Разработка инструкции по работе с электронными документами

Что представляет собой типовая должностная инструкция

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ. В любом случае требовать от работника исполнения должностной инструкции можно лишь тогда, когда с этим документом работник ознакомлен письменно. Один экземпляр должностной инструкции должен быть вручен работнику, иначе он не сможет этот документ исполнять.

Если работник выполняет трудовые обязанности без должностной инструкции или без их конкретизации в трудовом договоре, работодателю будет сложно принудительно заставлять работника выполнять какую-то работу, привлекать его к дисциплинарной ответственности, лишать премии и т.п.

Типовая должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

Раздел 1. Общие положения

В этом разделе приводятся требования к образованию и стажу работника.

Работодатель вправе установить в должностной инструкции квалификационные требования для кандидатов.

Так, одним из документов, устанавливающих требования к квалификации работника, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37. Вместе с тем Квалификационный справочник не является нормативно-правовым документом, а поэтому приведенные в нем требования носят рекомендательный характер (п.2 Постановления Минтруда России от 21.08.1998 г. №37).

Для некоторых работников обязательно применение профстандартов. При этом чтобы сотрудник не лишился льгот и компенсаций, наименование должности нужно указывать как в профсандарте. Например, для медиков, работников авиации. Для медицинской сестры действует новый стандарт «Медицинская сестра/медицинский брат» (утв. Приказом Минтруда РФ от 31.07.2020 г. №475н). Для аудиторов стандарт утвержден в 2021 году – «Аудитор» (утв. Приказом Минтруда РФ от 19.10.2021 № 728н).

Раздел 2. Должностные обязанности

В этом разделе указывается функционал работника.

Должностные обязанности устанавливаются в зависимости от разряда работника, категории служащего, чина и т.п. При этом квалификация тем выше, чем выше разряд. Поэтому у рабочих или служащих одной профессии, но разных квалификаций будут различаться должностные обязанности и, соответственно, размер оклада.

Раздел 3. Права

В этом разделе описываются права, которые необходимы работнику для выполнения должностных обязанностей.

Например, работник имеет право запрашивать через непосредственного своего руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Раздел 4. Ответственность

В этом разделе указываются ответственность работника за несоблюдение должностной инструкции, а также иных локальных нормативных актов работодателя.

Пределы ответственности определяются должностью работника. Например, кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности.

Общая часть

1. Редактор сайта нанимается и увольняется руководителем фирмы, которой принадлежит этот интернет-ресурс.
2. Редактор сайта подчиняется замдиректора по маркетингу.
3. При временном отсутствии редактора (заболевание, повышение квалификации и пр.) его функции на определенный срок передаются приказом замдиректора по маркетингу другому профильному специалисту.
4. Специалист, претендующий на эту позицию, обязан подходить под следующие требования:
   • высшее образование в сфере интернет-маркетинга;
   • профильные курсы повышения квалификации;
   • опыт управления сайтами от года.
5. Редактор сайта обязан разбираться в:
   • нормативной базе, регулирующей ведение сайтов и интернет-рекламу;
   • критериях качества сайта;
   • методах анализа качества сайта (контент, дизайн, юзабилити и пр.);
   • этапах анализа сайтов конкурентов и лидеров отрасли;
   • методах работы с аналитическими интернет-системами (Яндекс-Метрика, Google Analytics);
   • особенностях товаров и услуг, продвигаемых через сайт;
   • основах продвижения сайта через онлайн-ресурсы и социальные сети;
   • современных практиках развития сайтов;
   • принципах работы поисковых систем;
   • правилах использования языка HTML и других веб-технологий, применяемых при работе с сайтом;
   • принципах работы с профильными ресурсами, агрегаторами, форумами и прочими источниками, используемыми для поиска актуального контента;
   • основах редакторской правки текстов;
   • принципах проверки текстов и изображений на качество и оригинальность;
   • методах работы с фрилансерами и другими исполнителями, привлекаемыми для работы над сайтом;
   • принципах антивирусной защиты от внешних воздействий;
   • принципах работы интернет-регистраторов, хостингов, провайдеров;
   • основах делового документооборота;
   • теоретических принципах экономики, рекламы, интернет-маркетинга, PR-продвижения.
6. Редактор сайта руководствуется:
   • актуальными нормами и законами;
   • отраслевыми правилами;
   • документацией фирмы;
   • этой инструкцией.

