«Должностная инструкция. Правила применения должностной инструкции»

Основные элементы

В должностных инструкциях разъясняется, за что отвечает сотрудник и что от него ожидается. Подготовка полного, подробного описания работы является первым и важнейшим шагом в процессе выбора. Важно! Должностная инструкция предоставляет потенциальным кандидатам четкое описание и основную цель должности, а также помогает им понять, смогут ли они выполнять эти обязанности. Кандидаты, которые понимают, что не смогут выполнять все обязанности или не соответствуют минимальным требованиям, могут выходить из конкурса сами, что в конечном итоге делает процесс найма более эффективным.Должностная инструкция определяет основные и дополнительные задачи, которые закреплены за определенной должностью. Она регулирует иерархию подчиненности, а также может описывать нужную квалификацию, минимальные требования, условия работы, желательные навыки и опыт.Должностные инструкции обычно включают:

• Общее описание, содержащее концепцию и конкретные обязанности должности;
• Общее описание подразделения в контексте отдела;
• Список типичных основных и дополнительных функций/обязанностей, сгруппированных по смежным категориям;
• Обязанности, разделенные по проценту от времени, затраченного на каждую из них или группу аналогичных задач;
• Подпись и дата сотрудника и руководителя.

Что дает должностная инструкция:

• Определяет обязанности сотрудника, соответствующие конкретной должности;
• Организует работу, позволяя руководителям лучше контролировать рабочую нагрузку;
• Помогает выявлять потребности в обучении сотрудников;
• Помогает в оценке и определении эффективности сотрудников;
• Позволяет избегать потенциальных структурных конфликтов;
• Обеспечивает защитный инструмент при документировании проблем производительности сотрудников;
• Обеспечивает надежную основу для оценки должности, когда сталкиваются с такими проблемами, как компенсация, пенсия и инвалидность.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании. В документе перечислены:

• требования к квалификации сотрудника;
• опыт работы, обязанности;
• права и ответственность;
• кому он подчиняется;
• как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.

Руководитель решил, что ему не нужна вся эта морока с оформлением инструкций → работники компании должны будут соблюдать только нормы закона и устные распоряжения начальника, в суде доказать их проступок будет очень сложноРуководитель решил, что пора навести порядок с обязанностями работников и подстраховаться на случай трудовых споров → утвердил должностные инструкции в своей компании → сотрудники должны будут соблюдать не только государственные нормы трудовых отношений, но и все пункты должностной инструкции.

Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у компании больше шансов выиграть судебный спор.

Для чего нужна должностная инструкция

Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты в компании и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.

Для работодателя:

1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.

3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;

Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».

4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания должна будет выплатить компенсацию за время, пока он не работал.

Другое дело — с должностной инструкцией: компания предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на стороне компании.

5. Возможность провести аттестации сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестации, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.

Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в «Экселе», можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.

В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:

1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят обязанностей, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.

2. Понятные KPI. Сотрудник понимает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.

3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.

Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовые отношения. Тогда трудовая инспекция  может оштрафовать компанию. Штраф  от 50 — 100 тысяч ₽.

Как правильно разработать должностную инструкцию

Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.

Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.

Для некоторых профессий при разработке должностной инструкции обязательно соблюдать профстандарты — например, для всех госслужащих, работников производств с вредными условиями труда или главных бухгалтеров АО. Но единого списка для всех отраслей нет.

Для малого бизнеса чаще всего профстандарты не обязательны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали базовые законы РФ.

Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретной компании. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.

В несколько магазинов требуются менеджеры по продажам. В один магазин нужен сотрудник с опытом работы три года и высшим образованием. В другой возьмут без опыта и со средним специальным образованием.

Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.

Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.

Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.

Руководитель организации не очень хорошо понимает, чем занимается системный администратор. Он скачал типовую инструкцию из интернета и добавил туда еще необходимых, по его мнению, требований. Решил, что системный администратор должен обеспечивать функционирование сайта, а еще адаптировать бухгалтерскую программу 1С для компании. Потом отдал юристам и кадровикам на проверку. Они тоже не очень хорошо разбираются в ИT, поэтому все согласовали.Системный администратор не разбирался в 1С, для этого нужен более узкий специалист. Сотрудник не мог выполнить такие требования, но теперь по инструкции эта работа входила в его обязанности. Когда пришло время, он попытался обновить 1С через интернет, как смог. В результате вся отчетность компании пропала. Пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.

Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и другим локальным нормативным актам компании.

Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Один экземпляр надо отдать работнику под роспись на руки, а второй — в отдел кадров или непосредственному руководителю.

Какие бывают должностные инструкции

Чтобы более четко прописать обязанности каждого работника, компания может разработать разные виды должностных инструкций. В законе нет единых требований к форме и содержанию, но исходя из практики должностные инструкции можно разделить на индивидуальные и типовые.

Индивидуальные — составляются, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.

В магазине два продавца-консультанта. Один обслуживает посетителей и следит за товарным видом продукции, другой — обслуживает посетителей и пробивает товары на кассе.

Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.

В японском кафе два сушиста. Обязанности обоих — делать роллы и суши.

Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:

Чтобы должностная инструкция носила официальный характер и работники были обязаны ее выполнять, надо выполнить два условия:

1. Утвердить должностную инструкцию — это значит правильно оформить документ, поставить подпись работодателя.
2. Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.

Если просто написать список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, она не будет иметь юридическую силу.

Какие пункты есть в должностной инструкции

В законе ничего не сказано о том, как составить должностную инструкцию, поэтому оформление, разделы, их названия, содержание и количество пунктов компания может составить под себя.

Вот структура, которую чаще всего используют при разработке должностной инструкции:

• Заголовок.
• Общие положения.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.
• Взаимодействие.

Заголовок. В заголовке указывают название организации, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.

Утверждать может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. Дальше надо написать название структурного подразделения компании, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.

После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если инструкция индивидуальная.

Общие положения. В этом разделе содержатся пункты, обязательные для всех сотрудников:

• Кто назначает и увольняет работника. Например, помощника юриста назначает и освобождает от должности руководитель юридической службы.
• Образование и опыт. Например, помощник юриста должен иметь юридическое образование (можно неоконченное высшее), а опыт работы по профилю не требуется.
• Кто заменяет сотрудника при болезни или отпуске. Например, бухгалтера временно замещает другой сотрудник, которого назначает главный бухгалтер.
• Чем руководствуется в работе. Например, администратор руководствуется правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
• Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиНы, ГОСТы, приказы, программы.

Функции, должностные обязанности. Здесь подробно описывается, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.

Старший продавец розничного магазина: консультирует покупателей, рассказывает о скидках и акциях, решает конфликты с покупателями, контролирует подготовку торгового помещения к началу рабочего дня.

Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается в компании. Например, в должностной инструкции повара нельзя прописать, что он должен чинить электроприборы на кухне.

Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику тяжело понять, что конкретно он должен делать.

Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.

Менеджер по продажам имеет право: получать от коллег техническую информацию, получать компенсацию от фирмы за мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.

Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.

Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программу. За это ему могут вынести замечание.

Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.

Бухгалтер получает от директора и замдиректора приказы, распоряжения, указания и письма для бухгалтерии. Выдает другим сотрудникам: справки, ведомости, сведения о состоянии расчетов, о наличии основных средств.

Дополнительные пункты. Компании могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы (KPI) и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.

Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.

Непосредственной разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна предшествовать определенная подготовительная работа. на первом этапе разработки должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения организационно-правовых документов. а также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо утвердить положение о должностной инструкции. далее об этом подробнее.

Разработке должностных инструкций предшествуетизучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лици правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

Перечислим основные нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция:

1. Федеральный уровень:

·   Конституция РФ;

·   Трудовой кодекс РФ;

·   «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта российской федерации»);

·   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);

·   «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);

·   «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367);

·   «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298);

·   «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);

·   Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

·   Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;

·   Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

·   Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления (например, Решение Омского городского Совета от 23 апреля 1997 года №324 «Об утверждении Положения о порядке назначения на должность и освобождения от нее руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений» указывает на обязанность руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений утверждать должностную инструкцию для работника, с которым он заключил трудовой договор).

4. Локальный уровень (локальные нормативно-правовые акты работодателя):

·   Правила внутреннего трудового распорядка;

·   Коллективный договор (Положение о персонале и другое);

·   Штатное расписание;

·   Положения о структурном подразделении;

·   Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации;

·   Положение о должностной инструкции.

Хотелось бы отметить, что основой для разработки содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.

Квалификационные характеристики содержатся в следующих нормативно-правовых документах:

1. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» (далее Постановление №37).

Квалификационные характеристики призваны регламентировать содержание выполняемых функций работников, способствовать «обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом».

В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности.

