Должностная инструкция секретаря руководителя —

Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция главного секретаря разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного приказом № 276н от 6 мая 2021 года. Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.1.2.

Настоящая должностная инструкция в соответствии с профессиональным стандартом определяет перечень трудовых функций и обязанностей секретаря руководителя, а также его права, ответственность и взаимоотношения по занимаемой должности в коллективе организации.1.3. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном ТК РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.1.4.

В период отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на секретаря или другого сотрудника организации. В этом случае временное исполнение обязанностей осуществляется на основании приказа руководителя с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.1.5.

Должность исполнительного секретаря замещается одним человеком:

• С высшим образованием — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование;
• С профессиональным опытом организационного и документационного обеспечения деятельности руководителя организации со средним профессиональным образованием не менее двух лет.

1.7 В своей деятельности главный секретарь руководствуется должностной инструкцией, подготовленной в соответствии с профессиональным стандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, постановлениями Правительства Российской Федерации по вопросам, связанным с его трудовой деятельностью, трудовым договором между работником и работодателем. Исполнительный секретарь также отчитывается перед:

• Административное, трудовое и хозяйственное законодательство Российской Федерации;
• Локальные акты, в том числе правила внутреннего трудового распорядка, приказы и распоряжения руководителя учреждения;
• Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы по делопроизводству;
• Правила унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• Правила орфографии и пунктуации;
• Правила пользования компьютерами и оргтехникой;
• Правила и нормы охраны труда и техники безопасности

1.8.

Исполнительный секретарь должен знать:

• Виды документов, их назначение;
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатурам, способы их составления и оформления;
• Грамматические правила русского языка;
• Действующие законодательные акты, нормативные и методические документы, государственные нормативные акты, определяющие порядок управления документами;
• Деловой протокол;
• Инструкции по делопроизводству и другие локальные нормативные акты, устанавливающие порядок осуществления управленческих процедур;
• Источники управленческой информации;
• Классификация управленческой информации.

1.9.

Ответственный секретарь должен уметь :

• Анализировать причины невыполнения заданий;
• Вводить новые данные в справочные и информационные системы;
• Вести и использовать базу данных телефонных контактов руководителя;
• Вести картотеку расписаний;
• Вести учетные формы, использовать их для отчетности и работы по контролю решений руководителя;
• Вводить и хранить информацию в электронном и/или бумажном виде;
• Выбирать и разрабатывать планировщик;
• Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, подр
• Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских принадлежностей, средств гигиены, продуктов питания;
• Многократно использовать полученную информацию, обновлять данные;
• Обеспечение информационной безопасности деятельности организации;
• Обеспечение комфорта участников конференции, помощь в транспортном обеспечении;
• Обеспечение конфиденциальности в приемной и исполнительном офисе, сохранение в тайне конфиденциальной информации;
• Обеспечение эффективного потока информации;
• Обеспечение работы приемной.

1.10. Секретарь руководителя должен быть ознакомлен с настоящей должностной инструкцией, разработанной в соответствии с профессиональным стандартом, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.1.11.

Должностные обязанности секретаря руководителя

3.1.

В рамках своих обязанностей вы будете помогать менеджеру в управлении временем:

• Сообщает информацию планировщику (организатору)
• Выбирает формы планирования и составляет план (организатор) для руководителя
• Информирует руководителя о графике запланированных мероприятий
• Предупреждает руководителя о предстоящих мероприятиях
• Согласовывает графики с руководителем
• Координирует телефонные звонки, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями отделов и сотрудниками
• Создает резерв времени на случай непредвиденных обстоятельств

3.2.

В рамках секретарской функции менеджера для ежедневного планирования:

• Выбирает и составляет график работы секретаря;
• Ведет журнал (электронный и/или бумажный);
• Согласовывает график работы с графиком руководителя организации;
• Распределяет рабочее время (на день, на неделю, на обзор);
• Не откладывает запланированные задачи;
• Выполняет типичные ежедневные задачи

3.3.

В рамках должностных обязанностей организация телефонных звонков менеджера:

• Ведет базу данных телефонных контактов руководителя;
• Соединяет руководителя с конкретными абонентами;
• Готовит материал для телефонных переговоров руководителя;
• Регистрирует телефонные звонки, поступающие в приемную;
• Перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и другим сотрудникам;
• Получает необходимую информацию и передает уполномоченную информацию по телефону;
• Устанавливает контакт с абонентом, поддерживает и развивает деловую беседу во время телефонных переговоров;
• Оказывает помощь в подготовке…

3.4.