Функции

Редактор сайта ответственен за:

1. Поддержание качества контента и функционала сайта.
2. Управление сайтом через панель административного доступа.
3. Принятие мер по техническому обеспечению функционирования сайта.
4. Мониторинг позиций и посещаемости сайта с помощью соответствующих систем интернет-аналитики.
5. Обеспечение актуальности присутствия сайта на профильных площадках и в социальных сетях.
6. Принятие мер по соблюдению актуальности параметров безопасности сайта.
7. Подготовку предложений для руководства фирмы по продвижению и развитию сайта.
8. Мониторинг качества и позиций сайтов конкурентов и отраслевых лидеров.
9. Внесение редакторских правок в новые тексты, размещаемые на сайте, с целью их корректности и соответствие требованиям поисковой оптимизации.
10. Подбор нового контента с помощью специализированных Интернет-ресурсов.
11. Подготовка ТЗ для третьих лиц, выполняющих работы по сайту.
12. Отслеживание качества работ, связанных с сайтом, проводимых третьими лицами.
13. Проведение предварительной модерации комментариев и отзывов.
14. Заполнение документов, необходимых по правилам делопроизводства фирмы.
15. Координацию своей деятельности с отделом маркетинга.
16. Отслеживание корректности контента сайта с точки зрения соблюдения законов и отраслевых стандартов.

Ответственность

Редактор сайта отвечает за:

1. Ущерб, который был получен фирмой из-за его действий, — в размерах, указанных в соответствующем законодательстве.
2. Допущенные в своей работе нарушения норм и законов, — в соответствии с разделами актуального законодательства.
3. Невыполнение своих служебных функций — в границах, данных в трудовом законодательстве и внутренних правилах фирмы.

Права

Редактор сайта имеет полномочия:

1. Знакомиться с проектами решений руководства фирмы, затрагивающих работу сайта.
2. Распоряжаться бюджетом, выделенным на функционирование сайта, по согласованию с замдиректора по маркетингу.
3. Руководить подчиненными сотрудниками.
4. Вносить руководству предложения по поощрению, найму и увольнению работников, занятых в обслуживании сайта.
5. Иметь доступ к внутренним документам и информации, необходимыми в своей работе.
6. Привлекать, по согласованию с соответствующими руководителями, служащих фирмы для выполнения работ, связанных с развитием сайта.
7. Визировать документы в пределах своей ответственности.
8. Участвовать в совещаниях руководящего состава фирмы, на которых обсуждаются вопросы, связанные с деятельностью сайта.
9. Представлять фирму во взаимоотношениях с третьими лицами, занятыми в развитии сайта.

Аспекты написания должностной инструкции

При написании инструкций работодатели используют два варианта документа: стандартный и расширенный. В наиболее распространенном стандартном варианте инструкция состоит из четырех частей:

• Общая часть.
• Служебные функции.
• Должностные возможности.
• Ответственность за нарушения.

Если инструкция составляется для топ-менеджеров или наиболее ответственных сотрудников, то к этим базовым частям могут быть добавлены:

• Условия работы.
• Критерии оценки результативности (KPI).
• Параметры взаимодействий с другими сотрудниками.
• Условия внесения изменений в инструкцию.

Расширенный формат инструкции, хотя и не такой простой и гибкий, как стандартный вариант, позволяет документировать большую часть взаимодействия с сотрудником.

Внимание! Для редактора сайта, в зависимости от его направления — новостной, продающий, тематический, — могут потребоваться дополнительные навыки. Например, в сфере знания английского или определенных языков программирования. Тогда их нужно перечислить в данном разделе.

Бланки должностных инструкций

Ниже представлены бланки должностных инструкций:

Примечание: организации, для которых установлен профстандарт по должности бухгалтера должны применять соответствующий бланк.

Взаимоотношения

Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.

Задачи и функции

Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.

Заполненные образцы должностных инструкций

Ниже представлены образцы заполнения должностных инструкций:

Как согласовать инструкцию

«Астрал.ЭДО/1С-ЭДО» поможет:

«Астрал.ЭДО/1С-ЭДО» интегрируется в «1С:Предприятие» и не требует установки дополнительных программ с контрагентами можно работать в привычных системах 1С.

Оставьте заявку на установку, наш региональный представитель свяжется с вами для уточнения нюансов и заключения договора.

Кто разрабатывает инструкцию

Сотрудники службы документационного обеспечения управления (ДОУ), пользователи систем электронного документооборота (СЭД) и сотрудники организации-оператора.

Новая должностная инструкция

Должностные инструкции с установленным перечнем обязанностей распространяются на вновь принятых работников, которые ознакамливаются с ними не позднее дня подписания трудового договора. Подписывая трудовой договор, стороны устанавливают конкретный объем и содержание трудовых обязанностей работника.

