Должностные обязанности секретаря Акты, образцы, формы, договоры Консультант Плюс

Общие положения должностной инструкции секретаря

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• настоящей должностной инструкцией.

Ii. должностные обязанности

В обязанности секретаря руководителя входит:

1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

— Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя

— Внесение информации в планировщик (органайзер)

— Согласование с руководителем времени планируемых действий

— Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

— Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

— Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

— Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

2. Планирование рабочего дня секретаря:

— Выбор и оформление планировщика секретаря

— Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе)

— Согласование планов с планами и сроками работы руководителя

— Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)

— Перенос невыполненных запланированных задач

— Выполнение типичных ежедневных дел

3. Организация телефонных переговоров руководителя:

— Ведение базы телефонных контактов руководителя

— Соединение руководителя с конкретными абонентами

— Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя

— Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков

— Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и  сотрудникам

— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

— Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

— Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

4. Организация командировок руководителя:

— Подготовка проекта служебного задания руководителя

— Подготовка проекта приказа о служебной командировке

— Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

— Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

— Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

— Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

— Подготовка документов к поездке руководителя

— Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

— Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

— Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:

— Организация личного приема посетителей руководителем

— Установление порядка приема для различных категорий посетителей

— Ведение журнала предварительной записи на прием

— Регистрация посетителей

— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

— Организация приема деловых партнеров в офисе

— Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе

— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

— Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

— Подготовка повестки дня мероприятия

— Оформление списка участников мероприятия

— Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

— Выбор места и времени проведения мероприятия

— Подготовка предварительной сметы расходов

— Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

— Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

— Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

— Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

— Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

— Решение вопросов технического оснащения мероприятия

— Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

— Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

— Организация встречи и регистрация участников мероприятия

— Ведение протокола мероприятия

— Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

— Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя

— Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

— Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

— Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

— Фиксация исполнения поручений

— Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

— Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

— Организация оформления интерьера приемной руководителя

— Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

— Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами

— Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

— Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

— Разработка должностной инструкции секретаря

— Разработка положения о секретариате

— Разработка инструкции по делопроизводству

10. Составление и оформление управленческой документации:

— Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

— Печать служебных документов и материалов

— Размножение служебных документов

— Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

11. Организация работы с документами в приемной руководителя:

— Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

— Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов

— Подготовка документов для рассмотрения руководителем

— Учет документов, поступающих на имя руководителя

— Организация доставки документов исполнителям

— Создание и ведение базы данных документов руководителя

— Ведение информационно-справочной работы

12. Организация хранения документов в приемной руководителя:

— Разработка разделов номенклатуры дел организации

— Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

— Подготовка и передача дел в архив организации

13. Обеспечение руководителя информацией:

— Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений

— Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

— Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате

— Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных

— Формирование и использование баз данных в организации

14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:

— Информирование работников организации о решениях руководителя

— Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

— Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

— Организация встреч трудового коллектива с руководством

— Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

Iii. права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Iv. ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция дис

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

• избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
• ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
• претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
• сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

Например:

• секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
• секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
• секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

• окончить среднюю школу;
• обладать элементарной грамотностью;
• иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).