Основные задачи и функции корпоративного секретаря
Состав задач, решение которых возлагается на корпоративного секретаря, в различных госкомпаниях может быть различным. Дифференциация функциональной модели определяется, прежде всего, особенностям госкомпании.
Ниже представлена функциональная модель деятельности корпоративного секретаря публичной госкомпании, являющаяся наиболее полной.
1. Предоставление консультаций членам совета директоров, менеджменту, акционерам госкомпании по вопросам корпоративного права и управления.
Реализация данной функции направлена на недопущение действий со стороны органов управления госкомпании, приводящих к нарушению требований законодательства, устава и внутренних документов госкомпании, совершения действий, противоречащих решениям, ранее принятым органами управления, а также действий, способных породить конфликт во взаимоотношениях между акционерами, самой госкомпанией, его менеджерами и иными заинтересованными лицами.
Подобные консультации предоставляются корпоративным секретарем в ходе заседаний коллегиальных органов управления, по запросам акционеров, единоличного исполнительного органа, членов Совета директоров и Правления, а также в инициативном порядке.
Заслуживает внимания практика размещения на сайте госкомпании ответов на вопросы, часто задаваемые акционерами корпоративному секретарю.
2. Контроль исполнения требований корпоративного законодательства, устава и внутренних документов госкомпании, контроль за соблюдением прав и имущественных интересов акционеров при принятии решений органами управления госкомпании.
Данный контроль осуществляется в целях защиты прав и имущественных интересов акционеров, а также предотвращения применения санкций к госкомпании, членам его совета директоров и должностным лицам при нарушении требований законодательства, снижения рисков возникновения корпоративных конфликтов.
Состав и содержание контрольных процедур, реализация которых возлагается на корпоративного секретаря, зависит от конфигурации системы корпоративного управления госкомпании.
При реализации контрольных функций корпоративный секретарь особое внимание должен обращать на соблюдение норм законодательства, связанных с одобрением крупных сделок и сделок с заинтересованностью; исполнение принятого общим собранием акционеров решения о выплате дивидендов; обоснованность коэффициентов конвертации, предлагаемых к утверждению общим собранием акционеров в процессе принятия решения о реорганизации; соблюдение требований о размещении дополнительных акций по рыночной стоимости при принятии решения об увеличении уставного капитала, а также иных существенных корпоративных действий, совершение которых способно нанести ущерб акционерам.
К инструментам, обеспечивающим выполнение данной функции следует отнести:
— инициацию разработки регламентов совершения соответствующих корпоративных действий с четким определением зон ответственности отдельных менеджеров;
— проведение проверок и подготовка отчетов/заключений по результатам таких проверок;
— наделение корпоративного секретаря правом потребовать от должностных лиц госкомпании предоставления письменных объяснений по факту выявленных нарушений, а также правом требовать совершения действий, направленных на исправление таких нарушений;
— вменение в обязанность корпоративному секретарю информировать председателя совета директоров о всех выявленных нарушениях;
— предоставление корпоративному секретарю права выносить вопросы, связанные с подобными нарушениями, на рассмотрение совета директоров, а также требовать применения санкций к виновным лицам.
3. Корпоративному секретарю принадлежит особая роль в построении системы корпоративного управления и обеспечении требований корпоративного законодательства после осуществления приватизации унитарных предприятий, а также в случае принятия соответствующих решений и последующего отчуждения акций из государственной собственности.
В соответствии со сложившейся практикой полномочия единоличного исполнительного органа госкомпании, созданного в результате акционирования государственного унитарного предприятия, как правило, сохраняются за директором унитарного предприятия. Такой руководитель нередко оказывается не знакомым со специфическими требованиями корпоративного законодательства, что приводит к повышенному риску применения административных и иных санкций к акционерному обществу и членам его органов управления.
Корпоративному секретарю принадлежит особая роль в реализации политики государства по избранию в составы советов директоров госкомпаний профессиональных поверенных и независимых директоров (далее — профессиональные директоры). Поскольку такие директора избираются по инициативе государства как акционера и, как правило, до момента избрания не имеют контактов с госкомпанией, корпоративный секретарь становится связующим звеном профессиональных директоров, осуществляя коммуникации между ними и менеджментом госкомпании.
