Должностная инструкция Заместителя директора по учебной работе

Должностная инструкция  Заместителя директора по учебной работе Должностные инструкции

Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.

Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Ii. должностные обязанности

Директор колледжа:

1.Осуществляет руководство колледжа в соответствии с его Уставом и законодательством Российской Федерации.

2.Обеспечивает системную образовательную, учебно-воспитательную, административно-хозяйственную и производственную работу колледжа.

3.Определяет стратегию, цели и задачи развития колледжа, принимает решения о программном планировании его работы.

4.Совместно с Советом колледжа и общественными организациями осуществляет разработку, утверждение и внедрение программ развития колледжа, учебных планов, курсов, дисциплин, годовых календарных учебных графиков, Устава и правил внутреннего распорядка колледжа и др.

5.Определяет структуру управления колледжа, штатное расписание.

6.Решает научные, учебно-методические, административные, финансовые, хозяйственные и иные вопросы.

7.Планирует, координирует и контролирует работу структурных подразделений, педагогических и других работников колледжа.

8.Осуществляет прием на работу, подбор и расстановку педагогических кадров.

9.Определяет должностные обязанности работников, создает условия для повышения их профессионального мастерства.

10.Поощряет и стимулирует творческую инициативу работников, поддерживает благоприятный морально-психологический климат в коллективе.

11.Формирует контингенты обучающихся (воспитанников), обеспечивает их социальную защиту.

12.Является государственным опекуном (попечителем) воспитанников из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, защищает их законные права и интересы (личные, имущественные, жилищные, трудовые и др.).

13.Принимает меры к созданию условий для поддержания их родственных связей.

14.Обеспечивает эффективное взаимодействие и сотрудничество с органами местного самоуправления, предприятиями и организациями, общественностью, родителями (лицами, их заменяющими).

15.Содействует деятельности педагогических, психологических организаций и методических объединений.

16.Регулирует деятельность общественных (в том числе детских и молодежных) организаций, разрешенных законодательством Российской Федерации.

17.Обеспечивает рациональное использование бюджетных ассигнований, а также средств, поступающих из других источников.

18.Представляет колледжа в государственных, муниципальных, общественных и иных органах, учреждениях.

19.Обеспечивает учет, сохранность и пополнение учебно-материальной базы, соблюдение правил санитарно-гигиенического режима и охраны труда, учет и хранение документации.

20.Несет ответственность за реализацию образовательных программ в соответствии с учебным планом и графиком учебного процесса, за качество образования выпускников, жизнь и здоровье, соблюдение прав и свобод студентов (воспитанников) и работников колледжаво время образовательного процесса в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция дис

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Должностная инструкция

Главного бухгалтера

«__»_______________200__ г. №__

I. Общие положения

1.Главный бухгалтер относится к категории первых руководителей.

2.На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

3.Назначение на должность главного бухгалтера и освобождение от нее производится приказом директора.

4.Главный бухгалтер должен знать:

4.1. Конституцию Российской Федерации.

4.2.ЗаконыРФ, постановления и решения ПравительстваРФ и органов управления образованием о бухгалтерском учете и по вопросам образования и воспитания студентов.

4.3.Конвенцию о правах ребенка.

4.4.Административное, трудовое и хозяйственное законодательство.

4.5.Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

4.6.Гражданское право, финансовое налоговое и хозяйственное законодательство.

4.7.Положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения.

4.8.Порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета.

Другие инструкции:  Инструкция оператору заправщику агзс

4.9.Формы и порядок финансовых расчетов.

4.10.Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, выявления внутрихозяйственных резервов.

4.11.Порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.

4.12.Правила расчета с дебиторами и кредиторами.

4.13.Условия налогообложения юридических и физических лиц.

4.14.Порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

4.15.Правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.

4.16.Порядок и сроки составления бухгалтерского баланса и отчетности.

4.17.Правила проведения проверок и документальных ревизий.

4.18.Современные средства вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия.

4.19.Передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета.

4.20.Экономику, организацию производства, труда и управления.

4.21.Основы технологии производства.

4.22.Рыночные методы хозяйствования.

