- приложение n 30. должностной регламент секретаря-референта | гарант
- Общие положения
- I. общие положения
- Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция дис
- Главный инструмент секретаря – информация
- Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
- Контроль исполнения – функция секретаря
- Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
- Образец должностной инструкции секретаря руководителя
- Общие положения
- Функции
- Ответственность
- Права
- Требования к процессу контроля исполнения
приложение n 30. должностной регламент секретаря-референта | гарант
Приложение N 30
к приказу Министерства
иностранных дел
Российской Федерации
от 26 декабря 2021 г. N 24949
Примерный должностной регламент федерального государственного гражданского служащего центрального аппарата Министерства иностранных дел Российской Федерации
УТВЕРЖДАЮ
______________________________________________
(наименование должности представителя нанимателя
либо лица, уполномоченного нанимателем)
___________ _____________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
от «___»_____________201__ г.
Должностной регламент секретаря-референта
_________________________________________________________
(указать наименование отдела и департамента)
II. Квалификационные требования к уровню профессионального образования, стажу гражданской службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей, а также при наличии соответствующего решения представителя нанимателя — к специальности, направлению подготовки 3
5. Для замещения должности секретаря-референта устанавливаются следующие требования:
а) наличие высшего образования;
б) наличие базовых профессиональных знаний: знание государственного языка Российской Федерации (русского языка); знание Конституции Российской Федерации, федеральных законов от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»4, от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ «О противодействии коррупции»5 и Федерального закона о гражданской службе; основ делопроизводства, управления и организации труда; процесса прохождения гражданской службы; норм делового общения; форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в органах государственной власти (далее — государственные органы), включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; служебного распорядка МИД России; порядка работы со служебной и секретной информацией, режимных требований; правил охраны труда и противопожарной безопасности;
д) наличие профессиональных навыков, необходимых для:
работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения центрального аппарата МИД России; обеспечения выполнения поставленных руководством задач; планирования и организации своей работы; эффективного использования служебного времени; анализа и прогнозирования деятельности на порученном участке; ведения деловых переговоров и бесед, в том числе с представителями иностранных государств и международных организаций; публичного выступления перед отечественной и иностранной аудиториями; ведения политической и информационно-разъяснительной работы; поддержания взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, представителями субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, деловых кругов, общественными, научными и религиозными организациями, официальными лицами, иностранными и международными структурами; получения необходимой информации; подготовки и редактирования дипломатических и служебных документов, в том числе писем, ответов на запросы, отчетов, нот, записей бесед, справок и информации, осуществления их экспертизы; нормотворческой деятельности; систематического повышения профессиональных знаний; использования в работе опыта и мнения коллег, иностранной и международной практики, современных научных достижений; пользования современной оргтехникой и программными продуктами; работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями (далее — ИТС), в том числе с ИТС «Интернет», в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, с базами данных, подготовки презентаций, использования графических объектов в электронных документах, управления электронной почтой; разработки инициативных предложений по совершенствованию работы на порученном участке;7
III. Должностные обязанности, права и ответственность
7. Основные права и обязанности секретаря-референта, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой и особенностями прохождения гражданской службы в системе МИД России, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14 — 18 Федерального закона о гражданской службе 9 и статьями 4, 5, 8 Федерального закона от 27 июля 2021 г. N 205-ФЗ «Об особенностях прохождения федеральной государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации).
Секретарь-референт в соответствии со статьей 20.2 Федерального закона о гражданской службе 10 обязан представлять представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в ИТС «Интернет», на которых он размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать за исключением случаев размещения общедоступной информации в рамках исполнения должностных обязанностей гражданского служащего.
8. Секретарь-референт осуществляет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами (распоряжениями) МИД России, поручениями Министра иностранных дел Российской Федерации и его заместителей, поручениями директора Департамента (указать наименование департамента) и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), поручениями начальника отдела (указать наименование отдела и департамента).
IX. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности
17. Эффективность профессиональной служебной деятельности секретарь-референт оценивается по следующим показателям:
выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;
своевременности и оперативности выполнения поручений;
качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);
профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);
способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
осознанию ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений.
------------------------------
1 При указании области профессиональной служебной деятельности рекомендуется использовать справочник квалификационных требований к специальностям, направлениям подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для замещения должностей государственной гражданской службы с учетом области и вида профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих (далее — Справочник квалификационных требований), предусмотренный частью 8 статьи 12 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2021, N 27, ст. 3477; 2021, N 1, ст. 63; 2021, N 27, ст. 4157) (далее — Федеральный закон о гражданской службе).