В частности, корпоративный секретарь помогает вновь избранному профессиональному директору познакомиться с госкомпанией и ее менеджментом, обеспечивает предоставление запрашиваемых профессиональным директором документов госкомпании, через корпоративного секретаря профессиональный директор направляет свои предложения менеджменту.
Корпоративному секретарю принадлежит особая роль в реализации политики государства по развитию практики корпоративного управления в госкомпаниях. Государство проводит последовательную политику по повышению уровня корпоративного управления в госкомпаниях, приведение его в соответствие с лучшими мировыми стандартами.
В этих целях государство как акционер выдвигает широкий спектр инициатив, давая соответствующие директивы своим представителям и профессиональным поверенным, избранным в состав советов директоров госкомпаний (далее — Представители интересов Российской Федерации).
В задачи корпоративного секретаря входит организация и участие в разработке таких нормативных актов.
Не менее важной его задачей является и контроль неукоснительного соблюдения принятых внутренних нормативных актов. Корпоративному секретарю в этой работе важно преодолеть «формальный подход» госкомпаний к требованиям государства, когда госкомпании хотя и принимают внутренний нормативный акт, но текст такого документа носит декларативный характер, и/или в дальнейшем не исполняют принятые на себя обязательства.
Корпоративный секретарь в пределах своей компетенции обеспечивает предоставление документов и информации по запросам государственных органов управления. Росимущество, осуществляя от имени государства права акционера госкомпании, периодически направляет в госкомпании разнообразные запросы на предоставление информации.
Задача по обеспечению исполнения таких информационных запросов лежит на корпоративном секретаре. Особенностью этой работы является необходимость организации информационного обмена между госкомпанией и органами власти с использованием функционала Межведомственного портала по управлению государственной собственностью (далее — МВ Портал). Корпоративный секретарь должен обладать навыками работы с соответствующими IT-технологиями.
Корпоративный секретарь принимает участие в подготовке директив для голосования членам совета директоров. Поскольку Представители интересов Российской Федерации по определенным вопросам голосуют на основании директив для голосования, совет директоров не сможет принять решения в отсутствии таких директив.
В задачи корпоративного секретаря входит направление в Росимущество документов и материалов по вопросам, вынесенным на заседание совета директоров, в объеме, достаточном для выработки таких директив, а также всяческое содействие ускорению процесса получения директив членами совета директоров, являющимися государственными служащими и профессиональными поверенными.
4. Организация подготовки и обеспечение проведения общего собрания акционеров.
Участие в общем собрании акционеров является основной формой реализации права акционеров на участие в управлении акционерным обществом. Корпоративный секретарь должен обеспечивать реализацию процедур подготовки и проведения общих собраний акционеров в строгом соответствии с требованиями законодательства, стремиться к тому, чтобы акционеры имели необременительную возможность принять участие в собрании, исключив бюрократические и необоснованные по существу требования, препятствующие их участию в собрании.
При необходимости корпоративный секретарь должен быть готов выступить в качестве арбитра при возникновении конфликтов между акционерами, самой госкомпанией, счетной комиссией по вопросам участия акционера в собрании, действуя при этом объективно, в соответствии с требованиями законодательства и исходя из презумпции защиты прав и баланса интересов акционеров.