В этом справочнике содержатся характеристики типовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны квалификационные характеристики и требования присущие должностям и работам в соответствующих отраслях экономики.

Например:

·   «Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке» (утверждены указанием Министерства путей сообщения Российской Федерации от 18 октября 1996 года №А-914у);

·   «Общественное питание. Требования к обслуживающему персоналу. ГОСТ 30524-97/ГОСТ Р 50935-96» (утверждены Постановлением Госстандарта РФ от 21 августа 1996 года №524);

·   «Розничная торговля. Требования к обслуживающему персоналу. ГОСТ Р 51305-99» (утверждены Постановлением Госстандарта РФ №244-ст от 11 августа 1999 года);

·   Типовые квалификационные характеристики (требования) по государственным должностям федеральной государственной службы и должностям работников, не отнесенным к государственным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности военных прокуратур, приравненных к прокуратурам субъектов российской федерации, городов и районов (утверждены Приказом Генпрокуратуры РФ от 21 февраль 2001 года №52 «Об утверждении типовых квалификационных характеристик (требований) по должностям гражданского персонала военных прокуратур, приравненных к прокуратурам субъектов российской федерации, городов и районов»);

·   Тарифно — квалификационные характеристики (требования) по должностям руководителей, специалистов и технических исполнителей, замещаемым гражданским персоналом воинских частей, учреждений, военно — учебных заведений, предприятий и организаций Министерства обороны Российской Федерации, находящихся на сметно — бюджетном финансировании (утверждены Приказом Министра обороны РФ от 19 апреля 1996 года №150 «О тарифно — квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям руководителей, специалистов и технических исполнителей, замещаемым гражданским персоналом воинских частей, учреждений, военно — учебных заведений, предприятий и организаций министерства обороны российской федерации, находящихся на сметно — бюджетном финансировании»).

Кроме того, в соответствии с пунктом 5.2.2 Положения о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 года №321 «Об утверждении Положения о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации», Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации может самостоятельно принимать квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

Так, Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации приняты:

·   Квалификационные требования к специалисту со средним медицинским образованием по специальности «Судебно-медицинская экспертиза» (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 21 июля 2006 года №546 «Об утверждении квалификационных требований к специалисту со средним медицинским образованием по специальности «судебно-медицинская экспертиза»);

·   Квалификационная характеристика должности «Продюсер телевизионных и кинофильмов» (утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 31 мая 2006 года №434 «Об утверждении квалификационной характеристики должности «продюсер телевизионных и кинофильмов»);

·   Квалификационная характеристика должности «Организатор работ операторов автоматизированного процесса производства алюминия» (утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23 июня 2006 года №491 «Об утверждении квалификационной характеристики должности «организатор работ операторов автоматизированного процесса производства алюминия»);

·   Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих атомных электростанций (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 3 октября 2005 года №614 «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих атомных электростанций»).

Квалификационные характеристики по каждой должности, согласно пункту 5 «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном Постановлением от 21 августа 1998 года №37 состоят из трех разделов.

Раздел 1 — «Должностные обязанности» содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

Раздел 2 — «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении:

— специальных знаний;

— знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;

— методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел 3 — «Требования к квалификации» определяет:

— уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей (Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании»);

— требования к стажу работы.

Согласно пункту 4 Постановления №37 в квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для той или иной должности работы, поэтому при разработке конкретных должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

2. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ (например, Постановление Минтруда РФ от 5 марта 2004 года №32 «Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 48, раздел «Общие профессии производств пищевой продукции»;

Постановление Минтруда РФ от 3 июля 2002 года №47 «Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 46, раздел «Швейное Производство»). В них содержатся тарифно-квалификационные характеристики, которые применяются при тарификации работ и присвоении квалификационных разрядов рабочим в организациях независимо от формы их собственности и организационно-правовых форм. Тарифно-квалификационная характеристика каждой профессии имеет два раздела:

·   Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.

·   Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые рабочий должен применять.

При этом квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, утвержденные Министерством труда РФ, содержат лишь типовые должностные обязанности по должности, специальности, профессии, уточнение которых происходит в рамках конкретного трудового договора, и (или) должностной инструкции.

Однако здесь может скрываться следующая проблема: на практике часто имеет место завышение квалификационных требований к кандидату на должность, которое может быть квалифицировано в суде как дискриминация. Например, в организации к должности рядового кассира предъявляются требования о высшем образовании и пятилетнем стаже.