2 При указании вида профессиональной служебной деятельности рекомендуется использовать Справочник квалификационных требований.
3 При заполнении раздела II настоящего должностного регламента рекомендуется использовать Справочник квалификационных требований.
4 Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 22, ст. 2063; 2021, N 22, ст. 3091.
5 Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст. 6228; Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 31 октября 2021 г.
6 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по созданию, развитию и администрированию информационных систем в центральном аппарате МИД России, а также использованию программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие профессиональные знания: систем взаимодействия с гражданами и организациями; учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения федеральными государственными органами основных задач и функций; систем межведомственного взаимодействия; систем управления государственными информационными ресурсами, информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных; систем управления электронными архивами, систем информационной безопасности, систем управления эксплуатацией.
7 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по созданию, развитию и администрированию информационных систем в центральном аппарате МИД России, а также использованию программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие профессиональные навыки: работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями, с системами межведомственного взаимодействия, с системами управления государственными информационными ресурсами, с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных, с системами управления электронными архивами, с системами информационной безопасности, с системами управления эксплуатацией.
8 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по обработке персональных данных (любые действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных), то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие пункты:
— обработка персональных данных, принятие необходимых правовых, организационных и технических мер или обеспечение их принятия для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
— прекращение в случае расторжения служебного контракта обработки персональных данных, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей (в случае расторжения с ним служебного контракта).
9 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2007, N 10, ст. 1151, N 16, ст. 1828; 2008, N 13, ст. 1186, N 30, ст. 3616, N 52, ст. 6235; 2021, N 5, ст. 459; 2021, N 48, ст. 6730; 2021, N 50, ст. 6954; 2021, N 19, ст. 2329, N 27, ст. 3462, ст. 3477, N 43, ст. 5454, N 48, ст. 6165; 2021, N 52, ст. 7542; 2021, N 41, ст. 5639; 2021, N 27, ст. 4157; 2021, N 1, ст. 46, N 15, ст. 2139, N 31, ст. 4741, ст. 4824; 2021, N 32, ст. 5100; Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 31 октября 2021 г.
10 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2021, N 27, ст. 4157.
11 Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 33, ст. 3196; 2009, N 29, ст. 3658.
------------------------------
Общие положения
- Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
- Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
- Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
- высшее образование;
- опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
- знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
- владение навыками стенографии;
- знание английского языка не ниже уровня Advanced.
- Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
- Секретарь руководителя обязан знать:
- действующие в организации правила делопроизводства;
- правила проведения деловых встреч и переговоров;
- нормы встреч с зарубежными партнёрами;
- правила делового этикета;
- соответствующее программное обеспечение;
- английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
- руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
- основы стенографии;
- нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
- правила использования офисного оборудования;
- востребованные офисные программы;
- принципы соблюдения действующих норм безопасности;
- правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
- Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:
- актуальными нормами и законами;
- документами организации;
- разделами данной инструкции.
I. общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].
1.4. Секретарь должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— устав предприятия;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. [Вписать нужное].
Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция дис
Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.
ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.
Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.
Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.
При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.
К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь.
Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».
Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.
Главный инструмент секретаря – информация
Контроль исполнения, пожалуй, это одна из самых непростых функций секретаря. Здесь очень важен человеческий фактор, ведь в процесс вовлечены и работники, и топ-менеджеры.
Будем честны: секретарь, в силу специфики должности, не может самостоятельно улучшить исполнительскую дисциплину в организации. У него для этого попросту нет административного ресурса. Ведь секретарь не вправе давать работникам поручения, наказывать за их неисполнение или поощрять за хорошую работу.
Не может он и выполнять работу за сотрудников. Но в рамках своих компетенций и обязанностей секретарь, безусловно, способствует улучшению дисциплины. Продуманный и описанный секретарем порядок организации контроля исполнения документов (поручений) вкупе с административным ресурсом и заинтересованностью руководителя являются залогом долговременной эффективности этого процесса.
При этом главный инструмент в руках секретаря – информация. Работа становится эффективной тогда, когда информация отвечает всем требованиям: она достоверная, полная, точная. Но главное – актуальная, то есть вовремя доведенная до работников и полученная от них, своевременно представленная руководителю.
Итак, руководитель ставит секретарю задачу усилить контроль исполнения поручений. Скорее всего, шеф ожидает, что секретарь будет держать руку на пульсе и, заметив нештатную ситуацию, поставит шефа в известность. И, конечно, не упустит из виду ни одно из поручений начальника.
Для комфортной и эффективной работы рекомендуем секретарю:
- Подумать над моделью организации контроля исполнения документов (поручений), отвечающей специфике организации и стилю работы конкретного руководителя, а также существующим требованиям к контролю исполнения.