В частности, корпоративный секретарь:
— принимает от акционеров предложения по вопросам повестки дня общего собрания и выдвижения кандидатур в выборные органы, поступающие в госкомпанию; ведет учет поступающих предложений и проводит их экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров не позднее дня, следующего за днем их поступления с приложением собственной правовой оценки по факту поступившего предложения; в установленных случаях направляет акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;
— принимает от акционеров и иных уполномоченных лиц требования о проведении внеочередного общего собрания акционеров; ведет учет поступающих предложений и проводит их правовую экспертизу; информирует председателя совета директоров о предложениях акционеров не позднее дня, следующего за днем их поступления с приложением собственной правовой оценки по факту поступившего предложения; направляет (иным образом публично информирует, а также размещает на МВ Портале) акционерам решение совета директоров, принятое по поступившему предложению;
— запрашивает у лиц, выдвигаемых на выборные должности, согласие баллотироваться;
— подготавливает проекты решений совета директоров, которые должны быть приняты в процессе подготовки к проведению общего собрания акционеров;
— организует и участвует в подготовке годового отчета госкомпании и иных документов, предоставляемых акционерам в процессе подготовки к общему собранию акционеров;
— на основании решения совета директоров о проведении общего собрания запрашивает список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, у регистратора госкомпании;
— в установленных законом случаях предоставляет акционерам для ознакомления список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, а также подготавливает выписки из этого списка;
— подготавливает проект уведомления акционеров о предстоящем общем собрании, макеты бюллетеней для голосования, организует и контролирует рассылку соответствующих уведомлений, а в установленных случаях — и комплектов бюллетеней, получает и обеспечивает хранение документов, подтверждающих факт осуществления рассылки, обеспечивает исполнение иных требований законодательства и внутренних документов общества об уведомлении акционеров о предстоящем общем собрании акционеров;
— обеспечивает акционерам доступ к документам, обязательным для предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании, а также изготавливает, заверяет и предоставляет копии этих документов по требованию акционера;
— обеспечивает учет поступивших в госкомпанию заполненных бюллетеней для голосования и передает их счетной комиссии;
— консультирует председателя собрания по правовым вопросам, возникающим в ходе его проведения;
— выполняет функции секретаря собрания;
— отвечает на вопросы участников общего собрания, связанные с процедурой его проведения;
— осуществляет контроль за работой счетной комиссии, получает от счетной комиссии протокол, бюллетени для голосования, доверенности, организует хранение поименованных документов;
— подготавливает проекты отчета о результатах голосования, протокола общего собрания акционеров;
— в установленных случаях организует рассылку акционерам отчета о результатах голосования;
— на основании решения общего собрания акционеров запрашивает у регистратора госкомпании список лиц, имеющих право на получение доходов, иные списки акционеров, необходимые для реализации акционерами своих прав;
— при необходимости — подготавливает и заверяет выписки из протоколов общих собраний акционеров, а также копии таких документов;
— при возникновении конфликтов между госкомпанией и акционером по поводу участия последнего в общем собрании акционеров — принимает участие в разборе и урегулировании такого конфликта, в случае если разрешение конфликта передается на усмотрение суда — участвует в подготовке документов, необходимых для судебного рассмотрения.
5. Обеспечение работы Совета директоров.
Совет директоров является коллегиальным органом управления, представляющим интересы акционеров в период между общими собраниями акционеров, осуществляющим целеполагание, подбор команды менеджеров, контроль за работой менеджеров. Деятельность совета директоров осуществляется в интересах акционеров.
Корпоративный секретарь:
— осуществляет сбор информации о кандидатах в состав совета директоров в целях ее предоставления участникам соответствующего общего собрания акционеров;
— обеспечивает введение «в курс дела» вновь избранных профессиональных директоров, в том числе — ознакомление вновь избранного профессионального директора с госкомпанией и ее внутренними документами, организует встречу таких директоров с менеджментом госкомпании;
— оказывает содействие членам Совета директоров при исполнении ими своих функций, в том числе предоставление членам Совета директоров запрашиваемой ими информации и документов госкомпании;
— участвует в подготовке проекта плана работы совета директоров, контролирует его исполнение;
— участвует в формировании повестки дня очередного заседания совета директоров;
— извещает членов совета директоров и приглашенных лиц о предстоящих заседаниях совета директоров;
— контролирует подготовку и направляет членам совета директоров материалы по вопросам повестки дня заседания совета директоров;
— ведет учет и доводит до сведения участвующих в заседании членов совета директоров информацию о поступивших от отсутствующих членов совета директоров письменно изложенных позиций по рассматриваемым вопросам;
— участвует в заседаниях совета директоров, обеспечивает ведение протокола заседания совета директоров;
— при проведении заочного заседания совета директоров — изготавливает бюллетени для голосования (опросные листы), осуществляет рассылку бюллетеней и сбор полученных бюллетеней, а также осуществляет подведение итогов голосования по вопросам повестки дня заседания совета директоров;
— организует хранение протоколов совета директоров, в установленных случаях — предоставляет копии протоколов, выписки из протоколов совета директоров, заверяет их подлинность;
— по поручению членов совета директоров — получает в подразделениях госкомпании и предоставляет членам совета директоров необходимые документы и информацию о деятельности госкомпании;
— осуществляет контроль за исполнением адресных решений совета директоров;
— осуществляет контроль за своевременной выплатой членам Совета директоров вознаграждений и компенсаций;
— обеспечивает соблюдение порядка принятия решений по крупным сделкам и сделкам с заинтересованностью.
