Что делает бухгалтер на работе: основные обязанности бухгалтера | Полезное от «Мегаконсалт»

Что включить в должностную инструкцию

Исходя из ее назначения и смысла, в должностную инструкцию бухгалтера должны войти:

• требования к подготовке, уровню знаний и опыту;
• указание на подчиненность;
• перечень должностных обязанностей;
• права и ответственность.

Должностная инструкция бухгалтера в обязательном порядке утверждается руководителем организации. Под ее текстом может быть указание на разработчика инструкции, а также предусмотрено место для записей об ознакомлении с ней работников.

Если принятой в организации схемой документооборота установлено согласование подобных документов с иными службами (ОТиЗ, ОК, юристом), то перед передачей документа на подпись руководителю, его нужно согласовать с ними.

Должностная инструкция может быть составлена в произвольной форме или на бланке, разработанном в организации для документов такого рода.

После ознакомления работника с инструкцией рекомендуется выдать ему копию документа.

Что входит в первичную документацию

Первичный документ — это любой документ, который выступает основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. К «первичке» относятся, например, накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет и так далее.

Каждый документ первичного учета должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2021 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ):

• название;
• дату составления;
• название экономического субъекта, который его составил;
• содержание факта хозяйственной жизни;

Если одним первичным учетным документом оформлено нескольких связанных фактов хозяйственной жизни, то необходимо привести содержание всех этих фактов. Если «первичка» составляется на основании другого (оправдательного) документа, в котором содержится информация о факте хозяйственной жизни, необходимо сделать ссылку на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021).

• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• должности лиц, совершивших операцию, и лица, ответственного за ее оформление, или лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи указанных выше лиц, с перечислением их фамилий и инициалов либо других реквизитов, необходимых для их идентификации.

Еще больше про первичку эксперт расскажет на бесплатном вебинаре 6 октября: записывайтесь. 

Что отличает должность бухгалтера

К особенностям работы бухгалтера относятся:

• необходимость наличия специальных знаний;
• своя специфика деятельности в каждой из существующих организаций;
• редкое дублирование функций, относящихся к разным участкам бухгалтерии.

Требования к уровню специальной подготовки и опыту бухгалтера приведены в следующих документах:

• Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• профессиональном стандарте «Бухгалтер», утвержденном приказом Минтрудсоцзащиты России от 21.02.2021 № 103н.

Второй документ заменил ранее действовавший профстандарт, утвержденный приказом от 22.12.2021 № 1061н. В новой версии профстандарт сейчас обязателен (старый был обязателен начиная с 01.07.2021) для (п. 1 ст. 4 ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс…» от 02.05.2021 № 122-ФЗ, ст. 7 закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ, постановление Правительства России от 27.06.2021 № 584):

• бухгалтеров государственных и муниципальных учреждений и организаций с долей госучастия более 50%;
• бухгалтеров на аутсорсинге;
• главных бухгалтеров публичных акционерных обществ, страховых организаций, некоммерческих пенсионных фондов;
• главных бухгалтеров кредитных и некредитных финансовых организаций.

Оба указанных документа — квалификационный справочник и профстандарт — похожи по содержанию и устанавливают, к примеру, необходимость наличия у бухгалтера специального экономического образования и, как правило, стажа работы не менее трех лет. Отметим, что для бухгалтеров 5-го квалификационного уровня по указанному профстандарту требований к стажу по общему правилу нет, за исключением случая, когда это бухгалтер с категорией — первой или второй.

ВАЖНО! В качестве должностных обязанностей бухгалтера и справочник, и стандарт перечисляют в обобщенном виде все возможные для бухгалтера функции. На практике их одновременное исполнение 1 человеком маловероятно. В небольших организациях, где бухгалтеров мало, часть этих функций оказывается невостребованной, а в больших бухгалтериях обязанности распределены, поэтому в должностную инструкцию бухгалтера, занятого на конкретном участке, включается только их часть.

В реальности должностные инструкции бухгалтеров должны составляться очень предметно и конкретно, с учетом специфики деятельности и структуры организации, особенностей распределения функций в бухгалтерии и требований к квалификации специалистов на разных участках.

Редко встречающееся дублирование обязанностей бухгалтеров в одной и той же бухгалтерии обусловливает составление для каждого специалиста отдельной инструкции, учитывающей все нюансы обязанностей, связанных с конкретным участком. Из-за этой особенности невозможно составить образец должностной инструкции бухгалтера. Любой текст будет лишь один из возможных вариантов.

