Приказ о введении в действие должностных инструкций. Образец и бланк 2021 года

Что такое должностные инструкции и зачем они нужны

Под термином «должностная инструкция» скрывается перечень трудовых функций и прав, описание ответственности, условий труда и прочих параметров работы сотрудника, находящегося на той или иной должности.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Задачи

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Как организовать регистрацию и учет

Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал.

В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска. Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста. В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.

Как оформить приказ, особенности документа

Оформление приказа также отдается на откуп его составителям. Документ можно писать вручную или делать в печатном виде, на обычном листе бумаги или на бланке с фирменными реквизитами и логотипом.

Приказ формируется всегда в единственном оригинальном экземпляре, а при необходимости делаются его заверенные копии в нужном количестве.

Какой формат приказа выбрать

Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый стандарт отсутствует. Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации.

Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения. При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации.

Кто должен поставить под документом свои автографы

Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением. Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.

Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.

Назначение приказа

Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.

Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными (в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры).

Нормы и сроки хранения документа

По отношению к хранению приказа никаких особенных условий не выдвигается. Но для организации порядка в этом деле следует подшить документ в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находиться период, установленный в законодательстве или срок, указанный в нормативно-правовых актах фирмы (не меньше трех лет).

Образец приказа о введении в действие должностных инструкций

Если перед вами встала задача по формированию приказа о введении в действие должностных инструкций, а вы ранее с ним дела не имели, ознакомьтесь с его примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда создадите свое распоряжение.

1. В начале документа напишите наименование компании, затем название приказа, его номер (по внутреннему документообороту) и место его составления.
2. После этого переходите к основной части. Первым делом впишите сюда обстоятельства, которые послужили поводом для оформления приказа – эти данные будут выступать в роли обоснования. Затем внесите ссылки на законодательные акты или внутренние документы предприятия, которые связаны с распоряжением – они будут являться основанием.
3. Ниже дайте указание собственно на введение в действие должностных инструкций. Тут по порядку укажите, каких именно документов это касается (т.е. напишите названия должностей, а также номера должностных инструкций и их номера как приложений к данному приказу).
4. Если ранее подобный приказ уже издавался, в новом распоряжении его следует отменить.
5. Обязательно надо отметить необходимость доведения данного документа до работников предприятия, а также назначить ответственного за его исполнение сотрудника.
6. В конце документ следует подписать.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

• Должность сотрудника.
• Наименование подразделения.
• Подчиненность сотрудника.
• Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
• Особенности замещения основного сотрудника временным.
• Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

• Соблюдение сроков подготовки документации.
• Следование правилам взаимодействия в коллективе.
• Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Права

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

• Принятие решений в установленных рамках полномочий.
• Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
• Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

• Отдельный лист под роспись.
• Специальный журнал.
• Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

• Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
• Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.

Функции

ДИ характеризуется этими функциями:

• Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
• Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

• Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
• Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
• Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
• Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
• Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.