4.23.Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

4.24.Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.25.Теорию и практику управления персоналом.

5.В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется:

5.1.Положением о бухгалтерии Железногорского горно-металлургического колледжа.

5.2.Настоящей должностной инструкцией.

5.3.Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях.

6.Главный бухгалтер подчиняется непосредственно директору.

Должностная инструкция заместителя директора по учебной работе

Должностная инструкция

Заместителя директора по учебной работе

1. Общие положения.

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основании единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования», утвержденного приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26 августа 2021 года №761н.

1.2. Заместитель директора школы по учебной работе назначается и освобождается от должности директором школы.
На период отпуска и временной нетрудоспособности заместителя директора школы по учебной работе его обязанности могут быть возложены на заместителя директора по воспитательной работе или учителя из числа наиболее опытных педагогов. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора школы, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.3. Заместитель директора школы по учебной работе должен иметь высшее профессиональное образование по направлениям подготовки «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент», «Управление персоналом» и стаж работы на педагогических или руководящих должностях не менее 5 лет или высшее профессиональное образование и дополнительное профессиональное образование в области государственного и муниципального управления, менеджмента и экономики и стаж работы на педагогических или руководящих должностях не менее 5 лет.

1.4. Заместитель директор школы по учебной работе подчиняется директору школы.

1.5. Заместителю директору школы по учебной работе

 подчиняются учителя, педагоги дополнительного образования, классные руководители.

1.6. В своей деятельности заместитель директора школы по учебной работе руководствуется Конституцией и Законами РФ, Уставом и нормативными актами, Указами Президента РФ, решениями правительства РФ, решениями органов управления образованием, правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, трудовым договором, приказами и распоряжениями директора школы, настоящей должностной инструкцией. Должен знать: приоритетные направления развития образовательной системы Российской Федерации; законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную, физкультурно-спортивную деятельность; Конвенцию о правах ребенка; педагогику; достижения современной психолого-педагогической науки и практики; психологию; основы физиологии, гигиены; теорию и методы управления образовательными системами; современные педагогические технологии продуктивного, дифференцированного обучения, реализации компетентностного подхода, развивающего обучения; методы убеждения, аргументации своей позиции, установления контактов с обучающимися (воспитанниками, детьми) разного возраста, их родителями (лицами, их заменяющими), коллегами по работе; технологии диагностики причин конфликтных ситуаций, их профилактики и разрешения; основы работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, электронной почтой и браузерами, мультимедийным оборудованием; основы экономики, социологии; способы организации финансово-хозяйственной деятельности образовательного учреждения; гражданское, административное, трудовое, бюджетное, налоговое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности образовательных учреждений и органов управления образованием различных уровней; основы менеджмента, управления персоналом; основы управления проектами; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности

2.Функции


Основными направлениями деятельности заместителя директора школы по учебной работе являются:

2.1. организация учебного процесса в школе, руководство им и контроль за развитием этого процесса;

2.2.методическое руководство педагогическим коллективом;

2.3. обеспечение режима соблюдения норм и правил техники безопасности в учебном процессе

3. Должностные обязанности

3.1. Организует текущее и перспективное планирование деятельности педагогического коллектива;

3.2. Координирует работу учителей и других педагогических работников по выполнению учебных планов и программ;

3.3. Организует и координирует разработку необходимой учебно-методической документации;

3.4. Осуществляет систематический контроль за качеством образовательного процесса и объективность оценки результатов образовательной подготовки обучающихся, работы кружков и факультативов; посещает уроки и другие виды учебных занятий, проводимых педагогическими работниками школы (не менее 180 часов в учебный год), анализирует их форму и содержание, доводит результаты анализа до сведения педагогов;

3.5. Организует работу по подготовке и проведению экзаменов;

3.6. Организует просветительскую работу для родителей, принимает родителей (лиц их заменяющих) по вопросам организации учебного процесса;

3.7. Оказывает помощь педагогическим работникам в освоении и разработке инновационных программ и технологий;

3.8. Осуществляет контроль за учебной нагрузкой обучающихся;

