Должностная инструкция Секретарь руководителя 2019 | Образец должностной инструкции секретаря руководителя с учетом профстандартов Минтруда РФ

Деятельность работников

Первичный прием и обработка входящих документов

Предварительное рассмотрение и классификация документов для записей и не зарегистрированных

Подготовка входящих документов для рассмотрения Директором

Регистрация входящих документов

Организация предоставления документов художникам

Поддержание базы данных организации

Выполнение информации и справочных работ

Обработка и отправка исходящих документов

Организация работы с регистрацией, бухгалтерским учетом, хранением и передачей в соответствующие структурные единицы текущих офисных рабочих документов

Контроль исполнения документов в организации

Требуются навыки

Работать с общей информацией организации и ресурсами документов

Пользоваться базами данных удаленно

Используйте справочные и правовые системы

Использование автоматизированных систем документооборота организации необходимо для автоматизации учета, регистрации и контроля

Использовать современные информационные и коммуникационные технологии при работе с документами для повышения эффективности.

Применять правила русского языка

Применить навыки на высокой скорости

Необходимые знания

Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок управления документацией

Структура организации, руководство организационными подразделениями

Современные информационные технологии для управления документами

Рабочая процедура с документами

Документировать трафик

Система скоростного письма

Правила работы с входящими, общительными и внутренними документами

Организационные правила и средства контроля исполнения документов в организации

Типичные документы

Принципы работы с экспресс -картофелем

Цель и техника планового и профилактического осмотра

Правила подготовки отчетов по управлению документами и контролем документов

Принципы документирования деятельности организации.

Типы документов, их встреча

Требования к документам в соответствии с национальными правилами и стандартами

Электронные информационные и организационные документы: формат составления, содержание

Создание руководящих принципов для баз данных службы службы организации

Системы управления электронными документами

Правила и условия отправки исходящих документов

Требования к защите труда

Другие особенности

—

Работать на работе

Разработка номенклатуры организаций

Проверьте, чтобы документы были правильно заполнены и помечены для исполнения, прежде чем подшивать их для дальнейшего хранения.

Проектирование заголовков и определение периодов хранения

Кейс -обучение

Контроль правильного и полезного распределения документов в бизнесе

Требуются навыки

Организовать учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Организовать методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильность формирования и сдачи дел

Разработать номенклатуру случая структурной единицы

Используйте номенклатуру случаев при изучении структуры организации, подготовки запасов случаев.

Организация работы с делами в соответствии с утвержденным в организации перечнем дел

Формирует документы в файлы с учетом их особенностей

Систематизировать документы на

Обеспечение безопасности и защиты документов организации

Использовать информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

Необходимые знания

Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок ведения сопроводительной документации в менеджменте

Виды номенклатур, общие требования к ней и методика ее составления

Стандарты координации номенклатора с архивами департамента и экспертной комиссии

Порядок формирования и исполнения дел, детали формирования определенных дел

Правила хранения файлов, в том числе содержащих документы ограниченного доступа.

Правила выдачи и использования документов из созданных файлов

Требования к защите труда

Другие свойства

—

Рабочие действия

Проверка периода хранения документов, подготовка отчета от экспертного комитета для подготовки документов для хранения, процесс передачи для уничтожения документов, которые нельзя хранить

Создание внутреннего списка случаев для особенно драгоценных документов

Сроки хранения дел постоянного, долговременного сроков

Обложка дел постоянного, долговременного хранения

Составление списка контейнеров для постоянного хранения

Передача вопросов в организацию организации

Требуются навыки

Использовать перечень документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении срока хранения

Подготовка документации Комитетом экспертов

Обложки для файлов должны быть созданы в соответствии с государственными стандартами для постоянных и временных файлов.

Проводить хронологическую структурную системутизацию дел

Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного хранения.

Подготовка списка постоянных и временных архивов в соответствии с регулирующими и методологическими документами

Использовать технологии информации и коммуникации в работе с документами

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, национальные стандарты, определяющие порядок управления записями

Критерии для группировки документов в зависимости от значения информации, содержащейся в них

Использование списков моделей или документов документов и определение периодов сохранения в процессе оценки процесса

Процедура создания, организации и документации работы экспертного комитета

Правила составления и утверждения протоколов экспертных комиссий

Акт о выделении документов, не подлежащих хранению, подлежит составлению и утверждению.

Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного хранения

Правила подготовки запасов постоянного и временного хранения в соответствии с нормативными и методическими документами

Правила для добавления дел в архив организации

Правила охраны труда

Другие особенности

—

Работать на работе

Повестка дня мероприятия

Оформление списка участников события

Информировать потенциальных участников о предлагаемом мероприятии и условиях участия в нем.

Выбор места и время для мероприятия

Подготовка предварительных оценок затрат

Отправить приглашения, подтверждающие участие в мероприятии

У докладчиков в течение дня будет возможность получить тексты и документы итоговых документов.

Распределение информационных материалов среди участников конференции

Подготовка листов посещаемости и регистрационного списка для мероприятия.

Приобретение продуктов для кофе-брейка и канцелярских принадлежностей.

Разрешение технической группы мероприятия

Помогите подготовить отчет руководителя, презентационные документы.

Меры по подготовке мест работы Президиума и участников

Организуйте встречу и зарегистрируйте участников для участия в мероприятии.

Сохранить протокол события

Организация обслуживания во время перерывов на кофе

Координация перевозок, размещения и проведения культурных мероприятий

Требуются навыки

Организовать процесс подготовки к мероприятию конференции индивидуально и в составе рабочей группы

Документировать различные этапы процедуры подготовки и завершения конференц-мероприятия

Передача информации, документов и материалов участникам конференции.

Подготовить и оборудовать таблицу Президиума, а также рабочие станции участников воссоединения.

Сервировка чайного (кофейного) стола во время кофе-брейков

В соответствии с этикетом и деловым протоколом

Сохранить образ организации

Создайте фотографию секретаря, соответствующую имиджу организации

Работать с информацией, анализируйте и представьте ее систематически

Организацию обеспечить безопасностью деятельности

Применить информацию и технологии связи

Применять правила русского языка

Применить высокоскоростные навыки

Применить навыки с точки зрения записи текста и дешифрования

Использовать современные технические средства в быстром написании текстов

Обеспечение комфорта для участников конференции, помощь в размещении и транспорте

Необходимые знания

Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний, переговоров.

Правила записи, создания и заполнения протоколов и других документов заблаговременно до проведения конференции

Методология расчета затрат на конференцию

Основы написания речи и составления отчетов для руководителей

Стандарты установления, поддержания и развития межличностных отношений

Принципы делового общения, бизнес-этикет

Этикет и международные протоколы

Правила ведения переговоров по торговле

Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Система скоростного письма

Базовые знания офисных программ и оборудования для быстрого набора текста

Требования к защите труда

Другие особенности

—

Рабочая деятельность

Организация рабочего места руководителя средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

Организация приемной в офисе в соответствии с требованиями эргономики и культуры работы.

Организация дизайна интерьера менеджера по приему

Оборудование рабочего места с офисным оборудованием, персональным компьютером, вспомогательным оборудованием и т. Д.

Организация оборудования, получая системы хранения, необходимых устройств, предоставление канцелярских товаров

Для обеспечения хранения и замены расходных материалов, ежедневного ухода за офисным оборудованием

Заказ канцтоваров, гигиенических средств, продуктов питания

Требуются навыки

Создание среды, позволяющей менеджеру работать эффективно

Использовать организационное оборудование, канцелярские товары по назначению

Супервайзер оборудования и ваше собственное рабочее место с необходимым оборудованием

В процессе замены расходных материалов можно заменять или ухаживать за офисными принадлежностями и оборудованием.

Мониторинг и пополнение запасов офисных принадлежностей, гигиенических продуктов и продуктов питания.

Необходимые знания

Рабочее место и производственный процесс должны обеспечиваться охраной труда, противопожарным режимом

Основы правильной организации работы и методов для повышения ее эффективности

Основы эргономики офиса и цветоведения

Стандарты и руководящие принципы для офисной мебели

Состав организационной группы, ваше устройство и порядок работы с

Остальные функции

—

Производственная деятельность

Разработка описания отношения секретаря

Разработка проектов уставов Секретариата

Разработка инструкций для офисной работы

Требуются навыки

Составлять и развивать организационные и методические документы

Изменить службу текстовых документов

Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

Использование баз данных, в том числе дистанционно

Используйте эталонные правовые системы

Компьютерная работа, каталоги (папки) и файлы, сканер

Использовать офисный пакет (обработка текстов, электронные таблицы)

С помощью канцелярских принадлежностей и периферийных устройств можно управлять любыми документами.

