Должностная инструкция заведующего канцелярией : Кадровое агентство по подбору персонала в Москве и РФ. Рекрутинг.

Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Права: Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

Взаимодействовать: с руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.

С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

Ответственность: За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РК. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РК. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РК.

Работники канцелярии суда имеют право на:

• 1)работу, отвечающую профессиональной подготовке и квалификации;
• 2)условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены;
• 3)профессиональную переподготовку и повышение квалификации;
• 4)охрану труда; 5)оплату труда в размере, установленном законодательством, а также поощрение за добросовестное, инициативное исполнение должностных обязанностей;
• 6)отдых, который обеспечивается предоставлением еженедельных выходных дней, праздничных нерабочих дней и оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков;
• 7)пособия по социальному страхованию, социальное обеспечение по возрасту, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством;
• 8)отпуск без сохранения заработной платы и учебный отпуск, согласно законодательству;
• 9)возмещение вреда, причиненного здоровью или имуществу в связи с исполнением служебных и трудовых обязанностей;
• 10)уважение личного достоинства, справедливое и уважительное отношение к себе со стороны председателя, председателей коллегий и иных должностных лиц и граждан;
• 11)продвижение по службе с учетом квалификации, способностей, добросовестного исполнения своих служебных обязанностей;
• 12)непосредственное обращение к председателю суда, председателям коллегий и администратору судов по личным вопросам;
• 13)другие полномочия, предусмотренные законодательством.

Работники канцелярии суда обязаны:

• 1)обеспечивать соблюдение Конституции Республики Казахстан, законов и других нормативно-правовых актов Республики Казахстан;
• 2)соблюдать трудовую дисциплину, обеспечивать своевременное выполнение функций по отправлению правосудия;
• 3)предъявлять при приеме на работу документы и сообщать сведения личного характера, предусмотренные законодательством, а также информировать обо всех изменениях, происшедших в запрошенных сведениях, в частности, об изменении адреса, семейного положения и т.д.;
• 4)повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения служебных обязанностей;
• 5)соблюдать дисциплину труда — вовремя приходить на работу, соблюдать установленную продолжительность рабочего времени, использовать все рабочее время для производительного труда;
• 6)осуществлять полномочия в пределах предоставленных им прав и в соответствии с должностными обязанностями;
• 7)рассматривать судебные дела в точно назначенное время;
• 8)заседания коллегий, судебные заседания проводить в судейских мантиях;
• 9)соблюдать культуру судебного процесса; судебным приставам требовать от участников процесса и других лиц, участвующих в рассмотрении дел, при входе в зал судебного заседания отключать сотовые телефоны;
• 10)в служебных и во внеслужебных отношениях соблюдать нормы судейской этики, правила служебной этики государственных служащих, установленные законодательством;
• 11)бережно относиться к средствам оргтехники и другому имуществу суда, поддерживать чистоту на рабочем месте, соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов;
• 12)экономно использовать расходные материалы и другие материальные ресурсы суда, не допускать ведения международных, междугородных и местных телефонных переговоров, пользования связью Интернета, не вызванных служебной необходимостью;
• 13)проявлять скромность, не подчеркивать своего должностного положения;
• 14)воздерживаться от действий, препятствующих работникам канцелярии суда выполнять служебные (трудовые) обязанности;
• 15) проявлять вежливость, уважение и терпимость к гражданам, обращающимся в суд;
• 16)уважительно относиться к государственному и другим языкам народа Казахстана, многообразию его обычаев и традиций;
• 17) иметь опрятный внешний вид, соответствующий положению судьи и государственного служащего;
• 18) работникам необходимо передать заведующему канцелярией суда по акту приема-передачи находящиеся в их распоряжении в надлежащем виде кабинет, материальные ценности;
• 19)при отсутствии на рабочем месте принять меры к извещению об этом председателей коллегий и руководителя аппарата.
• 20)хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать сведения, ставшие известными в связи с исполнением должностных обязанностей и рассмотрением конкретных судебных дел;
• 21)соблюдать требования правил об охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности и производственной санитарии;
• 22)не допускать проявлений бюрократизма и волокиты при рассмотрении обращений граждан, в установленные законом сроки принимать по ним необходимые меры;
• 23)принимать меры по устранению причин, нарушающих установленный режим работы, и немедленно сообщать о случившемся председателям коллегий и руководителю аппарата суда;
• 24)соблюдать требования настоящих Правил, а также установленный порядок работы со служебными документами.

Работники канцелярии суда не вправе:

• 1)выносить из здания суда имущество, документы, предметы или материалы, принадлежащие суду, без соответствующего на то разрешения;
• 2)приносить в здание суда взрывчатые, отравляющие и пожароопасные вещества, а также предметы или товары, предназначенные для продажи, пользоваться нестандартными электроприборами и нагревателями;
• 3)вывешивать объявления вне отведенных для этого местах без соответствующего разрешения;
• 4)использовать оргтехнику и выполнять на рабочем месте работу, не связанную с исполнением должностных обязанностей;
• 5)выносить судебные дела из здания суда, выдавать документы, дела и копии судебных актов посторонним лицам, а также консультировать участников процесса и других граждан;
• 6)совершать деяния (действия или бездействия), способные нанести ущерб своей репутации, репутации суда, судебной системе или судебному сообществу;
• 7)находиться в помещении суда в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
• 8)курить в местах, не оборудованных и не отведенных для этого.

Ответственность за нарушение трудовой дисциплины устанавливается в соответствии с законодательством.

На работников канцелярии суда ведется табель учета рабочего времени, в соответствии с законом Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан» устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота, воскресенье) и следующая продолжительность рабочего дня: с 9-00 до 18-30 (8 часов), начало рабочего дня 9-00, перерыв на обед с 12-30 до 14-00, окончание рабочего дня 18-30

Прием граждан работниками канцелярии суда осуществляется в течение рабочего времени — в соответствии с графиком, утвержденным председателем суда. Работники канцелярии суда могут быть привлечены к работе сверх установленной продолжительности рабочего времени в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством. По распорядительному документу председателя областного суда время перерыва на обед и соответственно окончания рабочего дня может изменяться.

Очередность предоставления ежегодных отпусков работникам канцелярии суда устанавливается председателем суда с учетом необходимости обеспечения бесперебойной работы суда и благоприятных условий для отдыха его работников, по заранее утвержденному графику.

По желанию работника канцелярии суда очередной отпуск может предоставляться по частям. Графики отпусков составляются на каждый календарный год не позднее, чем за месяц до наступления календарного года и доводятся до сведения всех судей и работников канцелярии суда. О времени начала отпуска судья или работник канцелярии извещаются не позднее, чем за две недели до его начала.

Запрещается в рабочее время: отвлекать работников канцелярии судов для выполнения поручений и проведения мероприятий, не связанных непосредственно с их служебной деятельность; созывать собрания, заседания и совещания по вопросам, не связанным с реализацией полномочий суда, кроме случаев, установленных законами.