Должностная инструкция Делопроизводитель 2019 | Образец должностной инструкции делопроизводителя с учетом профстандартов Минтруда РФ

Правила подготовки и оформления документов

3.1 Документирование деятельности по управлению

Документирование управленческой деятельности — это фиксация управленческих действий на бумаге или других носителях в соответствии с установленными стандартами, то есть создание управленческих документов.

Документация должна быть написана на естественном языке (почерк, машинопись, включая телеграммы, телексы и т.д.) и, если используется компьютерная технология, на машинном языке.

Документ должен содержать следующие обязательные данные: наименование подразделения — автора документа; наименование вида документа <1> или унифицированной формы документа, заголовок текста, дату, оглавление, текст, визирование, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в архив.

В процессе разработки и внедрения состав требований может быть дополнен другими требованиями<2>, если этого требует назначение документа, его обработка и т.д. Например, ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны будут содержать «государственный регистрационный номер».

3.2 Формы документирования

Документы обычно оформляются на бланке и имеют определенный набор обязательных данных и установленный порядок <1>.

Бланки изготавливаются на бумаге А3 (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм).

Документы, составленные от имени двух и более организаций, оформляются без использования формы.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1 Представление государственного герба

Изображение государственного герба помещается на верхнем поле административных документов (постановлений, приказов, распоряжений, директив) и писем.

3.3.2 Название министерства — Автор документа

Название министерства должно быть указано точно в соответствии с его уставом. Сокращенное название может использоваться только в том случае, если оно официально закреплено в уставе министерства. Аббревиатура помещается на бланке после полного наименования.

3.3.3 Название типа документа

Вид документа должен иметь обозначение, соответствующее компетенции министерства, содержанию документируемого административного акта и таблице унифицированных типовых документов.

3.3.4 Название документа

Заголовок текста документа — это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически соответствовать названию документа. Например: приказ (для чего?) о создании предприятия; карточка (для чего?) учета движения основных средств. Допускается опускать заголовок в тексте документа формата А5. Если документ составлен на основе единого бланка, то фиксированная часть заголовка, являющаяся частью заголовка бланка, должна быть дополнена переменной надписью, указывающей на содержание.

3.3.5 Дата составления документа

Датой документа является дата подписания; для документа, принятого коллегиальным органом, — дата принятия; для утвержденного документа — дата утверждения. Дата документа указывается должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Документы вступают в силу с даты подписания (или утверждения), если в тексте или законе не предусмотрена иная дата.

Документы, представленные на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, вступают в силу в установленные законодательными актами сроки.

Даты подписания, утверждения, согласования документа и даты в тексте должны быть в числовом выражении. Элементы даты указываются арабскими цифрами на одной строке в следующем порядке: день, месяц, год. Например: 30.03.93. Тексты документов, содержащих финансовую информацию, должны быть в словесно-числовой форме:

3.3.6. указатель документов.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах учтенного массива документов, который, исходя из целей поиска, дополняется индексами дел (индекс дела п.7.7. ), шифра номера, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номера государственной регистрации и др.

Различные части индекса отделены друг от друга.

Для индексации документов и информации министерство разрабатывает классификаторы: названия документов, темы деятельности, корреспонденты, организационные подразделения, исполнители, вопросы в письмах.

Для достижения совместимости информационных наборов рекомендуется разработка отраслевых классификаторов.

Для кодирования стран, товаров, услуг, валют и т.д. следует использовать международные классификаторы.

3.3.7. Текст документа

Текст управленческого документа — это содержание управленческого действия, выраженное на языке бизнеса.

Текст документа должен содержать достоверную и обоснованную информацию

Содержание должно иметь ссылки на ранее опубликованные документы по данной теме.

Текст документа будет иметь вид связного текста, анкеты, таблицы или комбинации этих форм.

Непрерывный и связный текст документа содержит грамматически и логически последовательную информацию об управленческих действиях и используется при составлении правил, регламентов, писем и исполнительных документов.

Анкетная форма используется, когда дается числовая или словесная информация об отдельном объекте по заданному набору признаков.

Табличная форма используется, когда дается числовая или словесная информация о нескольких объектах по нескольким признакам.

3.3.8 Согласование документов

Если необходимо оценить, является ли документ целесообразным, соразмерным и соответствующим действующему законодательству и правовым актам, то он будет принят.

Координация может осуществляться как внутри, так и вне министерства.