3.9. Составляет расписание учебных занятий и других видов образовательной деятельности, обеспечивает качественную и своевременную замену уроков временно отсутствующих учителей, ведет журнал учета пропущенных и замещенных уроков;

3.10. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации, контролирует правильное и своевременное ведение педагогами классных журналов, другой документации;

3.11. Участвует в комплектовании школы;

3.12. Контролирует соблюдение обучающимися Правил для учащихся;

3.13. Участвует в подборе и расстановке педагогических кадров, организует повышение их квалификации и профессионального мастерства, руководит работой методических объединений, повышает свою квалификацию;

3.14. Вносит предложения по совершенствованию образовательного процесса, участвует в работе педагогического совета школы;

3.15. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации педагогических и других работников школы;

3.16. Ведет, подписывает и передает директору табель учета рабочего времени непосредственно подчиненных ему педагогов и учебно-вспомогательного состава;

3.17. Принимает меры по оснащению учебных кабинетов современным оборудованием, наглядными пособиями и техническими средствами обучения, пополнению библиотеки учебно-методической и художественной литературой, журналами и газетами;

3.18. Организует работу по соблюдению в образовательном процессе норм и правил охраны труда;

3.19. Обеспечивает контроль за безопасностью используемых в образовательном процессе оборудования, приборов, технических и наглядных средств обучения;

3.20. Разрешает проведение образовательного процесса с обучающимися при наличии оборудованных для этих целей учебных помещений, отвечающих правилам и нормам безопасности жизнедеятельности и принятых по акту в эксплуатацию;

3.21. Организует с участием заместителя директора по административно-хозяйственной работе своевременное и качественное проведение паспортизации учебных кабинетов, мастерских, спортзала, а также подсобных помещений;

3.22. Составляет на основании полученных от медицинского учреждения материалов списки лиц, подлежащих периодическим медицинским осмотрам с указанием фактора, по которому установлена необходимость проведения периодического медицинского осмотра;

3.23. Организует разработку и периодический пересмотр не реже 1 раза в 5 лет инструкций по охране труда, а также разделов требований безопасности жизнедеятельности в методических указаниях по выполнению практических и лабораторных работ;

3.24. Контролирует своевременное проведение инструктажа обучающихся и его регистрацию в журнале;

3.25. Совместно с заместителем директора школы по воспитательной работе определяет методику, порядок обучения правилам дорожного движения, поведения на воде и улице, пожарной безопасности; совместно с заместителем директора по административно-хозяйственной работе осуществляет проверку знаний обучающихся;

3.26. Проводит совместно с профкомом (профкомами) административно-общественный контроль безопасности использования, хранения учебных приборов и оборудования, химических реактивов, наглядных пособий, школьной мебели. Своевременно принимает меры к изъятию химических реактивов, учебного оборудования, приборов, не предусмотренных типовыми перечнями, в том числе самодельного, установленного в мастерских, учебных и других помещениях без соответствующего акта-разрешения, приостанавливает образовательный процесс в помещениях образовательного учреждения, если там создаются опасные условия здоровью работников , обучающихся;

3.27. Выявляет обстоятельства несчастных случаев, происшедших с работающими, обучающимися;

3.28. Организует работу по подготовке и проведению контрольно-диагностических работ, экзаменов,

3.29. Участвует в работе по вопросам  перевода учащихся по окончанию учебного года, в параллелях,  из классов и групп, приеме учащихся в школу;

3.30. Сдает всю статистическую отчетность по школе в рамках своей компетенции, курирует успеваемость учащихся (ведомости);

3.31.Курирует и координирует работу в рамках новой системы оплаты труда (листы самоанализа педагогов);

Другие инструкции:  Должностная инструкция охранника 2021

3.32. Планирует контрольно-инспекционную деятельность в школе в рамках своей компетенции. Составляет учебный план. Осуществляет связь с ПУ, техникумами;

3.33. Курирует и координирует работу по организации питания, медицинского обеспечения;

3.34. Контролирует проведение предметных недель по курируемым предметам;

3.35. Курирует работу специальной медицинской группы, освобождение от экзаменов, физической культуры, обучения на дому;

3.36. Курирует работу молодых учителей;

3.37. Отвечает за составление экзаменационного материала учителям- предметников и их экспертизу;

3.38. Организует участие школьников в предметных олимпиадах;

3.39. Организует участие школьников и учителей в конкурсах, форумах, викторинах, фестивалях всех уровней в рамках своей компетенции;

3.40. Организует эстетичное и информационно-насыщенное оформление школьных стендов по курируемым направлениям;

3.41.Готовит анализ учебно — воспитательной работы образовательного учреждения за прошедший  учебный год и план работы на следующий год.