Используйте электронную почту

Электронное документооборота.

Требования к знаниям

В каких правовых основах управления находится управление

Правовые акты, нормативные и методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

Структура, управление организационными подразделениями, образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать и утверждать документы, ограничение зон их ответственности.

Принципы поддержки документации для организации

Рабочая процедура с документами

Требования к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

Правила составления организационных документов (правила, инструкции и приказы)

Виды документов, которые имеют назначение

Основы документной лексикографии

Требования по охране труда и технике безопасности

Другие особенности

—

Рабочие действия

Составление административных документов (постановлений, инструкций) и информации (письма, ссылки, отчеты и меморандумы)

Распечатка документов и официальных материалов

Воспроизведение официальных документов

Контроль документооборота в организации (утверждение, подпись, подписание документов)

Требуются навыки

Издание службы документов

В каких случаях можно пользоваться унифицированными формами документов

Оформлять кассовые документы и другие финансовые бумаги.

Служебные документы могут быть напечатаны на бумаге

Офисные принадлежности и вспомогательное оборудование всегда доступны для использования.

Работать с компьютером, сканер

Использование офисного пакета (обработка текстов, таблицы)

Чтобы получить доступ к своей электронной почте, необходимо перейти по указанной ссылке на сайт.

Используйте электронные системы управления документами

Обеспечить безопасность организации

Необходимые знания

Правовые основания для управления (основы административного права, работы и экономики)

Организационная структура определяет правила, регулирующие, кто имеет право подписи, и ограничивает области, за которые они несут ответственность.

Правила для поддержки документации организации

Порядок работы с документами

Требования к документации в соответствии с национальными правилами и стандартами

Типы документов, ваше назначение

Правила утверждения организационной документации (внутренней и внешней)

Правила подписи и утверждения документов

Правила подготовки и составления информационно-справочных, распорядительных документов и официальных писем

Основы документной лексикографии

Правила русского языка

Требования к защите труда

Другие особенности

—

Рабочие действия

Прием, предварительная сортировка и подшивка документов, поступивших в приемную.

Проверка целостности документов, полученных центром приема

Подготовка документов для рассмотрения головы

Записи документов, полученных менеджером

Доставка документов исполнителям

Создание и обслуживание базы данных управляющих документов

Проведение информационно-методической работы

Требуются навыки

Работать с входящей и общительной внутренней документацией

Пользуйтесь системами электронного документооборота для регистрации, контроля и информационного информирования документов

Применить информационные и коммуникационные технологии для работы с документами

В каких случаях применять правила русского языка

Применить навыки с высокой скоростью

Подготовка и подготовка местных правил

Необходимые знания

Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы и государственные стандарты регламентируют порядок документационного обеспечения управления

Организационная структура, управление структурными подразделениями.

Современные информационные технологии для работы с документами

Порядок работы с документами, схема документооборота

Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов

Правила организации выполнения документов и стандартных условий для выполнения документов

Какие обстоятельства позволяют создавать аналитические сертификаты для управления работой документа и наблюдения за выполнением документов

Правила создания и поддержания баз данных сервисных документов в организации

Электронные системы управления документами

Система скоростного письма

Требования к охране труда

Другие особенности

—

Деятельность работников

Собирать и обрабатывать информацию, необходимую для принятия разумных управленческих решений

Проверка достоверности, полноты и последовательности данных, исключение дублирования данных

Предоставление данных в едином и удобной для восприятия формате.

Наиболее важные факторы для систематизации данных для создания баз данных

Создание и использование базы данных в организации

Требуются навыки

Собирать, обрабатывать и анализировать данные в соответствии с требованиями краткости, быстроты и надежности.

Информация должна вводиться, храниться и выдаваться в надлежащем формате.

Комплектование и разработка сводных, отчетных и статистических документов

Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы

Ввод новых данных в справочные системы

Внедрить электронные изображения документов в компьютерную память

Как научиться скоростному письма

Применение навыков при регистрации и расшифровке текста

Используйте современные технические инструменты в области быстрого написания

Поиск информации в существующих базах данных, выполнение информационно-справочной работы на основе различных комбинаций поисковых признаков.

