Должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории [Категория работников].

1.2. Квалификационные требования: [Квалификационные требования].

1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется директору (генеральному директору)  [Организация] (далее — «Компания»).

1.4. Делопроизводитель в своей работе должен руководствоваться:

 — действующим законодательством Республики Казахстан;

  — настоящей должностной инструкцией;

  — положениями, политиками и процедурами Компании и другими актами работодателя;

1.5. Делопроизводитель должен знать:

  — Законодательные и нормативные правовые акты, постановления, указы и решения органов исполнительной власти, а также нормативно-методические документы других органов управления (власти), регламентирующие организацию делопроизводства в Компании.

  — Цели, стратегию развития и бизнес-план Компании.

  — Профиль, специализацию и организационную структуру Компании.

  — Теоретические основы делопроизводства.

  — Правила обращения с документацией.

  — Этику устного и письменного делового общения.

  — Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в делопроизводстве.

1.6. Делопроизводитель должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: [Навыки, знания].

2. Обязанности Делопроизводителя

2.1. Делопроизводитель​ обязан:

2.1.1. Осуществляет организационно-методическое руководство делопроизводством в Компании.

2.1.2. Осуществляет контроль над исполнением документов.

2.1.3. Осуществляет прием, учет и регистрацию документов.

2.1.4. Обрабатывает и вносит входящую и исходящую корреспонденцию в единую систему электронного документооборота Компании (если имеется).

2.1.5. Осуществляет прием и отправку корреспонденции Компании.

2.1.6. Анализирует документооборот в Компании.

2.1.7. Контролирует своевременное исполнение входящих документов, производит отметки об их исполнении в журналах учета входящей корреспонденции.

2.1.8. Соблюдает нормы законодательства Республики Казахстан, трудовую дисциплину и иные нормы положений, политик и процедур Компании и других актов работодателя.

2.1.9. Готовить и представлять на рассмотрение непосредственному руководителю отчетные документы по своей работе, а также предложения, направленные на ее совершенствование.

2.1.10. Поддерживать взаимодействие с коллегами в интересах обеспечения максимальной эффективности делопроизводства.

3. Права Делопроизводителя 

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Пользоваться в служебных целях техническими средствами, находящимися в распоряжении Компании.

3.1.2. Проводить проверки организации делопроизводства и работы с документами в структурных подразделениях Компании, доводить итоги проверок в установленном порядке до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

3.1.3. Давать руководителям подразделений поручения и рекомендации по вопросам делопроизводства, доводить до их сведения распоряжения и указания непосредственного руководителя по вопросам делопроизводства, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.4. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

3.1.5. Обращаться к непосредственному руководителю с предложениями, направленными на совершенствование делопроизводства.

3.1.6. Осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Республики Казахстан, положениями, политиками и процедурами Компании и другими актами работодателя.

3.1.7. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы делопроизводства.

3.1.8. Иные права установленные Трудовым кодексом Республики Казахстан и Трудовым договором.

4. Ответственность Делопроизводителя:

4.1. Делопроизводитель несет ответственность за:

4.1.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей.

4.1.2. Нарушение норм, предусмотренных Должностной инструкцией, Трудовым договором,  положениями, политиками, процедурами и иными  актами Компании.

4.1.3. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности.

4.1.4. Причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Казахстан.

4.1.5. Последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных  настоящей Должностной инструкцией, Трудовым договором и иными  актами Компании.

4.1.6. Невыполнение приказов и распоряжений непосредственного руководителя.

4.1.7. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Компании и иной конфиденциальной информации.

4.1.8. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

 С инструкцией ознакомлен(-а), согласен(-а), один экземпляр получил(-а)_______________________________________________

УТВЕРЖДАЮ

Начальник

Отдел образования

___________ / Кадырова Г.Е.

03.10.2021

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

делопроизводителя

село Балкашино

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель принимается и освобождается от должности руководителем Отдел образования.

1.2. Квалификационные требования.

На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

Делопроизводитель должен знать:

– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Отдел образования;

– основные положения делопроизводства в Отдел образования;

– структуру Отдел образования;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

– основы организации труда;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– основы Трудового кодекса РК;

– Правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

– принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в Отдел образования;

– в соответствии с резолюцией руководителей Отдел образования передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;

– ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

– отправляет исполненную документацию адресатам;

– ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

– ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

– подготавливает и сдает в архив Отдел образования документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;

– обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

– получать от специалистов Отдел образования информацию, необходимую для осуществления своей деятельности;

– представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства в Отдел образования;

– требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

4. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

– за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в соответствии с действующим Трудовым кодексом РК;

– за причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством РК.

СОГЛАСОВАНО

____________________ /

03.10.2021

С должностной инструкцией ознакомлен(а):

____________________ /

03.10.2021