3.42. Курирует и координирует работу по охране труда в ОУ.

3.43. Соблюдает этические нормы поведения в школе, в быту, в общественных местах соответствующие общественному положению педагога;

3.44. Предоставляет ежедневный план работы.

4. Права.


Заместитель директора школы по учебной  работе имеет право в пределах своей компетенции:

4.1. Давать обязательные для исполнения распоряжения непосредственно подчиненным работникам школы;

4.2.  Привлекать к дисциплинарной ответственности обучающихся за поступки, дезорганизующие учебно-воспитательный процесс, в порядке, установленном Уставом школы и Правилами о поощрении и взысканиях;

4.3. Присутствовать на любых занятиях, проводимых с учащимися школы (без права входить в класс после начала занятий без экстренной необходимости и делать замечания педагогу в течение занятий;

4.4. Вносить в необходимых случаях временные изменения в расписание занятий, отменять занятия, временно объединять группы и классы для проведения совместных занятий;

5. Ответственность.

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений директора школы, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за не использование предоставленных прав, заместитель директора школы по учебной работе несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.

5.2. За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, а также совершение иного аморального поступка заместитель директора школы по учебной работе может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с трудовым законодательством и Законом РФ «Об образовании». Увольнение за данный поступок не является мерой дисциплинарной ответственности.

5.3. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических правил организации учебно-воспитательного процесса заместитель директора школы по учебной работе привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством.

5.4. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей заместитель директора школы по учебной работе несет материальную ответственность в порядке и пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности.

Заместитель директора школы по учебной работе:

6.1. Работает в режиме не нормированного рабочего дня;

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и каждую учебную четверть; план работы утверждается директором школы не позднее 5 дней с начала планируемого периода;

6.3. Представляет директору письменный отчет о своей деятельности в течении 10 дней по окончании каждой учебной четверти;

6.4. Получает от директора школы информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами;

6.5. Визирует приказы директора школы по вопросам организации учебного процесса;

6.6. Систематически обменивается информацией по вопросам входящим в свою компетенцию, с педагогическими работниками школы заместителем директора школы по административно-хозяйственной работе.

6.7. Исполняет обязанности директора школы в период его временного отсутствия (отпуск, болезнь и т.п.). Исполнение обязанностей осуществляется в соответствии с законодательством о труде и Уставом школы на основании приказа директора школы или приказа руководителя муниципального органа управления образованием, если соответствующий приказ не может быть издан по объективным причинам.  

Ознакомлен (а), на руки получено  

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

  • избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
  • ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
  • претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
  • сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Нормы составления должностной инструкции

В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер.

Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций.

  • Общие положения.
  • Должностные обязанности специалиста.
  • Его права.
  • Возможная ответственность за нарушения.

К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.

Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

Например:

  • секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
  • секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
  • секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

  • окончить среднюю школу;
  • обладать элементарной грамотностью;
  • иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Общие положения

  1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
  2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
  3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
  4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
    • среднее образование;
    • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
    • законченные профильные курсы;
    • опыт работы не требуется.
  5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
    • процесс документооборота в организации;
    • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
    • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
    • система электронных баз документов организации;
    • правила оформления соответствующей документации;
    • требования к хранению документов и их сохранности;
    • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
    • правила грамматики и орфографии;
    • принципы делового общения;
    • правила архивирования документации;
    • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
    • нормы ведения деловой переписки;
    • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
  6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
    • правовыми нормами и действующим законодательством;
    • положениями этой инструкции;
    • документами организации.
Другие инструкции:  Должностная инструкция электромеханика судового. Образец 2021. Бесплатная консультация юриста в Кемерово

Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:

  1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
  2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
  3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
  4. Ведение электронной базы документов.
  5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
  6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
  7. Участие в описи документов.
  8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
  9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
  10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
  11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
  12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
  13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
  14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
  15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
  16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
  17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
  18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
  19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
  20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

  1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
  2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
  3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
  4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
  5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
  6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
  2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
  3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
  4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.