Внутренняя валидация формализуется путем утверждения проекта документа должностным лицом. Индоссамент включает личную подпись, ее расшифровку и дату индоссамента; при необходимости указывается функция индоссамента.

Комментарии, особые мнения и дополнения к проекту документа следует записывать на отдельном листе, указывая при подписании «Комментарии прилагаются». Замечания должны быть доведены до сведения лица, подписывающего документ.

Индоссаменты проставляются на копиях документов, которые остаются в Министерстве, под реквизитом «подпись» на лицевой стороне последней страницы документа. Проекты приказов, распоряжений, постановлений и других актов визируются на первом экземпляре на обороте последней страницы документа.

3.3.9. Подпись документа

Документы, направляемые Министерством в вышестоящие органы, подписываются Директором или, в его отсутствие, его заместителем.

Документы, направляемые в сторонние организации <1> от имени Министерства, подписываются директором или его заместителями.

Документы, направляемые в отраслевые организации, подписываются руководителем, его заместителями и руководителями структурных подразделений Министерства согласно их компетенции.

Руководители структурных подразделений министерства не могут подписывать акты о внедрении.

Подпись включает: должность лица, подписывающего документ, личную подпись и напечатанное имя. <2>

Например:

Заместитель министра Подпись: И. Иванов

Акты коллегиальных органов подписываются президентом коллегиального органа и секретарем.

Документы, подготовленные комиссией, указывают не на функции людей, которые их составляли, а скорее на распределение обязанностей внутри комиссии.

Если документ подписан несколькими должностными лицами, то их подписи располагаются друг под другом в порядке возрастания их должностей.

Если документ подписан несколькими лицами одного ранга, их подписи располагаются на одном уровне.

Если должностное лицо, чья подпись стоит на проекте документа, отсутствует, документ подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности, или его заместитель. Лицо, подписывающее документ, должно указать свою фактическую должность и фамилию (исправления «исполняющий обязанности», «заместитель» должны быть напечатаны или написаны от руки). Документы с предлогом «за» или с косой чертой перед названием должности не должны быть подписаны.

3.3.10 Сведения об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и передаче его в дело должна содержать: краткое указание об исполнении, если нет документа, подтверждающего исполнение, или, если такой документ существует, отметку о его дате и номере; аннотацию «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором был составлен документ.

3.3.11.внешнее утверждение документа

Внешняя аутентификация документа должна быть заверена печатью. Гриф утверждения проставляется под подписью на лицевой стороне документа и содержит слово «УТВЕРЖДЕНО», должность лица, которым утверждается документ (включая наименование организации), личную подпись, печатное наименование и дату утверждения или наименование документа, подтверждающего утверждение, а также дату и индекс.

К примеру

УТВЕРЖДЕН

Заместитель министра транспорта

Российской Федерации

________________

(личная подпись)

___________________

(инициалы, фамилию)

30.03.93

УТВЕРЖДЕНО

Протоколы заседаний

________________________________

(название вуза)

30.03.93 N 5

УТВЕРЖДАЮ

Розархив Хартия

30.12.93 N 02-15/1247-Т

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, одобрение может быть указано на отдельном «листе одобрения». Документ должен иметь пометку «Прилагается лист согласования».

В зависимости от содержания документа голосование может проходить в следующем порядке

С министерствами, интересы которых затрагиваются содержанием документа;

При необходимости органы, осуществляющие государственный контроль (надзор) в данной области (охрана окружающей среды, пожарная безопасность и т.д.), негосударственные организации

С вышестоящими органами власти — в случаях, когда законом предусмотрено, что управленческие действия могут осуществляться только с согласия этих органов.

3.3.12. Утверждение документа

Эти документы утверждает руководитель или заместитель руководителя министерства.

Утверждение документов осуществляется путем проставления штампа соответствия или выдачи предписания (в случаях, когда необходимы дополнительные указания и разъяснения).

Одобрительные грифы нарисованы следующим образом:

УТВЕРЖДАТЬ

Председатель совета школы

Комитет по делам Российской Федерации

Статистические

______________________

(подпись личная).

______________________

(имя, фамилия)

00.00.00

или

УТВЕРЖДАЮ

Закупки Министерства

Здравоохранение в Российской Федерации

Федерация

00.00.00N

3.3.13.Адресование документа

Документы адресованы организациям, их подразделениям или конкретному чиновнику.