Согласие работника также требуется и в случае изменения его трудовой функции. По общему правилу изменение трудовой функции является изменением условий трудового договора, которое допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст. 72 ТК РФ).

Работодатель вправе разработать новую должностную инструкцию для работника, не изменяя при этом условия трудового договора.

Судебная практика, определяя пределы внесения изменений в должностную инструкцию, исходит из того, что работодатель вправе изменить в одностороннем порядке содержание должностной инструкции, если такое изменение не касается трудовой функции работника.

Важно! При разработке должностных инструкций нужно учитывать нормы трудового законодательства и специфику деятельности компании, а не ограничиваться типовыми инструкциями, скачанными из Интернета или из справочных правовых систем.

Образец должностной инструкции редактора сайта

Общая часть

Вступительная часть отведена под описание общих должностных параметров: требований к квалификации кандидата на должность, порядку его назначения, временной замены, подчинения и других. Квалификационные характеристики имеют особую значимость: они обязаны обеспечить приход на должность кандидата, который сможет на высоком уровне решать вопросы, перечисленные во втором разделе.

Внимание! При определении квалификации и остальных характеристики редактора сайта можно ориентироваться на профстандарт 06.013, утвержденный Минтрудом в 2021 году. В нем описаны аспекты деятельности специалиста по информационным ресурсам.

Общие положения

В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.

Обязанности

Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.

Обязательные реквизиты

Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:

• дата и номер документа;
• наименование организации и место составления;
• визы согласования;
• подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
• гриф утверждения.

Особенности составления и подписания должностной инструкции

Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:

• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
• штатное расписание;
• положение о структурных подразделениях;
• иные организационные документы работодателя.

Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).

Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция).

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.

Ответственность

Раздел перечисляет основания для возможного наказания сотрудника за совершенные им должностные нарушения. Обычно сюда включают 3-4 параграфа с наиболее распространенными нарушениями. Но поскольку наказание определяется в ходе административных и юридических процедур, обладающих значительными нюансами и сложностью, то эти параграфы имеют упрощенный характер.

Права

Статья 21 ТК содержит перечень прав, гарантированных любому сотруднику. Задача данного раздела — документировать дополнительные возможности, предоставленные ему нанимателем. Сюда же можно поместить и дополнительные льготы, предоставленные работодателем: частичную оплату обучения, компенсацию определенных служебных расходов и пр.

После написания инструкция должна пройти определенный путь оформления. Она рассматривается:

• Юристом, специализирующемся на трудовом праве, — на предмет соответствия действующему законодательству.
• Сотрудником или руководителем кадрового отдела — на отсутствие противоречий с правилами фирмы и положениями трудового договора.
• Делопроизводителем — на корректность оформления документа.
• Профильными специалистами и руководителями фирмы — на соответствие отраслевым требованиям и профессиональным стандартам.

После окончания проверок готовится чистовик инструкции. Он поступает на подпись к руководителю фирмы. Предварительно его качество удостоверяют своими подписями руководители и специалисты, участвовавшие в проверке инструкции. Окончательным этапом становится проставление подписи самим сотрудником, для которого и создавался документ.

Разделы инструкции

В инструкции прописывают классификацию документов, порядок согласования, полномочия сотрудников, ссылки на главные законы.

Пример разделов в инструкции:

Общие положения. Цели и задачи СЭД; указывает, что положения инструкции распространяются на всех сотрудников компании, которые имеют отношение к электронным документам.

Терминология. Определения всех терминов и понятий, нужных при работе с СЭД.

Ссылки на нормативные источники. Важные для ЭДО законы: требования ГОСТа «Управление документами», положения федеральных законов №63,
№149,

№ 122,

Постановление Правительства РФ №754,

распоряжение Правительства РФ №1403-Р и другие акты, в зависимости от особенностей компании.

Правила организации оборота документов в СЭД. Главный раздел инструкции, который описывает, порядок работы электронными документами:

Пользователи СЭД. Закрепляет права и обязанности пользователей системы и распределяет их по группам:

При необходимости добавляют правила замещения, по которым доступ к системе дают другим сотрудникам.

Классификация и наименование документов в СЭД. Распределяет документы по типам для удобства в работе.

Функции

Базовая часть инструкции, в которой перечислены задачи, решаемые сотрудником. Помимо профильных, характерных для конкретной профессии, они включают и вспомогательные, которые зависят от требований конкретного работодателя. Во многие инструкции отдельно включают обязанности по соблюдению работником правил пожарной безопасности, трудовой дисциплины и других обязательных стандартов.