Общие положения

В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:

  • порядок его подчинения, найма и увольнения;
  • кто временно заменяет сотрудника;
  • требуемые от него навыки;
  • требования к его образованию и опыту.

Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.

Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.

Обязанности

У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции.

Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.

Ответственность

В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.

Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.

Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу.

Отделы — jobdescriptions

​​​

Типовые положения и должностные инструкции

Приказ об утверждении типовых должностных декана факультета, директора института, заведующего кафедрой ФГБОУ ВО «ЧелГУ» от 19.02.2021 № 146-1

Типовая должностная инструкция декана факультета ФГБОУ ВО «ЧелГУ»

Типовая должностная инструкция директора института (для учебно-научных институтов) ФГБОУ ВО «ЧелГУ»

Типовая должностная инструкция заведующего кафедрой ФГБОУ ВО «ЧелГУ»

Приказ от 15.06.2021 № 352-1 Об отверждении Типового положения о факультете (институте) 

Типовое положение о факультете (институте) ФГБОУ ВО «ЧелГУ»

Приказ от 08.09.2021 № 545-1 Об утверждении типовой должностной инструкции (АУП, УВП)

Типовая должностная инструкция​ (АУП, УВП)

Приказ от 24.08.2021 № 456-1 Об утверждении и введении в действие должностных инструкций заместителя декана факультета (директора института, филиала, колледжа) по воспитательной работе

Должностная инструкция заместителя декана факультета (директора института, филиала, колледжа) по воспитательной работе

Приказ 185-1 от 05.04.2021 Об утверждении и введении в действие должностных инструкций ППС

Типовая должностная инструкция Ассистента

Типовая должностная инструкция Доцента

Типовая должностная инструкция Преподавателя

Типовая должностная инструкция Профессора

Типовая должностная инструкция Старшего преподавателя

Должностная инструкция

В соответствии с требованиями ст.68 Трудового кодекса РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить под поспись лицо, устраивающееся на работу в ФГБОУ ВО «ЧелГУ», с должностной инструкцией.

Должностная инструкция —   это локальный нормативный акт, в котором определены требования к образованию, обучению, к опыту практической работы, права, обязанности, трудовые функции, необходимые знания и умения, а также ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности по определенной должности.

Основой для разработки должностных инструкций служат профессиональные стандарты, квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 №37, Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального образования», утвержденном Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.01.2021 №1н.

Должностная инструкция разрабатывается непосредственным руководителем структурного подразделения, на работу в которое устраивается работник, либо работником структурного подразделения, которому поручена разработка проекта должностной инструкции руководителем.

Проект должностной инструкции разрабатывается на основе утвержденной типовой должностной инструкции.

Текст набирается шрифтом Times New Roman (14 кегль)

Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения.

Подписанная должностная инструкция передается на согласование в отдел кадров и в юридическое управление с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, проверки соответствия действующему законодательству и локальным нормативным актам университета.

Согласованная должностная инструкция утверждается ректором или курирующим проректором по направлению.

На утвержденной должностной инструкции в организационно-контрольном отделе ставится гербовая печать университета.

Утвержденная должностная инструкция передается в отдел кадров для регистрации и последующего хранения.  Оригинал должностной инструкции хранится в отделе кадров, копия передается в структурное подразделение, а также на руки работнику.  

Ответственность за ознакомление с должностной инструкцией возлагается:

 на специалиста отдела кадров   при приеме работника на работу;

на руководителя структурного подразделения в случае внесения изменений, дополнений, либо утверждения новой должностной инструкции.​​

Права

Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).

Оцените статью
Добавить комментарий