В рамках функции директора по организации поездок :

• Готовит проект приказа о командировке для руководителя;
• Готовит проект приказа о командировке;
• Оформляет командировочное удостоверение и при необходимости регистрирует его;
• Готовит документы для получения виз и загранпаспортов;
• Бронирует для руководителя железнодорожные и авиабилеты, гостиницы, транспортные средства;
• Составляет программы командировок, уточняет протокол запланированных мероприятий.
• Готовит документы для поездки руководителя;
• Указывает дату, должности, имена в программе поездки;
• Составляет маршрут руководителя, согласовывает его с транспортной программой;
• Обрабатывает материалы поездки, готовит отчет о поездке.

3.5.

В рамках функции организации обслуживания посетителей на ресепшн менеджера:

• Организует личный прием посетителей руководителем;
• Устанавливает порядок приема различных категорий посетителей;
• Ведет журнал приема;
• Регистрирует посетителей;
• Способствует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников;
• Организует прием деловых партнеров в офисе;
• Организует обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;
• Накрывает чайный (кофейный) стол в офисе;
• Принимает меры по сохранению коммерческой тайны при приеме посетителей и их посетителей.

3.6.

В обязанности входит организация подготовки, проведения и обслуживания конференц-мероприятий:

• Готовит программу мероприятия;
• Готовит список участников мероприятия;
• Информирует участников о мероприятии и условиях участия;
• Выбирает место и время проведения мероприятия;
• Готовит предварительную калькуляцию расходов;
• Рассылает приглашения подтвержденным участникам;
• Получает доклады и проекты итоговых документов от докладчиков;
• Рассылает информационные материалы участникам;
• Готовит контрольные списки и регистрацию участников мероприятия;
• Покупает

3.7.

В рамках функции обслуживания вы организуете выполнение решений и контролируете исполнение поручений вышестоящих руководителей:

• Документирование решений руководителя;
• Доведение указаний руководителя до сотрудников организации;
• Координация исполнения решений руководителя;
• Ведение текущего и предупредительного контроля;
• Проверка исполнения указаний руководителя в соответствии с графиком;
• Уведомление сотрудников об истечении срока действия указаний руководителя;
• Регистрация исполнения указаний;
• Составление аналитических отчетов и записей исполнения указаний и решений руководителя.

3.8.

В рамках выполнения должностных обязанностей по организации и поддержанию функционального рабочего пространства зоны ресепшн и кабинета руководителя:

• Организует приемную зону офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
• Организует внутреннюю планировку кабинета директора;
• Оснащает рабочее место оргтехникой, персональными компьютерами и вспомогательным оборудованием;
• Организует оснащение офиса системами хранения, необходимыми устройствами, обеспечивает канцелярскими принадлежностями;
• Обеспечивает хранение и пополнение расходных материалов

3.9.

Эта функция должна разрабатывать местные правила для работы Секретариата:

• Разрабатывает должностную инструкцию секретаря,
• Разрабатывает правила работы секретаря,
• Разрабатывает правила ведения делопроизводства.

3.10.

В рамках своих обязанностей вы будете готовить и оформлять административные документы:

3.11.

В рамках должностной функции организации работы с документами в приемной руководителя:

• Принимает, просматривает и сортирует документы, поступающие в приемную администратора;
• Готовит документы для рассмотрения администратором;
• Ведет реестр документов, поступающих к администратору;
• Организует доставку документов исполнителям;
• Создает и ведет базу данных документов администратора;
• Осуществляет информационную и консультационную работу;
• Контролирует выполнение документов и поручений администратора.

3.12.

В рамках функции организации хранения документов в приемной менеджера:

• Формировать и обрабатывать записи для постоянного и долгосрочного хранения;
• Подготавливать и передавать записи в архивы организации.

3.13.

В рамках своих должностных обязанностей вы должны предоставлять информацию руководителю:

• Собирает и обрабатывает информацию, необходимую для принятия обоснованных управленческих решений;
• Проверяет данные на точность, полноту и согласованность и устраняет дублирование информации;
• Предоставляет данные в стандартизированном и легко понимаемом формате;
• Определяет ключевые критерии для систематизации информации с целью создания баз данных;
• Создает и использует базы данных внутри организации.

