Должностная инструкция делопроизводителя Акты, образцы, формы, договоры Консультант Плюс

Должностная инструкция делопроизводителя  Акты, образцы, формы, договоры   Консультант Плюс Должностные инструкции

Основные требования к делопроизводителю

При подаче резюме и приеме на работу важно помнить о том, чего от вас ждет работодатель.

  • Высшее экономическое образование (также в счет идут архивоведение и делопроизводство);
  • Владение ПК и офисной техникой на пользовательском уровне;
  • Работа с документами (анализирование, обработка, подготовка к архивации и т.д.);
  • Умение коммуницировать;
  • Опыт работы на аналогичной должности (срок определяет работодатель при размещении вакансии).

Ну и конечно же не стоит забывать о личных качествах, которые важны не меньше, чем знания — аналитический склад ума, хорошая память, стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение работать в режиме многозадачности, способность к продолжительной концентрации внимания, умение решать проблемы без скандалов и адекватное восприятие к критике.

Основные моменты написания документа

Действующее законодательство не содержит указаний по параметрам создания должностных инструкций. В результате работодатели могут спокойно создавать документы, приспособленные для их потребностей. На практике они применяют переделки типовых инструкций, используя определенные стандарты делового документооборота.

  • Общая часть.
  • Обязанности сотрудника.
  • Его ответственность.
  • Его права.

К этим частям можно добавить и ещё несколько, в которых описаны условия труда, параметры оценки сотрудника или требования к его квалификации. Эти разделы особо популярны у крупных работодателей, имеющих дело с многочисленными сотрудниками, выполняющими разнообразные операции.

По оформлению инструкции стандарты требуют применения к ней основных атрибутов делового документа: расшифровки подписей, наличия реквизитов организации и пр.

Функции

Инспектор по кадрам отвечает за следующие вопросы:

  1. Ведение текущего учета по кадровому составу организации.
  2. Взаимодействие с коллегами по вопросам ведения документации по персоналу.
  3. Обеспечение документирования кадровых изменений в организации.
  4. Подготовка мероприятий по профессиональной аттестации работников организации.
  5. Участие в планировании трудовой политики организации.
  6. Консультирование менеджеров и сотрудников организации по вопросам документарного обеспечения кадровой деятельности.
  7. Ведение личных дел сотрудников и внесение необходимых сведений в базы данных организации.
  8. Подготовка необходимой документации по персоналу для контролирующих инстанций.
  9. Участие в подготовке аналитических отчетов по вопросам кадрового обеспечения организации.
  10. Учет графиков отпусков, больничных, деловых командировок.
  11. Подготовка трудовой документации и справок для персонала.
  12. Подготовка документации по кадрам для архивирования, а также обеспечение её текущего хранения.
  13. Документарное обеспечение перечисления сотрудникам премий, дополнительных выплат, предоставленных им льгот.
  14. Осуществление текущего контроля по соблюдению графиков работ и трудовой дисциплины.
  15. Взаимодействие с сотрудниками проверяющих инстанций по вопросам кадров организации.

Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2021 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Актуальные требования к должностной инструкции


При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2021 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2021 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2021 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года.

Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2021 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция дис

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

Другие инструкции:  Должностная инструкция Прораб 2019 | Образец должностной инструкции прораба с учетом профстандартов Минтруда РФ

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

  1. знание правил составления различных бумаг;
  2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
  3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
  4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
  5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста. 

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

  • обладать хорошими аналитическими способностями;
  • уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
  • иметь хорошую память и усидчивость;
  • быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Должностные инструкции и обязанности делопроизводителя, образец должностной инструкции —

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2021 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.
1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
— гражданское,
— трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

Другие инструкции:  Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 28 февраля 2011 г. № 155н “Об утверждении Порядка оказания медицинской помощи населению по профилю "оториноларингология" и "сурдология-оториноларингология"

II. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.

III. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

  1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
  2. Передача документов на исполнение.
  3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
  4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
  5. Контроль за неразглашением данных.
  6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

  • профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2021 № 691н;
  • Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2021 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2021 № 2020-ст;
  • квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.


Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

  • вести учет личного состава компании;
  • оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
  • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
  • выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
  • вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
  • представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
  • контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
  • обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
  • готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
  • составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
  • организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
  • осуществлять воинский учет.

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

  • избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
  • ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
  • претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
  • сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

Другие инструкции:  Должностная инструкция помощника повара школьной столовой (профстандарт)

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Как стать профессиональным делопроизводителем?

Делопроизводитель — профессия, которая требует особой подготовки. Ведь то большое количество обязанностей, которые возлагаются на него, должны выполняться в срок. Ваша целеустремленность, усидчивость и желание сделать все хорошо должны подкрепляться большим багажом знаний.

Высшее образование — ключ к получению должности делопроизводителя в крупной компании. Об этом мы уже упоминали выше.

Однако, чтобы вырасти из базового уровня знаний и улучшить качество работы как своей, так и предприятия, на котором работаете, мы советуем пройти доступное для каждого повышение квалификации по кадровому делопроизводству.

Перейдя по ссылке, вы можете выбрать любой курс из тринадцати возможных по данному направлению и начать продвигаться прямо сейчас.

В нашем центре дистанционного обучения «Профакадемия» есть все для того, чтобы стать лучше по направлению «Делопроизводство». С нами вы откроете двери в новый мир своей профессии, узнав ее со всех сторон, изучив «с головы до ног».

Наши курсы созданы для того, чтобы вы могли прокачать не только знания, но и получить перспективы продвижения по карьерной лестнице в паре с ростом заработной платы.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

Например:

  • секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
  • секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
  • секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

  • окончить среднюю школу;
  • обладать элементарной грамотностью;
  • иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.


К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

  • на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
  • на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
  • на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.

Судебная практика: должностная инструкция делопроизводителя

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 13 «Порядок назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком» Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
(Р.Б. Касенов)
Суд удовлетворил требования общества к региональному отделению Фонда социального страхования РФ о признании недействительным (незаконным) решения об отказе принять к зачету расходы на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; о выделении средств на возмещение расходов, произведенных обществом на выплату страхового обеспечения; о взыскании судебных расходов по уплате государственной пошлины. Как указал суд, назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются работодателем по месту работы застрахованного лица (ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). В рассматриваемом случае суд пришел к выводу о том, что наличие трудовых отношений между работником и обществом подтверждается трудовым договором с дополнительным соглашением, приказом о приеме на работу, должностной инструкцией делопроизводителя, копией трудовой книжки застрахованного лица, табелями учета рабочего времени, штатным расписанием, а также представленными доказательствами фактического выполнения застрахованным лицом трудовых обязанностей по ведению документооборота общества. Фонд не представил доказательства невозможности застрахованным лицом, с учетом наличия у него высшего профессионального образования, выполнять обязанности делопроизводителя, относящегося к категории технических исполнителей, не требующего специальных познаний.
Оцените статью
Добавить комментарий