— осуществляет размещение всей необходимой информации о деятельности госкомпании на МВ Портале, в том числе протоколы заседаний советов директоров и общих собраний акционеров.
6. Обеспечение работы комитетов Совета директоров.
Комитеты совета директоров создаются для предварительного углубленного рассмотрения вопросов, выносимых на рассмотрение совета директоров, а также для выработки рекомендаций менеджменту по вопросам, отнесенным к ведению комитетов.
Корпоративный секретарь:
— осуществляет размещение на МВ Портале информации о наличии в госкомпании комитетов Совета директоров;
— участвует в подготовке проекта планов работы комитетов совета директоров, контролирует их исполнение;
— извещает членов комитета совета директоров и приглашенных лиц о предстоящих заседаниях совета директоров;
— контролирует подготовку и направляет членам комитетов совета директоров материалы по вопросам повестки дня заседания комитета совета директоров;
— участвует в заседаниях комитетов совета директоров, обеспечивает ведение протоколов заседания совета директоров.
7.Раскрытие информации, хранение документов и предоставление документов и информации о госкомпании по запросам акционеров.
Раскрытие информации является важной составной частью системы корпоративного управления госкомпании, направленной как на повышение инвестиционной привлекательности ценных бумаг госкомпании, так и на обеспечение контроля со стороны акционеров, иных заинтересованных лиц за деятельностью госкомпании и его органов управления.
Следуя рекомендациям «лучшей мировой практики корпоративного управления» многие госкомпании разрабатывают внутренний документ — положение об информационной политике, в рамках которого принимают дополнительные обязательства по публичному раскрытию информации о госкомпании и результатах ее деятельности. В таком положении раскрывается как объем дополнительно раскрываемой информации, так и способы ее раскрытия.
Законодательство Российской Федерации, также, предусматривает право акционеров знакомиться с документами и информацией о деятельности госкомпании вне процедур публичного раскрытия такой информации.
В общем случае корпоративный секретарь:
— организует и контролирует (осуществляет) исполнение требований законодательства по публичному раскрытию информации, в том числе — при подготовке и раскрытии информации в форме годового отчета, ежеквартальных отчетов эмитента, существенных фактов, а также документов и информации, связанной с эмиссией и обращением ценных бумаг на организованном фондовом рынке, информации, подлежащей раскрытию на сайте госкомпании;
— контролирует раскрытие информации в соответствии с требованиями внутренних документов госкомпании, в том числе — своевременность размещения и обновления соответствующей информации на сайте госкомпании в сети Интернет;
— обеспечивает хранение документов, поименованных в статье 89 ФЗ «Об акционерных обществах»;
— обеспечивает предоставление акционерам доступа к вышеупомянутым документам в установленном порядке, в том числе посредством использования МВ Портала;
— организует изготовление копий документов по требованию акционеров;
— подготавливает и предоставляет отчеты о корпоративном управлении в соответствии с Правилами биржевой торговли;
— раскрывает информацию о корпоративном управлении в госкомпании всем заинтересованным лицам.
— участвует в разработке и реализации информационной политики госкомпании;
— организует сбор информации в подразделениях госкомпании, в его дочерних (зависимых) обществах, а также иных аффилированных лицах госкомпании;
— контролирует представление информации подразделениями госкомпании, его дочерними (зависимыми) обществами, а также иными аффилированными лицами госкомпании;
— формирует единую автоматизированную систему размещения, хранения и авторизованного доступа к корпоративным документам госкомпании, его дочерних (зависимых) обществ, а также иных аффилированных лиц госкомпании;
— ведет учет аффилированных лиц госкомпании;
— осуществляет сбор информации о членах совета директоров и исполнительных органов госкомпании и их аффилированных лицах в соответствии с требованиями действующего законодательства;
— анализирует информацию, полученную от подразделений госкомпании, его дочерних (зависимых) обществ, а также иных аффилированных лиц госкомпании, с целью выявления и мониторинга правовых рисков в сфере корпоративных отношений и репутационных рисков.
8. Обеспечение реализации корпоративных процедур.
Корпоративный секретарь участвует в реализации предусмотренных законодательством корпоративных процедур, связанных с обеспечением защиты прав и интересов акционеров. К таким процедурам относятся: эмиссионные процедуры; реорганизация и ликвидация госкомпании; выкуп акций по требованию акционеров в установленных законом случаях; приобретение акций на основании решений органов управления госкомпании; выплата дивидендов; процедуры, связанные с направлением добровольного, обязательного предложения, требования о выкупе акций и др.