3.14.

В рамках трудовой функции организации информационного взаимодействия между руководителем и должностными лицами организации

• Информирует сотрудников организации о решениях руководителя;
• Организует обмен информацией между отделами организации и руководителями;
• Информирует сотрудников о предстоящих событиях;
• Организует встречи сотрудников с руководством;
• Информирует руководителя о просьбах сотрудников по профессиональным и личным вопросам

3.15. Обеспечивает защиту прав и свобод сотрудников организации при обработке персональных данных. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования к защите и безопасности персональных данных при их обработке и не допускает их разглашения без согласия субъекта данных или иных законных оснований.3.16.

3.17. Информирует директора школы о несчастном случае и принимает меры для оказания первой помощи пострадавшему.3.18. Соблюдает правила пользования Интернетом.3.19. Поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.3.20.

3.21. Секретарю директора не разрешается использовать неисправную мебель, электрооборудование, бытовую технику, компьютеры и другое офисное оборудование или оборудование и мебель с явными признаками износа, курить на территории организации.3.22.

Исполнительный секретарь обязан соблюдать положения настоящей должностной инструкции, составленной на основе Профессионального стандарта, Правил внутреннего трудового распорядка Организации, Трудового договора и местных законов и постановлений Организации. 3.23.

3.23. Проходит обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда и пожарной безопасности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 3.24. Повышает профессиональную компетентность.3.25. 3.25. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, дисциплину на рабочем месте и установленный в организации метод работы.

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция дис

Руководство часто злоупотребляет своими полномочиями и навязывает секретарю чрезмерный круг задач. Руководство компании часто злоупотребляет своими полномочиями, возлагая на секретаря чрезмерный круг задач.

В АЖНО: Важно достичь баланса прав и обязанностей, избегая шаблонных формулировок, для того, чтобы ПИБ был полным.

Например, если секретарь отвечает за обработку больших объемов информации (контакты, письма и т.д.), в разделе «Права секретаря» должно быть указано, что сотрудник имеет право пользоваться техническим оборудованием компании.

Такой подход позволит сотруднику выполнять свои обязанности качественно и с экономией времени.

Однако секретарь должен знать, что при работе с технологиями компании он несет ответственность за их надлежащее использование и что в случае их повреждения или потери в результате неправомерных действий неизбежно последует штраф. Это рассматривается в отдельном разделе BDS, посвященном обязанностям секретаря.

Например, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в VDS), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и другим носителям информации, с которыми работает секретарь.

Подробнее об обязанностях работодателя в отношении условий труда читайте в статье «Стандарты охраны труда для офисных работников (2021 год)».

Как написать описание работы? Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и получите рекомендации по составлению этого документа, который был подготовлен специалистами по системам и основан на последних разъяснениях Роструда и Датской инспекции труда.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к обучению и опыту работы являются неотъемлемым атрибутом любой должностной инструкции, включая VET. Эти требования составляют понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО: Минимальные квалификационные требования к работнику, отраженные в VET, не могут быть ниже требований, установленных в профессиональных стандартах для данной категории работников.

Например, профессиональный стандарт для специалистов по организации и ведению документооборота утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Эта категория специалистов включает в себя широкий спектр должностей, от секретаря до помощника руководителя.

Квалификационные требования в профессиональном стандарте также разнообразны. Чем сложнее и обширнее функции, выполняемые работником, тем выше требования к квалификации.

Например:

• Секретари-администраторы должны окончить только 11 классов средней школы
• Секретари-администраторы должны иметь среднее профессиональное образование (среднее специальное) или среднее непрофессиональное образование по соответствующей программе, дополненное профессиональным образованием по дополнительным программам переподготовки
• Секретари-администраторы должны иметь высшее образование (степень бакалавра или непрофессионального бакалавра с дополнительным профессиональным образованием по программам переподготовки) и иметь

Например, если обязанности технического секретаря ограничиваются ответом на телефонные звонки, набором рукописных или устных распоряжений руководителя и приготовлением кофе, и эти обязанности покрываются PIL, кандидату на должность достаточно их выполнять:

• Окончили среднюю школу
• Имеют базовые навыки чтения и письма
• Имеют практический опыт работы с компьютерами и офисным оборудованием.

Существует также помощник директора, в задачи которого входит не только организационное и документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая, организационная и административная поддержка работы директора. В этом случае вам потребуется солидное образование и практический опыт.