Когда документ обращается к организации или ее структурному подразделению, не называя должностных лиц, их имена пишутся в именительном падеже. Например

Министерство Культуры

Российская Федерация

Управление случаем

Когда документ направляется должностному лицу, название организации следует писать в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в именительном.

Например:

Министерство образования

Российской Федерации

Управление случаем

К ведущему специалисту

Петрову А.И.

Если документ адресован руководителю организации, название организации включается в заголовок адресата.

К примеру: .

Для сведения Генерального директора

Агропромышленная ассоциация

Иванову И.И.

Если документ адресован нескольким однородным организациям, их названия следует указывать в общем виде. Например

Сотрудникам финансовой службы

Организации Комитета Российской Федерации

Торговая федерация

При отправке документа нерегулярным корреспондентам необходимо указывать полный почтовый адрес в соответствии с правилами почтовой связи.

Например:

Редакция журнала «Новый мир

103806, ГСП, Москва, К-6

Каллехон Малый Путниковский, 1/2

Документ не должен иметь более четырех адресатов: каждый экземпляр должен быть подписан.

Если документ отправляется более чем на четыре адреса, будет сформирован список рассылки, и на каждом документе будет отмечен только один адресат.

Документы, отправляемые в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам, не являются адресными; в этих случаях можно использовать заранее отпечатанные конверты.

3.3.14. Разрешение.

Резолюция содержит инструкции по применению документа.

Резолюция должна включать следующие элементы: имя исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Если поручение направляется нескольким должностным лицам, то первый из них, указанный в поручении, обычно является основным исполнителем, если не оговорено иное. Он имеет право созывать соисполнителей и координировать их работу.

Для документов, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих стандартный срок исполнения, в резолюции следует указать исполнителя, подписи авторов резолюции и дату.

3.3.15. Оформление приложений к документу.

Если в тексте документа имеются названные приложения, то они аннотируются следующим образом:

Приложения: 10 страниц, 3 экземпляра.

Если приложения не названы в тексте, следует указать их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложения: 1. список сотрудников … на 4 листах в 3 экземплярах.

2. Сметные расходы. 3 листа в 3 экземплярах.

Если приложения переплетены, количество листов не указывается.

Если приложений несколько, их нумеруют.

Важно, чтобы приложения были на стандартных листах со всеми необходимыми реквизитами.

Вложение в документ заказа должно быть помечено в правом верхнем углу наименованием документа заказа, датой и номером.

В качестве примера можно привести.

Приложение к приказу Министерства путей сообщения РФ

00.00.00 N

3.4 Особенности разработки и составления некоторых видов документов

3.4.1 Проекты законодательных актов Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Совета министров — Правительства Российской Федерации.

Проекты законодательных актов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, поручений Вице-президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров — Правительства Российской Федерации готовятся министерствами в соответствии с инструкциями и в инициативном порядке. <1>

Внутри министерства проекты документов готовят структурные подразделения, ответственные за соответствующую тематику. Первый экземпляр проекта документа подписывает министр (начальник управления), второй — заместитель министра (заместитель начальника управления), курирующий соответствующие структурные подразделения, руководители структурных подразделений, ответственных за подготовку проекта, с которыми проект согласован, руководители служб правового и административного обеспечения. К проекту документа прилагается лист согласования с соответствующими организациями.

Отчеты о ходе и результатах исполнения поручений Верховного Совета Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Кабинета Министров — Правительства Российской Федерации подписываются начальниками, которым даны поручения, или лицами, осуществляющими их функции.

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации подлежат правовой экспертизе и доработке в Государственноправовом управлении Президента Российской Федерации.

Проекты законодательных актов, указов Президента Российской Федерации нормативного характера и проекты постановлений Совета Министров — Правительства Российской Федерации нормативного характера должны быть согласованы с Министерством юстиции РФ.

Проект документа направляется в вышестоящие органы с сопроводительным письмом, обосновывающим необходимость решения и его содержание.

На обороте последней страницы сопроводительного письма указывается наименование структурного подразделения Министерства, фамилия и номер телефона ответственного исполнителя.

Проекты документов следует печатать в трех экземплярах на листах формата А4, через полторы строки. Первый экземпляр направляется бенефициару, второй экземпляр хранится в DSS, а третий — у ответственного лица.

3.4.2 Покупки

Приказ является министерским распоряжением.