Должностная инструкция бухгалтера разрабатывается, как правило, главным бухгалтером организации, несущим ответственность за организацию работы бухгалтерии. Составной частью организации работы является, соответственно, распределение бухгалтерских функций между подчиненными.

Об особенностях процесса составления инструкций для отдельных участков бухгалтерии читайте в статьях «Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы» и «Должностная инструкция бухгалтера по расчетам с поставщиками».

Автотранспортные расходы следует подтверждать транспортной накладной

Если налогоплательщик хочет списать расходы на перевозку грузов, они должны быть подтверждены исключительно транспортной накладной из постановления Правительства № 272 от 15 апреля 2021 года. В данном случае нельзя составлять документ в свободной форме, как то разрешает закон о бухучете.

Обратите внимание! Если речь идет о доставке собственными силами, то транспортная накладная в этом случае не нужна. Расходы можно будет учесть по товарной накладной ТОРГ-12, выставленные продавцом, а также путевому листу.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 21.12.2021 № 03-03-06/1/85703;
• письмо Минфина РФ от 16.06.2021 № 03-03-06/1/354.

В первичном документе ошибка: можно ли его заменить?

Как известно, наравне с обычным счетом-фактурой существует его корректировочная форма. Она составляется в случае, если в изначальном документе содержится ошибка. В одной компании взяли этот принцип за основу и разработали собственный порядок исправления ошибок в первичных документах.

Но налоговые органы не оценили подобного подхода. Закон 402-ФЗ не предусматривает составления корректировочных документов в случае, если в первичных содержится ошибки. Такой вариант исправлений применим исключительно для счета-фактуры, поскольку он является основанием для вычета НДС. Что же до «первички», то исправлять ее следует в соответствии с правилами, прописанными в статье 7 закона.

Отметим, что подобного мнения придерживаются и в Минфине. Вместе с тем в судебной практике есть решения и в пользу налогоплательщиков, принявших подобный порядок исправления «первички». При этом судьи отмечали, что хотя закон о бухгалтерском учете и не предусматривает подобной корректировки, но и запрета на нее законодательства также не содержит.

Обоснование:

• письмо ФНС РФ от 12.01.2021 № СД-4-3/264;
• письмо Минфина РФ от 23.10.2021 № 03-03-10/69280;
• постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.05.2021 № Ф06-20469/2021.

Ведение первичной документации в бухгалтерии

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Допускается формировать такие документы с определенной периодичностью (сутки, неделя, месяц, квартал). При этом надо составлять их на отчетную дату. Таким образом, оформляют (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

• длящиеся факты хозяйственной жизни: начисление процентов по займам, амортизацию активов и тому подобное;
• повторяющиеся факты хозяйственной жизни: поставку товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и так далее.

Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы (п. 30 ФСБУ 27/2021).

Отсутствие «первички» — грубое нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).

За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, установлен штраф в размере:

• 10 тыс. рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п. 1 ст. 120 НК РФ);
• 30 тыс. рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Если в результате грубого нарушения правил учета произошло занижение налоговой базы, размер штрафа составляет 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Если в накладных фальшивая подпись поставщика, расходы не признают

Рассматривая расходы компании, на которые она уменьшила базу по налогу на прибыль, инспекторы заподозрили, что некоторые операции были нереальными. В частности, были выявлены такие нарушения:

• подписи в некоторых накладных и счетах-фактурах, переданных компании поставщиками, были сфальсифицированы (подтверждено результатами экспертизы);
• поставщики отсутствовали по указанным в ЕГРЮЛ адресам;
• перечисления денежных средств на их счет носили транзитный характер;
• они не имели достаточных ресурсов для исполнения условий договора.

В итоге компания пострадала из-за того, что неосмотрительно выбирала контрагентов. Выводы ФНС подтвердили суды вплоть до Верховного.

Обоснование: определение Верховного Суда РФ от 01.08.2021 № 302-КГ16-8902.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция — это документ, где перечисляются конкретные функции работника, которые он должен выполнять на занимаемой им должности. Помимо перечня функций, в него также включаются требования к квалификации сотрудника, необходимые для этой должности, его права, предоставляемые в связи с исполнением должностных обязанностей, и меры ответственности, которые наступают при их невыполнении.

Должностная инструкция — необязательный документ, но она имеет особую важность с точки зрения раскрытия понятия «определенная трудовая функция», которое фигурирует в ст. 56, 57 ТК РФ как один из основных предметов трудового договора.

