бухгалтера-кассира. Так, можно делегировать ему право привлекать других работников фирмы для решения своих задач.

Права кассира

В разделе «Права» нужно подробно расписать полномочия и инициативы кассира, которыми он может пользоваться, чтобы выполнять свою работу максимально качественно и эффективно

Правила составления должностной инструкции

В законе нет такого понятия, как должностная инструкция кассира, соответственно, не существует и единого ее образца. Организации вправе самостоятельно разрабатывать должностные инструкции сотрудников или писать их (при минимальных корректировках) по распространенным шаблонам.

Должностная инструкция всегда содержит несколько разделов, основные из которых: «Общие положения» «Обязанности», «Права», «Ответственность», но иногда этот список пополняется и другими пунктами, такими как «Право подписи», «Прочие условия» и т.д.

Документ должен быть заверен подписью самого кассира, руководителем подразделения (главным бухгалтером, начальником отдела кадров и т.п.), а также директором предприятия.

Подпись кассира будет свидетельствовать о том, что он ознакомился с возлагаемыми на него функциями, согласен с ними и понимает лежащую на нем ответственность.Удостоверять должностную инструкцию печатью не обязательно, так как она относится к внутренней документации предприятия.

Принципы написания должностной инструкции

В действующем законодательстве нет установленных требований по составлению должностных инструкций. Такая ситуация дает простор для работодателей по составлению разделов документа исходя из своих нужд. На практике работодатели используют типовые инструкции, дорабатывая их в соответствии с особенностями деятельности компании. В инструкцию включают 4 базовых раздела, конкретизирующих основные направления работы специалиста:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Ответственность.
4. Права.

Крупные работодатели могут добавлять к этим разделам и дополнительные, когда требуется более четко прописать какие-то моменты. Так, в некоторых инструкциях отдельно добавляют разделы про условия работы, должностные связи, требования к квалификации и условия для оценки качества специалиста.

Требования к сотрудникам можно прописывать, опираясь на соответствующий профессиональный стандарт, порядок применения которого определен в статье 195.3 ТК. Также статья 57 ТК прямо гласит, что требования к квалификации сотрудников должны определяться на основе соответствующего профстандарта.

Условия работы

В «Условиях работы» следует указать, чем регламентируются условия работы, а также какие-то особенности (например, служебные командировки, сменный график, неполный рабочий день и т.п.).

В конце инструкцию надо согласовать с сотрудником, несущим ответственность за соблюдением норм и правил, прописанных в данном документе. Сюда следует вписать его должность, название предприятия, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись и дать ей расшифровку.

Аналогичным образом чуть ниже следует указать данные о кассире: его фамилию, имя, отчество (полностью), должность, наименование компании, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом.

Функции

Здесь дается краткое описание работ, которые закреплены за специалистом. Важно не перегружать специалиста второстепенными обязанностями, что может создать помехи для него в выполнении основных функций.

Шапка

• Сначала вверху документа посередине нужно указать его наименование.
• Затем в правой верхней части необходимо оставить несколько строк для утверждения должностной инструкции директором компании.
• Тут следует вписать его должность, название организации, фамилию, имя, отчество, оставить строку для подписи с расшифровкой и поставить дату составления документа.

Вывод

Безналичные расчеты — один из важнейших процессов для любого бизнеса.

Чтобы обеспечить их безошибочное ведение, работу бухгалтера на этом участке нужно подробно регламентировать с помощью должностной инструкции.

Этот документ необходим не только в текущей работе, но при разрешении возможных конфликтов.