Проекты указов готовятся структурными подразделениями Министерства по просьбе руководства или по собственной инициативе.

Текст распоряжения обычно состоит из заявления и директивы.

В описательной части указываются цель и задачи предписанной меры. Если основанием для издания приказа является законодательный или иной акт либо приказ вышестоящего органа, то в декларативной части указываются его вид, дата, номер и название, а также передается содержание части, касающейся непосредственно соответствующего министерства.

Исполнительная часть начинается словом «ЗАКАЗ».

В пунктах исполнительной части приказа указывается, кто несет ответственность, какие конкретные меры должны быть приняты и срок исполнения.

Если заказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные заказы или отдельные их пункты, это должно быть указано в тексте заказа.

В последнем пункте исполнительной части приказа указывается лицо, ответственное за контроль исполнения приказа в целом.

Проекты приказов представляются на подпись начальнику ОЦЭ, который отвечает за их исправление.

Приказ подписывает министр (руководитель департамента) или по его поручению заместитель министра (заместитель руководителя департамента).

Заказы нумеруются последовательно в течение календарного года

3.4.3 Руководящие указания

Инструкция — это административный документ, издаваемый Министерством, в основном по вопросам информационно-методического характера, по вопросам организации исполнения приказов, распоряжений и других мероприятий Министерства и вышестоящих органов власти.

Министр (руководитель департамента) или заместитель министра (заместитель руководителя департамента) подписывает инструкции по указанию министра. Руководители департаментов в пределах своей компетенции подписывают инструкции.

Подготовка и оформление поручений осуществляется в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Командная часть команды начинается со слова ORDERED (ЗАКАЗАТЬ).

Инструкции имеют сквозную нумерацию в календарном году

3.4.4. Инструкция

Инструкция — это документ, в котором изложены правила, регулирующие определенные аспекты деятельности отдела.

В заголовке инструкции указывается предмет или круг предметов, к которым применяются требования.

Текст инструкции разделен на разделы, внутри которых он делится на пункты и подпункты.

В тексте инструкций используются слова «должен», «должен», «обязан», «не должен», «не должен» и т.п.

Инструкция должна быть утверждена начальником отдела, разрабатывающего инструкцию, и согласована с министром (начальником департамента) или, по его поручению, с заместителем министра (заместителем начальника департамента) путем издания приказа об утверждении инструкции или проставления штампа об утверждении (пункт 3.3.12).

3.4.5. Протокол

Протокол — это документ, в котором фиксируются обсуждения и решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и конференциях.

Протокол состоит из двух частей: вводной части и основной части. Вводная часть должна содержать следующие сведения: председатель; секретарь; присутствующие; повестка дня. Эти данные могут быть напечатаны на бланке протокола.

Большинство протоколов состоит из параграфов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого параграфа следует за таблицей: СЛУШАНИЯ, ВЫСТУПЛЕНИЯ, РЕЗОЛЮЦИЯ (РЕШЕНИЕ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в протоколе <1>, постановление (решение) печатается полностью. Текст резолюции должен соответствовать типовому тексту (раздел 3.4.2).

Документ, утвержденный коллегиальным органом, приложен к протоколу.

Содержание особого мнения заносится в протокол после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председателем собрания и секретарем (п. 3.3.9).

Протоколы должны иметь порядковую нумерацию в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов министерств (организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа. ).

Порядок ведения и оформления протоколов и решений коллегиальных органов устанавливается уставом или правилами процедуры этих органов.

3.5. Распространение документов

При определении способа распространения документов следует позаботиться о том, чтобы они своевременно дошли до соответствующих организаций.

Количество экземпляров определяется ответственным лицом по согласованию с Бюро.

3.6 Автоматизация процесса документооборота

Для подготовки документов можно использовать автоматизированные технологии. Это предполагает создание баз данных: корреспондентов, бланков документов, шаблонов и пустых текстов, программ автоматического редактирования и т.д.

Разработка, эксплуатация и использование этих систем регулируется стандартами, действующими в области автоматизированных информационных технологий.

Печатный документ — изготовленный с помощью информационных технологий (ИТ) — составляется в соответствии с едиными стандартами, изложенными в данной инструкции, и используется так же, как и напечатанные на машинке документы.

Поисковые системы по документам

4.1 Регистрационные документы

4.1.1 Регистрация документов предполагает регистрацию Министерством факта создания или получения документа путем нанесения на документ регистрационного кода и последующего внесения в регистрационные формы необходимой информации о документе.