Работодатель должен предоставить вполне определенную работу, а работник принимает на себя обязательство ее выполнять. Поскольку круг функций всегда ограничен, есть прямой смысл закрепить его документально. Это позволит не только снять разногласия между работодателем и сотрудником о предмете выполняемой работы, но и даст возможность:

• иметь готовый перечень требований к вновь принимаемому (переводимому) на должность сотруднику, в т. ч. при поиске кандидатов на вакантное место;
• оперативно ознакомить нового сотрудника с кругом его обязанностей с помощью законно оформленного документа и получить его подпись, подтверждающую факт такого знакомства;
• унифицировать обязанности, относящиеся к одной должности, и минимизировать количество документов, с которыми придется знакомить несколько человек, если они занимают одну и ту же должность;
• оценить пригодность сотрудника к выполняемой работе, в т. ч. в период испытательного срока;
• привлечь к ответственности сотрудника, не справляющегося со своими обязанностями.

Должностная инструкция — это не формальный документ. Составляя ее, руководитель подразделения, к которому относится соответствующая должность, должен со всей тщательностью продумать перечень обязанностей, возлагаемых на работника, чтобы:

• исключить существование в подразделении функций, не вмененных в обязанность никому, но возложенных именно на это подразделение;
• иметь возможность спрашивать за работу с вполне определенных лиц.

Работник, в свою очередь, заинтересован в определенном перечне своих функций, т. к. все, что выходит за его пределы, будет для него дополнительной работой, при выполнении которой он может претендовать на дополнительную оплату.

О том, оформление каких документов обязательно в отношении принятого на работу сотрудника, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Нет «первички» — нет поставки

Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что каждый факт хозяйственной жизни организации или предпринимателя следует фиксировать в первичных документах. Они являются подтверждением фактической передачи товаров либо иных ценностей одной стороны сделки другой. При их отсутствии невозможно однозначно утверждать, что продавец передал товары покупателю.

Примеров тому в судебной практике немало, и вот один из них. Компания-продавец обратилась в суд с требованием заставить покупателя перечислить плату за поставленный ему товар. В качестве подтверждения поставки истец предъявил выставленные им счета-фактуры.

Однако судьи продавца не поддержали. Он не предоставил ни одного первичного документа, который бы подтвердил факт поставки. Счет-фактура подписывается продавцом в одностороннем порядке, поэтому таковым является не может. Вот если бы продавец принес в суд подписанные покупателем накладные, вероятнее всего, это в корне бы изменило дело.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2021 № Ф07-4084/2021.

О сроке хранения первичных документов

В общем случае первичные документы хранятся в течение 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года. Этот срок начинает исчисляться после окончания того периода, в котором документ использовался для расчета налога или составления отчетности либо подтверждения расходов (доходов).

Однако из этого правила есть исключения. Например, документы по основным средствам, которые подлежат амортизации, нужно хранить в течение 5 лет после того, как имущество полностью самортизировано. А если документы подтверждают расходы, учитываемые при исчислении налога на прибыль, то их следует хранить весь срок, пока идет уменьшение прибыли.

Обоснование:

• Закон № 402 от 06.12.2021 (ч. 1 ст. 29)
• Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2021 (ст. 277)

Внимание! Первичные документы, подтверждающие убыток организации, должны храниться весь срок, пока этот убыток списывается. При этом не имеет значения, что его размер подтвержден налоговым органом.

Пример. В период 2008—2021 годов у компании образовался убыток. В 2021 году состоялась ВНП, в итоге которой налоговый результат был подтвержден. В 2021 году компания получила прибыль и при расчете налога включила в базу всю сумму убытка.

В результате неподтвержденную в рамках последней проверки часть убытка налоговая не признала. С выводами ИФНС согласились и ссуды. Пункт 4 статьи 283 НК РФ требует хранить документы по убытку весь срок его списания. В норме не сказано, что если налоговая проверка зафиксировала факт и размер убытка, то обязанность хранить документы с налогоплательщика снимается.

Обоснование: определение Верховного Суда РФ от 19.01.2021 № 304-КГ17-21192.

Оказание услуг могут признать без акта

Между двумя компаниями возник спор, предметом которого стало оказание услуг. Заказчик внес аванс в размере полумиллиона рублей, но через некоторое время решил договор расторгнуть и забрать предоплату. Исполнитель возвращать деньги отказался, поскольку, по его мнению, услуги были оказаны. Но заказчик возразил и попросил предъявить подтверждающие оказание услуг документы.