Корпоративный секретарь:
— инициирует разработку и принятие госкомпанией внутренних документов, регламентирующих порядок реализации соответствующих процедур и содержащих подробное описание действий акционеров, намеренных воспользоваться своими правами, включая формы документов и порядок заверения подписей;
— разъясняет акционерам требования законодательства, порядок реализации соответствующих процедур, оказывает практическую помощь в реализации прав акционеров;
— предоставляет совету директоров отчет о результате реализации корпоративных процедур и о выявленных фактах нарушения требований законодательства и прав акционеров.
Корпоративный секретарь организует и контролирует исполнение установленных законодательством и внутренними документами госкомпании процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов акционеров, включая:
— процедуры одобрения крупных сделок и сделок с заинтересованностью Советом директоров и общим собранием акционеров госкомпании в соответствии с требованиями российского законодательства в зависимости от того, в чьей компетенции находится одобрение такой сделки;
— процедуры, связанные с реализацией решения органов управления госкомпании о приобретении собственных акций, а также требований акционеров о выкупе госкомпании принадлежащих им акций;
— процедуры преимущественного права приобретения акционерами госкомпании размещаемых дополнительных акций и эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции;
— процедуры, связанные с приобретением акционером госкомпании, совместно с его аффилированными лицами, пакета в 30, 50, 75, 95 процентов акций госкомпании, а также принудительным выкупом акций у акционеров госкомпании;
— иные правила и процедуры, установленные действующим законодательством и внутренними документами госкомпании.
9. Развитие практики корпоративного управления в госкомпании.
Под корпоративным управлением для целей данного документа понимается совокупность закрепленных в корпоративном законодательстве, внутренних документах госкомпании и неукоснительно им реализуемых правил и процедур, определяющих структуру, компетенцию и порядок работы органов управления госкомпании, порядок принятия важнейших управленческих решений, порядок совершения действий, затрагивающих права и имущественные интересы акционеров, а также состав и порядок реализации акционерами своих прав.
Задачами корпоративного секретаря являются:
— мониторинг корпоративного законодательства и инициирование внесения изменений в устав, внутренние документы госкомпании при изменении Федеральных законов и подзаконных нормативных актов, регламентирующих корпоративные отношения и корпоративные процедуры.
— мониторинг принятой в госкомпании системы корпоративного управления на предмет ее соответствия ожиданиям и интересам акционеров и иных заинтересованных лиц, рекомендациям российского кодекса и международных стандартов «лучшей мировой практики корпоративного управления», рекомендаций и поручений органов власти Российской Федерации, при необходимости — инициирование внесений соответствующих изменений в устав, внутренние нормативные акты госкомпании;
— участие в оценке состояния системы корпоративного управления в госкомпании, в том числе с использованием функциональных возможностей МВ Портала;
— подготовка ежегодного доклада совету директоров о состоянии корпоративного управления в госкомпании и перспективах его развития;
— содействие развитию системы корпоративного управления в дочерних и зависимых обществах в интересах контролирующего акционера.
Также корпоративный секретарь:
— подготавливает предложения по участию госкомпании во внешних программах присвоения рейтинга корпоративного управления и взаимодействует с рейтинговыми агентствами;
— рассматривает и представляет совету директоров свои предложения в отношении обращений об участии госкомпании в исследованиях по вопросам корпоративного управления, при необходимости — организует привлечение консультантов по вопросам корпоративного управления;
— рассматривает и представляет совету директоров свои предложения в отношении целесообразности участия членов Совета директоров и/или госкомпании в профессиональных ассоциациях и объединениях, сфера деятельности которых связана с корпоративными отношениями;
— осуществляет взаимодействие с законодательной властью, российскими и зарубежными общественными организациями по вопросам корпоративного управления.
10. Организация взаимодействия между госкомпанией и ее акционерами.