Применить информационные и коммуникационные технологии

Необходимые знания

Как создать внешний и внутренний информационный поток

Композиция внешних информационных потоков

Внутренние информационные потоки

Организационная структура и взаимодействие подразделений и служб

Вы должны понимать базы и то, как они формируются перед созданием баз данных для организации.

Современные методы и технические средства, способствующие сбору информации

Методы обработки информации с использованием современных коммуникационных и информационных технологий, компьютерной техники

Система скоростного письма

Основные термины в области скоростного письма

Требования к защите работы

Прочие преимущества

—

Рабочие действия

Информировать работников организации о решениях руководителя

Организовывать обмен информацией между подразделениями и сотрудниками в организации.

Уведомление о сотрудниках о следующих мероприятиях

Организация встреч персонала с менеджерами

Уведомление менеджера об апелляциях сотрудников по профессиональным и личным вопросам

Требуются навыки

Использование современной технологии для сбора и передачи данных

Сбора и обработки данных, необходимых для деятельности руководителя

Организуйте полученные и отправленные данные.

Проверьте точность, полноту и согласованность данных, избегая дублирования информации.

Текущие данные в одном и практическом формате восприятия

Используйте информацию несколько раз, продолжайте обновленные данные

Предоставьте производительность информационных потоков

Работайте с компьютером, используйте пакет Office (TextSteditor, Tables)

Необходимые знания

Нормативные юридические действия, регулирующие и методологические документы, государственные стандарты в области организационной деятельности

Структура организации, руководство структурных подразделений, инструкции организации и компетенция структурных подразделений и должностных лиц

Управленческая информация, виды информации

Формы представления информации о управлении

Источники информации о рулевом управлении

Методы выбора источников информации

Требования к управленческой информации

Требования к защите труда

Другие свойства

—

Рабочие действия

Выбор источников информации в соответствии с определенными критериями

Сбор информации и анализ для создания проектов решений

Подготовка от имени главы заявок к получению

Сделайте отчет лидеру о результатах проверки запросов и звонков.

В организации решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

Подготовка материала для участия руководителя в работе различных структур государственных и местных органов власти, общественных организаций

Документы при подготовке к подписанию договоров о сотрудничестве с деловыми партнерами

Информировать деловых партнеров и заинтересованные организации о решениях руководителя в ходе выполнения договоренностей.

Требуются навыки

Анализировать, отбирать и анализировать источники информации в соответствии с критериями полноты или достоверности предоставления информации.

Сбор, обработка и анализ информации согласно установленным требованиям.

Передавать данные в структурированной форме

Информационный процесс и структура информации, создание информационных ресурсов

Найдите информацию в существующих базах данных, выполняйте поиск, используя различные комбинации исследовательских терминов.

Обеспечение защиты информации организации

Работа с компьютером и использование офисного пакета (обработка текста, электронные таблицы)

Необходимые знания

Внутреннюю и внешнюю политику организации

Принципы представительства в органах государственной власти и местного самоуправления, организациях третьих сторон и как с ними взаимодействовать.

Административные правила и режимы

Какие потоки информации относятся к внешним и внутренним?

Организационная структура и взаимодействие между подразделениями и службами

Правила создания и использования баз данных

Современные научные методики и технологии сбора информации

Положения по защите конфиденциальной и привилегированной информации

Современные информационные технологии

Другие особенности

—

Профессиональные занятия

Собирать, обрабатывать и анализировать информацию для решения задач, поставленных руководителем.

Подготовка данных и анализ

Разработка тематического плана для экзаменационного документа, отчет

Определение библиографических источников

Выберите источники и библиографию по предмету экзамена, отчета или политического отчета

Написание и подготовка исследования, отчета или краткой справки

Необходимые навыки

Вырабатывать тематический план обзора, докладов и аналитической справки

Обосновать важность элемента, который будет обсуждаться в обзоре, отчете или протоколах

Используйте информационные ресурсы и информационную систематизацию в соответствии с критериями

Интерпретируйте полученные данные и систематически представляют их

Определите источники и библиографию, необходимые для получения информации и анализа.

В логической последовательности излагать материал.

Анализируйте и оценивайте представленный материал

Поддерживать определенный стиль текста.