4.1.2 Регистрации подлежат все документы, подлежащие учету, исполнению и использованию в справочных целях (административные, бухгалтерские, статистические, бухгалтерские, кадровые документы и т.д.), исходящие как от Министерства, так и от других органов и лиц.

Регистрации подлежат традиционные письменные документы и документы, созданные на компьютере (печатные и машиночитаемые документы).

Информация о полученных документах после регистрации загружается в поисковую систему.

4.1.3 Документы могут быть зарегистрированы с использованием компьютерных или печатных форм, в зависимости от имеющихся технических средств. В целях достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем и создания условий для последующего перехода к построению отраслевых, территориальных и других информационных систем должны быть совместимы программные и технические средства и установлен следующий минимум обязательной регистрационной информации: автор (корреспондент); идентификатор вида документа; дата документа; индекс документа, дата поступления; индекс поступления; заголовок или сокращенное содержание документа; расчет; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка об исполнении

4.1.4 Состав обязательной регистрационной информации в зависимости от характера документов и целей использования информации может быть дополнен другими сведениями: дата и государственный регистрационный номер; поступление документа исполнителю; отметка об исполнении (для обязательных писем) <1> количество листов документа, наличие запросов; промежуточные условия для исполнения; отсрочка исполнения; отметки о разделе документа; важность вопроса, отраженного в документе; оценка исполнения; срок хранения документа и т.д.

4.1.5 Рекомендуется регистрировать документы в отделе только один раз: входящие документы — в день их получения, созданные — в день утверждения или подписания.

Документы сохраняются в группах на основе названия типа документа, автора и содержания документа. Например, отдельно хранятся правительственные документы, приказы руководителя основной деятельности, приказы по личному составу, решения совета директоров, заявки на материально-техническое снабжение и т.д.

Например, документы, связанные с государственными закупками — в Департаменте государственных закупок (Департамент), протоколы и решения (резолюции) Правления, административные документы, связанные с основной деятельностью, подписанные главой Министерства, документы от или адресованные вышестоящим организациям — в Департаменте управления архивами.

Письма регистрируются в офисе DPA или в структурных подразделениях Министерства, в зависимости от получателя.

Место регистрации документа указано в инструкции по регистрации.

Документы должны быть сохранены на картах (Приложение 4) или на компьютерных носителях.

4.1.6 Автоматическая регистрация документов осуществляется децентрализованно в пунктах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или в автоматизированных пунктах обработки информации. Регистрация осуществляется непосредственно из документа с использованием набора обязательных элементов, т.е. единой индексной структуры.

Машиночитаемая запись дублируется с помощью машиночитаемой карточки («твердая копия»), которая используется в качестве вспомогательного справочного файла по месту регистрации для обеспечения сохранности информации и предотвращения ее повторной регистрации при передаче документа в другие ведомства.

В случае автоматической регистрации создается регистрационная база данных (а в случае сети — центральная регистрационная база данных), которая должна эффективно использоваться для учета документов, поиска, контроля исполнения, отбора документов для хранения и уничтожения, анализа информационного массива, анализа исполнительской деятельности и т.д. (п.5.3.2. ).

Автоматизированные базы данных предоставляют информацию обо всех документах и их местонахождении управленческому персоналу, выводя информацию на экран и создавая печатные копии. При частично автоматизированных операциях поиска необходимо соблюдать совместимость традиционных и автоматизированных систем подачи и поиска документов.

Данные должны быть получены централизованно на автоматизированных рабочих станциях или автоматизированных местах обработки. Пользователь должен иметь возможность в любое время получить всю или часть регистрационной информации и точное местонахождение документа.

4.2 Построение поисковой машины

4.2.1 Поисковые системы (традиционные и автоматизированные) основаны на картотеках или базах данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск файлов также может осуществляться в соответствии с индексом создаваемых файлов (раздел 7).

4.2.2 В традиционном карточном регистре следует напечатать необходимое количество экземпляров карточек, которые могут быть следующими: справочные карточки, контрольные карточки, кодировочные карточки, карточки граждан, алфавитные карточки и другие карточки в зависимости от целей исследования.

При автоматизированной регистрации осуществляется поиск каждого из обязательных данных или их сочетания.