Корпоративный секретарь обеспечивает поддержание контактов и организацию взаимодействия между госкомпанией и ее акционерами. В этих целях корпоративный секретарь:
— организует проведение встреч менеджмента, членов совета директоров с акционерами и участвует в них;
— осуществляет прием акционеров;
— осуществляет учет поручений, писем, обращений и запросов, поступающих от акционеров в адрес госкомпании, в том числе посредством МВ Портала, подготавливает (организует подготовку) ответов, обеспечивает исполнение требований акционеров в случаях, предусмотренных корпоративным законодательством;
— принимает меры, направленные на воспрепятствование злоупотреблению правами со стороны всех участников корпоративных отношений;
— своевременно выявляет назревающие корпоративные конфликты, принимает меры к их профилактике и разрешению.
11. Иные вопросы.
К компетенции корпоративного секретаря также могут относиться вопросы:
— ведение учета аффилированных лиц, составление отчетности по аффилированным лицам;
— осуществление работы с инсайдерами (ведение списка инсайдеров и уведомление инсайдеров о включении их в такой список, организация формирования перечня информации, относимой к инсайдерской, контроль за совершением инсайдерами сделок с ценными бумагами общества и т.д.);
— взаимодействие госкомпании со специализированным регистратором, депозитариями, иными участниками рынка ценных бумаг;
— взаимодействие с органами государственного (муниципального) управления, уполномоченными на осуществление регулирования корпоративных отношений и рынка ценных бумаг;
— выполнение функций секретаря правления госкомпании;
— выполнение функций ревизионной комиссии госкомпании;
— взаимодействие госкомпании с Федеральной антимонопольной службой при реализации требований антимонопольного законодательства в части контроля за экономической концентрацией;
— осуществление методического руководства и координации деятельности корпоративных секретарей дочерних компаний.
В зависимости от особенностей госкомпании, корпоративный секретарь, также:
— участвует в подготовке полисов страхования членов совета директоров и должностных лиц госкомпании;
— осуществляет и обеспечивает взаимодействие с профессиональными участниками рынка ценных бумаг (депозитарием госкомпании, биржами, номинальными держателями ценных бумаг госкомпании), а также органами государственного управления, наделенными полномочиями в области регулирования рынка ценных бумаг;
— контролирует и обеспечивает поддержание ценных бумаг госкомпании в Котировальных списках организаторов торговли, а именно производит мониторинг соответствия ценных бумаг госкомпании требованиям Котировальных списков; обеспечивает своевременное составление и представление документов биржам (отчета эмитента, отчета о соблюдении норм Корпоративного поведения, списка аффилированных лиц, и т.д.);
— обеспечивает исполнение предписаний государственных органов, относящихся к сфере компетенции Корпоративного секретаря.
Миссия, статус, подчиненность корпоративного секретаря
В соответствии с Кодексом корпоративного управления РФ корпоративный секретарь является должностным лицом акционерного общества, обеспечивающим соблюдение данным обществом требований действующего законодательства, устава и внутренних документов общества, гарантирующих реализацию прав и законных интересов акционеров.
Деятельность корпоративного секретаря акционерного общества с государственным участием (далее — корпоративный секретарь) направлена на повышение эффективности управления акционерным обществом с государственным участием (далее — госкомпания) в интересах ее акционеров, повышение инвестиционной привлекательности госкомпании, рост ее капитализации, увеличение доходности бизнеса.
Таким образом, корпоративный секретарь играет роль представителя интересов акционеров. Его деятельность направлена не только на защиту прав, но и на обеспечение имущественных интересов акционеров, выражающихся в заинтересованности акционера, как в росте капитализации госкомпании, так и в повышении эффективности управления.
Статус должностного лица говорит о необходимости наделения корпоративного секретаря госкомпании определенным объемом властно-распорядительных полномочий в отношении сотрудников и руководителей госкомпании.
При этом во избежание конфликта интересов корпоративный секретарь госкомпании должен быть максимально независим от исполнительных органов госкомпании.
Независимость корпоративного секретаря госкомпании обеспечивается отнесением к компетенции совета директоров госкомпании следующих вопросов:
1) утверждение кандидатуры на должность корпоративного секретаря и принятие решения о прекращении его полномочий;
2) утверждение положения о корпоративном секретаре;
3) оценка работы корпоративного секретаря и утверждение отчетов о его работе;
4) выплата корпоративному секретарю дополнительного вознаграждения (включение корпоративного секретаря в систему мотивации менеджмента госкомпании).
Поскольку компетенция совета директоров определяется Федеральным законом «Об акционерных обществах» и уставом госкомпании, подобное расширение компетенции совета директоров требует внесения соответствующих изменений в устав госкомпании.