При рассмотрении дела в судах было установлено, что исполнитель свою работу сделал. Заказчик получил на первом этапе экспертное заключение, а на втором — рекомендации по корректировке веб-сайта и организации внутреннего контроля. Кроме того, были установлены факты проведения онлайн-консультаций, которые представитель исполнителя проводил для заказчика.

Суды пришли к выводу, что услуги в данном случае считаются оказанными. Отсутствие первичных документов, а именно актов, не освобождает заказчика от обязанности оплатить работу исполнителя.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.12.2021 № Ф05-19640/2021.

Ошибки в «первичке» не мешают вычету ндс

Организация заявила вычет НДС с сумм, затраченных на покупку запчастей и спецоборудования. В качестве подтверждающих документов были представлены договоры, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные. Но проведя ВНП, инспекторы решили, что сделка носила фиктивный характер, то есть по факту никаких запчастей компания не приобретала. В итоге ей сняли вычет и доначислили НДС к уплате, а также выставили пени и штраф.

Причиной вывода налоговиков послужили ошибки в первичных документах, сопровождающих сделку. Так, в товарно-транспортных накладных не были указаны номера договора, количество грузовых мест, масса груза, реквизиты транспортных накладных и другие данные.

Судьи встали на сторону компании и указали, что все эти нарушения в ТТН не могут свидетельствовать о фиктивности сделки. К тому же организация представила ТОРГ-12, где были указаны данные, отсутствующие в ТТН. Подтвердили перевозку груза и водители.

В итоге суд признал решение ФНС необоснованным и подтвердил, что компания соблюла все требования для того, чтобы применить вычет НДС.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2021 № Ф07-13132/2021.

Перечень первичной документации в бухгалтерии

Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2021 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.

Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2021).

Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.

Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2021 № 03-04-05/51201, от 04.02.2021 № 03-03-10/4547).

В примерный список «первички» входят:

• договор (контракт);
• счет на оплату;
• платежное поручение;
• кассовый чек;
• бланк строгой отчетности;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• товарная накладная.

Счет-фактура не является первичным учетным документом. У счета-фактуры и первичного документа разные задачи, они составляются в разных ситуациях и в разные сроки. Основания и порядок их оформления определены разными законодательными актами.

Первичный учетный документ составляется при совершении любого факта хозяйственной жизни и должен отражать его содержание. На основании данных первичных документов ведется бухгалтерский учет.

Счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Счет-фактуру поставщик (исполнитель) составляет в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Подписывать первичные документы факсимиле рискованно

Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.

Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.

Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 08.12.2021 № 03-03-06/1/81951;
• постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2021 № А56-69600/2021;
• постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2021 № А48-3632/2021.

Подтверждение затрат на аренду

При подсчете налога на прибыль аренда включается в состав прочих платежей. Речь о недвижимости, которые используются для коммерческой деятельности. Подтверждающими документами являются:

• договор аренды;
• платежки о переводе денежных средств;
• акты приемки-передачи объекта.

При этом необходимости ежемесячно составлять акты на услуги аренды нет, если такое условие не прописано в договоре.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 15.11.2021 № 03-03-06/1/75483;
• письмо Минфина РФ от 13.10.2021 № 03-03-06/4/118;
• письмо Минфина РФ от 24.03.2021 № 03-03-06/1/12764.

Работа с первичкой в бухгалтерии

Работа с первичными документами требует особой щепетильности. Оформляя их, необходимо:

1) позаботиться о наличии всех обязательных реквизитов;

2) составлять на русском языке или запастись построчным переводом, если документ на иностранном языке;

На необходимость перевода таких документов неоднократно указывал Минфин (см., например, письма от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476, от 29.04.2021 № 03-03-06/1/31506, от 09.12.2021 № 03-07-14/71801). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и непосредственно налогоплательщик или его работник (письма Минфина РФ от 20.04.2021 № 03-03-06/1/202, от 14.09.2009 № 03-03-05/170, от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66, УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 № 20-12/89132.1).