- Наладить информационное взаимодействие «руководитель–секретарь», «секретарь–исполнители».
- Обеспечить регламентацию процесса контроля исполнения документов (поручений). При этом особое внимание стоит уделить вопросам разграничения ответственности между участниками процесса.
- Своевременно и точно выполнять установленные операции.
Остановимся на наиболее важных аспектах, влияющих на эффективность контроля исполнения ( это четыре этапа жизненного цикла контрольного поручения):
- Фиксация поручения и постановка на контроль.
- Доведение поручения до сведения исполнителя.
- Координация деятельности по исполнению поручений.
- Фиксация исполнения и снятие с контроля.
Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
Составление ДИС позволит:
- избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
- ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
- претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
- сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.
Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.
С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:
Контроль исполнения – функция секретаря
Как правило, в этот бизнес-процесс в той или иной степени вовлечены все секретари. Если организация небольшая, то секретарь выполняет львиную долю делопроизводственных операций, в том числе контроль исполнения документов (поручений). Если же компания крупная и в ней есть полноценная служба делопроизводства, обязанности часто распределяются.
Почему контроль исполнения – функция секретаря? Во-первых, контроль исполнения предполагает непосредственное взаимодействие с руководителем и действия в его интересах. Ведь на контроль ставят не только документы, но и отдельные поручения руководителя.
Во-вторых, если работа идет в штатном режиме, контроль исполнения не требует постоянного отвлечения от текущих дел, что важно в условиях многозадачности. Так, например, секретарь должен оперативно регистрировать документы (по факту их поступления), а собирать информацию и напоминать о контрольных сроках он может в удобное время в течение рабочего дня.
В-третьих, большинство топ-менеджеров сегодня рассматривают контроль исполнения документов и поручений как главную функцию секретаря или помощника, таких работников чаще назначают ответственными за выполнение именно этой задачи. В ответ на такой запрос руководителей эту трудовую функцию подробно описали разработчики Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[4] (далее – Профстандарт № 447).
Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».
ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.
К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.
Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.
Например:
- секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
- секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
- секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.
К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:
- окончить среднюю школу;
- обладать элементарной грамотностью;
- иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.
Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.
Образец должностной инструкции секретаря руководителя
Общие положения
- Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
- Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
- Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
- высшее образование;
- опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
- знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
- владение навыками стенографии;
- знание английского языка не ниже уровня Advanced.
- Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
- Секретарь руководителя обязан знать:
- действующие в организации правила делопроизводства;
- правила проведения деловых встреч и переговоров;
- нормы встреч с зарубежными партнёрами;
- правила делового этикета;
- соответствующее программное обеспечение;
- английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
- руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
- основы стенографии;
- нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
- правила использования офисного оборудования;
- востребованные офисные программы;
- принципы соблюдения действующих норм безопасности;
- правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
- Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:
- актуальными нормами и законами;
- документами организации;
- разделами данной инструкции.
Функции
На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:
- Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
- Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
- Организация значимых звонков для руководителя.
- Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
- Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
- Ведение списка посетителей и организация их приема.
- Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
- Ведение соответствующей должностной документации.
- Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
- Выполнение деловых распоряжений руководителя.
- Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
- Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
- Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
- Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.
Ответственность
Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
- За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
- За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.
Права
Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:
- Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
- Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
- Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
- Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
- Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
- Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
- Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.
Требования к процессу контроля исполнения
Порядок организации контроля исполнения документов и поручений, как правило, фиксируют в инструкции по делопроизводству. В дополнение к инструкции в организации могут разрабатывать и иные нормативные документы, регламентирующие этот бизнес-процесс, например, регламент контроля исполнения документов (поручений).
При разработке инструкции по делопроизводству мы руководствуемся:
Перечислим основные операции по контролю исполнения, которые служба делопроизводства должна выполнять в соответствии с указанными документами (Алгоритм).
В каких случаях, как и когда проверять и регулировать ход исполнения?
- Предварительный контроль и напоминание о приближении сроков исполнения документов (поручений) необходимы в случае, если срок исполнения превышает один месяц (см. п. 6.9 Примерной инструкции).
- Напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) можно в СЭД[3] (см. п. 6.11 Примерной инструкции).
- Направлять напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают, рекомендуют за 3–5 дней до окончания срока исполнения документа (см. п. 6.15 Примерной инструкции).
Служба делопроизводства не должна отвечать за контроль по существу
Нормативные акты определяют, что служба делопроизводства отвечает за контроль сроков исполнения, в то время как контроль по существу возлагается на руководителя или иное должностное лицо организации.