Изменить текст документов

Сформулировать выводы и рекомендации

Автоматизировать процессы сбора, хранения и выдачи информации

Пользоваться текстовым редактором и фотокопировальной техникой.

Применять технологии информации и информационные технологии для экономической и рациональной организации информационных процессов, повышая их гибкость и динамичность

Редактирование текста, его анализ и оценка выводов.

Применять основные концепции бизнес-психологии в деловом общении

Необходимые знания

Нормативные юридические действия, нормативные методологические документы, государственные стандарты в области организационной деятельности

Структура организации, управление организационными подразделениями, области деятельности организации и компетенции организационных подразделений и должностных лиц.

В каком порядке разрабатывается управленческая информация?

Информация о управлении

Источники управленческой информации, методика отбора источников информации

Требования к информации управления

Особые условия, связанные с реферированием информации, особые условия, связанные с подготовкой и составлением тезисов, статей, обзоров, докладов

Основы написания выступлений и отчетов руководителя

Какие группы слушателей (читателей) будут представлены в обзоре, докладе

Информация может быть обработана с помощью современной технологической коммуникации и коммуникации, компьютерных технологий.

В зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий выделяются структуры в соответствии с характером материалов.

Современные средства сбора, обработки и систематизации информации

Источники информации: библиотечные каталоги, журналы, поисковые системы Интернет, электронные базы данных.

Функциональное назначение обзора (библиографический, сводный, аналитический) как средство ориентации читателя в документальном или информационном потоке.

Характеристики общей научной и прагматической функции пересмотров

Рабочие правила с внешним хранилищем

Понятие библиографического, аналитического и информационного издания

Справочные правовые системы

Другие особенности

—

Рабочие действия

Организовывать и планировать деловые контакты, встречи и поездки для менеджеров

Организация встреч, собраний и мероприятий, организованных мэром.

Материалы для совещаний, ведение и оформление протоколов

Подготовка презентаций во время речи лидера

Подготовка и сохранение пресс -конференций

Организация переговоров, экстрадиция информационных материалов для участников, переговоры.

Требуются навыки

Составление плана поездок менеджера

Подготовка документов, необходимых для командировки, командировки руководителя

Создавайте протоколы конференций, собраний и других встреч.

Пресс-релизы

Сообщить о проблемах с партнерами

Использование режима многозадачности для выполнения нескольких задач

Как справиться с большим объемом информации?

Создавать и поддерживать позитивный имидж организации и лидера

Используйте компьютерные и информационные и коммуникационные технологии, чтобы организовать информационные процессы более прибыльным и эффективным способом, делая их более гибкими и динамичными.

В организации обеспечить информационную безопасность

Необходимые знания

Законодательные юридические действия, законодательные и методологические документы, государственные стандарты в организации

Организационная структура, структура управления организацией и ее подразделениями, направления деятельности организации и компетенции подразделений и сотрудников

В чем суть конфликтологии

Протоколы для деловых переговоров и официальных мероприятий

Ярлык и фундаментальный для международного прокола

Правила составления и оформления документации

Положение о защите конфиденциальной информации, защищенной имущественными правами.

Информационные и коммуникационные технологии

Другие особенности

—

Профессиональная деятельность

Документирование ключевых решений, которые привлекают внимание сотрудников из устных организаций в голове

Координация деятельности по выполнению решения

Контроль за исполнением решений директора

Отчет о выполнении поручений и решений руководителя.

Необходимые навыки

Будьте готовы и держите документы с инструкциями и заказами вверх ногами

Держите регистрацию инструкций от головы, которые требуют контроля над преимуществами решения проблемы

Принятие решений в рабочем процессе.

Проанализируйте дисциплину

Подготовка аналитических отчетов и отчетов о выполнении приказов и распоряжений руководителя

Используйте документы электронные системы управления

Используйте компьютерное оборудование, а также технологии информации и коммуникации для экономической и рациональной организации информационных процессов, повышая их гибкость и динамику

Обеспечить безопасность организации

Требования к уровню знаний

Нормативные юридические действия, нормативные методологические документы, государственные стандарты в области организационной деятельности.

Организационная структура, управление организационными единицами, области организационной деятельности и компетенции организационных единиц и сотрудников

Правила следовать инструкциям, данным менеджером

Технология регулирования выполнения указаний руководителя

Электронные системы управления документами, базы данных

Требования к защите труда

Другие особенности

—