Рекомендуется вводить в документы госкомпаний требование о том, что корпоративный секретарь подчиняется в своей деятельности совету директоров (председателю совета директоров). На практике полной независимости сотрудника госкомпании от менеджмента добиться сложно: правила трудового распорядка, порядок направления в командировки или на конференции, материального обеспечения рабочего места сотрудника, как правило, едины для всех сотрудников госкомпании.
Корпоративный секретарь госкомпании находится в двойном подчинении: административно он подчиняется единоличному исполнительному органу госкомпании, а функционально — председателю совета директоров госкомпании.
При этом корпоративный секретарь несет ответственность за результаты своей деятельности перед советом директоров и акционерами госкомпании.
В крупных госкомпаниях для целей обеспечения деятельности корпоративного секретаря рекомендуется сформировать специальное структурное подразделение — Аппарат корпоративного секретаря. Порядок создания и функционирования указанного подразделения рекомендуется закрепить в Положении о корпоративном секретаре.
Функционал корпоративного секретаря госкомпании (Аппарата корпоративного секретаря) подразделяется на организационную работу по обеспечению функционирования Совета директоров, правовую экспертизу выходящих из госкомпании документов и раскрытие информации перед регуляторами и биржами.
Отсутствие в госкомпании единого ответственного лица за указанные выше вопросы зачастую приводит к неэффективной координации действий, к нарушениям требований корпоративного законодательства в установленные сроки, что приводит к штрафным санкциям, особенно по вопросам своевременного и полного раскрытия информации.
С другой стороны, чрезмерная централизация функций, связанных с реализацией процедур корпоративного управления у одного человека (подразделения), не должна рассматриваться как обязательное требование. Все зависит от масштаба, организационной структуры госкомпании и сложившихся в ней процедур взаимодействия между участниками управленческого процесса.
Распределение функций Аппарата корпоративного секретаря между различными подразделениями не снимает ответственности с корпоративного секретаря или структуры корпоративного секретаря за соблюдение корпоративных процедур.
Во избежание возникновения конфликта интересов в условиях двойной подчиненности рекомендуем избегать совмещения лицом, исполняющим функции корпоративного секретаря, иных должностных обязанностей, ставящих его в подчиненное положение по отношению к менеджменту.
Однако практика многих госкомпаний показывает, что такое совмещение допустимо, при условии сохранения порядка назначения корпоративного секретаря советом директоров. Функции корпоративного секретаря могут возлагаться на сотрудника компании также на условиях внутреннего совместительства.
В некоторых госкомпаниях должность сотрудника, которого в силу его функциональных обязанностей принято называть корпоративным секретарем, имеет иное наименование: руководитель аппарата совета директоров, руководитель департамента корпоративных отношений, директор по корпоративному управлению и т.д.
Госкомпаниям рекомендуется размещать сведения о корпоративном секретаре, его функциональных обязанностях, а также способах контакта с ним на сайте госкомпании в сети Интернет.
Правовое регулирование института корпоративного секретаря в России практически отсутствует и ограничивается должностной квалификацией корпоративного секретаря, включенной в Справочник должностей рабочих и служащих (введено Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.09.2007 N 605), а также соответствующим разделом Кодекса корпоративного поведения РФ, который носит рекомендательный характер.
В отсутствие нормативно-правового регулирования корпоративного секретаря на уровне Федерального законодательства и подзаконных нормативных актов во избежание неопределенности правового статуса и зон ответственности этого сотрудника советы директоров госкомпаний должны разработать и утвердить внутренний нормативный акт — Положение о корпоративном секретаре, которое должно содержать следующие разделы:
1) Общие положения: отражаются цели введения института корпоративного секретаря;
2) Порядок назначения корпоративного секретаря: порядок выдвижения кандидатуры на должность корпоративного секретаря, порядок рассмотрения кандидатуры и принятия решения о назначении, порядок заключения и срок действия договора, порядок и основания для принятия решения о досрочном прекращении полномочий корпоративного секретаря;
3) Функции корпоративного секретаря — подробное описание функций и задач, стоящих перед корпоративным секретарем данной госкомпании;
4) Права, обязанности корпоративного секретаря;
5) Ответственность корпоративного секретаря.
6) Условия и порядок выплаты вознаграждения корпоративному секретарю.