4.2.3 При передаче документов на хранение в центральный архив министерства передаются и поисковые системы.

В автоматизированной поисковой системе информация о документах с истекшим сроком оперативного хранения изымается из банка регистрационных данных, распечатывается и передается в архив отдельно регистрационные блоки по документам, подлежащим и не подлежащим дальнейшей передаче на государственное хранение. В случае традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

4.2.4 Поисковые системы должны обеспечивать доступ к неограниченной информации для сотрудников министерства, граждан, государственных органов и организаций гражданского общества. Граждане имеют право на доступ к информации о себе, на то, чтобы им объяснили эту информацию, и на то, чтобы их проинформировали о цели, для которой она была собрана.

Процедура доступа к министерским документам должна быть доведена до организаций и граждан.

4.3 Расчет объема бланка письма

4.3.1 Объем документов — это количество документов, полученных и подготовленных министерством за определенный период (год, месяц).

Показатели объема документов используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами и для анализа различных аспектов управленческой деятельности. При подготовке стандартных форм документов обязательно нужно рассчитать и проанализировать объем документооборота.

Результаты опросов по управлению документацией обобщаются отделом управления документацией и представляются руководству департамента для разработки мер по улучшению управления документацией.

4.3.2 Количество документов учитывается на регистрационных бланках, где они зарегистрированы

Единицей учета является сам документ, за исключением копий, сделанных в процессе печати и размножения.

Воспроизведенные копии регистрируются отдельно в журналах учета в компоновочном и фотокопировальном бюро. Они используются для определения расхода бумаги и времени, затрачиваемого на быструю обработку документов.

Типограммы учитываются на общих основаниях по месту их регистрации.

Входящие документы и документы, созданные в министерстве, учитываются отдельно.

4.3.3 Количество документов целесообразно разделить на группы: административные, статистические, переписка, письма от населения, финансовые, договорные и т.п.

Потоки документов могут быть подсчитаны для отдельных министерств и подразделений.

Общие подсчеты должны быть представлены в табличной форме. По каждой группе отдельно подсчитывается количество документов и их тираж; эти цифры приводятся через косую черту или в отдельных колонках.

Эту работу выполняет специальная команда сотрудников ЕЦД.

Контроль исполнения документов

5.1 Мониторинговые задачи

Цель проверок — убедиться, что инструкции, зафиксированные в документах, выполняются своевременно и качественно. Все зарегистрированные документы контролируются.

Контроль осуществляется менеджерами, службой IOD и ответственными подрядчиками. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется группой контроля Службы документационного обеспечения Министерства. Проверки исполнения документов из других документационных систем (планирования, закупок, финансов и т.д.) осуществляются по поручению руководителей соответствующих структурных подразделений лицами, ответственными за документационное обеспечение администрации.

5.2 Сроки выполнения документов

5.2.1 Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания документа (утверждения), а для документов, полученных от других организаций, с даты получения.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного органом, направившим документ, или сроков, установленных законодательством.

Дата окончательного исполнения указывается в теле документа или в резолюции главы делегации.

Тот, кто установил срок, должен его изменить. Изменение должно быть задокументировано — необходимо указать новый срок, дату изменения и поставить подпись. Изменения должны быть внесены в регистрационные формы — регистрационную карточку или базу данных.

5.2.2 Документ считается исполненным и снятым с контроля, если были сделаны распоряжения, запросы, донесения о результатах соответствующим организациям и лицам или другие документальные свидетельства исполнения.

На документе и регистрационных бланках проставляется отметка об исполнении (пункты 3.3.10.; 4.1.3. ), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственного исполнителя), и дата.

5.3 Организация последующей деятельности

5.3.1 Мониторинг эффективности основан на регистрационных данных: регистрационные карточки или автоматизированные базы данных с регистрационными данными. Конкретные типы контрольных карт не рекомендуются.

Контрольное дело организуется в соответствии со сроками действия документов, по исполнителям, группам документов (приказы министерств, решения коллегий и т.д.)

5.3.2 Проверка хода работ проводится до наступления сроков (предконтроль) в следующем порядке: задачи на последующие годы не реже одного раза в год; задачи на последующие месяцы текущего года не реже одного раза в месяц; задачи на текущий месяц каждые десять дней и за пять дней до наступления срока.

Если документ направляется на исполнение в подведомственную организацию и сообщаются результаты экспертизы, то вместе с документом направляются два экземпляра регистрационной карточки. После выполнения возвращается копия карточки с датой и содержанием выполнения.