Налогоплательщики могут получать от своих контрагентов-иностранцев документы, составленные по типовой форме. В этом случае делать перевод каждого документа не нужно — достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем потребуется переводить лишь изменившиеся показатели первичного документа (письмо Минфина РФ от 29.04.2021 № 03-03-06/1/31506)

3) составлять на бумаге или в электронном виде. Первичные учетные документы составляют (п. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, общие положения методических указаний о применении форм первичных учетных документов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 30.03.2021 № 52н):

• в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью — в случаях, установленных методическими рекомендациями;
• на бумажном носителе — в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в электронной форме или если нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости их составления (хранения) исключительно на бумажном носителе;

4) зафиксировать применяемые формы в учетной политике (ниже мы расскажем об этом подробнее).

5) составлять «первичку» в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее;

6) право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, сотрудников, ответственных за конкретную операцию, например, у кассира. Можно передать право подписи, составив:

• приказ (распоряжение) генерального директора компании;
• доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. 185–187 ГК РФ.

В документе должны быть зафиксированы образцы подписей уполномоченных лиц. Реквизиты приказа или доверенности следует указать рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта. На первичных документах нельзя использовать факсимиле вместо рукописной подписи (письмо Минфина РФ от 13.04.2021 № 03-03-06/20808).

При обнаружении ошибки допускается вносить исправления в первичный документ. Исключение составляет случай, когда нормативно-правовыми актами делать это запрещено. Пример — кассовые документы (ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, п. 4.7 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2021 № 3210-У). В них запрещено вносить правки. Если обнаружена ошибка при составлении кассового документа, его надо оформить заново.

Порядок внесения исправлений зависит от формы составления документа (пп. 19 — 21 ФСБУ 27/2021):

• в электронный документ можно внести исправление, создав новый электронный документ. В нем должно быть указано, что он составлен взамен первоначального;
• в документ на бумажном носителе исправление вносят так: зачеркивают ошибочный текст или сумму, делают корректную запись над зачеркнутым, добавляют надпись: «Исправлено». Зачеркивать чертой нужно аккуратно, так, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму. Запрещены исправления в виде подчисток, замазывания, стирания.

Все исправления независимо от формы составления документа и способа исправления должны содержать:

• дату исправления;
• должности лиц, составивших первичный учетный документ;
• подписи (электронные подписи в электронных документах) этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Трудности перевода «первички»

По общему правилу, документы должны составляться на русском языке. Если это не так, нужно делать построчный перевод первичного документа. Однако это требование не относится к фирменному наименованию товара. Ведь если перевести его на русский язык, тем самым можно нарушить права лицензионного правообладателя.

Так что перевод иностранный «первички» на русский язык порой может быть неуместен. Однако при этом следует выполнить такое условие: из документов, сопровождающих сделку в совокупности, должно следовать, что расходы были понесены.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 18.05.2021 № 03-01-15/30422;
• постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК.

Учет первичной документации в бухгалтерии

Учет первичной документации необходимо организовать так, чтобы каждый документ проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери.

Учет «первички» состоит из нескольких этапов:

• приемка;
• первичная обработка и регистрация;
• проставление визы генеральным директором;
• исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности документации необходимо разработать график документооборота. Его можно оформить и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В отношении каждого вида первичного учетного документа в графике нужно предусмотреть ответственного:

• за оформление документа и срок его составления;
• количество экземпляров документа;
• проверку документа и срок проверки;
• обработку документа и срок обработки;
• передачу документа в архив и срок передачи.

Хранение первичной документации в бухгалтерии

Первичная учетная документация хранится в течение 5 лет после окончания отчетного года (п. 1 ст. 2 закона № 402-ФЗ, п. 277 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2021 № 236).

При проведении проверки, а также при возникновении споров и разногласий документы необходимо хранить до принятия решения по делу.

Электронный первичный документ аналогичен бумажному

Закон о бухучете разрешает составлять «первичку» как в бумажном виде, так и в электронном. В этом случае документ нужно подписать квалифицированной электронной подписью. Если же используется обычная или неквалифицированная подпись, то такой документ пройдет не всегда. Его применение будет ограничено случаями, установленными законодательством, а также договоренностью между сторонами.

Если электронный документ составлен верно и подписан надлежащей подписью, он может подтвердить расходы налогоплательщика так же, как и бумажный. Не будет он работать лишь в тех случаях, когда закон прямо требует подтвердить факт документом в бумажном виде.

Обоснование: письмо Минфина РФ от 20.12.2021 № 03-03-06/1/85248.

Итоги

Должностная инструкция — документ, играющий существенную роль в процессе ознакомления работника с его непосредственными обязанностями. Для бухгалтерии, в которой обязанности сотрудников дублируются редко, она важна особенно.