Подпись работника: на каких документах она требуется

График сменности

При наличии у работодателя сменной работы графики сменности нужно довести до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие[1].

Работников, которые выполняют работы вахтовым методом, необходимо ознакомить с графиком минимум за два месяца до введения его в действие[2].

Если работник не согласен

При трудоустройстве трудовая функция фиксируется двумя способами:

• описывается в ТД, если инструкция оформлена отдельным документом;
• фиксируется в ДИ, когда она часть ТД.

В обоих случаях отсутствие подписи на ЛНА не делает трудовую функцию (обязательные обстоятельства) несогласованной — она регламентируется ТД или считается согласованной, что подтверждается наличием подписи на ТД (для второго случая это установлено апелляционным определением ВС Республики Татарстан от 27.04.2021 по делу № 33-6229/2-15).

Для внесения изменений действует основное правило — корректировка должностных обязанностей работника возможна только после подписания допсоглашения к ТД. В остальных случаях отсутствие подписи не является подтверждением того, что работник не согласен с новой редакцией ДИ, и прямым основанием для:

• привлечения к дисциплинарной ответственности;
• увольнения.

Изменения положений ди по уведомлению

Совсем иной действует порядок изменения должностной инструкции по инициативе работодателя, когда руководитель принял решение и вносит корректировки, не получив согласия сотрудника. В соответствии со ст. 74 ТК обязательно оформляется официальное уведомление.

Справка. Если работодатель вносит изменения в соответствии со ст. 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пример 5).

Когда обновить должностной документ

Трудовое законодательство не регламентирует, как и в каких случаях допускается вносить изменения в инструкции сотрудников. ДИ относится к локальным нормативным актам, и поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Выбор законодательно обоснованной процедуры и оформление поправок — самостоятельное решение нанимателя (Письмо Роструда от 31.10.

• утверждено новое штатное расписание;
• внесены коррективы в полномочия и обязанности;
• перевод на новую должность;
• работнику вменены дополнительные обязанности;
• организационные или технологические корректировки повлияли на условия труда.

Установленный и действующий порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов:

• статуса ДИ — является она частью трудового договора или отдельным документом;
• от времени проведения — до принятия сотрудника на должность или после;
• от характера поправок — конкретизируется ли имеющаяся трудовая функция или вводится новая.

Для соблюдения юридически верной процедуры следует учитывать статус ДИ и вносимые корректировки.

Содержание ДИ не регламентировано законодательством. Она может включать в себя информацию, являющуюся предметом договора, а иногда и нет. В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ к существенным условиям соглашения между работодателем и работником относятся:

• описание трудовой функции;
• условия труда.

Новая функция устанавливается и вводится согласно ст. 72, 72.1 ТК РФ. Без согласия сотрудника это осуществляется на время в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК. Стоит напомнить о порядке внесения новых положений в договор и сроках оповещения сотрудника:

Если должностная инструкция используется в организации, все правки вносятся следующими способами:

Практики рекомендуют утверждать ДИ как самостоятельный документ. В договоре следует прописать, что сотрудник обязан выполнять требования ДИ (с которой он знакомится под роспись). Это позволяет:

• не перечислять все обязанности;
• не вносить каждый раз правки — оформляется дополнительное соглашение.

Личная карточка и трудовая книжка

С записями о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении с работы нужно ознакомить владельца трудовой книжки под роспись в его личной карточке[4] (пример 3), в которой повторяют записи, внесенные в книжку. При увольнении работник должен поставить подпись не только в личной карточке, но и в самой трудовой книжке (пример 4).

Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон

Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).

Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.

Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.

Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ (либо действовать в порядке статьи 74 ТК РФ при наличии оснований). Если изменения все же утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после новой редакции.

Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:

• грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
• приказом.

Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.

Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.

Приказы по личному составу

Подпись работника в приказах по личному составу обязательна, вне зависимости от того, издан приказ по самостоятельно разработанной организацией или по унифицированной форме № Т-1[3].

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

Трудовым кодексом РФ установлена обязанность работодателя по ознакомлению работников только с тремя видами приказов: о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), об увольнении с работы (ст. 84.1 ТК РФ) и о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Однако логика подсказывает, что ознакомление необходимо с любыми кадровыми приказами, поскольку в противном случае нельзя требовать от фигуранта исполнения приказа.

Расчетный листок

Часть 1 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работникам расчетные листки.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

В письме от 21.02.2021 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд России разъяснил, что работодатели вправе выдавать расчетные листки не только в бумажной, но и в электронной форме, в частности, по электронной почте. Судебная практика признает правомерность направления работникам расчетных листков по электронной почте (см.

, например, Определение Московского городского суда от 20.05.2021 № 11-11436/13; Апелляционное определение Верховного Суда Республики Карелия от 08.10.2021 по делу № 33-3292/2021; Решение Кондинского районного суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 02.08.

2021 по делу № 2-394/2021; Апелляционные определения Верховного Суда Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2021 по делу № 33-204/2021 и Верховного Суда Республики Коми от 18.02.2021 по делу № 33-1073/2021; Определения Иркутского областного суда от 01.02.2021 по делу № 33-961/12 и Московского городского суда от 24.05.2021 по делу № 33-15061).

Выдачу работникам расчетных листков в бумажной форме рекомендуется документально подтвердить, для чего можно использовать журнал, в котором работники будут расписываться в получении листка, либо ведомость (пример 2).

Типичные ошибки

Несоблюдение алгоритма изменения должностной инструкции вызывает замечания трудинспекции или может привести к судебным спорам с сотрудниками.

Трудовой договор

Трудовой договор необходимо составить в двух экземплярах, каждый из которых должны подписать стороны отношений. Один экземпляр трудового договора нужно передать работнику, другой хранит работодатель. На договоре, который остается в организации, работник должен сделать отметку о получении второго экземпляра (пример 1).