Не установив обязанности заводить должностную инструкцию, законодатель не дал и четких указаний, как правильно ее составить. Этот локальный акт принимается непосредственно работодателем в пределах своей компетенции. С одной стороны это расширяет сферу свободы работодателя, но с другой стороны все же кое-какие ограничения есть.

Так, одним из определенных сторонами условий трудового договора является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Наименования должностей, профессий и специальностей устанавливаются работодателем самостоятельно.

Однако статьей 57 ТК РФ установлено: «Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации».

И согласно 143 статье ТК РФ «тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Это правило установлено для трудового договора, но его в равной мере можно применить и к другим кадровым документам — должностной инструкции, штатному расписанию, трудовой книжке.

Например, Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 года №298/П-22 утвержден Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день.

Следовательно, работодатель обязан в трудовых договорах всех работников (и соответственно в должностных инструкциях), которые выполняют соответствующие трудовые функции, наименования профессий и должностей определять в соответствии с квалификационными справочниками.

В целом при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками, утвержденными Правительством Российской Федерации.

Если в соответствующих справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то наименования профессий и должностей, а также квалификационные требования к ним и перечень непосредственных работ, видов деятельности работодатель должен указывать в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.

Так, исходя из Определения Верховного Суда Российской Федерации от 16 января 2004 года №48-Г03-13 видно, что суд при разрешении спора по поводу права на получение социальной поддержки, предусмотренной Указом Президента Российской Федерации «О неотложных мерах социальной поддержки специалистов ядерного оружейного комплекса Российской Федерации» от 23 августа 2000 года №1563 (далее Указ №1563), руководствовался прежде всего положениями должностных инструкций, в том числе характеристик работ, описывающих непосредственные виды деятельности осуществляемые работниками, а не устными доводами истцов.

Поэтому работодателю при разработке должностных инструкций, в том числе перечня должностных обязанностей работников необходимо исходить из вышеуказанных императивных норм ТК РФ и учитывать возможные негативные последствия для своих работников в случае их нарушения.

Примечание.

Указом №1563 утвержден Перечень видов деятельности, осуществляемой в организациях и воинских частях, входящих в состав ядерного оружейного комплекса Российской Федерации, участие в которой дает право на получение следующей социальной поддержки: установлено дополнительное ежемесячное пожизненное материальное обеспечение при выходе на пенсию в соответствии с Федеральным законом от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» либо на досрочно оформленную пенсию в соответствии с Законом Российской Федерации от 19 апреля 1991 года №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» и при условии прекращения трудовой деятельности в организациях федерального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в области разработки, производства и ликвидации ядерных зарядов и ядерных боеприпасов, входящих в состав ядерного оружейного комплекса Российской Федерации, указанным в абзацах 2, 3, 4 категориям граждан, непосредственно участвовавших в видах деятельности, предусмотренных Перечнем (пункт 2 Указа №1563).

В большинстве же случаев наименования должностей, специальностей и профессий в трудовых договорах работников (и соответственно в должностных инструкциях) указываются по усмотрению работодателя (на основании локальных нормативных актов, а не квалификационных справочников), поэтому работодателю необходимо самостоятельно утвердить квалификационные требования к указанным должностям, специальностям или профессиям либо отразить их в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Таким образом, для большинства работодателей единые квалификационные справочники носят рекомендательный характер, (кроме тех должностей, где предусмотрены льготы или ограничения в соответствии со статьей 57 ТК РФ) поскольку в условиях быстро меняющегося рынка они просто не могут учесть все разнообразие должностей и профессий (например, секретарь на reception, топ-менеджер, менеджер по продажам).

Работодатель в должностной инструкции может самостоятельно определить наименование должности, специальности, профессии или конкретный вид поручаемой работнику работы, закрепить разнообразные должностные обязанности, за исключением случаев, когда он обязан руководствоваться едиными квалификационными справочниками (статья 57 ТК РФ).

При разработке должностных инструкций рекомендуем ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

Положение о должностной инструкции — необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным актом. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

Приведем образец Положения о должностной инструкции.

Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то было

Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.

Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. В общем, требований — вагон.

Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.

В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как работники магазина выполняют свои обязанности, обеспечивать замены отсутствующих работников и т. д. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.

В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.

Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:

1. В магазине были утверждены должностные инструкции.
2. В должностной инструкции были четко прописаны должностные обязанности и ответственность.
3. Сотрудники ознакомились с должностной инструкцией под роспись.

Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.

Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2021 № 33-21839/2021