Отдел управления документами регистрирует и обобщает данные о ходе и результатах реализации документов не реже одного раза в месяц. Отчеты о состоянии исполнительской дисциплины будут представляться ОСУ и руководителям структурных подразделений (Приложение 5).

5.3.3 Автоматический контроль исполнения основан на данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольных служб о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов и анализ дисциплины исполнения.

В службах контроля и регистрации документов контрольные операции осуществляются с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных станций обработки информации. На экран выводятся напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки о состоянии исполнения, информация о перенесенных сроках исполнения, завершении исполнения и т.д.; рассылка машинограммы допускается только при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения прогона и внесения всех необходимых данных в базу данных реестра изготавливается типограмма полностью заполненного бланка, которая используется в справочной матрице дубликатов для передачи вместе с документами в ведомственный архив.

Составление номенклатур дел

7.1 Опись дел — это систематизированный перечень заголовков (наименований) заводимых в отделе дел с указанием сроков их хранения, установленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и регистрации дел, а также для определения сроков их хранения. Номенклатура используется для построения информационно-поисковой системы и служит основой для создания описей постоянных и временных дел (давностью более 10 лет); для учета временных дел (давностью до 10 лет включительно) используются центральные дела министерства.

7.2 Номенклатура Министерства составляется отделом ДМС на основе номенклатур структурных подразделений при методической помощи центрального архива Министерства (Приложение 6).

Номенклатура Министерства, ранее согласованная с Центральной экспертной комиссией Министерства (ЦЭК), согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива (КВО), которому документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем Министерства (Приложение 7).

7.3 Основанием для составления описей дел служат положения и структурные подразделения департамента, штатные расписания, планы работы и отчеты, перечни документов с указанием сроков их хранения, а также описи дел департамента за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности министерства, их виды и состав.

7.4 Номенклатура файлов включает заголовки файлов, отражающие все документированные области отдела, включая справочные и контрольные файлы, личные дела <1>, документы, созданные в рамках деятельности ЦОД.

7.5 Названия разделов в номенклатуре министерства являются названиями организационных единиц; разделы делятся в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры содержит наименования ОМС.

6.7.1 Структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов департамента после утверждения номенклатуры Министерством.

7.7 Колонки списка ведомственных дел, их структурные подразделения заполняются следующим образом.

В графу 1 номенклатуры вносятся индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, созданного в министерстве, и порядкового номера заголовка дела в номенклатуре структурных подразделений.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняют.

Заголовки дел (томов, частей) должны быть указаны в графе 2 оглавления.

Порядок расположения заголовков в разделах и подразделах таблицы дел зависит от важности документов в деле и их взаимосвязи друг с другом. Заголовки дел, содержащих административные документы, располагаются первыми.

Заголовок файла должен четко отражать в краткой форме основное содержание и состав документов, входящих в состав файла.

Использование неконкретных выражений («разные документы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных выражений в названии дела запрещено.

Названия дел могут быть уточнены в процессе подготовки и обработки дела.

Заголовок файла содержит элементы в следующем порядке:

Название типа файла (переписка, документы для заседаний правления и т.д.) или типов документов (протоколы, устав и т.д.);

Название министерства или организационного подразделения ;

Краткое изложение содержания документов в файле.

Заголовок можно дополнять следующими элементами:

Наименование организации, в которую должны быть отправлены документы или от которой они должны быть получены (адресат или корреспондент документа)

Название района, к которому относится содержание документов дела;

Даты (временные рамки), к которым относятся документы в досье;

Копируются ли документы по делу (если копии представлены) и т.п.

Графа 3 списка файлов заполняется в конце календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения файла, номера позиций в соответствии со списком или, если списка нет, в соответствии с типовым или основным списком файлов или сроком хранения, согласованным с Росарком.

В графе 5 «Примечание» указываются наименования перечней документов, используемых для определения срока хранения дел, отметки о заведении дел, о передаче дел, о выделении дел, подлежащих уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой отдел для продолжения и т.п.

7.8 При наличии в Министерстве компьютерного оборудования утвержденная Министерством опись дел вносится и хранится в памяти компьютера для облегчения обслуживания, корректировки и, в случае необходимости, пересмотра.

Образец должностной инструкции документоведа